تستخدم العديد من الشركات برنامج Microsoft Excel لمراقبة التكاليف على مستوى الأقسام أو الشركة. أصبح Excel حاليًا البرنامج الافتراضي في أجهزة الكمبيوتر التي تعمل بأنظمة تشغيل Windows. حتى تتمكن من استخدام هذا البرنامج لمراقبة فواتيرك. هناك عدد من القوالب (المطبوعات) من Microsoft والمواقع الأخرى التي يمكنك استخدامها لتتبع النفقات. حتى في أحدث إصدارات Excel ، تتوفر هذه القوالب بالفعل في البرنامج. يمكنك أيضًا إنشاء أوراق العمل الخاصة بك لمراقبة الفواتير في Excel. ستناقش هذه المقالة كلا الاتجاهين.
خطوة
الطريقة 1 من 2: استخدام قالب Excel
الخطوة 1. حدد قالب Excel الافتراضي
يحتوي أحدث إصدار من Excel على قوالب لمراقبة النفقات الشخصية والقوالب لعمليات الأعمال العامة. يمكنك الوصول إلى هذا القالب واستخدامه لمراقبة النفقات في Excel.
- في Excel 2003 ، حدد "جديد" من قائمة "ملف". حدد "على جهاز الكمبيوتر الخاص بي" من جزء المهام "مصنف جديد" لإظهار مربع الحوار "قوالب".
- في Excel 2007 ، حدد "جديد" من قائمة "ملف" لإظهار مربع الحوار "مصنف جديد". حدد خيار "النماذج المثبتة" من قائمة "النماذج" في الجزء الأيمن. حدد "الميزانية الشهرية الشخصية" من "النماذج المثبتة" في الجزء الأوسط وانقر فوق "إنشاء".
- في Excel 2010 ، انقر فوق التسمية "ملف" ، ثم حدد "جديد" من قائمة "ملف". حدد "نماذج القوالب" من أعلى لوحة "القوالب المتاحة" ، ثم حدد "الميزانية الشهرية الشخصية" من عرض النماذج وانقر على "إنشاء".
الخطوة 2. اختر نموذجًا عبر الإنترنت
إذا تعذر على قالب الميزانية الشخصية المدمج في Microsoft Excel تتبع نفقاتك ، فحاول استخدام القوالب المتوفرة على الإنترنت. يمكنك تنزيل القوالب من مواقع الجهات الخارجية ، أو استخدام Excel للاتصال بـ Microsoft Office Online.
- في Excel 2003 ، يمكنك تحديد القالب المناسب من مكتبة Microsoft Office Online على https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (هنا ، يمكنك أيضًا العثور على قوالب للإصدارات السابقة من Excel.)
- في Excel 2007 ، حدد "الميزانيات" من قسم Microsoft Office Online في مربع الحوار "مصنف جديد". يجب أن يكون لديك اتصال بالإنترنت للاتصال بمكتبة قوالب Office عبر الإنترنت.
- في Excel 2010 ، حدد "الميزانيات" من قسم Office.com في جزء القوالب المتوفرة. يجب أن يكون لديك اتصال بالإنترنت للاتصال بمكتبة قوالب Office عبر الإنترنت.
الخطوة 3. أدخل المعلومات في الخلايا المناسبة
تعتمد المعلومات المدخلة على قالب ورقة العمل المستخدم.
الخطوة 4. احفظ ورقة العمل الخاصة بك
يمكنك استخدام اسم ورقة العمل التي يوفرها النموذج أو إدخال اسم حسب الرغبة. أو يمكنك ببساطة كتابة اسم وسنة تصنيع ورقة العمل.
الطريقة 2 من 2: قم بإنشاء ورقة العمل الخاصة بك لمراقبة النفقات
الخطوة 1. افتح برنامج Excel
الخطوة 2. أدخل اسمًا لورقة العمل في الخلية A1
استخدم اسمًا واضحًا ، مثل "الميزانية الشخصية" أو "مراقبة النفقات الشخصية" أو شيء مشابه. (لا تستخدم علامات التنصيص عند كتابة الأسماء. هنا ، تُستخدم علامات التنصيص للإشارة إلى الأمثلة).
الخطوة 3. أدخل عناوين أعمدة الصف 2
إليك بعض الأسماء والتسلسلات التي يمكنك استخدامها ، "التاريخ" ، "المدفوع إلى" ، "المذكرة" ، "المصاريف" ، "الدخل" (أو "الربح" أو "الإيداع") و "الرصيد". أدخل هذه العناوين في الخلايا من A2 إلى G2 ، واضبط عرض العمود بحيث يكون النص مرئيًا بالكامل.
بعد تعيين عناوين الأعمدة ورؤوسها ، استخدم ميزة "تجميد الأجزاء" بحيث تكون رؤوس الأعمدة في الجزء العلوي عند التمرير لأسفل في الصفحة. يوجد خيار تجميد الأجزاء في قائمة "عرض" لبرنامج Excel 2003 والإصدارات الأحدث ، وفي مجموعة "نافذة" في شريط القائمة "عرض" لبرنامجي Excel 2007 و 2010
الخطوة 4. أدخل المصاريف الأولى في صف الخلية 3
الخطوة 5. أدخل صيغة الرصيد في الخلية G3
سيتم تحديد الرصيد من خلال الفرق بين الدخل والمصروفات حيث أن هذا هو أول إدخال للرصيد. تعتمد طريقة تعيينها على رغبتك في رؤية الميزانية من جانب النفقات أو الأموال النقدية التي لديك.
- إذا كنت تريد أن تعرض ورقة عمل مخصصة النفقات ، فإن صيغة رصيدك هي = E3-F3 ، حيث تكون E3 هي الخلية التي تحتوي على رصيد المصروفات ، و F3 هي خلية رصيد الدخل. بهذه الطريقة ، إذا كانت نفقاتك أكبر من دخلك ، فسيكون لإجمالي نفقاتك رقم موجب ، مما يسهل عليك فهمها.
- إذا كنت تريد ورقة عمل مخصصة لإظهار الأموال التي لديك ، فإن صيغة الرصيد هي = F3-E3. وبالتالي ، ستعرض ورقة العمل تدفقًا نقديًا موجبًا إذا كان النقد المتاح أكثر من المصروفات ، وسالب إذا كانت النفقات أكبر من الدخل.
الخطوة 6. أدخل إدخال التكلفة الثاني في صف الخلية 4
الخطوة 7. أدخل صيغة الرصيد في الخلية G4
نظرًا لأن رصيد الإدخالات الثانية واللاحقة سيسجل الرصيد الحالي ، فأنت بحاجة إلى إضافة الفرق الناتج في المصروفات والدخل إلى الرصيد في الإدخال السابق.
- إذا كنت تريد أن تعرض ورقة العمل النفقات على وجه التحديد ، فإن صيغة الرصيد هي = G3 + (E4-F4) ، أي G3 هي الخلية التي تحتوي على الرصيد السابق ، و E4 هي الخلية التي تحتوي على النفقات ، و F4 هي الخلية التي تحتوي على الإيرادات.
- إذا كنت تريد أن تعرض ورقة العمل المبلغ النقدي المتاح ، فإن صيغة الرصيد = G3 + (F4-E4).
- الأقواس في الصيغة التي توضح الفرق بين التكاليف والإيرادات ليست مطلوبة في الواقع. كتبناه حتى يصبح مفهوم الصيغة أكثر وضوحًا.
- إذا كان بإمكانك ترك خلية قيمة الرصيد فارغة حتى تكتمل جميع الإدخالات ، فالرجاء استخدام كلمة IF في الصيغة بحيث لا تعرض خلية الرصيد القيمة عند إدخال التاريخ. الصيغة الخاصة بهذه الطريقة للإدخال الثاني هي = IF (A4 = ""، ""، G3 + (E4-F4)) إذا كنت تريد أن تراقب ورقة العمل الحمل ، و = IF (A4 = "" ، "" ، G3 + (F4-E4)) إذا كنت تريد ورقة عمل لمراقبة التدفق النقدي في متناول اليد. (قد يتم استبعاد الأقواس المحيطة بالنفقات والدخل ، ولكن لا يجوز حذف الأقواس الخارجية.)
الخطوة 8. انسخ معادلة الرصيد إلى خلية أخرى في العمود G (عمود الرصيد)
انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية G3 وحدد "نسخ" من القائمة المنبثقة. بعد ذلك ، قم بالتمرير لأسفل إلى الخلية الموجودة أسفلها. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية المحددة ، وحدد "لصق" من القائمة المنبثقة للصق الصيغة في الخلية المحددة. (في Excel 2010 ، اختر الخيار "لصق" أو "لصق الصيغ" في القائمة المنبثقة.) ستقوم الصيغة بتحديث مراجع الخلية تلقائيًا للإشارة إلى التكلفة والإيرادات ومراجع التاريخ (إذا تم استخدامها) للصف الحالي و الرصيد المرجعي للصف أعلى الصف الحالي.
الخطوة 9. احفظ ورقة العمل
امنح ورقة العمل الخاصة بك اسمًا واضحًا ، على سبيل المثال "Cost Monitoring.xls" أو "Personal Budget.xls". يمكنك إدخال اسم الملف وسنة الملف ، بنفس طريقة إنشاء ورقة عمل بامتداد. (مرة أخرى ، لا تحتاج إلى استخدام علامات الاقتباس كما كتبناها فقط لتوضيح أمثلة أسماء الملفات. لست بحاجة إلى كتابة نوع امتداد الملف حيث سيقوم Excel بتدوينه تلقائيًا.)
يقوم Excel 2003 والإصدارات السابقة بحفظ أوراق العمل بتنسيق ".xls" ، بينما يقوم Excel 2007 و 2010 بحفظ أوراق العمل بالتنسيق الأحدث المستند إلى XML ".xlsx". ومع ذلك ، يحتوي أحدث إصدار من Excel أيضًا على خيار حفظ الملفات بتنسيق ".xls". إذا كان لديك أجهزة كمبيوتر متعددة وتخطط لحفظ ورقة العمل هذه عليها جميعًا ، فاستخدم التنسيق القديم إذا كان جهاز الكمبيوتر الخاص بك يحتوي على Excel 2003 أو إصدار أقدم. استخدم أحدث تنسيق إذا كانت جميع أجهزة الكمبيوتر لديك تحتوي على Excel 2007 على الأقل
نصائح
- استخدم "الإكمال التلقائي" في فئتي المصروفات والدخل حتى تكون التهجئة التي تم إدخالها صحيحة.
- يمكنك استخدام لون غامق أو لون نصي أو تظليل الخلية للتمييز بين التكاليف غير المدفوعة والتكاليف المدفوعة والمستقبلية.
- لمنع تغيير الصيغ أو عناوين الأعمدة بشكل عرضي ، من الأفضل حماية الخلايا من التغيير. حدد الخلايا التي تريد استبدالها (التاريخ ، وفئة المستفيد ، والمصروفات ، والدخل ، والمذكرة) ، وقم بإلغاء تأمين تلك الخلايا ، ثم قم بتطبيق الحماية على ورقة العمل بأكملها.
