يعد Excel رائعًا للجداول والبيانات ، ولكن كيف يمكنك استخدامه وتنظيمه بحيث يلبي احتياجاتك؟ تتيح لك أداة الفرز فرز الأعمدة بتنسيقات مختلفة بسرعة ، أو يمكنك إنشاء التنسيقات الخاصة بك لأعمدة وأنواع بيانات متعددة. استخدم وظيفة الفرز لتنظيم بياناتك وتسهيل فهمها واستخدامها.
خطوة
جزء 1 من 3: الفرز أبجديًا أو حسب الرقم
الخطوة 1. حدد البيانات الخاصة بك
يمكنك النقر والسحب (النقر والسحب) لتحديد العمود الذي تريد الفرز وفقًا له ، أو يمكنك النقر فوق خلية في العمود لتنشيط هذه الخلية والسماح لبرنامج Excel بفرز البيانات تلقائيًا.
يجب ترتيب جميع البيانات الموجودة في العمود وفقًا لنوعها ليتم فرزها (على سبيل المثال: نص ، أرقام ، تواريخ)
الخطوة 2. ابحث عن زر الفرز
يوجد هذا الزر في علامة التبويب البيانات في قسم الفرز والتصفية. للفرز بسرعة ، استخدم الزرين "AZ ↓" و "AZ ↑".
الخطوة 3. فرز الأعمدة الخاصة بك عن طريق النقر فوق الزر المناسب
عند فرز الأرقام ، يمكنك فرزها من الأدنى إلى الأعلى ("AZ ↓") أو من الأعلى إلى الأدنى ("AZ ↑"). عندما تقوم بفرز النص ، يمكنك ترتيبه أبجديًا ("AZ ↓") أو بترتيب أبجدي عكسي ("AZ ↑"). عند فرز التواريخ أو الأوقات ، يمكنك فرزها من الأقدم إلى الأحدث ("AZ ↓") أو من الأقدم إلى الأقدم ("AZ ↑").
إذا كان هناك عمود آخر يحتوي على بيانات بجانب العمود الذي تقوم بفرزه ، فستظهر نافذة سؤال تسألك عما إذا كنت تريد إدخال البيانات للفرز. لا تزال نتيجة الطلب تستند إلى العمود الذي حددته ، لكن البيانات المجاورة لهذا العمود ستتبع الترتيب وفقًا للبيانات الموجودة في العمود المحدد
الخطوة 4. مشكلة في العمود الذي لا يتم فرزه
إذا واجهت رسالة خطأ عند محاولة الفرز ، فإن السبب الأكثر شيوعًا هو مشكلة تنسيق البيانات.
- إذا كنت تقوم بفرز الأرقام ، فتأكد من تنسيق جميع الخلايا كأرقام وليست نصوص. يمكن "استيراد" الأرقام بطريق الخطأ أو قراءتها كنص من برامج أو تطبيقات محاسبية معينة.
- إذا قمت بفرز النص ، فقد تظهر الأخطاء من وجود مسافات أو تنسيق بيانات غير صحيح.
- إذا قمت بالفرز حسب التاريخ أو الوقت ، فعادةً ما تنشأ المشكلة من تنسيق البيانات. لكي يقوم Excel بالفرز حسب التاريخ ، يجب أن تتأكد من تنسيق جميع بياناتك كتواريخ.
جزء 2 من 3: التصنيف حسب المعايير المتعددة
الخطوة 1. حدد البيانات الخاصة بك
لنفترض أن لديك جدول بيانات يحتوي على قائمة بأسماء العملاء ومواقع مدنهم. ثم تريد فرز المدن أبجديًا ، ثم فرز كل عميل أبجديًا وكذلك داخل كل مدينة. يمكنك القيام بذلك عن طريق إنشاء فرز مخصص.
الخطوة 2. انقر فوق الزر "فرز"
إنه موجود في قسم "الفرز والتصفية" في علامة التبويب البيانات. ستظهر نافذة تسمح لك بإنشاء تسلسل محدد بمعايير مختلفة.
إذا كان العمود يحتوي على رؤوس في الخلية الأولى ، على سبيل المثال "المدينة" و "الاسم" ، فتأكد من تحديد المربع تحتوي بياناتي على رؤوس في الزاوية العلوية اليسرى من نافذة الفرز التي تظهر سابقًا
الخطوة 3. قم بعمل إعداداتك الأولى
انقر فوق قائمة فرز حسب لتحديد العمود الذي تريده. في هذا المثال ، ستقوم أولاً بفرز المدينة ، لذا حدد العمود المناسب من القائمة.
- في قائمة "فرز على" حدد "القيم".
- رتب الترتيب من "أ إلى ي" أو "ي إلى أ" حسب رغبتك.
الخطوة 4. قم بإجراء الإعداد الثاني
انقر فوق الزر "إضافة المستويات". سيؤدي هذا إلى إضافة إعداد آخر أسفل الإعداد الأول. حدد العمود الثاني (اسم العمود في هذا المثال) ، ثم اضبط الإعدادات (لتسهيل القراءة ، اختر نفس قائمة الإعدادات كما في الإعداد الأول).
الخطوة 5. انقر فوق "موافق"
سيتم فرز قائمتك حسب الإعدادات التي أجريتها مسبقًا. يمكنك مشاهدة المدن مرتبة أبجديًا ، وأسماء العملاء مرتبة أبجديًا داخل كل مدينة.
هذا المثال هو مثال بسيط ويتضمن عمودين فقط. ومع ذلك ، يمكنك إنشاء تسلسلات معقدة وتضمين أعمدة متعددة إذا كنت ترغب في ذلك
جزء 3 من 3: فرز حسب لون الخلية أو الحرف
الخطوة 1. حدد البيانات الخاصة بك
يمكنك النقر والسحب (النقر والسحب) لتحديد العمود الذي تريد الفرز وفقًا له ، أو يمكنك النقر فوق خلية في العمود لتنشيط هذه الخلية والسماح لبرنامج Excel بفرز البيانات تلقائيًا.
الخطوة 2. انقر فوق الزر "فرز"
إنه موجود في علامة التبويب البيانات في قسم "الفرز والتصفية". ستظهر نافذة الفرز. إذا كان لديك عمود آخر يحتوي على بيانات بجوار العمود الذي حددته ، فسيتم سؤالك عما إذا كنت تريد إدخال تلك البيانات.
الخطوة الثالثة. حدد "لون الخلية" أو "لون الخط" في قائمة "الفرز على"
سيسمح لك هذا بتحديد اللون الأول الذي تريد فرزه.
الخطوة 4. اختر اللون الذي تريد فرزه أولاً
في قائمة الترتيب ، يمكنك استخدام القائمة "المنسدلة" لتحديد اللون الذي تريد وضعه أولاً أو أخيرًا في الترتيب. يمكنك فقط اختيار اللون الموجود في العمود.
لا يوجد إعداد "افتراضي" أو افتراضي لفرز الألوان. عليك أن تتخذ الترتيبات بنفسك
الخطوة 5. إضافة لون آخر
ستحتاج إلى إضافة إعدادات أخرى لكل لون تقوم بفرزه. انقر فوق إضافة مستوى لإضافة الإعدادات. حدد اللون التالي الذي تريد الفرز وفقًا له ، ثم قم بتعيين أوامر الترتيب بالترتيب الذي تريده.
تأكد من أن كل أمر إعداد هو نفسه لكل إعداد. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بالفرز من أعلى إلى أسفل ، فتأكد من قائمة الترتيب لكل إعداد تحدده في الأعلى
الخطوة 6. انقر فوق "موافق"
سيسري كل إعداد على حدة ، وسيتم فرز الأعمدة وفقًا للون الذي حددته.
نصائح
- حاول فرز البيانات بطريقة مختلفة ؛ يمكن أن تظهر وجهات النظر المختلفة جوانب مختلفة من المعلومات المقدمة.
- إذا كان جدول البيانات الخاص بك يحتوي على مجاميع أو متوسطات أو معلومات تلخيص أخرى أسفل المعلومات التي تريد فرزها ، فاحرص على عدم فرزها أيضًا.
