التحقق من نشاط الحساب أسهل في التسجيل باستخدام سجلات الشيك التي تم إنشاؤها من Microsoft Excel. يمكنك إعداد سجلات الشيكات لتصنيف النفقات حتى تتمكن من تتبع جميع المدفوعات النقدية. يمكنك إنشاء صيغة لمعرفة رصيد الأموال في الحساب. إلى جانب كونه مفيدًا ، من خلال إنشاء سجل شيك في Excel ، يمكنك أيضًا معرفة أساسيات Excel.
خطوة
جزء 1 من 5: إنشاء أعمدة في Excel
الخطوة 1. تعرف على Excel
Excel هو برنامج جداول بيانات يستخدم لإدارة البيانات وإجراء العمليات الحسابية باستخدام الصيغ. يتم تنظيم جداول بيانات Excel حسب الأعمدة والصفوف.
- يمكن تثبيت إصدار سطح المكتب من Excel على جهاز كمبيوتر شخصي أو جهاز Mac. هناك أيضًا تطبيقات مجانية على الإنترنت لجهاز الكمبيوتر أو الجهاز اللوحي أو الهاتف. تختلف وظيفة كل إصدار قليلاً فقط.
- كان Excel موجودًا منذ فترة طويلة ، وهناك دائمًا إصدار جديد كل عام. تختلف طريقة عمل كل إصدار قليلاً فقط.
- في Excel ، تكون الصفوف أفقية ويتم فرزها حسب الرقم. الأعمدة عمودية ومرتبة حسب الحرف. تسمى المربعات التي تلتقي فيها الصفوف والأعمدة بالخلايا. تتم تسمية الخلايا بعد الصفوف والأعمدة. يتم تسمية الخلية الموجودة في الصف الخامس في العمود D باسم D5 (العمود D ، الصف 5).
- تعرف على الفرق بين ورقة العمل والمصنف. ورقة العمل هي ملف Excel يحتوي على جدول بيانات واحد أو أكثر. يوجد كل جدول بيانات في علامات تبويب منفصلة داخل المصنف. تحتوي المصنفات بشكل عام على ثلاث علامات تبويب ، ولكن يمكن إضافتها إذا لزم الأمر.
- يمكنك ببساطة استخدام علامة تبويب واحدة لإنشاء سجل شيكات أساسي.
- ستستخدم علامتي التبويب لإنشاء وظيفة فئة التحميل في سجل الشيكات.
الخطوة الثانية. افتح جدول بيانات فارغًا
تعتمد كيفية فتح جدول بيانات على نظام التشغيل ونوع الكمبيوتر الذي تستخدمه.
- بالنسبة لأجهزة الكمبيوتر التي تعمل بنظام تشغيل تحت Windows 7 ، انقر فوق قائمة Start (ابدأ) في الزاوية اليسرى السفلية من سطح المكتب. من القائمة التي تظهر ، انقر فوق البرامج. من القائمة التي تظهر بعد ذلك ، انقر فوق Microsoft Office ، ثم انقر فوق Microsoft Office Excel. في هذه المرحلة ، يظهر جدول بيانات فارغ على سطح المكتب.
- بالنسبة لأجهزة الكمبيوتر التي تعمل بنظام Windows 7 أو إصدار أحدث ، انقر فوق رمز Windows في الزاوية السفلية اليسرى من الشاشة ، ثم انقر فوق مربع Microsoft Excel لفتح Excel. ستكون هناك صفحة تعرض الملفات الجديدة على اليسار وخيارات قالب المستند الجديد على اليمين. انقر فوق خيار النموذج الأول ، مصنف فارغ لفتح جدول بيانات جديد.
- لفتح Excel على جهاز Mac ، انقر فوق Excel في قفص الاتهام. انقر فوق "ملف" في شريط القوائم. انقر على "فتح" ثم انقر على "جديد". سيتم نقلك إلى جدول بيانات جديد فارغ.
الخطوة 3. إنشاء تسميات الأعمدة
استخدم الملصق الموجود عادة في دفتر شيكات السجل. إنشاء أعمدة للتاريخ ، لا. الشيك ، والمدفوع لأمره ، والوصف أو المذكرة. ثم أنشئ أعمدة للخصم (أي المدفوعات أو السحوبات) ، والائتمانات (أي الودائع) والأرصدة الآجلة.
- أدخل "التاريخ" في الخلية B1 (العمود B ، الصف 1). يتم إدخال تاريخ المعاملة هنا.
- انقل خلية واحدة إلى اليمين ، الخلية C1 (العمود C ، الصف 1). اكتب "ITEM #". يتم إدخال رقم الشيك أو نوع المعاملة هنا ، مثل "ATM" أو "إيداع".
- انقل خلية واحدة إلى اليمين ، الخلية D1 (العمود D ، الصف 1). اكتب "PAYEE". هذا هو اسم مستلم الشيك أو المدفوع لأمره.
- انقل خلية واحدة إلى اليمين ، الخلية E1 (العمود E ، الصف 1). اكتب "DESCRIPTION". يتم إدخال تفاصيل حول الصفقة هنا.
- انقل خلية واحدة إلى اليمين ، الخلية F1 (العمود F ، الصف 1). اكتب "DEBIT". يتم تسجيل الأموال التي تخرج من الحساب (التدفق) هنا.
- انقل خلية واحدة إلى اليمين ، الخلية G1 (العمود G ، الصف 1). اكتب "فئة المصاريف". اترك هذا فارغًا أولاً. سيتم إنشاء خيارات العمود هذه في خطوة لاحقة.
- انقل خلية واحدة إلى اليمين ، الخلية H1 (العمود H ، الصف 1). اكتب "الائتمان". يتم تسجيل الأموال التي تذهب إلى الحساب (التدفق) هنا.
- انقل خلية واحدة إلى اليمين ، الخلية J1 (العمود J ، الصف 1). اكتب "فئة الدخل". سيتم أيضًا إنشاء خيارات العمود هذه في خطوة لاحقة.
- انقل خلية واحدة إلى اليمين ، الخلية K1 (العمود K ، الصف 1). اكتب "BALANCE". هذا هو المبلغ الموجود في الحساب بعد تسجيل جميع المعاملات.
الخطوة 4. تنسيق تسميات الأعمدة
أضف تنسيقًا إلى عمود التسمية بخط غامق وأعطي صفوف تسمية السجل لون خلفية مختلفًا لسهولة القراءة. أولاً ، حدد نطاق الخلايا التي تريد تنسيقها ، ثم حدد خيار التنسيق.
- ابحث عن خيارات التنسيق في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" في شريط شريط الأدوات. علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" هذه مفتوحة بالفعل عند فتح مصنف جديد.
- حدد الخلية B1 (التاريخ) ثم اسحب المؤشر على جميع الملصقات حتى الخلية K1 (BALANCE).
- في الزاوية العلوية اليسرى من شريط الأدوات ، انقر على "B" لتحديد تنسيق غامق.
- انقر فوق رمز دلو الطلاء لعرض لوحة ألوان الخلفية لتغيير لون الخلفية.
الخطوة 5. تغيير حجم أعمدة متعددة
عادةً ما يكون حجم العمود صغيرًا جدًا لتخزين البيانات التي أدخلتها. على سبيل المثال ، يمكن أن تحتوي أعمدة "PAYEE" و "DESCRIPTION" على أسماء طويلة أو مذكرات طويلة. يعمل العمود A كفاصل فقط ، لذا فإن حجمه ضيق جدًا.
- انقر فوق رأس العمود A لتحديد العمود بأكمله. في الزاوية العلوية اليمنى من شريط الأدوات على شريط "الصفحة الرئيسية" ، انقر فوق الزر "تنسيق". من القائمة المنسدلة ، انقر فوق "عرض العمود" ، أدخل 2 ثم انقر فوق "موافق". سيكون العمود A ضيقًا جدًا.
- قم بتوسيع العمود D ، "PAYEE". انقر فوق قسم الرأس في العمود D لتحديد هذا العمود. قم بالمرور فوق حدود العمودين D و E. سيتغير المؤشر إلى مؤشر تغيير الحجم ، مع شكل مثل علامة الجمع مع سهم يشير. بمجرد ظهور هذا المؤشر ، انقر بزر الماوس الأيسر واسحب الماوس إلى اليمين لجعل العمود عريضًا كما تريد.
- كرر نفس الإجراء لتوسيع العمود E ، "DESCRIPTION".
الخطوة 6. توسيط ملصق التسجيل
حدد الصف الأول بأكمله. انقر بزر الماوس الأيسر فوق الرقم واحد على الحد الأيسر من الصفحة. في أعلى الجانب الأيسر من شريط الأدوات على شريط "الصفحة الرئيسية" ، انقر فوق زر المحاذاة الأوسط. سيتم توسيط كافة البيانات الموجودة في الخلايا المحددة. تم توسيط تسميات الأعمدة في كل خلية الآن.
جزء 2 من 5: تنسيق الخلايا
الخطوة 1. أدخل بعض البيانات
لمشاهدة تغييرات التنسيق التي تم إجراؤها ، أدخل أربعة صفوف من البيانات في الخلايا. ابدأ برصيد البداية ، ثم أدخل المعاملات الثلاثة الأخرى.
- أضف تاريخ الرصيد الافتتاحي في الخلية B2 ، على سبيل المثال 9/27/15. في عمود "المدفوع" في الخلية D2 ، اكتب "الرصيد الافتتاحي". في العمود "BALANCE" في الخلية K2 ، أدخل المبلغ المالي في حسابك وفقًا للتاريخ الموجود في الخلية B2.
- أضف ثلاث معاملات أخرى. اجمع بين معاملات الخصم (مثل مدفوعات الشيكات أو عمليات السحب من أجهزة الصراف الآلي) والمعاملات الائتمانية (مثل الإيداعات).
- لاحظ التنسيق غير المتسق لكل رقم في الخلية. قد يتغير تنسيق عمود التاريخ إلى "2015/09/27" أو "27 سبتمبر". قد يعرض عمود المبلغ بالدولار عددًا خاطئًا من المنازل العشرية. قم بتنسيقه بحيث يكون كل شيء نظيفًا.
الخطوة 2. تنسيق التاريخ
تأكد من أن هذا العمود يعرض تواريخ متسقة. هناك العديد من الخيارات لتنسيق التواريخ في Excel. اختار اي واحدة تريد.
- انقر فوق العنوان الموجود في العمود B ، وهو "التاريخ". سيتم تحديد العمود بأكمله.
- انقر بزر الماوس الأيمن فوق العمود وحدد تنسيق الخلايا. ستظهر نافذة تنسيق الخلايا.
- حدد علامة التبويب "الأرقام". حدد "التاريخ" في "الفئة". حدد تنسيق التاريخ الذي تريده وانقر فوق موافق في الزاوية اليمنى السفلية من النافذة.
- أثناء تحديد العمود ، قم بتوسيط البيانات في هذه الخلايا عن طريق النقر فوق رمز المحاذاة للوسط في الزاوية العلوية اليسرى من شريط الأدوات ، في شريط "الصفحة الرئيسية".
الخطوة 3. تنسيق العمود "ITEM #"
يجب توسيط البيانات الموجودة في هذا العمود. قم بتمييز عمود C بالكامل بالنقر فوق رأس العمود. انقر فوق رمز المحاذاة الأوسط. انتبه إلى البيانات التي تم إدخالها في هذا العمود. يجب أن تتمحور الكتابة.
تحقق من تنسيق الأعمدة D و E و "PAYEE" و "DESCRIPTION". يقوم Excel عادةً بتنسيق الخلايا بحيث يتم ترك البيانات بمحاذاة. سيكون هذا التنسيق مناسبًا لهذا العمود. تحقق مرة أخرى من حجم العمود. توجد الآن بعض البيانات في هذه الخلايا ، لذا اضبط عرض العمود لجعل العمود أوسع أو أضيق حسب الحاجة
الخطوة 4. نسِّق العملة في الأعمدة F و H و K أو "المدين" و "الائتمان" و "الرصيد الآجل"
تستخدم العملة الكسور العشرية المكونة من رقمين. هناك خيار لعرض علامة الدولار. يمكن أيضًا جعل رقم الخصم باللون الأحمر إذا كنت ترغب في ذلك.
- حدد العمود F. انقر بزر الماوس الأيمن في العمود F وحدد تنسيق الخلايا. ستظهر نافذة تنسيق الخلايا. في علامة التبويب "رقم" ، حدد "محاسبة". حدد "2" في خيار "المنازل العشرية". حدد علامة الدولار في "الرمز".
- كرر الخطوات المذكورة أعلاه للأعمدة H و K.
- لجعل رقم الخصم يبدو باللون الأحمر ، انقر فوق العنوان الموجود في العمود F لتحديد العمود بأكمله. انقر بزر الماوس الأيمن فوق العمود وحدد تنسيق الخلايا. حدد علامة التبويب الخط عندما تظهر نافذة تنسيق الخلايا. في علامة التبويب هذه ، انقر فوق القائمة المنسدلة بجوار خيار اللون. من اللوحة ، انقر فوق اللون الأحمر.
جزء 3 من 5: تكوين الصيغ
الخطوة 1. قم بإنشاء صيغة لحساب الرصيد الحالي
أدخل صيغة العملية الرياضية لحساب الرصيد الحالي في العمود K. لست بحاجة إلى الصيغة في الخلية K2. يتم إدخال رصيد البداية الخاص بك هنا.
- انقر فوق الخلية K3. انقر فوق شريط الصيغة أعلى جدول البيانات. اكتب الصيغة لإجراء الحساب. أدخل = SUM (K2-F3 + H3). تخبر هذه الصيغة جدول البيانات بأخذ الرصيد الافتتاحي (الخلية K2) وطرح الخصومات إن وجدت (الخلية F3) وإضافة الاعتمادات إن وجدت (الخلية H3).
- إذا كان الرصيد الافتتاحي 200 دولار ، وكان الإدخال الأول عبارة عن شيك بمبلغ 35 دولارًا ، فقم بتسجيل 35 دولارًا كخصم في الخلية F3. تأخذ الصيغة التي أدخلتها في الخلية H3 الرصيد الأولي وتطرح الخصم بحيث يكون الرصيد 165 دولارًا.
الخطوة 2. انسخ الصيغة
حدد الخلية K3. انقر بزر الماوس الأيمن وحدد نسخ. حدد الخلايا K4 و K5 ، ثم انقر بزر الماوس الأيمن وحدد لصق. الآن يتم نسخ الصيغة إلى هذه الخلايا. الآن تم حساب الرصيد الحالي في العمود K لجميع صفوف البيانات التي تم إدخالها.
الخطوة 3. قم بإنشاء صيغة شرطية لمسح عمود الرصيد الحالي
يمكنك نسخ الصيغة أعلاه إلى الخلية K6. ومع ذلك ، نظرًا لأنك لم تدخل أي بيانات ، فسيظهر الرصيد الحالي من الخلية K5 أيضًا في الخلية K6. لتوضيح ذلك ، قم بإنشاء صيغة شرطية ستفرغ الخلية إذا لم يتم إدخال أية معاملات ، ولكنها ستعرض الرصيد إذا كان هناك واحد.
في الخلية K6 ، أدخل الصيغة = IF (ISBLANK (B6)، ""، SUM (K5-F6 + H6)). سيخبر هذا Excel أنه إذا كانت الخلية B6 في عمود "التاريخ" فارغة ، فيجب أن تكون الخلية H6 فارغة ، ولكن إذا لم تكن الخلية B6 فارغة ، فيجب حساب الرصيد
الخطوة 4. قم بتوسيع الصيغة باستخدام التدوين الآلي
تملأ ميزة الملء التلقائي معادلة الخلايا المجاورة ، لذلك لا داعي لإدخال صيغة "BALANCE" بشكل متكرر.
- ابحث عن ذراع الملء التلقائي في الخلية النشطة. انظر إلى المستطيل الداكن الصغير في الزاوية اليمنى السفلية للخلية النشطة. مرر الماوس فوق المؤشر حتى يتغير إلى مؤشر الملء التلقائي ، والذي يبدو كعلامة زائد رفيعة.
- انقر فوق الخلية K6. مرر مؤشر الماوس فوق ذراع الملء التلقائي وسيتغير المؤشر إلى علامة زائد رفيعة. انقر بزر الماوس الأيسر مع الاستمرار فوق ذراع الملء التلقائي. اسحب المؤشر إلى الخلية K100 (العمود K ، الصف 100).
- يتم الآن نسخ الصيغة إلى جميع الخلايا من العمود K إلى الصف 100. يتم ضبط أرقام الصفوف والأعمدة في كل خلية تلقائيًا حتى تتمكن الصيغة من الحساب بشكل صحيح.
جزء 4 من 5: إضافة فئات
الخطوة 1. إنشاء فئة الصفقة
تعتبر فئات المعاملات مفيدة لتتبع التدفقات النقدية الخارجة وأنواع الدخل. يمكن أن تتعلق الفئات بضرائب الدخل ، مثل ضرائب الممتلكات أو التبرعات الخيرية. يمكن أيضًا استخدام الفئات لإنشاء مخططات تصور النشاط المالي للحساب بسهولة.
الخطوة الثانية. قم بإنشاء علامة التبويب "الفئات"
تُستخدم علامة التبويب هذه لتخزين جميع الفئات المحتملة لشيكات تسجيل الدخل والمصروفات. أعد تسمية إحدى علامات التبويب في مصنف "الفئات". انقر نقرًا مزدوجًا فوق عنوان علامة تبويب موجود بحيث يميز الاسم. سيتغير الاسم إلى "Sheet2" أو "Sheet3". عندما يتم تمييز اسم الورقة ، اكتب اسمًا جديدًا لعلامة التبويب ، مثل "الفئات".
في الخلية B4 ، اكتب "الفئات". قم بتنسيق الخلايا لتكون جريئة وتوسيطها
الخطوة 3. إنشاء فئات الدخل
اكتب "*** الدخل ***" في الخلية B5. يتم تضمين جميع فئات الدخل التي لديك أو يمكنك الاستفادة منها في المستقبل هنا. أدخل جميع فئات الدخل الخاصة بك بدءًا من الخلية B6 واعمل في طريقك إلى الأسفل.
- فئة الدخل الأكثر شيوعًا هي "الأجور" (الأجور). قسّم فئات الأجور المختلفة إذا كان هناك أكثر من وظيفة واحدة.
- وضعك المالي هو عامل حاسم لفئات الدخل الأخرى. قم بإنشاء فئة "توزيعات أرباح" إذا كنت تمتلك أسهمًا. قم أيضًا بإنشاء فئات دعم الطفل إذا كان ذلك ممكنًا. فئات أخرى مثل "دخل الفوائد" و "الهدايا" و "متنوعة".
الخطوة 4. إنشاء فئات تحميل
امسح الخلايا في فئة الدخل الأخيرة. تحرك لأسفل بمقدار خلية واحدة ثم اكتب "*** Expenses ***". جميع فئات التحميل في هذا القسم.
تم تخصيص عدد فئات الحمولة وفقًا لظروفك ، بما في ذلك "الرهن العقاري" أو "الإيجار" أو "التأمين" أو "دفع السيارة" أو "الغاز" أو "الكهرباء" أو "الهاتف" أو "الترفيه"
الخطوة 5. قم بتسمية نطاق الخلايا الذي يحتوي على الفئة
حدد الخلية B5 ، ثم حدد الخلية B5 لجميع فئات الدخل والمصروفات. ابحث عن مربع اسم الخلية في الزاوية العلوية اليسرى من النافذة ، على يسار مربع الصيغة. سيعرض اسم الخلية الأولى في النطاق المميز "B5". انقر فوق مربع اسم الخلية واكتب "فئات". هذا هو اسم نطاق الخلايا الذي يمكنك استخدامه في سجل الشيكات.
الخطوة 6. استخدم فئات المصروفات والدخل في سجل الشيكات
ارجع إلى علامة التبويب التي أنشأت فيها سجل الشيكات. الآن ستتم إضافة عمودي "فئة المصاريف" و "فئة الدخل" إلى القائمة المنسدلة.
- حدد الخلية G2 في علامة تبويب التسجيل. هذه هي الخلية الأولى في عمود "فئة المصاريف".
- حدد شريط "البيانات" في شريط الأدوات. انقر فوق الزر "التحقق من صحة البيانات". حدد "التحقق من صحة البيانات" من القائمة المنسدلة. سيتم فتح نافذة "التحقق من صحة البيانات".
- في علامة التبويب "الإعدادات" في نافذة "التحقق من صحة البيانات" ، ابحث عن المربع المنسدل "السماح". انقر فوق السهم لأسفل وحدد "قائمة". أدخل "= الفئات" ضمن "المصدر". انقر فوق موافق.
- سيظهر سهم صغير بجوار الخلية G2. انقر فوق هذا السهم لعرض قائمة الفئات. انقر فوق الفئة التي تتوافق مع حركة الصف.
- انسخ الصيغة من الخلية G2 إلى الخلية G100 باستخدام التدوين الآلي.
- انتقل إلى الخلية J2 لتكرار العملية في عمود "فئة الدخل".
جزء 5 من 5: حماية سجل الشيكات
الخطوة 1. تأمين خلايا الصيغة وحماية جدول البيانات
تعني حماية ورقة العمل أنه لا يمكنك الكتابة فوق البيانات في الخلايا المقفلة ، لذلك لا داعي للقلق بشأن حسابات الرصيد المستقبلية التي تكون خاطئة بسبب أخطاء الصيغة. يمكنك أيضًا إضافة كلمة مرور لجعل تسجيل الشيك الخاص بك أكثر حماية من المستخدمين الآخرين. تأكد من سهولة تذكر كلمة المرور ، أو قم بتدوينها في مكان آمن. لن تتمكن من الوصول إلى ورقة العمل إذا نسيت كلمة المرور الخاصة بك.
الخطوة 2. فتح الخلية
بمجرد حماية ورقة العمل ، سيتم تأمين جميع الخلايا. لذلك ، يجب عليك إلغاء تأمين خلايا البيانات المراد إدخالها ، حتى إذا كانت ورقة العمل محمية.
- حدد الخلايا من B2 إلى J100. هذه هي جميع خلايا جميع أعمدة تسجيل الشيكات ، باستثناء العمود الأخير ، K ، وهو عمود "BALANCE". يجب الاستمرار في إدخال البيانات في هذه الخلايا حتى إذا كانت ورقة العمل محمية.
- في نطاق الخلايا المحدد ، انقر بزر الماوس الأيمن. حدد تنسيق الخلايا.
- في نافذة تنسيق الخلايا ، حدد علامة التبويب الحماية. قم بإلغاء تحديد مربع "مغلق" ثم انقر فوق "موافق".
الخطوة 3. قم بتمكين الحماية في ورقة العمل
هذا يعني أن جميع الخلايا ستبقى مقفلة ، بما في ذلك الخلايا الموجودة في العمود K ("BALANCE") بحيث لا يمكن الكتابة فوقها.
- افتح شريط "المراجعة" في شريط الأدوات. انقر فوق "حماية الورقة" لإظهار نافذة "حماية الورقة".
- إذا كنت تريد حماية ورقة العمل ، أضف كلمة المرور هنا. إذا لم يكن كذلك ، اتركه فارغًا.
- انقر فوق موافق. سجلات الشيك غير محمية الآن.
الخطوة 4. قم بإلغاء حماية ورقة العمل لتغيير الخلايا المقفلة
يمكنك عكس هذه العملية لاحقًا إذا كنت تريد تغيير الصيغة في خلية مؤمنة. افتح شريط "المراجعة" في شريط الأدوات. انقر على "Unprotect Sheet" حتى تظهر نافذة "Unprotect Sheet". انقر فوق موافق.
