هل ارتكبت مؤخرًا خطأ فادحًا أو جرحت مشاعر شخص ما؟ إذا كان الأمر كذلك ، فلا تتردد في الاعتذار بطريقة صادقة وفعالة ، مثل كتابة خطاب. في الواقع ، كتابة خطاب اعتذار - سواء كان شخصيًا أو مهنيًا - مفيد جدًا لتصحيح أخطائك وكذلك علاقتك بالشخص المعني. ومع ذلك ، تأكد من تطبيق الطرق المختلفة أدناه لجعل رسالتك تبدو صادقة وفي صلب الموضوع.
خطوة
الطريقة 1 من 3: إنشاء خطاب اعتذار شخصي
الخطوة الأولى: اسأل عما يمكنك فعله لتحسين الوضع
من المحتمل أن الشخص المعني يعرف بالضبط ما عليك القيام به لإصلاح الخطأ. إن طرح رأيهم يظهر استعدادك لفعل كل ما يلزم لقبول اعتذارهم وتحسين الوضع.
على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول ، "أدرك أنني أفسدت حفلتك لأنني لم أحضر على الرغم من أن لدي موعدًا. هل تريد مني أن أتعامل معك بمشروب في مقهى أو أن أقوم بتناول العشاء في منزلي ، لذا لم تعد تغضب بعد الآن؟ كما تعلم ، صداقتنا مهمة جدًا بالنسبة لي."
الخطوة 2. اعرض إمكانية الاجتماع للاعتذار شخصيًا
حتى لو كان الأمر يعتمد حقًا على المشكلة المطروحة ، حاولي سؤاله حتى تتمكني من الاعتذار شخصيًا. قبل إنهاء الخطاب ، عبر عن رغبتك في مقابلته في مكان محايد حتى تتمكن من الاعتذار شخصيًا. على الرغم من أنه قد يتم رفض العرض من قبله ، إلا أنه لا يزال يعرضه.
على سبيل المثال ، قد تقول ، "أردت حقًا مقابلتك حتى أتمكن من الاعتذار شخصيًا. من فضلك قل الوقت الذي يناسبك ، حسنا؟"
الخطوة 3. استخدم تحية ختامية قادرة على التعبير عن مشاعرك
إذا كانت الرسالة شخصية ، فتأكد أيضًا من استخدام تحية ختامية غير رسمية وعاطفية. على سبيل المثال ، يمكنك وضع "تحياتي" أو "معذرة" أو "تحياتي" في نهاية الخطاب.
طريقة 2 من 3: إنشاء سورة اعتذار احترافية
الخطوة 1. قدم حلاً للمشكلة ذات الصلة
إذا كان الاعتذار موجهًا لعملاء عملك ، فتأكد من أنهم يعرفون أنك جاد في تصحيح الخطأ. على سبيل المثال ، حاول تقديم حلول ملائمة وقابلة للتطبيق ، بدلاً من مجرد الرغبة في أن يسمعها العملاء.
إذا كانت الرسالة موجهة إلى أحد عملاء عملك ، فحاول أن تقول ، "لتصحيح خطأ تسليم سابق ، سنعيد المنتج نفسه بدون شحن ونقدم خصمًا بنسبة 30٪ على طلبك التالي."
الخطوة الثانية. أوضح أن موقفًا مشابهًا لن يحدث مرة أخرى
في الفقرة الأخيرة ، صِف مختلف الخطوات الوقائية التي اتخذتها لمنع تكرار نفس الأخطاء في المستقبل. كن محددًا بشأن جميع طرق الوقاية التي اتخذتها ومدى فعاليتها في التعامل مع نفس المشكلة.
على سبيل المثال ، قد تقول ، "لقد نفذت حتى الآن مجموعة متنوعة من الأساليب لمنع حدوث تأخيرات في المشروع في المستقبل. أحدها إعداد تقويم عبر الإنترنت لتذكيرني بأسبوع ، ويوم واحد ، و 8 ساعات قبل المشروع المواعيد النهائية للإنجاز. ، لقد أعدت أيضًا قائمة أكثر تفصيلاً بمسؤوليات الوظيفة بحيث يمكن إكمال كل مشروع أعمل فيه في الوقت المحدد."
الخطوة 3. ضع تحية ختامية مناسبة
إذا كانت الرسالة لأغراض تجارية ، فتأكد من استخدام تحية رسمية مثل "مع خالص التقدير" أو "تحية طيبة" لإغلاق الرسالة.
طريقة 3 من 3: تحديد نغمة الرسالة
الخطوة الأولى. استخدم نبرة صوت مهذبة ومهنية لإرسال خطاب اعتذار إلى زميل في العمل
إذا كان الاعتذار موجهًا إلى رئيسك في العمل أو شريك عمل آخر ، فاحرص على أن تكون نبرة صوتك مهذبة ورسمية ومهنية. اشرح الموقف واعتذر بدقة وبشكل مباشر وواضح. لا تستخدم أسلوبًا مألوفًا في الحديث على أمل أن يتمكن الشخص الآخر من مسامحتك بسهولة أكبر بعد ذلك.
- على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول ، "مرة أخرى ، أعتذر بصدق عن الخطأ الذي حدث. وأعدك في المستقبل باتخاذ خطوات وقائية مختلفة لضمان عدم تكرار مثل هذا الخطأ مرة أخرى."
- لا تقل ، "أنا آسف حقًا! أتمنى أن تسامحني". تبدو الجملة غير رسمية للغاية بالنسبة لرسالة اعتذار مهنية.
الخطوة الثانية. استخدم نبرة صوت صادقة وصادقة
إذا كان الاعتذار موجهًا إلى شخص مهم في حياتك الشخصية ، فتأكد من أن نبرة الخطاب شخصية لتجعل رسالتك أكثر صدقًا وأقل إجبارًا.
على سبيل المثال ، حاول أن تقول ، "أنا آسف حقًا لأنني آذيت مشاعرك بالذهاب بعيدًا جدًا عندما كنت تمزح. لم أفكر قبل أن أتحدث ، لكنني الآن أفهم سبب غضبك. أنا آسف."
الخطوة الثالثة. لا تختلق الأعذار
سيكون الدافع وراء كل خطأ هو الموقف. ومع ذلك ، لا تستخدم الموقف كذريعة لتبرير خطأك! صدقني ، القيام بذلك سيجعل اعتذارك يبدو غير صادق. استمر في التركيز على الخطأ الذي ارتكبته واعتذارك!
على سبيل المثال ، بدلاً من أن تقول ، "أنا آسف لإهمال هذا المشروع. ولكن في ذلك الوقت ، كان ابني مريضًا وبعد ذلك استغرقت الإجازات العائلية ، "حاول أن تقول ،" أنا آسف لإهمال هذا المشروع. وبناءً على هذه التجربة ، فقد وضعت خطة محددة لمنع تكرار نفس الوضع في المستقبل"
الخطوة 4. لا تلوم الآخرين
بغض النظر عن مدى إغراء إلقاء اللوم على شخص آخر في خطاب اعتذارك ، فلا تفعل ذلك! صدقني ، كل كلماتك في نص الرسالة ستكون بلا معنى إذا فعلت ذلك. نتيجة لذلك ، سيكون من الصعب على الشخص المعني قبول اعتذارك بعد ذلك.
الخطوة 5. وقّع الخطاب
خذ الوقت الكافي لإضافة لمستك الشخصية (مثل التوقيع) إلى الرسالة ؛ أظهر أن الرسالة مهمة حقًا بالنسبة لك. يجب عليك طباعة الرسائل الشخصية والمهنية وتوقيعها قبل إعطائها للشخص المعني.
- يجب إرسال خطاب اعتذار احترافي من خلال قناة أكثر رسمية (مثل البريد العادي). في غضون ذلك ، يمكنك تقديم خطاب اعتذار مهني بنفسك إلى الشخص المعني.
- إذا كنت تواجه مشكلة في توقيع الخطاب شخصيًا ، فقم على الأقل بتضمين توقيع رقمي. توفر بعض برامج الكمبيوتر خيارات خاصة لإنشاء التوقيعات الرقمية وإلصاقها بمستندات مختلفة. إذا أردت ، يمكنك أيضًا وضع توقيعك على قطعة من الورق ، ثم مسحها ضوئيًا ، وحفظها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك بتنسيق صورة ، ثم إدخالها في المستند المطلوب.
