إجراء التشغيل القياسي (SOP) هو مستند يتكون من معلومات حول خطوات تنفيذ المهمة. قد تحتاج فقط إلى تعديل وتحديث إجراءات التشغيل القياسية الحالية ، أو قد تكون في سيناريو حيث يتعين عليك الكتابة من البداية. قد يبدو أنه يتطلب الكثير من العمل ، لكنه في الحقيقة مجرد قائمة شاملة للغاية "جدًا". انظر الخطوة 1 لتبدأ.
خطوة
جزء 1 من 3: إنشاء تنسيق SOP الخاص بك
الخطوة 1. اختر التنسيق الخاص بك
لا يوجد صواب أو خطأ في كتابة إجراءات التشغيل الموحدة. ومع ذلك ، قد يكون لدى شركتك عدد من إجراءات التشغيل الموحدة التي يمكنك الرجوع إليها كدليل للتنسيق ، وتحديد الطريقة المفضلة لتنفيذ المهمة. إذا كانت هذه هي حالتك ، فاستخدم SOP موجودًا كقالب. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فلديك عدة خيارات:
- تنسيق خطوات بسيطة. هذا إجراء روتيني قصير ، له العديد من النتائج المحتملة ، وهو مباشر في صلب الموضوع. بصرف النظر عن الوثائق الضرورية وإرشادات السلامة ، هذه الوثيقة هي ببساطة قائمة من الجمل البسيطة التي تحتوي على أوامر التنفيذ للقارئ.
- تنسيق خطوة بخطوة. هذا بشكل عام للإجراءات الطويلة - الإجراءات التي تزيد عن عشر خطوات ، تتضمن بعض صنع القرار والتوضيح والمصطلحات. هذه القائمة هي بشكل عام الخطوات الرئيسية مع الخطوات الفرعية بترتيب معين.
- تنسيق مخطط انسيابي. إذا كان الإجراء أشبه بخريطة ذات نتائج محتملة لا نهائية ، فقد يكون المخطط الانسيابي هو أفضل رهان لك. هذا هو التنسيق الذي يجب عليك اختياره إذا كانت النتائج غير متوقعة دائمًا.
الخطوة 2. فكر في قرائك
هناك ثلاثة عوامل رئيسية يجب مراعاتها قبل كتابة الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك:
- المعرفة السابقة لقرائك. هل هم على دراية بمنظمتك وإجراءاتها؟ هل يعرفون المصطلحات؟ يجب أن تتوافق لغتك مع معرفة القارئ واستثماراته.
- المهارات اللغوية للقارئ. هل هناك احتمال أن "يقرأ" الأشخاص الذين لا يفهمون لغتك الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك؟ إذا كان هذا ممكنًا ، فمن الجيد تضمين الصور والمخططات مع التسميات التوضيحية.
- قرائك. إذا كان العديد من الأشخاص يقرؤون الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك مرة واحدة (لكل منهم دور مختلف) ، فأنت بحاجة إلى تنسيق المستند مثل محادثة في مسرحية: يقوم المستخدم 1 بتنفيذ الإجراء ، متبوعًا بالمستخدم 2 ، وهكذا. بهذه الطريقة ، يمكن لكل قارئ أن يرى كيف أصبح جزءًا لا يتجزأ من محرك أعمال يعمل بسلاسة.
الخطوة 3. النظر في معلوماتك
خلاصة القول هي: هل أنت الشخص المناسب لكتابة هذا؟ هل تعرف ما تتضمنه هذه العملية؟ هل هناك احتمال للخطأ؟ كيف تجعلها آمنة؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد يكون من الأفضل لك إعطائها لشخص آخر. لن تؤدي إجراءات التشغيل الموحدة المكتوبة بشكل سيئ - أو حتى غير الدقيقة - إلى تقليل الإنتاجية ويمكن أن تؤدي إلى فشل مؤسسي ، ولكنها قد تكون أيضًا غير آمنة ولها تأثير سلبي على كل شيء من فريقك إلى البيئة. باختصار ، هذه ليست مخاطرة يجب أن تأخذها.
إذا كان هذا مشروعًا تم إعطاؤه لك وكنت تشعر أنك مضطر (أو ملزم) لإكماله ، فلا تخجل من سؤال أولئك الذين يكملون الإجراءات اليومية للمساعدة. يعد إجراء المقابلات جزءًا شائعًا من عملية إنشاء إجراءات التشغيل القياسية
الخطوة 4. حدد بين إجراءات التشغيل الموحدة القصيرة أو الطويلة
إذا كنت تكتب أو تحدّث إجراءً تشغيليًا لمجموعة من الأفراد على دراية بالبروتوكولات والمصطلحات وما إلى ذلك ، وستستفيد من إجراءات التشغيل الموحدة القصيرة والموجزة التي هي أكثر من قائمة مرجعية ، يمكنك كتابتها في شكل مختصر.
بصرف النظر عن الأهداف الأساسية والمعلومات ذات الصلة (التاريخ ، المؤلف ، رقم الهوية ، إلخ) ، هذه مجرد قائمة قصيرة من الخطوات. إذا لم تكن هناك حاجة إلى التفاصيل أو التوضيح ، فإليك كيفية القيام بذلك
الخطوة 5. تذكر الغرض من الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك
ما هو واضح هو أن لديك إجراءات في مؤسستك تتكرر مرارًا وتكرارًا. ولكن هل هناك سبب محدد يجعل هذا الإجراء التشغيلي القياسي مفيدًا؟ هل يجب أن يكون هناك تركيز على السلامة؟ تدابير الامتثال؟ هل يتم استخدام الإجراء التشغيلي الموحد هذا للتدريب أم في الأنشطة اليومية؟ فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة بك مهمة لنجاح فريقك:
- لضمان استيفاء معايير الامتثال
- لتعظيم متطلبات الإنتاج
- للتأكد من أن الإجراء ليس له تأثير سيء على البيئة
- لضمان السلامة
- للتأكد من أن كل شيء يسير حسب الجدول الزمني
- لمنع الفشل في التصنيع
-
لاستخدامها كوثيقة تدريب
إذا كنت تعرف ما يحتاج إلى التأكيد عليه الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك ، فسيكون من الأسهل بناء كتابتك حول هذه النقاط. سيكون من الأسهل أيضًا معرفة مدى أهمية SOP الخاص بك
جزء 2 من 3: كتابة الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك
الخطوة 1. قم بتغطية المواد المطلوبة
بشكل عام ، تتكون إجراءات التشغيل الموحدة الفنية من أربعة عناصر "منفصلة" عن الإجراء نفسه:
- صفحة عنوان الكتاب. يتضمن ذلك 1) عنوان الإجراء ، 2) رقم تعريف الإجراء التشغيلي الموحد ، 3) تاريخ إصداره أو مراجعته ، 4) اسم الوكالة / القسم / الفرع حيث تم تطبيق الإجراء التشغيلي الموحد ، و 5) توقيع أولئك الذين أعدوا واعتمدوا الإجراء التشغيلي الموحد. يمكن لهذا القسم استخدام أي تنسيق ، طالما أن المعلومات المنقولة واضحة.
- قائمة المحتويات. هذا ضروري فقط إذا كانت إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك طويلة بما يكفي ، لسهولة الرجوع إليها. ما ستجده هنا هو إطار معياري بسيط.
- ضمان الجودة / مراقبة الجودة. لا يعتبر الإجراء إجراءً جيدًا إذا تعذر فحصه. قم بإعداد المواد والتفاصيل اللازمة حتى يتمكن القراء من ضمان حصولهم على النتائج التي يريدونها. قد تتضمن هذه المواد مستندات أخرى ، مثل عينات تقييم الأداء.
-
المرجعي. تأكد من كتابة جميع المراجع المستخدمة أو المهمة. إذا كنت تستخدم مراجع SOP أخرى ، فتأكد من إرفاق المعلومات المطلوبة في الملحق.
قد يكون لمؤسستك بروتوكول مختلف عن هذا الإجراء التشغيلي الموحد. إذا كان هناك إجراء قياسي سابق يمكنك استخدامه ، فتجاهل هذا الهيكل واتبع الإجراء الذي تم تنفيذه
الخطوة 2. بالنسبة للإجراء نفسه ، تأكد من تضمين ما يلي:
- نطاق والتطبيق. بمعنى آخر ، يصف الغرض من العملية وحدودها وكيفية استخدام العملية. يغطي المعايير والمتطلبات التنظيمية والأدوار والمسؤوليات وكذلك المدخلات والمخرجات.
-
المنهجية والإجراءات.
جوهر الأمر - ضع قائمة بالخطوات المهمة بالتفصيل ، بما في ذلك المعدات المطلوبة. قم بتضمين الإجراءات المتسلسلة وعوامل اتخاذ القرار. اذكر "الافتراض المسبق" والتدخل المحتمل أو اعتبارات السلامة.
- توضيح المصطلحات. اشرح الاختصارات ، والاختصارات ، وجميع العبارات التي ليست مصطلحات شائعة.
- تحذير الصحة والسلامة. يتم كتابتها في قسم منفصل بالإضافة إلى الخطوات عند حدوث مشكلة. لا تخطي هذا القسم.
-
معدات ولوازم.
قائمة كاملة بالأشياء المطلوبة ومتى وأين تجد المعدات ومعايير المعدات وما إلى ذلك.
-
التحذيرات والانقطاعات. في الأساس ، جزء استكشاف الأخطاء وإصلاحها. ضع قائمة بالمشكلات المحتملة التي يمكن أن تحدث ، وما الذي تبحث عنه ، وما يمكن أن يؤثر على المنتج النهائي المثالي.
- امنح كل موضوع من هذه الموضوعات قسمًا خاصًا به (يشار إليه عمومًا بالأرقام أو الأحرف) حتى لا يحتوي الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك على جمل طويلة محيرة ولسهولة الرجوع إليها.
- هذه ليست قائمة كاملة ، ولكنها جزء صغير فقط من الخطوات الإجرائية. يمكن لمنظمتك أن تذكر الجوانب الأخرى التي تحتاج إلى الاهتمام.
الخطوة 3. حافظ على كتابتك موجزة وسهلة القراءة
من المحتمل أن القراء لم يختاروا قراءة SOP هذا من أجل المتعة. سترغب في إبقاء هذا المستند قصيرًا وواضحًا - وإلا سيتحول انتباههم وسيجدون المستند مخيفًا ويصعب فهمه. بشكل عام ، اجعل جملك قصيرة قدر الإمكان.
- هنا مثال سيء: تأكد من تنظيف جميع الأتربة من مخرج الهواء قبل البدء في استخدامه.
- خير مثال على النحو التالي: قم بإزالة كل الأتربة من مخرج الهواء قبل الاستخدام.
- بشكل عام ، لا تستخدم كلمة "أنت". يجب أن تكون هذه الكلمة ضمنية. تحدث بصوت نشط وابدأ جملك بأفعال الأوامر.
الخطوة 4. إذا لزم الأمر ، قم بإجراء مقابلة مع الضباط المشاركين في عملية إكمال المهمة
آخر شيء تريد القيام به هو كتابة SOP غير دقيق تمامًا. أنت تعرض سلامة الفريق وفاعليته ووقته للخطر ، وأنت تشرح العملية دون إيلاء الاعتبار الواجب - وهو شيء قد يجده زملائك في الفريق مهينًا. إذا لزم الأمر ، اسأل الأسئلة! سترغب في كتابة الإجراء الدقيق ، بالطبع.
يمكنك أن تسأل مصادر مختلفة إذا كنت لا تعرف ، وذلك لتغطية جميع الأدوار والمسؤوليات. قد لا يتبع أحد أعضاء الفريق إجراءات التشغيل القياسية أو قد يشارك عضو آخر فقط في جزء من الإجراء
الخطوة 5. قسم النص الطويل إلى رسوم بيانية ومخططات انسيابية
إذا قمت بتضمين خطوة معينة أو خطوتين تخيفك ، فقم بإنشاء مخطط أو رسم تخطيطي لتسهيل الأمر على القراء. سيؤدي ذلك إلى تسهيل قراءة المستند وإيقاف الذهن بعد محاولة فهم كل شيء. بالإضافة إلى ذلك ، ستكون مستنداتك أكثر اكتمالا ومكتوبة بشكل جيد.
لا تقم بتضمين المخططات أو الرسوم البيانية فقط لتعزيز SOP الخاص بك ؛ لا تفعل ذلك إلا عند الضرورة أو إذا كنت تحاول سد حاجز اللغة
الخطوة السادسة: تأكد من احتواء كل صفحة على تدوين لمستند التحكم
من المحتمل أن يكون SOP الخاص بك واحدًا من العديد - لذلك ، من المحتمل أن يكون لدى مؤسستك نوع من قاعدة البيانات الكبيرة التي تقوم بفهرسة كل شيء بنظام مرجعي محدد. يعد SOP الخاص بك جزءًا من هذا النظام المرجعي ، وبالتالي يتطلب العثور على نوع معين من الكود. هذا هو المكان الذي ستجد فيه الترميز مفيدًا.
يجب أن تحتوي كل صفحة على عنوان قصير أو رقم معرف ورقم مراجعة وتاريخ و "صفحة # من #" في الزاوية اليمنى العليا (في معظم التنسيقات). قد تحتاج إلى حاشية سفلية (أو اكتب الملاحظة أعلاه في حاشية سفلية) ، اعتمادًا على تفضيلات مؤسستك
جزء 3 من 3: ضمان النجاح والدقة
الخطوة 1. اختبر الإجراء
إذا كنت لا ترغب في اختبار الإجراء الخاص بك ، فمن المحتمل أنك لم تكتبه جيدًا. اطلب من شخص لديه معرفة محدودة بالعملية (أو ممثل قارئ عام) استخدام الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك لإرشادهم. ما هي المشاكل التي واجهوها؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقم بحل المشكلة وإجراء الإصلاحات اللازمة.
- من الأفضل أن يقوم العديد من الأشخاص باختبار SOP الخاص بك. سيواجه الأفراد المختلفون مشاكل مختلفة ، مما يسمح بأنواع مختلفة من الاستجابات (التي من المتوقع أن تكون مفيدة)
- تأكد من اختبار الإجراء على شخص لم يسبق له إجراء هذا الإجراء من قبل. سيعتمد كل من لديه معرفة مسبقة على معرفته لأداء خطوات المهمة وليس من خلال SOP الخاص بك ، لذلك لم يتم تحقيق هدفك.
الخطوة 2. قم بمراجعة الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك من قبل الأشخاص الذين يقومون بالإجراء
في النهاية ، رأي رئيسك في إجراءات التشغيل القياسية لا يهم حقًا. يعد هذا الإجراء التشغيلي القياسي مهمًا لأولئك الذين يقومون بالفعل بالأعمال ذات الصلة. لذلك قبل إرسال الإجراء التشغيلي الموحد إلى المدير ، أظهر الوظيفة للأشخاص الذين سيقومون (أو قاموا) بالعمل ذي الصلة. ماذا يعتقدون؟
إن إشراكهم وجعلهم يشعرون بأنهم جزء من العملية سيجعلهم أكثر عرضة لقبول إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة بك. وقد يكون لديهم حتى بعض الأفكار الرائعة
الخطوة الثالثة. اطلب من مستشارك وفريق ضمان الجودة مراجعة الإجراء التشغيلي الموحد
بمجرد أن يمنحك الفريق الضوء الأخضر ، أرسله إلى مرشدك. قد تكون المدخلات التي قدموها للمحتوى الفعلي أقل ، لكنهم سيخبرونك ما إذا كان SOP الخاص بك يفي بمتطلبات التنسيق ، إذا فاتك أي شيء ، بالإضافة إلى بروتوكول إضفاء الطابع الرسمي على SOP وإدخاله في النظام.
- توجيه إجراءات التشغيل الموحدة للموافقة عليها باستخدام نظام إدارة المستندات لضمان متابعة تدقيق تلك الموافقات. يمكن أن تختلف هذه العملية من منظمة إلى أخرى. في الأساس ، تريد أن تتوافق الأشياء مع الإرشادات والقواعد.
- التوقيعات المصرح بها مطلوبة على الرغم من أن معظم المؤسسات لا تمانع الآن في قبول التوقيعات الإلكترونية.
الخطوة 4. بمجرد الموافقة عليها ، ابدأ في تنفيذ الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك
يمكن أن يكون هذا تدريبًا رسميًا للموظف المعني (تدريب الفصول الدراسية ، والتدريب المعتمد على الكمبيوتر ، وما إلى ذلك) أو قد يعني أن ورق SOP الخاص بك معلق في الحمام. مهما كان ، انشر عملك! لقد عملت بجد لتحقيق ذلك. حان الوقت للحصول على مجاملات!
تأكد من تحديث إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة بك. إذا كان SOP هذا قديمًا ، فقم بتحديثه ، واحصل على الموافقة على التحديثات وتوثيقها ، ثم أعد توزيع SOP حسب الضرورة. تعتمد سلامة فريقك وإنتاجيته ونجاحه على إجراءات التشغيل الموحدة هذه
نصائح
- تذكر إشراك أصحاب المصلحة في جميع الأوقات ، بحيث تكون العملية الموثقة هي العملية الفعلية.
- تحقق من الوضوح. تأكد من عدم وجود تفسيرات مزدوجة. اعرض الإجراء على شخص ليس على دراية بالعملية واطلب منه أن يقول ما يفكر فيه بشأن الإجراء ؛ قد تتفاجأ.
- استخدم المخططات الانسيابية وتمثيلات الصور حتى يتمكن القراء من رؤية العملية بوضوح.
- استخدم الإندونيسية البسيطة لشرح الخطوات.
- اطلب من الأشخاص مراجعة المستند الخاص بك قبل الحصول على الموافقة.
- تأكد من تسجيل محفوظات المستند لكل تغيير إصدار.
