خطة العمل هي مجموعة من الأهداف والعمليات التي يمكن أن تساعد الفريق و / أو الشخص على تحقيق هذا الهدف. من خلال قراءة خطة العمل ، يمكنك فهم حجم المشروع بشكل أفضل. سواء تم استخدامها في مكان العمل أو في الأوساط الأكاديمية ، تساعدك خطط العمل في الحفاظ على تنظيم المشاريع. من خلال خطة العمل ، يمكنك تقسيم العملية إلى مهام صغيرة وخفيفة مع معرفة ما تريد تحقيقه. تعرف على كيفية إنشاء خطة عمل حتى تكون مستعدًا بشكل أفضل لمشروعك التالي.
خطوة
الخطوة 1. قرر ما هي خطة عملك
هناك العديد من الأسباب التي تجعلنا نطور خطة عمل. حدد هذا الهدف مقدمًا حتى تتمكن من الاستعداد للمشروع جيدًا. تذكر أن معظم خطط العمل صالحة لفترة زمنية معينة ، على سبيل المثال 6 أشهر أو سنة واحدة.
- تساعد خطة العمل في المكتب رئيسك في معرفة المشاريع التي ستعمل عليها خلال الأشهر القليلة القادمة. يحتاج مديرك إلى هذه المعلومات عادةً بعد مراجعة الأداء السنوية أو عندما يعمل فريقك في مشروع كبير. يمكن أن تكون خطة العمل أيضًا نتيجة لجلسة تخطيط استراتيجي تقوم بها الشركة في بداية تقويم جديد أو سنة مالية.
- في العالم الأكاديمي ، تعد خطط العمل مناسبة للاستخدام من قبل الطلاب للعمل في مشاريع كبيرة ، أو من قبل المحاضرين لتصميم منهج دراسي لكل فصل دراسي.
- بالنسبة للمشاريع الشخصية ، تمنحك خطة العمل فكرة عما تنوي القيام به ، وكيف ستفعله ، ومتى تخطط لإكماله.
الخطوة الثانية. اكتب مقدمة وخلفية
للحصول على خطة عمل احترافية ، يجب عليك كتابة مقدمة وخلفية. سيحصل رئيسك أو مديرك على المعلومات التي يحتاجونها لفهم خطة العمل. من ناحية أخرى ، لا تحتاج خطط العمل الأكاديمية عادةً إلى مقدمة وخلفية.
- يجب أن تكون المقدمة قصيرة ومثيرة للاهتمام. ذكر رئيسك في العمل بسبب وضع خطة العمل هذه. عرفيه على مشروع ستعمل عليه خلال فترة زمنية معينة.
- يجب أن توضح الخلفية سبب إنشاء خطة العمل. يمكنك القيام بذلك ، على سبيل المثال ، من خلال تقديم تفاصيل أو إحصائيات عن أحدث تقرير ، أو تحديد المشكلات التي تحتاج إلى معالجة ، أو أسباب أخرى بناءً على المدخلات والملاحظات التي تلقيتها أثناء العمل في المشاريع السابقة.
الخطوة 3. تحديد الأهداف والغايات
الأهداف والغايات شيئان مترابطان. في خطة العمل ، كلاهما يؤدي إلى تحقيق النتائج. الفرق هو أن الأهداف عامة ، بينما الأهداف أكثر تحديدًا.
- الأهداف هي الصورة العامة لمشروعك. اكتب النتائج النهائية التي تريدها من خطة العمل. تأكد من أن التغطية واسعة. على سبيل المثال ، لنفترض أنك تريد إكمال بحث أو تعلم الكتابة.
- يجب أن تكون الأهداف محددة وملموسة. بمعنى آخر ، يجب أن تكون قادرًا على شطب الخطوات في قائمة أهدافك بمجرد الانتهاء منها. يعد العثور على مصادر قابلة للمقابلة لورقتك البحثية مثالًا جيدًا على الهدف.
- إذا كانت الأهداف الحالية متنوعة للغاية ، فيمكنك تقسيمها إلى المدى الطويل قصيرة ، فترة واسطة و مصطلح طويل. على سبيل المثال ، يختلف هدف الشركة قصير الأجل المتمثل في زيادة عدد الجماهير بنسبة 30٪ في ثلاثة أشهر عن الهدف طويل الأجل المتمثل في تعزيز ظهور العلامة التجارية على وسائل التواصل الاجتماعي لمدة عام.
- عادة ما يتم كتابة الأهداف في جمل نشطة باستخدام أفعال العمل ذات المعاني المحددة. على سبيل المثال ، "التخطيط" و "الكتابة" و "التحسين" و "القياس". تجنب الأفعال ذات المعاني الغامضة مثل "تعلم" و "تفهم" و "تعرف".
الخطوة 4. وضع خطة عمل مع أهداف "SMART"
SMART هو اختصار يستخدم عادة للبحث عن نتائج ملموسة وقابلة للتطبيق في خطط العمل.
- محدد يعني مفصل. ما الذي سنفعله بالضبط لمن؟ صف السكان الذين سوف تخدمهم وأي إجراءات محددة ستستخدمها لمساعدتهم.
- قابل للقياس يعني قابل للقياس. هل الهدف كمي وقابل للقياس؟ هل يمكنك حساب النتيجة؟ هل خططت للعمل بحيث "تتحسن المستويات الصحية في جنوب إفريقيا في عام 2012"؟ أو ، هل تقوم بترتيبها بحيث "ينخفض عدد حالات الإصابة بفيروس نقص المناعة البشرية / الإيدز بين الأطفال حديثي الولادة في جنوب إفريقيا بنسبة 20٪ بحلول عام 2020"؟
- قابل للتحقيق يعني قابل للتحقيق. هل يمكنك إكماله في الوقت المخصص بالموارد المتاحة لك؟ نظرًا لجميع القيود الموجودة ، يجب أن يكون هدفك واقعيًا. زيادة المبيعات بنسبة 500٪ أمر منطقي إذا كانت شركتك صغيرة. زيادة المبيعات بنسبة 500٪ هدف شبه مستحيل لشركة سيطرت على السوق.
- ذو صلة يرتبط بالمصالح. هل سيكون للهدف تأثير على هدفك أو استراتيجيتك المرجوة؟ على الرغم من أهميته للصحة العامة ، فهل صحيح أن قياس الطول والوزن لطلاب المدارس الثانوية يمكن أن يؤدي بشكل مباشر إلى تغييرات في إجراءات الصحة العقلية؟ تأكد من أن أهدافك وأساليب عملك لها صلة واضحة وبديهية.
- مقيدة زمنيا هو الوقت المحدد. متى تم الوصول إلى الهدف ، و / أو متى علمت أنك أنجزته؟ حدد تاريخ انتهاء المشروع. اذكر أيضًا ، إن وجدت ، نوع النتيجة النهائية التي يمكن أن تؤدي إلى إنهاء مشروعك مبكرًا ، مع تحقيق جميع النتائج.
تذكر أنه يجب تحديد رقم أساسي لحساب التغيير. إذا كنت لا تعرف عدد الأطفال حديثي الولادة في جنوب إفريقيا المصابين بفيروس نقص المناعة البشرية / الإيدز ، فكيف يمكنك ضمان تقليل عدد الحالات بنسبة 20٪؟
في مواقف معينة ، قد تحتاج إلى استشارة أحد الخبراء للتأكد من أن الأهداف الواردة في خطة عملك قابلة للتحقيق
الخطوة 5. ضع قائمة بالموارد المتوفرة لديك
اكتب في هذه القائمة كل ما تحتاجه لتحقيق أهدافك وغاياتك. تتخذ الموارد أشكالًا مختلفة ، اعتمادًا على ما هي خطة عملك.
- تشمل الموارد في المكتب الميزانيات المالية والموظفين والاستشاريين والمباني أو الغرف والكتب. يمكنك إرفاق ميزانية مفصلة إذا كانت خطة العمل أكثر رسمية.
- تشمل الموارد في الأوساط الأكاديمية الوصول إلى المكتبات ؛ المواد البحثية مثل الكتب والصحف والمجلات ؛ الوصول إلى الكمبيوتر والإنترنت ؛ وكذلك الأساتذة أو غيرهم من الأشخاص الذين يمكنهم مساعدتك عندما تكون لديك أسئلة.
الخطوة 6. التعرف على القيود الموجودة
الحدود هي العقبات التي يمكن أن تعرقل جهودك لتحقيق أهدافك وغاياتك. على سبيل المثال ، عند القيام بمهام بحثية في المدرسة أو الكلية ، يتبين أن جدولك الزمني ضيق للغاية بحيث لا يمكنك البحث والكتابة بشكل جيد. لذلك ، الحد الخاص بك هو جدول محموم. حاول إلغاء الالتزامات الأخرى خلال الفصل الدراسي حتى تتمكن من إكمال خطة عملك بشكل فعال.
الخطوة 7. من المسؤول؟
المساءلة عنصر أساسي في أي خطة جيدة. من المسؤول عن إكمال كل مهمة؟ حتى إذا كان هناك فريق يعمل على مهمة ما ، يجب أن يكون شخص واحد مسؤولاً عن ضمان إكمال المهمة في الوقت المحدد.
الخطوة 8. اكتب استراتيجية
راقب خطة عملك ، ثم قرر كيف ستستخدم مواردك مع التغلب على القيود لتحقيق أهدافك وغاياتك.
- اكتب قائمة مفصلة بالإجراءات. حدد ما يجب أن يحدث كل يوم أو كل أسبوع لتحقيق أهدافك. اذكر أيضًا الإجراءات التي يجب أن يتخذها أعضاء الفريق الآخرون. يمكنك استخدام برنامج إدارة المشاريع أو تقويم شخصي لتنظيم هذه المعلومات.
- جعل الجدول الزمني. بينما يمكنك وضع جدول عمل مؤقت ، يمكن أن تنشأ أحداث أو مواقف غير متوقعة من وقت لآخر. لذلك ، اترك مساحة في الجدول الزمني الخاص بك لتجنب التأخير.
نصائح
- حدد المعالم إذا كان مشروعك كبيرًا. المعالم هي نقاط على طول المشروع تسلط الضوء على تحقيق أهداف معينة. يمكنك أيضًا اعتبارها نقطة انعكاس ، عندما تراقب مدى تقدم العملية وتتأكد في نفس الوقت من أنها لا تنحرف عن خطة العمل.
- ضع خطة عمل تناسبك. يمكن أن تكون مفصلة ، ويمكن أن تكون واسعة النطاق ، حسب رغباتك أو احتياجاتك. يمكنك الكتابة على قطعة من الورق أو باستخدام برنامج احترافي باستخدام الصور والألوان. استخدم كل ما هو طبيعي وفعال بالنسبة لك.
