إذا كنت تمتلك شركة ، فقد تحتاج إلى كتابة خطابات للعملاء. قد تكتب شيئًا لإعلام العملاء بالأحداث الجديدة أو العروض الخاصة ، أو يمكنك الرد على شكاوى العملاء نيابة عن الشركة. بغض النظر عن سبب الرسالة ، يجب أن تحافظ دائمًا على أسلوب احترافي.
خطوة
جزء 1 من 2: تنسيق خطاب عمل
الخطوة 1. استخدم ورقًا احترافيًا ذي رأسية
سيكون خطاب العمل بمثابة تمثيل لشركتك. لذلك يجب أن تبدو مختلفة وذات جودة عالية. يجب أن يحتوي خطاب العمل أيضًا على شعار شركتك أو علامتك التجارية.
يمكنك إنشاء ورقة ذات رأسية باستخدام عينات ألوان مصممة مسبقًا للورق ذي الرأسية في Microsoft Word. تأكد من استخدام الشعار أو العلامة التجارية الموجودة على الورق ذي الرأسية
الخطوة 2. افتح برنامج معالجة النصوص
يجب عليك دائمًا كتابة خطابات العمل على الكمبيوتر.
- قم بإنشاء مستند جديد وقم بتعيين حد 2.5 سم على المستند.
- استخدم خطًا رقيقًا مثل Times New Roman أو Georgia أو Ariel. تأكد دائمًا من استخدام حجم خط لا يزيد عن 12 نقطة ولا يقل عن 10 نقاط. يجب أن يكون خطاب العمل سهل القراءة بسبب اختيار الخط أو حجم الخط.
- تأكد من تعيين المستند على مسافة واحدة.
الخطوة 3. ضبط شكل الكتل
نموذج الكتلة هو التنسيق الأكثر شيوعًا المستخدم في خطابات الأعمال. هذا النموذج هو أيضًا أسهل من حيث الإعداد والمتابعة. يجب محاذاة كل عنوان ويجب أن يكون هناك مسافة واحدة بين كل عنوان. بدءًا من الجزء السفلي من المستند ، يجب أن يحتوي خطاب العمل الخاص بك على العناوين التالية:
- تاريخ اليوم أو تاريخ إرسال الخطاب. التاريخ مهم لأنه يمكن استخدامه كملاحظة وملاحظة المستلم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكون للتمور أيضًا استخدامات قانونية. لذا تأكد من أن التاريخ دقيق.
- اعد العنوان. يحتوي هذا القسم على عنوانك منسقًا بنمط العنوان القياسي. إذا كان عنوانك موجودًا بالفعل على الورق ذي الرأسية ، فيمكنك تخطي هذا القسم.
- العنوان من الداخل. يحتوي هذا القسم على اسم وعنوان الشخص الذي تلقى الرسالة. استخدام كلمة السيد / السيدة اختياري. لذلك ، على سبيل المثال ، إذا كتبت رسالة إلى نينا مارلينا ، يمكنك كتابة السيدة. باسمه إذا لم تكن متأكدًا من حالته الاجتماعية.
- يعتبر. يمكن استخدام الكلمات "عزيزتي السيدة مارلينا" أو "عزيزتي نينا مارلينا" في التحية. إذا لم تكن متأكدًا من الذي سيقرأ الرسالة ، فاستخدم كلمة "مع خالص التقدير". يمكنك أيضًا استخدام "إلى الأطراف المهتمة" ، ولكن فقط كملاذ أخير إذا كنت لا تعرف من هو جمهورك.
- نص الرسالة. سنناقش هذا أكثر في القسم التالي من المقالة.
- خطاب تعريف مع التوقيع. يمكنك استخدام الكلمات "مع خالص التقدير" أو "تحياتي".
جزء 2 من 2: كتابة خطاب عمل
الخطوة 1. حدد جمهورك
يجب أن يظل أسلوب الخطاب احترافيًا دائمًا ، بغض النظر عن هوية الجمهور. ومع ذلك ، يمكنك تعديل لغتك أو اختيار الكلمات بناءً على الشخص الذي سيتلقى رسالتك. إذا كنت تكتب لقسم الموارد البشرية في شركة أخرى ، فقد تحتاج إلى استخدام لغة رسمية أكثر. ولكن إذا كنت تكتب لعميل معين ، فيمكنك استخدام لغة غير رسمية أو غير رسمية.
- إن تحديد جمهورك يعني أيضًا أنك ستمنع التشويش في جمهورك. تجنب استخدام المصطلحات التي لن يفهمها القراء. من المحتمل ألا يعرف العملاء الاختصارات المستخدمة في برنامج الفضاء الخاص بشركتك ، على سبيل المثال ، لذا تجنب استخدامها في الأحرف.
- القاعدة الأولى لكتابة خطاب عمل جيد هي أنه يجب أن يكون واضحًا وموجزًا ومهذبًا.
الخطوة 2. اشرح الغرض من الحرف في السطر الأول
ضع في اعتبارك الغرض من الرسالة. هل هو السماح للعملاء بمعرفة موقعك الجديد في جزء جديد من المدينة؟ هل هو تذكير العملاء بالفواتير أو الأرصدة غير المسددة؟ أو للرد على شكاوى العملاء؟ مع وضع هذا الهدف في الاعتبار ، اكتب السطر الأول الذي يتيح للقارئ معرفة ما هو الخطاب على الفور. لا تكتب الغرض من الخطاب غير الواضح. توجه مباشرة إلى الهدف.
- ابدأ باستخدام "أنا" إذا كنت تعبر عن رأيك بصفتك صاحب عمل. استخدم "نحن" إذا كنت تكتب نيابة عن شركة أو مؤسسة.
- ركز على العبارات المباشرة مثل: "بهذه الرسالة نبلغك" أو "بهذه الرسالة نطلبها". يمكنك أيضًا استخدام عبارة "أنا" إذا كنت تكتب خطابًا بصفتك صاحب عمل. على سبيل المثال: "لقد اتصلت بك بسبب" أو "سمعت مؤخرًا عن … وأريد معرفة المزيد عن …"
- على سبيل المثال ، إذا كتبت (صاحب العمل) إلى نينا مارلينا بشأن فاتورة غير مدفوعة منذ الشهر الماضي ، فابدأ الخطاب بـ: "لقد اتصلت بك لأن لديك رصيدًا غير مدفوع في حسابك منذ مارس 2015."
- أو ، إذا كنت موظفًا في شركة وكنت تكتب للرد على شكوى العملاء بشأن برنامج الفضاء الخاص بالشركة ، فابدأ الخطاب بـ: "لقد تلقينا شكواك بشأن برنامج الفضاء الخاص بنا على كوكب المريخ".
- إذا كنت تكتب رسالة لإعلام القراء بأنهم فازوا في مسابقة ، أو أن لديهم مكانًا في برنامج الدراسات العليا ، فابدأ بعبارة مثل: "يسعدني إخبارك بذلك …" أو "نحن أحب أن أخبرك أن … ".
- إذا كنت تنقل أخبارًا سيئة ، فابدأ بعبارة مثل: "بقلب مثقل نقول لك …". أو ، "بعد دراسة متأنية ، قررت عدم …".
الخطوة 3. استخدم الجمل النشطة ، وليس الجمل السلبية
نستخدم صيغة المبني للمجهول طوال الوقت في الكلام العادي. لكن الصوت المبني للمجهول يمكن أن يجعل كتابتك تبدو باهتة أو مربكة. تعتبر الجمل النشطة أكثر فاعلية في خطابات الأعمال لأنها تُظهر أسلوبًا أكثر حزماً في اللغة.
- مثال على الجملة السلبية هو: "ما الشكوى التي يمكنني التعامل معها من أجلك؟" موضوع الجملة ، أي العميل ("أنت") ، يظهر في نهاية الجملة ، وليس في بداية الجملة.
- من الأمثلة على الجملة النشطة: "ماذا يمكنني أن أفعل لمعالجة شكواك؟" هذه النسخة من الجملة ، بالصوت النشط ، أكثر وضوحًا وأسهل في الفهم للقارئ.
- قد يكون استخدام صيغة المبني للمجهول طريقة جيدة لتوصيل رسالتك دون لفت الانتباه إلى النقاط الخاطئة أو غير السارة. لكن استخدم صيغة المبني للمجهول فقط في هذه الحالة. بشكل عام ، يكون الصوت النشط أكثر فاعلية في خطاب العمل.
الخطوة 4. الرجوع إلى الأحداث السابقة أو الاتصالات السابقة مع القراء ، إن وجدت
ربما تكون قد اتصلت بـ Nina Marlina في وقت سابق من الشهر الماضي لتحذيرها بشأن فاتورتها غير المدفوعة. أو ربما عبر العملاء عن خيبة أملهم من برنامج الفضاء الشهر الماضي في أحد المؤتمرات. إذا كنت قد اتصلت بالقراء من قبل ، فاذكر ذلك. سيذكر ذلك القارئ بجهات الاتصال السابقة ويجعل خطاب العمل أكثر إلحاحًا وأهمية.
استخدم عبارات مثل: "وفقًا لرسالتي السابقة حول فاتورتك غير المدفوعة …" أو "شكرًا على دفعتك في مارس". أو "الاستماع إلى مشاكلك مع برنامج الفضاء في مؤتمر في مايو كان مفيدًا للغاية"
الخطوة 5. تقديم طلب أو عرض للمساعدة
أظهر أسلوبًا إيجابيًا للغة للقارئ من خلال تقديم طلب مهذب أو عرض مساعدة في شكل علاقة عمل.
- لنفترض أنك صاحب عمل تحاول إقناع العملاء بدفع الفواتير. استخدم عبارات مثل: "أنا أقدر اهتمامك السريع بفاتورتك غير المدفوعة".
- لنفترض أنك تكتب نيابة عن شركتك. استخدم عبارات مثل: "نرغب في ترتيب لقاء وجهًا لوجه معك ومع رئيس قسم الموارد البشرية لدينا."
- يجب عليك أيضًا عرض الإجابة على أي أسئلة أو مخاوف قد تكون لدى القراء. استخدم عبارات مثل: "يسعدني الرد على أي أسئلة أو مخاوف قد تكون لديك بشأن الفواتير الخاصة بك" أو "هل تريد منا أن نقدم لك مزيدًا من التفاصيل حول هذا البرنامج؟"
الخطوة 6. لخص الرسالة
أضف عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء من جانبك أو من جانب القارئ. يمكن أن يكون هذا الطلب طلبًا للدفع بتاريخ محدد ، أو ملاحظة حول إعداد اجتماع رسمي مع القارئ.
- أضف جملة للاتصال بمستلم الرسالة في المستقبل. "أتطلع إلى رؤيتك في اجتماع الميزانية الأسبوع المقبل." أو "أتطلع إلى مناقشة هذا الأمر معك بشكل أكبر أثناء زيارتك لمقرنا الرئيسي".
- سجل أي مستندات قمت بتضمينها مع رسالتك. أضف عبارات مثل "فواتير مرفقة غير مدفوعة" أو "نسخة مرفقة من برنامج تمديد الفضاء الخاص بنا".
- قم بإنهاء الرسالة بجملة ختامية. استخدم "مع خالص التقدير" أو "مع خالص التقدير" للعميل أو العميل.
- استخدم "تحيات" للرسائل الرسمية إلى الأشخاص الذين لا تعرفهم على الإطلاق.
- ما عليك سوى استخدام "تحياتي" أو "مع خالص التقدير" إذا كنت تكتب إلى شخص تعرفه جيدًا أو لديك علاقة عمل معه.
الخطوة 7. تصحيح الرسالة
كل التنسيق الدقيق والكتابة تذهب سدى إذا كانت الرسالة مليئة بالأخطاء الإملائية!
- ابحث عن كل جملة تستخدم صيغة المبني للمجهول ، وحاول تغيير الجملة إلى جملة نشطة.
- انتبه لأي جمل طويلة جدًا أو غير واضحة ومباشرة. في خطابات الأعمال ، عادةً ما يكون الأقل هو الأفضل ، لذا قلل طول الجملة إن أمكن.
