يعتبر الرد على المكالمات مهارة مهمة في الحياة اليومية. المواقف المهنية ، مثل مكالمة عمل أو مكالمة من الشركة التي تتقدم لها للحصول على وظيفة ، يمكن أن تتصل بك في إطار أكثر رسمية. إذا تلقيت مكالمة من صديق أو من فتاتك أو أحد أفراد أسرتك ، فمن الأفضل الرد بشكل عرضي وطبيعي. إذا قمت بالرد على مكالمة من رقم غير معروف أو خاص ، فمن الأفضل أن تستقبلها بطريقة مهذبة ودقيقة.
خطوة
طريقة 1 من 3: تلقي مكالمة في المكتب
الخطوة 1. حافظ على المهنية
عندما تتلقى مكالمة في العمل ، فأنت لا تعرف دائمًا من يتصل بك. سيؤدي تلقي مكالمة بطريقة احترافية إلى بدء المحادثة بشكل صحيح.
- عندما تكون في شك ، أجب بتحية بسيطة ، "مرحبًا بالكلمة هنا."
- على الرغم من أنه يمكنك رؤية رقم الهاتف قادمًا ، فقد يكون رئيسك يتصل بك على الهاتف الخلوي لزميلك في العمل! تلقيت مكالمة تقول ، "مرحبًا ، ما هذا بحق الجحيم؟" يمكن أن يعطي انطباعًا سلبيًا وليس جادًا.
الخطوة الثانية. ركز على المحادثة
كن حقاً "في" المحادثة. توقف عن كل ما تفعله وخذ بعض الوقت للاستعداد.
- ضع الوجه الذي تريد عرضه قبل التقاط الهاتف. ستحدث فرقًا إذا ابتسمت أو عبس أو شعرت بالملل لأن المتصل يمكنه سماعها بنبرة صوتك.
- حاول ألا تنقر على أي شيء على الإنترنت أو تشتت انتباهك عند إجراء مكالمة. إذا لم تستمع ، فيمكن للمتصل معرفة ذلك.
الخطوة 3. سم نفسك أولا
في حالة العمل ، يبدأ إجراء تلقي مكالمة من خلال ذكر اسمك والشركة التي تعمل بها: "صباح الخير ، شكرًا على اتصالك بـ PT. أ ب ج. مع الرقص. أي شيء أستطيع المساعدة؟"
- إذا كانت المكالمة الواردة من داخل الشركة ، وأنت تعرفها ، يمكنك قبولها من خلال ذكر اسمك وقسمك: "مرحبًا ، مع التمويل ، ارقص هنا. أي شيء أستطيع المساعدة؟" ستظهر هذه التحية أن المتصل متصل بالشخص المناسب ، وأنك جاهز للمساعدة. حافظ على نبرة صوتك ودية حتى تكون المكالمة أكثر متعة لكلا الطرفين.
- في العديد من المواقف المكتبية ، توجد إرشادات لتلقي المكالمات التي يجب على كل موظف اتباعها. أظهر دائمًا أنك صادق ، بغض النظر عن مدى سخافة تحياتك - سيتمكن المستهلكون من معرفة ما إذا كنت متحمسًا أو مجرد قراءة تلك التحيات: "مرحبًا بكم في Tofu House ، موطن جميع أنواع التوفو!" سيبدو الأمر سخيفًا إذا لم تقلها عن قناعة.
الخطوة 4. اقبلها بالمستوى المناسب من الأدب
كن صبورًا ومحترمًا ولطيفًا. ابذل قصارى جهدك لمساعدة المتصل. حاول ألا تتحدث بشكل عرضي حتى تكتشف من المتصل.
- إذا لم يقدم المتصل نفسه ، فقل ، "هل لي أن أعرف من أتحدث؟". من المهم معرفة من المتصل فقط في حال اضطررت إلى معاودة الاتصال به أو توصيله بهاتف آخر. يتيح هذا التعبير أيضًا للمتصل معرفة أنه يتم التعامل معه بأدب ، وأنه شخص مهم. من المهم بناء علاقات عمل جيدة مع الأشخاص الذين يتصلون بك أكثر من مرة.
- حاول ألا تبدو وقحًا ، حتى لو كنت منزعجًا. تذكر أنه في مواقف العمل ، تعكس كلماتك وأفعالك الشركة التي تعمل بها. إذا ألحقت الضرر باسم شركتك ، فقد يفشل عملك - ولن يتعامل رئيسك مع الأمر باستخفاف.
الخطوة 5. استعد لتدوين الرسالة
إذا اتصل شخص ما للتحدث إلى رئيسك في العمل أو زميلك في العمل ، لكنك الوحيد الذي تلقى المكالمة ، اسأل بأدب من المتصل واسأل ما الأمر. استمع بعناية وسجل أكبر قدر ممكن من المعلومات ذات الصلة:
- إذا كان الشخص الذي يريدون الاتصال به لا يمكنه الرد على المكالمة ، فقل: "آسف ، لكن باك بامبانج ليس في مكتبه الآن. هل يمكنني حذف الرسالة؟"
- تأكد من تدوين الاسم ورقم الهاتف وسبب الاتصال. قياس مدى إلحاح المكالمة - هل يبدو أن المتصل لديه عمل ليحضره خلال الساعتين القادمتين ، أو في غضون أسبوع؟ إذا كانت المكالمة مكالمة عمل مهمة ، فيجب عليك التعامل مع الأمر بأسرع ما يمكن وبكفاءة - لذا تأكد من إخراج الرسالة من الطريق في أسرع وقت ممكن.
الخطوة 6. كن حذرًا من المكالمات التي تبحث عن معلومات الشركة
إذا لم تتعرف على المتصل ، وسألك عن تفاصيل عنك وعن زميل آخر في العمل ، فاحرص على عدم إعطاء الكثير من المعلومات الداخلية لشركتك.
- حتى إذا أخبرك المتصل باسمه وشركته ، فلا يزال يتعين عليك توخي الحذر ما لم يكن متصلًا موثوقًا به. إذا لم تكن متأكدًا ، فقم بتأجيل المكالمة لمدة دقيقة واسأل زميلك في العمل للحصول على المشورة: "هل كان لدينا عمل مع السيد حارس من قبل؟ لقد طرح الكثير من الأسئلة حول عملية العمل وقدرة هذه الشركة ، وأردت التأكد من أنه شخص موثوق به ".
- في حالة العمل ، قل "أنا آسف ، سيدي / سيدتي. تحظر سياسة شركتنا تقديم مثل هذه المعلومات. هل لي أن أعرف لماذا تحتاجه؟ " وحكم على الشخص من هناك.
الطريقة 2 من 3: استقبال المكالمات الهاتفية الخاصة
الخطوة 1. قم بتخصيص التحيات بناءً على من المتصل
إذا كنت تعرف من يتصل بك ، بناءً على الاسم الموجود على الهاتف وتجربتك ، فيرجى مخاطبة الشخص كما لو كنت تقابل شخصيًا. إذا كنت لا تعرف من المتصل ، فاستقبل المكالمة بشكل رسمي وانتظر المتصل ليقول ما يقصده.
- للتحية القياسية المقبولة دوليًا ، قل "مرحبًا؟" ارفع الهاتف بصوت مرتفع قليلاً في نهاية التحية ، مثل نغمة الاستجواب. "أهلا؟" هذا سيجعل المتصل يرد على تحيتك ، وفي معظم الحالات ، يشرح سبب اتصاله.
- إذا كان صديقك يتصل بك ، فقل مرحباً: "مرحبًا ، جونو! كيف حالك يا صديقي؟"
- إذا اتصل مشرفك أو أحد معارفك أو صاحب العمل المحتمل ، فرحب بهم بأدب أكثر ، ولكن مع القليل من المعرفة: "مساء الخير ، سيد سونغكار. كيف حالك؟"
- إذا كنت لا تعرف من المتصل ، فقل شيئًا بسيطًا مثل ، "مرحبًا؟"
الخطوة الثانية: بعد أن تقول "مرحبًا؟
"، انتظر الإجابة. عندما تقول "مرحبًا؟" ، فأنت تطلب من المتصل تقديم نفسه. ألق نظرة على المثال أدناه (كلماتك بالخط العريض ، وكلمات المتصل مائلة:
- "أهلا؟"
- "مرحبًا جونو ، هذا تونو."
- "أوه ، مرحبا تونو! لماذا يا صديقي؟"
- "لا ، أردت فقط أن أسأل عما إذا كان لديك حدث الليلة؟ أريد مشاهدة فيلم" حرب النجوم "هنا."
- "هل ترغب في مشاهدة" حرب النجوم "! إنه لمن الجنون أن لا تفعل ذلك!
الخطوة 3. اصنع تحية
عندما تصبح أكثر خبرة في تلقي المكالمات الهاتفية ، يمكنك البدء في تطوير أنماط وعبارات التحية التي تستخدمها مرارًا وتكرارًا.
- ضع في اعتبارك تعريف نفسك بتحية مثل: "مرحبًا ، هذا هو جونو" أو "جونو هنا".
- ضع في اعتبارك أن تكون مبدعًا مع أشكال غير رسمية لكلمة "Hello؟": "Hey!" ، "Haiyah!" ، "Hey ، كيف حالك؟" ، أو "Hey ، أين كنت؟". هذه التحية غير الرسمية مناسبة لتلقي المكالمات من الأصدقاء والمعارف غير المهنية.
الخطوة 4. قم بإعداد البريد الصوتي لاستخدامه عندما يتعذر عليك الرد على المكالمات
من المحتمل أن يسمع أي شخص من الأصدقاء إلى العائلة إلى رئيسك في العمل بريدك الصوتي من وقت لآخر ، لذا تأكد من تسجيله بأدب ودون مزيد من اللغط. ابتعد عن المقالب أو المقالب ما لم تكن متأكدًا من أن أصدقائك فقط هم من سيتصلون.
- قل ، "هذا بريد صوتي لجونو. آسف لا يمكنني الرد على الهاتف الآن. يرجى ترك رسالة وسأعاود الاتصال في أقرب وقت ممكن ".
- ضع في اعتبارك إعداد تسجيلات صوت العائلة إذا كنت تستخدم خطًا أرضيًا. قل ، "مرحبًا مع عائلة جونو. آسف ، لا يمكننا الرد على الهاتف الآن. يرجى ترك رسالة وسوف نعاود الاتصال في أقرب وقت ممكن! ". يمكنك الاستمتاع بهذه التسجيلات العائلية - حاول أن تجعل جميع أفراد عائلتك يتحدثون في نفس الوقت ، أو اجعل أفراد عائلتك يقولون جزء من الرسالة بشكل فردي.
- ضع في اعتبارك أن تطلب من المتصل تقديم تفاصيل عن نفسه ، بدلاً من أن تطلب منه ببساطة ترك رسالة: "يرجى ذكر اسمك ورقم هاتفك والغرض من الاتصال ، وسأعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن." هذه الطريقة الأكثر تحديدًا مناسبة أكثر لرقم هاتفك الذي يتلقى عادةً الكثير من مكالمات العمل.
الطريقة 3 من 3: تلقي مكالمات هاتفية من أرقام غير معروفة
الخطوة 1. فكر في من يتصل بك
إذا كنت تنتظر مكالمة من أي شخص - أحد معارفك الجدد ، أو مؤسستك ، أو صاحب عمل محتمل - فتقبل المكالمة بفكر. قم بتقييم ما إذا كانت المكالمة أكثر رسمية أو أقل رسمية - ولكن اختر أن تكون رسمية ، فقط في حالة.
- أجب بأدب وشبه رسمي في هذه الحالة. تحيات بسيطة مثل "مرحبًا؟" يمكن استخدامها. لست مضطرًا لتعريف نفسك مباشرةً - إذا كان المتصل يعرفك شخصيًا ، أو كان اسمك في القائمة ، فقد يسأل: "مرحبًا ، هل يمكنني التحدث إلى جونو؟"
- إذا كانت المكالمة تقول "غير معروف" أو "محظور" ، فلست مضطرًا للرد على المكالمة. التقط الهاتف ، إذا كنت تفضل ذلك ، أو انتظر لمعرفة ما إذا كان المتصل قد ترك رسالة على البريد الصوتي أم لا. يمكنك معاودة الاتصال به إذا كان لديك عمل مهم.
الخطوة 2. احذر من المكالمات الفضوليّة
إذا تلقيت مكالمة واتضح أن المكالمة سخيفة ومسيئة ، فمن المحتمل أنها مجرد مكالمة مزحة. عادة ما يكون بعض المتصلين الفضوليين مبتذلين وواضحين ، لكن المتصلين الفضوليين الآخرين سيحاولون خداعك للاعتقاد بأن المكالمة مهمة للغاية. تعامل مع المتصلين الفضوليين بنفس الطريقة التي تتعامل بها مع المتنمرين: إذا التزمت الصمت واتبعت إزعاجهم ، فسيشعرون أنهم قد فازوا. قد يكون من المفيد أن تظل هادئًا وتتظاهر بالوقوع في الفخ ، إذا كان بإمكانك تخمين من يتصل. تقدم بعض شركات الهاتف في أمريكا خدمات تتبع المكالمات: إذا قمت بالاتصال * 69 بعد إنهاء المكالمة ، فسوف ترسل خدمة الرسائل الآلية معلومات عامة عن الرقم الذي اتصل بك آخر مرة.
الخطوة 3. احذر من المسوقين عبر الهاتف
إذا تلقيت مكالمة من رقم غير معروف وبدأ الشخص الذي يتصل بك يسأل عنك ، فقد يكون يحاول الحصول على أموالك.
- يتصل المسوقون عبر الهاتف بالعشرات من الأشخاص كل يوم ، ولا يهتم معظمهم بما يبيعه المسوق عبر الهاتف. لا تشعر بالذنب بقولك ، "شكرًا ، لكنني لست مهتمًا. مساء الخير "، ثم أغلق الهاتف. لا تضيع وقتك ووقتك.
- إذا كنت لا ترغب في تلقي مكالمات من هذه الشركة ، فاطلب من المسوق عبر الهاتف وضع رقمك في قائمة "عدم الاتصال". ستفعل معظم الشركات ما تريد ، ولن تزعجك بعد الآن.
- إذا كنت مهتمًا بما يبيعه المسوق عبر الهاتف ، فيرجى الرد على المكالمة والاستماع إلى النغمة. تذكر أنه كلما طالت مدة استجابتك لهم ، كلما حاولوا بيع منتجاتهم لك أكثر!
- إذا أراد التحدث إليك أو مع فرد آخر من أفراد العائلة ، فاطلب منه ذكر اسمه وتنظيمه قبل أن يقول أي شيء - لئلا تعطي المسوق عبر الهاتف الكثير من المعلومات! إذا كان سريًا ولم يكشف عن هويته ، فضع ذلك في اعتبارك - لست مضطرًا للرد.
نصائح
- "أهلا؟" هي التحية رقم واحد. ستبدو تحياتك دائمًا مهذبة بقولك "مرحبًا؟" ، سواء كان المتصل صديقًا أو عاشقًا أو أمًا أو رئيسًا أو ضابط شرطة محليًا أو شخصًا غريبًا.
- يمكن أن يكون "معرف المتصل" مفيدًا. إذا تمكنت من معرفة المتصل قبل الرد ، فيمكنك الاستعداد بشكل أفضل للمكالمة.
- " ماذا او ما ؟" أو "هاه؟" إنها ليست طريقة جيدة لإجراء مكالمة ، حتى إذا كنت لا تحب المتصل أو كنت في حالة مزاجية سيئة. كن مهذبًا عندما تكون في مكالمة.
