تُستخدم سجلات النقد لتسجيل أرقام المدفوعات وتخزين المبالغ النقدية المستلمة طوال يوم العمل. هناك عدة أنواع من أجهزة تسجيل النقد ، بما في ذلك مسجلات النقد الإلكترونية ، وسجلات النقود من Square iPad ، والعديد من أجهزة تسجيل النقد المستندة إلى الكمبيوتر. كل نوع له تخصصاته الخاصة وكذلك أوجه التشابه مع بعضها البعض.
خطوة
جزء 1 من 4: إعداد السجل النقدي
الخطوة 1. ضع آلة تسجيل المدفوعات النقدية وتوصيلها بالطاقة الكهربائية
ضعه على سطح صلب مسطح. من الناحية المثالية ، يتم وضع آلة تسجيل المدفوعات النقدية في آلة تسجيل نقدية واسعة بما يكفي للمشتري لوضع المنتجات التي سيدفع ثمنها. قم بتوصيل ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية مباشرة بمصدر طاقة (لا تستخدم سلك طاقة إضافي).
الخطوة الثانية. قم بتركيب بطارية المحرك
توفر البطارية ذاكرة احتياطية لجهاز تسجيل النقدية في حالة انقطاع التيار الكهربائي ، لذلك يجب تثبيتها قبل تشغيل أي برنامج في ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية. افتح غلاف ورقة إيصال الدفع وابحث عن حجرة البطارية. قد تحتاج إلى مفك براغي صغير لفتح غطاء حجرة البطارية. ثم قم بتركيب البطارية في الاتجاه الموضح بالجهاز. بعد ذلك ، أغلق حجرة البطارية مرة أخرى.
- في بعض أنواع سجلات النقد ، يوجد حجرة البطارية أسفل حامل ورق الإيصالات.
- استبدل البطارية مرة واحدة سنويًا للتأكد من أن ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية تعمل دائمًا بشكل صحيح.
الخطوة الثالثة. قم بتثبيت ورقة إيصال الدفع
افتح غلاف حامل ورق إيصال الدفع. تأكد من قطع أطراف لفافة الورق بشكل مستقيم بحيث يمكن وضعها بسهولة في الأسطوانات. أدخل لفافة الورق في الأسطوانة حتى تصل إلى مقدمة السجل النقدي ، حتى تتمكن من تمزيق إيصال الدفع لتقديمه إلى العميل. اضغط على زر FEED للجهاز لامتصاص الورق وتنفيذ عملية اللف.
الخطوة 4. فتح درج الدفع النقدي
عادةً ما يحتوي درج النقود هذا على قفل يؤمن الأموال المدفوعة من المشتري. احرص على عدم فقد هذا المفتاح. يمكنك وضع هذا المفتاح في درج النقود عند فتحه ، حتى تتمكن من العثور عليه بسهولة عندما تحتاج إلى قفله.
الخطوة 5. قم بتشغيل ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية
في بعض سجلات النقد ، يوجد مفتاح التشغيل / الإيقاف على ظهر الجهاز أو جانبه. في الأنواع الأخرى من أجهزة تسجيل النقد ، يوجد هذا الزر في الجزء العلوي الأمامي من الجهاز. ابدأ المحرك ، أو أدر المفتاح إلى وضع REG (تسجيل).
لا تحتوي الأنواع الأحدث من سجلات النقد على زر مادي ، ولكن بها زر MODE. اضغط على زر MODE وابحث عن خيارات REG أو وضع التشغيل
الخطوة 6. قم بإعداد البرنامج في ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية الخاصة بك
تحتوي معظم سجلات النقد على أزرار يمكن برمجتها لتجميع التفاصيل المتشابهة في فئات. يمكن تحديد هذه المجموعات أو الفئات بناءً على ما إذا كانت التفاصيل خاضعة للضريبة أم لا. يمكنك أيضًا ضبط إعدادات عرض التاريخ والوقت.
- يمكن الوصول إلى وظائف البرمجة عادةً عن طريق تحويل القرص إلى خيار PRG أو P ، أو بالضغط على قرص الوضع باتجاه PROGRAM. تحتوي بعض سجلات النقد على رافعة يدوية موجودة تحت غطاء ورقة إيصال الدفع. يمكن نقل هذه الرافعة إلى خيارات البرنامج.
- تحتوي معظم سجلات النقد على 4 أزرار ضريبية على الأقل. يمكن برمجة هذه الأزرار لمعدلات ضرائب مختلفة ، بناءً على ما إذا كنت تخضع لمعدل ضريبة مبيعات ثابت (كما هو الحال في بعض الأماكن) أو تخضع لمعدل ضريبة خاص بالنظام (على سبيل المثال ، GST ، PST ، أو ضريبة القيمة المضافة ، حسب موقعك).
- اتبع التعليمات المحددة في دليل تسجيل النقد لبرمجة الوظائف المختلفة.
جزء 2 من 4: إجراء المبيعات
الخطوة 1. أدخل رمز الحماية أو كلمة المرور لبدء استخدام ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية
تتطلب العديد من مسجلات النقد رمز تسجيل النقدية أو أي نوع آخر من رمز الأمان قبل استخدامها. رمز أمين الصندوق مفيد في توفير معلومات حول من يتعامل مع كل معاملة دفع. باستخدام هذا الرمز ، يمكنك تتبع كل معاملة مبيعات والتعامل مع أي أخطاء تحدث.
- إذا كنت تعمل في مطعم ، فقد تحتاج إلى إدخال رمز الموظف مع رقم الجدول وعدد الضيوف على الطاولة.
- قد تتطلب منك الأنواع الأحدث من مسجلات النقد (على سبيل المثال ، سجلات Square النقدية) تسجيل الدخول باستخدام عنوان بريدك الإلكتروني وكلمة المرور.
الخطوة 2. أدخل رقم سعر المنتج الأول
استخدم مفاتيح الأرقام لكتابة سعر هذا المنتج. عادة ، لا تحتاج إلى إدخال رقم عشري ، حيث سيدخله جهاز تسجيل المدفوعات النقدية تلقائيًا.
تحتوي بعض سجلات النقد على وظيفة مسح ضوئي (ماسح ضوئي) ، لذلك لا يتعين عليك إدخال أرقام الأسعار يدويًا. سيقرأ هذا الماسح الضوئي الرمز الشريطي ويدخل معلومات المنتج تلقائيًا. إذا كان السجل النقدي الخاص بك من هذا النوع ، فلن تحتاج إلى الضغط على أزرار الفئة أو القسم في الخطوة التالية
الخطوة 3. اضغط على زر القسم / القسم المقابل
تتطلب منك معظم مسجلات النقد الضغط على زر بعد إدخال رقم السعر لتحديد الفئة التي ينتمي إليها كل منتج يتم بيعه (مثل الملابس والمواد الغذائية وما إلى ذلك).
- يمكن برمجة أزرار الفئة / القسم بناءً على ما إذا كان البيع خاضعًا للضريبة أم لا. ادرس دليل تسجيل النقدية الخاص بك لمعرفة كيفية برمجة معدلات الضرائب للأزرار.
- انتبه إلى ورقة إيصال الدفع: اضغط على السهم أو الزر FEED لجعل الجهاز يلف الورق ، حتى تتمكن من قراءة العدد الإجمالي للمعاملات المسجلة على الورق.
- سيتم أيضًا إضافة كل منتج تضيفه إلى إجمالي متزايد ، والذي يظهر عادةً على شاشة تسجيل النقد.
الخطوة 4. أضف خصمًا إذا لزم الأمر إلى سعر البيع المدرج
إذا كان المنتج معروضًا للبيع ، فقد تحتاج إلى إدخال رقم النسبة المئوية للخصم. اكتب سعر المنتج ، واضغط على زر الفئة / القسم ، واكتب رقم النسبة المئوية للخصم (اكتب 15 لإدخال خصم 15٪ ، على سبيل المثال) ، ثم اضغط على زر النسبة المئوية (٪). يوجد هذا المفتاح عادةً في مجموعة مفاتيح على يسار لوحة الأرقام.
الخطوة 5. اكتب سعر المنتجات الأخرى
استخدم أزرار الأرقام لإدخال سعر كل منتج لم يتم إدراجه. تأكد من الضغط على زر الفئة / القسم المقابل لكل من هذه المنتجات.
إذا كنت ترغب في إدخال نفس المنتج عدة مرات ، فاضغط على رقم المنتج ، ثم اضغط على الزر QTY ، وأدخل سعر الوحدة للمنتج ، ثم اضغط على زر الفئة / القسم. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد تضمين كتابين لـ Rp. 70000 ، اضغط على الرقم 2 ، ثم اضغط QTY ، ثم اضغط 70000 ، ثم اضغط على زر الفئة / القسم المقابل
الخطوة 6. اضغط على زر المجموع الفرعي
سيعرض هذا الزر إجمالي المنتجات المضمنة في هذا البيع. سيتم إضافة هذا المبلغ أيضًا مع الضرائب المطبقة عند الضرورة ، وفقًا للبرمجة التي تم تنفيذها في زر كل فئة / قسم.
الخطوة السابعة: تحديد نوع الدفع الذي يجب أن يقوم به المشتري
يمكن للمشترين الدفع نقدًا أو ببطاقة الائتمان أو بوسائل أخرى. يمكنك أيضًا قبول المدفوعات في شكل بطاقات أو قسائم دفع ، والتي يتم التعامل معها عادةً بنفس طريقة الدفع نقدًا.
- النقد: اكتب عدد النقود التي دفعها المشتري واضغط على زر CASH / AMT TND (عادةً ما يكون هذا هو أكبر زر موجود في الجانب الأيمن السفلي من لوحة مفاتيح تسجيل النقد). ستُظهر العديد من سجلات النقد على الفور عدد التغيير الذي يجب أن تقدمه للمشتري. ومع ذلك ، لا تعمل بعض سجلات النقد بهذه الطريقة ، وسيتعين عليك إجراء العمليات الحسابية عن ظهر قلب. بمجرد فتح درج النقود ، أدخل المدفوعات فيه وخذ مبلغ التغيير الذي تحتاجه.
- بطاقة الائتمان: اضغط على زر CREDIT أو CR واستخدم آلة بطاقة الائتمان لتمرير بطاقة ائتمان المشتري.
- الشيكات: اكتب مبلغ الدفع المدرج في شيك المشتري ، واضغط على زر CK أو CHECK ، ثم أدخل ورقة الشيك في درج النقود.
- لفتح درج النقود في حالة عدم وجود بيع ، يمكنك الضغط على زر NO SALE أو NS. قد تكون هذه الوظيفة محمية ولا يمكن أن يؤديها إلا المدير. قد يحتاج المدير إلى استخدام مفتاح لنقل إعدادات الجهاز إلى وضع مختلف بحيث يمكن تشغيل وظيفة NO SALE.
الخطوة 8. أغلق درج النقود
احرص دائمًا على إغلاق درج النقود مرة أخرى فور استخدامه ، حتى لا يترك مفتوحًا وتكون معرضًا لخطر السرقة أو السرقة.
قم دائمًا بإفراغ درج النقود أو إزالته في نهاية يوم العمل ، واحفظه في مكان آمن تمامًا
جزء 3 من 4: إصلاح الأخطاء
الخطوة 1. إلغاء البيع
إذا أدخلت عن طريق الخطأ رقم سعر غير صحيح لأحد المنتجات ، أو إذا ألغى المشتري عملية شراء لمنتج بعد إدخال السعر ، فقد تحتاج إلى إلغاء المنتج أو البيع. سيؤدي إلغاء هذا إلى تقليل العدد الإجمالي الفرعي.
- اكتب الرقم المحدد الذي تريد إلغاءه ، واضغط على زر الفئة / القسم ، واضغط على زر VOID أو VD لجعله يطرح من العدد الإجمالي. يجب عليك إلغاء منتج قبل إدخال بيانات السعر للمنتج التالي. خلاف ذلك ، سوف تحتاج إلى إضافة المجاميع الفرعية لجميع المنتجات ، ثم الضغط على زر VOID ، ثم الضغط على رقم السعر الذي تريد إلغاءه ، والضغط على زر الفئة / القسم. سيؤدي هذا إلى طرح الرقم غير الصحيح من الرقم الإجمالي الفرعي.
- إذا كنت بحاجة إلى إلغاء عملية بيع كاملة تتكون من منتجات متعددة ، فقم بذلك عن طريق إلغاء كل منتج على حدة.
الخطوة 2. استرداد المبلغ المدفوع
إذا أراد المشتري إرجاع منتج ، فعليك تضمينه في إجمالي عدد الأيام المعنية قبل إعادة هذا المبلغ إلى المشتري. لاسترداد هذه الدفعة ، اضغط على الزر REF ، واكتب رقم سعر المنتج الذي يتم إرجاعه ، واضغط على زر الفئة / القسم المقابل. اضغط على زر المجموع الفرعي ثم زر CASH / AMT TND. سيتم فتح درج النقود ويمكنك إعادة المبلغ للمشتري.
- قد تكون بعض الأزرار والوظائف مثل مدفوعات الاسترداد محمية ولا يجوز استخدامها إلا من قبل المديرين. قد يعني هذا أن المدير سيحتاج إلى استخدام مفتاح لتبديل السجل النقدي إلى وضع مختلف من أجل إلغاء المبيعات أو استرداد الأموال.
- تحقق مع مشرفك بشأن السياسات الصحيحة للتعامل مع مرتجعات ودفعات المنتج.
الخطوة 3. أوقف صوت الخطأ
ستصدر بعض أنواع سجلات النقد صوتًا معينًا عند حدوث خطأ لأنك تضغط على الأزرار بترتيب أو تركيبة خاطئة. لإيقاف صوت الخطأ هذا ، اضغط على الزر CLEAR أو C.
الخطوة 4. حذف الأرقام الخاطئة
إذا ضغطت على الرقم الخطأ ولم تضغط على مفتاح الفئة / القسم ، فاضغط على مفتاح CLEAR أو C لمسح الرقم الخطأ. إذا كنت قد ضغطت على زر الفئة / القسم من قبل ، فأنت بحاجة إلى إلغاء المعاملة.
جزء 4 من 4: الحصول على تقارير المبيعات ومعلومات رصيد السجل النقدي
الخطوة 1. اقرأ إجمالي الزيادة اليومية
قد يرغب بعض المديرين في معرفة إجمالي أرقام المبيعات في أي وقت من اليوم. للعثور على هذا الإجمالي المؤقت ، أدر المشط إلى الموضع X أو اضغط على زر الوضع وحدد X. اضغط على الزر CASH / AMT TND. في غضون ذلك ، سيتم أيضًا طباعة إجمالي أرقام المبيعات اليومية على ورق إيصال الدفع.
من المهم أن تضع في اعتبارك أن X تمثل إجماليًا مؤقتًا سيستمر في الارتفاع ، بينما سيعيد Z الإجمالي المؤقت إلى الصفر
الخطوة 2. قم بتشغيل وظيفة تقرير المبيعات اليومية
على أقل تقدير ، سيُظهر لك هذا التقرير إجمالي أرقام المبيعات لذلك اليوم. يمكن للعديد من أنواع مسجلات النقد أيضًا إظهار إجمالي أرقام المبيعات لكل ساعة أو لكل أمين صندوق أو لكل فئة أو بأي وسيلة أخرى. للحصول على هذا التقرير ، اضغط على الزر MODE وحدد الوضع Z ، أو أدر المفتاح إلى الوضع Z.
ضع في اعتبارك أن Z ستعيد إجمالي عدد المبيعات لليوم إلى الصفر
الخطوة 3. تعرف على رصيد ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية
بعد تشغيل وظيفة تقرير المبيعات اليومية ، قم بحساب الأموال في درج النقود. إذا كانت هناك صحيفة دفع بشيك أو بطاقة ائتمان ، فقم بإضافة الرقم إلى الإجمالي. يمكن لمعظم أجهزة بطاقات الائتمان أيضًا أن تعرض لك إجمالي المبيعات اليومية ، بحيث يمكنك بسهولة مطابقة ذلك مع إجمالي المبيعات التي تحصل عليها من ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية. اطرح هذا الإجمالي من عدد الأموال التي استخدمتها قبل أن تبدأ التداول لليوم.
- ضع جميع المبالغ النقدية ومدفوعات بطاقات الائتمان والشيكات التي تتلقاها في حقيبة وخذ الحقيبة إلى البنك.
- الاحتفاظ بسجلات النقد وبطاقات الائتمان والشيكات. سيساعدك هذا في عملية المحاسبة الشاملة.
- ضع بعض المال في درج النقود في كل مرة قبل أن تبدأ يوم عمل. تأكد من الاحتفاظ بأموالك في مكان آمن حقًا عندما لا يكون أحد أيام الأسبوع.
نصائح
- ابحث عن دليل تسجيل النقدية الخاص بك على الإنترنت باستخدام محرك بحث عبر الإنترنت. أدخل العلامة التجارية ونوع ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية الخاصة بك في محرك البحث.
- إذا كنت تستخدم جهاز تسجيل نقدي من نوع Square ، فيمكنك تطبيق معظم التعليمات التي تنطبق على السجل النقدي العادي. الرجوع إلى دليل تسجيل النقدية سكوير لمزيد من المعلومات.
