في الوقت الحالي ، يزداد ضغط العمل صعوبة. يعرف أي شخص يعمل في وظيفة بدوام كامل أن متوسط يوم العمل لا يكفي دائمًا لإنجاز كل شيء. ومع ذلك ، يمكن زيادة إنتاجيتك بشكل كبير من خلال تبني العادات التي تم إنشاؤها لجعل العمل أكثر كفاءة. يستغل العامل الكفء كل الوقت المتاح ، مع إعطاء اهتمامه الكامل لأهم المهام أولاً. لن يؤدي كونك فعالاً في العمل إلى زيادة إنتاجيتك وإظهار ذلك لرئيسك في العمل فحسب - بل سيجعلك أيضًا أكثر رضا لأنك حظيت بيوم مثمر.
خطوة
طريقة 1 من 3: خلق التركيز
الخطوة 1. حافظ على مكان عمل نظيف ومرتب
قد يكون تحقيق الكفاءة في العمل في بعض الأحيان بنفس سهولة تنظيف مكان عملك. مكان العمل غير المرتب والنظيف سيعيق إنتاجيتك. إذا كنت تواجه مشكلة باستمرار في العثور على الأدوات أو المستندات بسبب هذا غير منظم ، فقد تم إهدار وقتك. احتفظ بالعناصر التي تستخدمها يوميًا فقط - يجب الاحتفاظ بالعناصر الأخرى بعيدًا عن مكتبك ولكن لا يزال من الممكن استردادها بسرعة.
-
إذا كنت تعمل في مكتب ، فقم بتنظيم مساحة مكتبك ومكتبك حتى تتمكن من العثور بسرعة وسهولة على كل ما تحتاجه للعمل. إذا كنت لا تعمل في مكتب ، فلا تزال نفس المبادئ سارية. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في ورشة لإصلاح الدراجات ، فاحرص على نظافة وتنظيم أدواتك حتى تتمكن من العثور عليها عندما تحتاج إليها. يستفيد كل مكان عمل تقريبًا من الحفاظ على نظافته.
اخسر دهون البطن بسرعة (للنساء) الخطوة 11 - يجب على العاملين في المكاتب وغيرهم ممن يتعاملون مع كميات كبيرة من الأعمال الورقية إنشاء نظام حفظ منظم ومنطقي. احتفظ بالمستندات التي تستخدمها كثيرًا في متناول يدك. احفظ المستندات الأخرى بترتيب أبجدي أو غير ذلك.
الخطوة الثانية: تأكد من أن مكان عملك مجهز جيدًا
تأكد من أن لديك العناصر والأدوات اللازمة لعملك. في المكتب ، هذا يعني أنه يجب أن يكون لديك أدوات مثل أداة ثقب ، دباسة ، آلة حاسبة ، إلخ. تختلف الأدوات خارج المكتب ، لكن المبدأ لا يزال كما هو - امتلك الأدوات التي تحتاجها للعمل بكفاءة قبل أن تبدأ العمل.
- وهذا يعني أيضًا التأكد من أن لديك مخزونًا من الأدوات التي تتطلبها وظيفتك. يحتاج المعلمون إلى الطباشير ، والنجارون بحاجة إلى مسامير ، إلخ.
- تأكد من صيانة المعدات الخاصة بك بشكل جيد. يمكن أن تؤدي إحدى الأدوات المهمة التي تتعطل إلى تعطيل سير العمل طوال اليوم إذا لم تتمكن من العمل بدونها! وفر الوقت على المدى الطويل من خلال تخصيص القليل من الوقت لتنظيف المعدات الخاصة بك وصيانتها بشكل دوري.
الخطوة 3. حافظ على الجدول موحدًا
إذا كانت لديك خطة ، أعتقد بالطبع أن عملك سيكون أكثر كفاءة. لإنشاء جدول زمني فعال حقًا ، حدد نفسك بكتاب مخطط واحد فقط (وتقويم إضافي في العمل على المدى الطويل). لا تعقد عملك عن طريق الاحتفاظ بأكثر من دفتر ملاحظات. يجب أن تكون قادرًا على رؤية ما عليك القيام به في مكان واحد.
-
نظم كل يوم عن طريق عمل قائمة "المهام". ابدأ بالأولوية القصوى حتى يمكن إكمالها أولاً. ضع المهام الأقل أهمية في النهاية. ابدأ من أعلى القائمة. إذا لم تكمل قائمة المهام يومًا ما ، فأكمل المهمة غير المكتملة في اليوم التالي.
كن أكثر كفاءة في العمل الخطوة 03Bullet01 - حدد مواعيد نهائية لأهم المشاريع وكن واقعياً مع الأطر الزمنية المطلوبة. أنت لا تريد أن تستعد للفشل - من الأفضل أن تطلب وقتًا إضافيًا في بداية المشروع بدلاً من أن تطلبه عندما يقترب الموعد النهائي.
الخطوة الرابعة: تخلص من مشتتاتك الشخصية
سيكون لأماكن العمل المختلفة مصادر تشتت مختلفة - بعض الوظائف ستثير ضجيج زملاء العمل. قد يكون الآخرون هادئين للغاية ، مما سيشتت انتباهك عند أدنى صوت. افعل ما عليك فعله لتظل مركزًا. إذا كان مسموحًا لك بالاستماع إلى الموسيقى في العمل ، اصطحب معك مشغل mp3 للعمل. قد تفكر أيضًا في نشر ملاحظات في مكان عملك حتى لا يزعجك زملائك في العمل. قد تبدو قاسية ، لكنها ليست كذلك. هذه طريقة معقولة وفعالة لجعل الناس يتركونك في العمل. تذكر ، يمكنك التواصل الاجتماعي خلال فترات الراحة وساعات الغداء.
-
تعد مواقع الإنترنت من أكثر المضايقات شيوعًا. تشير الدراسات إلى أن ثلثي العمال يقضون على الأقل بعض الوقت في مواقع غير متعلقة بالعمل كل يوم. لحسن الحظ ، تسمح لك معظم متصفحات الإنترنت بتنزيل معينات إنتاجية مجانية لمساعدتك في حظر المواقع التي بها مشكلات. ابحث عن الإضافات من متجر المتصفح الخاص بك بالكلمات الرئيسية "مانع مواقع الويب" أو "مساعدة إنتاجية". ستحصل على بعض النتائج المجانية والفعالة.
كن أكثر كفاءة في العمل الخطوة 04Bullet01 -
هناك طريقة رائعة أخرى لتجنب الإلهاء وهي تقييد مكالماتك الهاتفية (لتجنب المحادثات الهاتفية غير الضرورية) وتقليل اللقاءات المفاجئة.
كن أكثر كفاءة في العمل الخطوة 04Bullet02
الخطوة 5. استخدم فترات الراحة لرعاية الأمور الشخصية
من المثير للدهشة أن فترات الراحة هذه يمكن أن تزيد من كفاءة مكان عملك ، بدلاً من أن تعترض طريقك. بادئ ذي بدء ، الراحة تجعلك أكثر انتعاشًا وأقل تعبًا. ثانيًا ، تمنحك الراحة وقتًا للتعامل مع مشتتاتك. خذ فترات راحة لفعل أي شيء قد يشتت انتباهك في العمل. هل تحلم كثيرًا بأخيك في العمل؟ اتصل بهم أثناء فترات الراحة وتخلص من هذا الإلهاء!
طريقة 2 من 3: جعل الاستراتيجيات تعمل بفعالية
الخطوة الأولى: قسّم مسؤولياتك إلى أجزاء يمكن التحكم فيها
يمكن أن تكون المشاريع الكبيرة مخيفة - إذا كانت كبيرة جدًا ، فمن السهل جدًا التخلص منها أولاً ، وقضاء الوقت في عمل أقل أهمية حتى ينتهي بك الأمر إلى العمل عليها مع اقتراب الموعد النهائي. كعامل كفء ، عليك أن تفعل ما هو مهم أولاً ، حتى عندما يعني ذلك أنك تقوم بجزء صغير من مهمة كبيرة. لا تشعر بالرضا عن إكمال جزء صغير من مهمة كبيرة ، لكنها طريقة ذكية لتحقيق أقصى استفادة من وقتك. على المدى الطويل ، ستكمل المهام الأكثر أهمية بشكل أسرع إذا أكملتها شيئًا فشيئًا كل يوم.
على سبيل المثال ، إذا كان عليك تقديم عرض تقديمي كبير في شهر واحد ، فاجعله هدفًا لتلخيصه اليوم. لا يستغرق الأمر وقتًا طويلاً ، لذا لن يشتت انتباهك عن عملك ، ولكنه خطوة أولى مهمة تجعل بقية العملية أسرع وأسهل
الخطوة 2. خفف من حدة عملك مع التفويض
ما لم تكن في أسفل وظيفتك ، فلديك الفرصة لتقسيم بعض المهام المتكررة بين مرؤوسيك لتوفير الوقت. لا تعطي مشروعًا لمرؤوسيك إلا إذا كان بإمكانك إكماله جيدًا. امنحهم عملًا رتيبًا يستغرق وقتًا طويلاً حتى تتمكن من التركيز على أشياء أكثر أهمية. إذا كنت تقوم بتفويض العمل ، فتذكر المتابعة مع تحديد موعد نهائي. كن دائمًا ممتنًا عندما يساعدك مرؤوسوك - إذا رأوا أنك تقدرك ، فمن المرجح أن يعملوا في مشروعهم التالي.
-
إذا كنت متدربًا أو موظفًا بمستوى أدنى ، فلا يزال بإمكانك مشاركة هذا العمل الرتيب مع موظفين على نفس مستواك (بإذنهم وبإذن من مشرفك بالطبع). إذا كنت تستخدم مساعدة شريكك ، فاستعد للمكافأة في المرة القادمة!
كن أكثر كفاءة في العمل الخطوة 07Bullet01 -
إذا كانت لديك علاقة جيدة مع رئيسك في العمل ، فقد تلاحظ أنه يفوض بعض الأعمال لشخص آخر نيابة عنك!
كن أكثر كفاءة في العمل الخطوة 07Bullet02
الخطوة 3. حافظي على الجوارب الهزيلة
هناك سبب يجعل الجميع يكرهون الاجتماعات - وفقًا لاستطلاع عام 2012 ، اعتقد نصف المشاركين تقريبًا أن الاجتماعات كانت مضيعة لوقت العمل - أكثر من الوقت الذي يقضونه في المواقع الشخصية والترفيهية. يمكن أن تكون الاجتماعات حيوية لمناقشة الأهداف ووضع رؤية للمستقبل. لكن غالبًا ما يصبح هذا الاجتماع غير فعال لساعات ، حتى لأيام ، دون إنتاج أي شيء. فيما يلي بعض النصائح لجعل اجتماعاتك أكثر فعالية:
- قم بإنشاء جدول أعمال قبل كل اجتماع حتى يتم تكبير الوقت المخصص. أدخل الفترة الزمنية التي يجب أن يغطيها كل موضوع. اتبع جدول أعمالك قدر الإمكان. إذا تم طرح موضوع آخر ، فاقترحه للمناقشة في وقت لاحق.
- قم بدعوة أقل عدد ممكن من الأشخاص. سيؤدي الحفاظ على حضور اجتماعاتك إلى الحد الأدنى إلى تقليل فرص خروج المحادثة عن الموضوع. كما أنه يحافظ على الأشخاص الذين لا يحتاجون إلى التواجد هناك لمواصلة العمل في مكاتبهم.
- حافظ على شرائح العرض إلى الحد الأدنى. هناك القليل من الجدل حول ما إذا كانت شرائح العرض التقديمي (PowerPoint ، إلخ) تساعد أو تعيق كفاءة الاجتماع. من الواضح جدًا: إذا كنت تستخدم شرائح العرض التقديمي ، فتأكد من أنها موجزة وغنية بالمعلومات قدر الإمكان. استخدم الشرائح لعرض الصور والبيانات التي لا يمكن نقلها من خلال كلماتك ، وليس المحتوى الكامل للعرض التقديمي الخاص بك.
- أخيرًا ، المبدأ الرئيسي ، تعرف ماذا تريد أن تقرر قبل بدء الاجتماع واتخاذ هذا القرار في أسرع وقت ممكن.
الخطوة 4. أوقف الدراما في المكتب في المقام الأول
يمكن أن يكون مكان العمل مكانًا مرهقًا. إذا كان هناك مزاج متصاعد ، تعامل معه على الفور وجهاً لوجه. قد يكون هذا أنت أو الشخص الذي تتعامل معه أو كلا الطرفين بحاجة للاعتذار. افعل هذا في أسرع وقت ممكن. إذا سمحت للقتال بالاستمرار ، فستتأثر كفاءتك وسيكلفك الوقت على المدى الطويل حيث ستميل إلى تجنب هذا الشخص. والأهم من ذلك ، لا تدع الدراما في العمل تدمر كفاءتك ومزاجك!
- لا تخف من إشراك وسيط. نعلم جميعًا أن الدراما والمشاعر المؤذية يمكن أن تعرقل سير العمل ، لذلك يقوم العديد من الأشخاص بتعيين أشخاص مخصصين لحل النزاعات في مكان العمل. اتصل بموظفي الموارد البشرية في مكتبك إذا كنت تشعر بالإحباط أو الحزن أو الخوف بسبب أشخاص آخرين في مكان عملك.
- عندما ينتهي كل شيء ، لست بحاجة إلى أن تكون صديقًا للزميل الذي تشاجرت معه ، ولكن يجب أن تكون قادرًا على العمل معه أو معها. كن مهذبًا وحذرًا في مكان عملك ، حتى مع الأشخاص الذين تكرههم.
طريقة 3 من 3: إجراء تغييرات في نمط الحياة
الخطوة 1. استرح جيدًا
لا يؤدي التعب أبدًا إلى تحسين جودة عمل أي شخص. سيبطئ الإرهاق من أدائك ، وإذا نمت بسهولة ، فقد يكون ذلك محرجًا في اجتماع مهم. أكثر من ذلك ، قلة النوم ستخلق العديد من المشاكل الصحية. لا تنام في العمل أو تتخلى عن العمل لأنك مريض - نم 7-8 ساعات يوميًا للحصول على أفضل جودة.
يمكن أن يكون التعب في العمل مجرد إلهاء بسيط. لكن في أسوأ الأحوال ، يمكن أن تكون مشكلة أمنية خطيرة. إذا كانت لديك وظيفة تتعرض فيها حياة الناس للخطر (على سبيل المثال: كاتب في المطار أو سائق شاحنة) ، فمن المهم جدًا إدارة جدول نومك
الخطوة 2. التمرين
لقد أظهر العلم أن التمرينات تحسن الحالة المزاجية في العمل والإنتاجية. هذا مهم جدًا خاصة للعاملين في المكاتب الذين يقضون وقتًا طويلاً فقط أمام الكمبيوتر. مع التمرين ، لا يجعلك أكثر صحة فحسب ، بل يجعلك أيضًا أكثر سعادة وتركيزًا وتحفيزًا.
إذا كنت تبدأ روتينًا للتمارين الرياضية لأول مرة ، فجرب مزيجًا من تمارين القلب والأثقال
الخطوة 3. حافظ على مزاج جيد
إذا كنت تحاول تحسين كفاءة عملك ، فعليك أن تعمل بجدية. في كثير من الأحيان ، هذه ليست فكرة جيدة - قد تزيد من كفاءتك على المدى القصير ، لكن هذا لا يجعلك سعيدًا في العمل ، فمن السهل جدًا أن تشعر بالضيق ، مما يؤدي إلى الإرهاق ونقص الحافز. حاول أن تظل متحمسًا - إذا كنت تشعر بالسعادة في العمل ، فستصبح أكثر حماسًا وطموحًا. قم بأشياء صغيرة لتحسين حالتك المزاجية لا تعرقل الإنتاجية مثل الاستماع إلى الموسيقى ، أو التمدد قليلاً ، أو اصطحاب الكمبيوتر المحمول إلى غرفة الاستراحة للحصول على جو أكثر هدوءًا وسلامًا.
- استفد إلى أقصى حد من وقت الغداء - اغتنم هذه الفرصة للاستمتاع بوجبة جيدة وامزح مع أصدقائك.
- استخدم القهوة بعناية. يمكن أن تكون القهوة منبهًا رائعًا إذا كنت تشعر بالخمول الشديد ، ولكن إذا كنت تستخدمها يوميًا ، فيمكنك الاعتماد عليها ولن تفيدك على المدى الطويل.
الخطوة 4. حفز نفسك
من الأسهل أن تعمل بكفاءة أكبر إذا كان لديك سبب وجيه للعمل. إذا كنت تجد صعوبة في البقاء متحفزًا في كثير من الأحيان ، ففكر في الأسباب التي دفعتك للبحث عن هذه الوظيفة - أهدافك في الحياة ، أو أحلامك ، أو رؤيتك الخاصة. حاول أن تعتقد أن عملك هو الطريق إلى هدفك النهائي. إذا كنت تستمتع بعملك ، فكر في كيفية تأثير وظيفتك على شعورك - هل تشعر بالرضا بعد القيام بذلك؟
-
فكر في الأشياء الجيدة التي تأتي من عملك. ربما يمكنك امتلاك سيارتك أو منزلك ، أو يمكنك إرسال أطفالك إلى المدرسة. فكر أيضًا في الفوائد التي تحصل عليها من وظيفتك ، مثل التأمين الصحي وطبيب الأسنان لك ولعائلتك.
كن أكثر كفاءة في العمل الخطوة 13Bullet01 - فكر في عواقب عدم عملك. ما الذي عليك أن تتخلى عنه لأنك فقدت مصدر دخلك؟ كيف أثرت على أسرتك والمقربين منك؟
الخطوة 5. كافئ نفسك
إذا نجحت في زيادة كفاءة عملك ، احتفل به. ليس من السهل التخلص من العادات القديمة واعتماد عادات جديدة ، لذا كافئ عملك الشاق. احصل على بيرة بعد العمل يوم الجمعة ، أو احتفال مع أصدقائك ، أو مجرد الاستلقاء في السرير لقراءة كتاب - أيًا كان ما يجعلك سعيدًا بعد أسبوع طويل. هذا مهم جدا لتحفيزك.
