هل تحتاج إلى كتابة خطاب احترافي جيد ولا تشوبه شائبة؟ تتبع معظم خطابات الأعمال تنسيقًا ثابتًا وسهل التعلم يمكنك تطبيقه على أي نوع من المحتوى. يجب أن تحتوي خطابات العمل دائمًا على التاريخ ، ومعلومات المرسل والمستلم ، وفقرات قليلة من النص. اتبع الخطوات أدناه وقم بإجراء التعديلات وفقًا لمعايير شركتك.
خطوة
جزء 1 من 4: بدء رسالة
الخطوة 1. تعرف على الشكل
مهما كان محتوى رسالتك ، هناك بعض العروض التقديمية لخطابات العمل القياسية التي يجب اتباعها. يجب كتابة خطابات العمل وصياغتها بخط مشترك ، مثل Arial أو Times New Roman. استخدم فقرات الحظر. أي أنك تبدأ فقرة جديدة بالضغط على Enter مرتين. في فقرات الكتلة ، لا تجعل المسافة البادئة للسطر الأول.
- استخدم هامش 2.54 سم من جميع الجوانب.
- يجب أيضًا كتابة خطابات العمل المرسلة عبر البريد الإلكتروني بخط مشترك. لا تستخدم النصوص أو الألوان بخلاف الأسود والأبيض في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.
الخطوة 2. اختر نوع الورق المناسب
يجب طباعة الحروف على ورق A4 مقاس 21 × 29.7 سم أو A4 مقاس 21.5 × 29.7 سم. يمكن طباعة عدة خطابات أو عقود طويلة على ورق مقاس F4 أو ورق مقاس 21 × 33 سم.
إذا كان سيتم إرسال الخطاب بالبريد ، ففكر في طباعته على ورق الشركة ذي الرأسية. سيعزز استخدام الورق ذي الرأسية الانطباع المهني ويوفر شعار الشركة ومعلومات الاتصال
الخطوة الثالثة. ضمِّن معلومات عن شركتك
اكتب اسم الشركة وعنوانها ، واستخدم سطرًا جديدًا لتمييز كل جزء من العنوان. إذا كنت تعمل لحسابك الخاص أو كنت متعاقدًا مستقلاً ، فضع اسمك في مكان اسم الشركة أو أعلى اسم شركتك
- إذا كان لشركتك بالفعل ورق ذو رأسية ، فيمكنك استخدامه بدلاً من الاضطرار إلى كتابة اسم الشركة وعنوانها.
- إذا كان العنوان بحاجة إلى الكتابة ، فيجب محاذاته إلى يمين أو يسار الجزء العلوي من الصفحة ، اعتمادًا على تفضيلاتك وتفضيلات الشركة.
- إذا تم إرسال الرسالة إلى الخارج ، فاكتب اسم بلدك بأحرف كبيرة.
الخطوة 4. أدخل التاريخ
تدوين التاريخ بالكامل هو الخيار الأكثر احترافًا. على سبيل المثال ، اكتب "1 أبريل 2012". يجب ترك التاريخ بمحاذاة ، على بعد بضعة أسطر فوق معلومات المستلم.
إذا كنت تكتب الخطاب على مدار عدة أيام ، فاستخدم التاريخ الذي أكملته فيه
الخطوة 5. أضف معلومات المستلم
اكتب معلومات المستلم بالترتيب التالي: الاسم الكامل والمسمى الوظيفي (إن وجد) واسم الشركة والعنوان. استخدم سطرًا جديدًا لكل معلومة. إذا لزم الأمر ، قم بتضمين رقم مرجعي. يجب ترك معلومات المستلم في محاذاة ، بحيث تكون أسفل التاريخ ببضعة أسطر.
نوصي بتوجيه الرسالة إلى شخص معين. بهذه الطريقة ، سيتمكن الشخص المعني من الرد على رسالتك. إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي تخاطبه ، فابحث قليلاً. اتصل برقم هاتف الشركة المستلمة للحصول على الاسم والمسمى الوظيفي
الخطوة 6. اختر تحية
التحية هي مؤشر مهم على الاحترام ، وستعتمد التحية التي تستخدمها على من يستقبلها ، وما إذا كنت تعرف المتلقي جيدًا ، وكذلك مدى رسمية علاقتك به. ضع في اعتبارك الخيارات التالية:
- استخدم "لمن يهمه الأمر" ، فقط إذا كنت لا تعرف بالضبط من تخاطبه.
- إذا كنت لا تعرف المستلم ، فإن "سيدي العزيز / سيدتي" هو خيار آمن.
- يمكنك أيضًا استخدام الاسم الكامل للمستلم ولقبه ، على سبيل المثال ، "عزيزي دكتور ديوي ساري".
- إذا كنت تعرف المستلم جيدًا ولديك علاقة غير رسمية مع المستلم ، فيمكنك التفكير في استخدام الاسم الأول ، على سبيل المثال ، "عزيزتي سوزان".
- إذا لم تكن متأكدًا من نوع جنس المستلم ، فقم ببساطة بتدوين الاسم بالكامل ، على سبيل المثال ، "عزيزي كريس دامانيك"
- لا تنس أن تضع فاصلة بعد التحية أو فاصلة منقوطة إذا استخدمت "لمن يهمه الأمر".
جزء 2 من 4: تأليف نص الرسالة
الخطوة 1. استخدم أسلوب الكتابة الصحيح
وفقًا للمثل ، الوقت هو المال ، ومعظم رجال الأعمال لا يحبون إضاعة الوقت. لذلك ، يجب أن يكون أسلوب كتابة رسالتك موجزا واحترافيًا. رتب رسالتك بحيث يمكن قراءتها بسرعة وبشكل مباشر في صلب الموضوع وتضمين فقط تعليقات شخصية موجزة في الفقرة الأولى. على سبيل المثال ، يمكنك البدء بعبارة "فيما يتعلق بـ …" والمتابعة من هناك.
- لا تفكر كثيرًا في التحولات الجميلة أو الكلمات الصعبة أو الجمل الطويلة المتعرجة. الغرض من رسالتك هو توصيل ما يجب قوله بأسرع ما يمكن وبوضوح.
- استخدم نبرة مقنعة. غالبًا ما يكون الغرض من رسالتك هو إقناع القارئ بفعل شيء ما ، مثل تغيير رأيه أو إصلاح مشكلة أو إرسال أموال أو اتخاذ إجراء. لذا ، أنقل طلبك وأسبابك بالنبرة الصحيحة.
الخطوة 2. استخدم الضمائر الشخصية
استخدام الضمائر "أنا" و "نحن" و "أنت" في خطابات الأعمال مقبول تمامًا. عبر عن نفسك كـ "أنا" والقارئ كـ "أنت".
كن حذرًا إذا كنت تكتب خطابًا نيابة عن منظمة. إذا كنت تحاول نقل آراء الشركة ، فيجب عليك استخدام "نحن" حتى يعرف القراء أن الشركة وراء بيانك. إذا كنت تعبر عن رأي شخصي ، فاستخدم "أنا"
الخطوة 3. اكتب بوضوح ودقة
تأكد من أن القارئ يفهم حقًا ما تكتبه. سيستجيب القراء بسرعة فقط إذا كان الهدف من رسالتك واضحًا. على وجه الخصوص ، إذا كانت هناك نتيجة أو إجراء ترغب في أن يتخذه القارئ عند تلقي الرسالة ، فقم بتوضيحها. صف موقفك في أقل عدد ممكن من الكلمات.
الخطوة 4. استخدم الجمل النشطة
عند وصف موقف أو تقديم طلب ، تأكد من اختيار الصوت النشط ، وليس الصوت المبني للمجهول. الصوت المبني للمجهول سيجعل كتابتك غامضة أو عامة. بالإضافة إلى ذلك ، تعتبر الجمل النشطة أكثر فاعلية وهي مباشرة في صلب المشكلة. على سبيل المثال:
- سلبية: لم يتم تصميم النظارات الشمسية أو تصنيعها مع وضع المتانة في الاعتبار.
- نشط: تقوم شركتك بتصميم وتصنيع النظارات الشمسية بغض النظر عن متانتها ،
الخطوة 5. استخدم لغة المحادثة إذا شعرت أنها مناسبة
الرسائل مكتوبة من قبل البشر ومن أجلهم. تجنب نسخ الحروف كلما أمكن ذلك. لا يمكنك بناء العلاقات عن طريق نسخ الحروف القياسية. ومع ذلك ، لا تستخدم لغة غير قياسية أو لغة عامية ، مثل "كما تعلم" أو "أعني" أو "أريد". قم بتطبيق أسلوب كتابة خطاب العمل ، ولكن اكتب كلمات ودودة ومهذبة.
- إذا كنت تعرف المستلم جيدًا ، يمكنك إضافة تحية من سطر واحد.
- استخدم حدسك للحكم على مقدار الشخصية التي ستظهرها الرسالة. في بعض الأحيان ، يمكن للقليل من الفكاهة أن يساعدك على مستوى الأعمال ، لكن فكر جيدًا قبل استخدامه.
الخطوة 6. ابق مهذبا
حتى لو أرسلت خطاب شكوى أو شكوى ، فلا يزال بإمكانك أن تكون مهذبًا. ضع في اعتبارك موقف المستلم وقدم أكبر قدر ممكن من المساعدة لاستيعاب الموقف.
مثال على شكوى غير مهذبة: "أعتقد أن نظارتك الشمسية سيئة ولن أشتري منتجك مرة أخرى". مثال على شكوى مهذبة سيكون: "أشعر بخيبة أمل من صنع نظارتك الشمسية ، في المستقبل أخطط لشراء ماركة أخرى من النظارات الشمسية"
الخطوة 7. استخدم ورقة ذات رأسية "ثانية" لصفحات إضافية
معظم خطابات الأعمال موجزة بما يكفي لتلائم صفحة واحدة. ومع ذلك ، إذا كان عليك كتابة خطاب أطول ، مثل عقد أو قرار قانوني ، فقد تكون هناك حاجة إلى صفحات إضافية. استخدم ورقة ذات رأسية "ثانية" ، والتي تحتوي عادةً على عنوان قصير ومصنوعة من نفس نوع الورق مثل الورق ذي الرأسية الرئيسي.
قم بتضمين رقم الصفحة في الصفحة الثانية والصفحات التالية ، في الجزء العلوي من الصفحة. ستحتاج أيضًا إلى تضمين اسم المستلم وتاريخه
الخطوة 8. قم بإنهاء رسالتك
في الفقرة الأخيرة ، لخص نقاطك وقم بتأكيد الإجراء الذي ستتخذه أو ما تتوقعه من المستلم. ضع في اعتبارك أن المستلم قد يتصل بك بأسئلة أو مخاوف تتعلق بالخطاب ، ثم اشكره على اهتمامه بالرسالة التي أرسلتها.
جزء 3 من 4: إغلاق الرسالة
الخطوة 1. اختر تحية ختامية
التحية الختامية ، مثل التحية الافتتاحية ، هي مؤشر على الاحترام والشكليات. "بصدق" أو "مع خالص التقدير" هي أسلم تحيات الختام. يمكنك أيضًا التفكير في "مع أطيب التحيات" أو "التحيات". التحيات التي ليست رسمية للغاية ولكن لا تزال تتمتع بنبرة احترافية هي "تحياتي النجاح" و "تحياتي" و "شكرًا لك". استخدم فاصلة بعد الترحيب الختامي.
الخطوة 2. ضع توقيعك
اترك أربعة أسطر فارغة لتوقيعك. قم بالتوقيع بعد طباعة الخطاب ، أو إذا أرسلته عبر البريد الإلكتروني ، امسح صورة توقيعك والصقه في قسم التوقيع. اختيار الحبر للتوقيع أزرق أو أسود.
إذا كنت تقوم بتوقيع خطاب نيابة عن شخص ما ، فاكتب "pp:" قبل توقيعك. تعني "pp" لكل وكيل ، وهو ما يعني "ممثل" أو "بالنيابة عن"
الخطوة 3. أدخل اسمك ومعلومات الاتصال بك عن طريق الكتابة
أسفل توقيعك ، قم بتضمين معلوماتك بما في ذلك اسمك ولقبك ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني وغيرها من وسائل الاتصال المناسبة. استخدم سطرًا جديدًا لكل نوع من المعلومات.
الخطوة 4. أضف الأحرف الأولى من اسم الطابعة
إذا كان الشخص الذي يكتب الحرف والمؤلف شخصًا مختلفًا ، فيجب عليك إضافة الأحرف الأولى من اسم الكاتب أسفل كتلة التوقيع. في بعض الأحيان ، يتم أيضًا تضمين الأحرف الأولى لمؤلف الرسالة. وبالتالي ، من الذي عمل على الرسالة سيكون واضحًا.
- إذا قمت بتضمين الأحرف الأولى من اسم الطابعة فقط ، فاكتبها بأحرف صغيرة ، على سبيل المثال ، mj.
- إذا قمت أيضًا بتضمين الأحرف الأولى للمؤلف ، فاكتبها بأحرف كبيرة مع الأحرف الأولى من اسم الكاتب بالحروف الصغيرة ، على سبيل المثال ، RW: mj. تضيف الأنماط الأخرى شرطة مائلة بين الأحرف الأولى ، مثل RW / mj.
الخطوة 5. قم بتضمين معلومات المرفقات
إذا كنت تقوم بإرفاق مستندات إضافية لمراجعة المستلمين ، فقم بتدوين بضعة أسطر أسفل معلومات الاتصال توضح عدد ونوع المستندات المرفقة. على سبيل المثال ، اكتب: "الملحق (2): سيرة ذاتية ، كتيب." أو ، في النمط التقليدي ، اكتب وصف المرفق في أعلى الرسالة ، أسفل التاريخ.
يمكنك أيضًا اختصار "مرفق" بكلمة "مصباح"
الخطوة 6. قم بتضمين نسخة من المعلومات
إذا كنت ترسل نسخة من الرسالة إلى شخص آخر ، فيجب عليك تضمينها في الرسالة. يتم توضيح ذلك من خلال كتابة "cc:" أو "Copy" أسفل سطر "المرفق" ، جنبًا إلى جنب مع اسم وعنوان مستلم النسخة (تشير "cc" إلى نسخة مجاملة ، ولكنها في الماضي كانت تعني نسخة كربونية عندما كانت الحروف لا تزال تُطبع على آلة كاتبة ونسخها بورق الكربون).
- على سبيل المثال ، اكتب: "cc: Mari Santi ، نائب مدير التسويق"
- إذا أضفت أكثر من اسم واحد ، فقم بمحاذاة الاسم الثاني تحت الاسم الأول ، ولكن بدون "cc:"
جزء 4 من 4: استكمال الرسائل
الخطوة الأولى. قم بإجراء التعديلات
العرض هو عنصر أساسي في الاحتراف. تأكد من أن المستلم يمكنه بسهولة رؤيتك كشخص قادر ومسؤول عن طريق تحرير رسالتك والتحقق من الأخطاء. استخدم المدقق الإملائي في معالج النصوص الخاص بك ، ولكن لا تنس قراءته بعناية قبل الإرسال.
- اسأل نفسك ، هل الرسالة واضحة وموجزة؟ هل هناك فقرات أطول من 3-4 جمل؟ إذا كان الأمر كذلك ، فحدد ما إذا كان يمكنك إزالة العبارات غير الضرورية.
- إذا كانت الرسالة مهمة جدًا ، فقد تحتاج إلى أن يقرأها صديق أو زميل في العمل. في بعض الأحيان ، يمكن لأشخاص آخرين المساعدة في اكتشاف أخطاء اللغة أو الاحراج التي قد لا تكون على دراية بها.
الخطوة 2. لا تمسك الصفحات معًا باستخدام دباسة
إذا كانت رسالتك تتكون من عدة صفحات ، فلا ينبغي استخدام دباسة. إذا كنت تريد التأكد من ترتيب الصفحات ، فقم بقصها مع مشبك ورق في الزاوية اليسرى العليا.
الخطوة 3. إرسال
إذا كنت ترسل الرسالة في البريد ، فاستخدم مظروفًا تجاريًا. إذا كان متاحًا ، استخدم مظروفًا يحمل شعار شركتك. اكتب عنوان المرسل وعنوان المستلم بدقة. قم بطي الحرف في الثلث حتى يفتح المستلم الجزء العلوي أولاً قبل فتح الجزء السفلي. تأكد من لصق طوابع كافية ، ثم أرسلها.
- إذا شعرت أن خط يدك ليس رائعًا ولا يتطابق مع شخصيتك المهنية ، فاكتب العنوان في معالج النصوص الخاص بك واطبعه على الظرف.
- إذا كانت الرسالة عاجلة و / أو مستعجلة ، ففكر في إرسالها عبر البريد السريع.
- إذا كنت تريد إرسالها عبر البريد الإلكتروني ، فقم أولاً بتحويلها إلى HTML أو احفظها كملف PDF حتى لا يتغير التنسيق. ومع ذلك ، سيكون من الرائع إرسال الرسالة فعليًا.
نصائح
- استخدم قلمًا عالي الجودة لتوقيع الحروف.
- الرد على الرسائل بسرعة. إذا لم تتمكن من الرد في غضون أسبوع ، فمرره إلى المستلم وأخبره متى يمكنه انتظار ردك.
- أكِّد على الجانب الإيجابي. تحدث عما يمكنك فعله ، وليس ما لا يمكنك فعله. على سبيل المثال ، إذا لم يكن المنتج متوفرًا في المخزون ، فلا تخبر العميل أنه لا يمكنك الوفاء بطلبه. بدلاً من ذلك ، قل أن المنتج يحظى بشعبية كبيرة وقد تم بيعه بالكامل. ثم أخبرهم متى يمكنك تلبية طلبهم.
-
إذا كنت تكتب خطابًا معقدًا ، فاكتب المخطط التفصيلي أولاً.
- اكتب أي موضوع تريد تغطيته ، ولا داعي للتفكير في الترتيب.
- لكل موضوع ، قم بعمل قائمة بالكلمات المفتاحية ، والأمثلة ، والحجج ، والحقائق.
- لاحظ صلة كل موضوع في القائمة بالغرض والمتلقي من الرسالة.
- تجاهل الأجزاء التي لا تحتاج إليها.
- رتب المعلومات بالترتيب الأفضل للقارئ.
تحذير
- لا تستخدم لغة الإطراء. المديح الصادق مقبول ، لكن الثناء المفرط يعني أنك في العمل تعتمد على المديح وليس الكفاءة.
- لا تستخدم لغة فظة أو انتهازية. تذكر أنك تحاول إصلاح أو بدء علاقة عمل من خلال هذه الرسالة.
