يتطلب العمل والأعمال ، خاصة في بيئة المكتب ، مستوى معينًا من التعاون. على سبيل المثال ، غالبًا ما تتطلب القرارات المهمة المزيد من منظور فرد واحد وعمومًا يتطلب نجاح وظيفة مهمة خبرة عدد من الأشخاص. الاجتماعات هي طريقة لإنشاء تعاون منظم ومنظم ، ولكن بدون غرض أو تحكم ، يمكن بسهولة أن تصبح الاجتماعات طويلة جدًا وغير فعالة. يمكن أن تؤدي معرفة كيفية التخطيط للاجتماعات والتحضير لها وقيادتها إلى إحداث فرق بين الاجتماع الفعال والاجتماع الذي يضيع الوقت.
خطوة
جزء 1 من 3: التحضير للاجتماع
الخطوة 1. ناقش الاجتماع القادم مع المشاركين
عندما تكتشف أنك ستترأس اجتماعًا قادمًا ، فإن أول ما يجب عليك فعله هو تخصيص بعض الوقت للتحدث مع الأشخاص الذين سيشاركون (خاصة الأشخاص المهمين وذوي المستوى العالي). اسأل عما إذا كان هناك أي شيء محدد يرغبون في مناقشته في الاجتماع. سجل إجاباتهم واستخدمها كدليل أثناء كتابة جدول أعمالك.
يُعد سؤال المشاركين عما يرغبون في مناقشته خطوة ذكية ، ليس فقط لتسهيل كتابة جدول الأعمال ، ولكن أيضًا لإشراكهم في عملية الاجتماع حتى قبل بدء الاجتماع. من المرجح أن يحضر الناس وأن ينتبهوا أثناء الاجتماعات عندما يعلمون أن القضايا التي تهمهم ستتم مناقشتها
الخطوة 2. اكتب جدول الأعمال وشاركه
جدول أعمال الاجتماع ليس فقط مفيدًا لقائد الاجتماع ، ولكن أيضًا للضيوف الحاضرين. يتضمن جدول الأعمال معلومات مفيدة حول الاجتماع مثل متى وأين ومن سيحضر. والأهم من ذلك ، أن جدول الأعمال يحدد أيضًا موضوعات المناقشة التي ستتم مناقشتها ، حتى يتمكن الجميع من اتخاذ الاستعدادات. أرسل جدول الأعمال قبل الاجتماع نفسه - كلما كان الاجتماع أكثر أهمية ، يجب إرسال جدول الأعمال مبكرًا.
الشيء الوحيد الذي يجب وضعه على جدول الأعمال هو الحد الزمني المقدر لكل مناقشة. إن وجود جدول زمني تقريبي تم توضيحه مسبقًا يمكن أن يسهل عليك ضبط الاجتماع على المسار الصحيح. في حين أن بعض الأحداث المدرجة في جدول أعمالك ستستغرق وقتًا أطول (وبعضها الآخر أسرع) ، فإن الجدول الزمني سيسهل عليك تنظيم الوقت الكلي وتعديله
الخطوة 3. قم ببعض الأبحاث حول موضوع المناقشات والاجتماعات السابقة
قد لا يعرف الأشخاص الذين يحضرون الاجتماع جميع المعلومات حول الموضوع الذي تخطط لمناقشته - ربما لم يحضر البعض الاجتماع الأخير ، بينما قد نسي البعض الآخر. إنها لفكرة جيدة بالنسبة لك بصفتك رئيس الاجتماع أن تعرف تاريخ المناقشة حتى الآن. حاول التحدث إلى الأشخاص الذين حضروا اجتماعات مهمة من قبل لمعرفة أي مشكلات لم يتم حلها حتى تتمكن من مناقشتها في الاجتماع. ستحتاج أيضًا إلى الحصول على محضر الاجتماع الأخير من المسؤول الذي يحتفظ بالملاحظات لمساعدتك في تنظيم خططك.
يمكن أن تكون الدقائق من الاجتماعات السابقة موردًا مهمًا لك كقائد. تلخص المحاضر المناقشات والقرارات التي حدثت خلال الاجتماع الأخير ، بحيث يمكنك العثور على جميع المعلومات المهمة بسرعة وسهولة نسبيًا. قد تحتاج إلى مشاركة محاضر الاجتماع المهمة مع المشاركين جنبًا إلى جنب مع جدول الأعمال
الخطوة 4. جهز مكان الاجتماع مسبقًا
في يوم الاجتماع ، تحتاج إلى التأكد من أن الغرفة أو المكان الذي سيتم استخدامه نظيف ومرتب وجاهز لاستيعاب المشاركين في الاجتماع. يجب عليك التأكد من أن جميع مكونات تكنولوجيا الاجتماع (مثل العروض التقديمية وأجهزة العرض والأجهزة المرئية ، وما إلى ذلك) تعمل بشكل صحيح وجاهزة للاستخدام - يمكن أن تضيع الفوضى التقنية وقتًا ثمينًا وتعطل الإدارة السلس للاجتماع.
إذا كنت تستخدم عرضًا تقديميًا إلكترونيًا (مثل PowerPoint ، وما إلى ذلك) ، فخذ الوقت الكافي للتعرف على جهاز التحكم عن بُعد أو جهاز النقر الذي سيتم استخدامه في العرض التقديمي. أنت بالتأكيد لا تريد تضييع الوقت في التحسس مع هؤلاء المتحكمين أثناء مناقشة القضايا المهمة
جزء 2 من 3: العمل كقائد خلال الاجتماعات
الخطوة 1. افتتح الاجتماع رسميًا
عند انتهاء الوقت المحدد وحضور جميع المشاركين (أو على الأقل جميع المشاركين المهمين) ، لفت الانتباه إلى كل من في الغرفة. قدم نفسك كقائد والغرض من الاجتماع. حدد إطارًا زمنيًا من خلال تحديد موعد انتهاء الاجتماع المخطط له - يمكنك عقد اجتماع طويل أو قصير ، ولكن تحديد حد زمني مسبقًا سيساعد في الحفاظ على الاجتماع في الوقت المحدد. إذا كان بعض المشاركين لا يعرفون بعضهم البعض ، خذ وقتًا لقراءة أسماء المشاركين بإيجاز وتقديم المشاركين المهمين.
وتجدر الإشارة إلى أن بعض الشركات والمؤسسات لديها إجراءات صارمة ومنتظمة لفتح الاجتماعات وعقدها. على سبيل المثال ، هناك بعض المنظمات التي تفتح الاجتماعات بضربة مطرقة
الخطوة الثانية. قدم الملخصات ذات الصلة للاجتماعات السابقة
في بداية الاجتماع الذي يعد جزءًا من مشروع مستمر طويل ، تحتاج إلى تقديم معلومات موجزة حول المشروع من خلال تقديم ملخص سريع لأحداث أو قرارات الاجتماع السابق. لا يعرف كل المشاركين الكثير عن موضوع المناقشة مثلك ، لذلك يمكن أن تكون هذه الخطوة مفيدة في جعل الاجتماع فعالاً وفعالاً.
- بدلاً من تلخيص نتائج الاجتماعات السابقة بنفسك ، قد ترغب في مطالبة سكرتير الاجتماع أو المسؤول الذي يحتفظ بملاحظات لقراءة محاضر الاجتماعات السابقة لإعطاء الملخص طابعًا رسميًا.
- يجب أن تفكر أيضًا في قراءة المراسلات أو الاتصالات المهمة التي حدثت بعد الاجتماع السابق.
- وتجدر الإشارة إلى أنه إذا قمت بتزويد المشاركين بنسخ من المحاضر / المراسلات ، فقد لا تكون قراءتها ضرورية.
الخطوة 3. اسمح للمشاركين المهمين بتقديم تقرير عن الوضع العام
بعد ذلك ، قم بدعوة الأشخاص ذوي المعرفة ذات الصلة لإبلاغك بالتطورات الجديدة التي حدثت منذ الاجتماع الأخير. يمكن أن يكون هذا أي شيء - على سبيل المثال ، المشاكل الجديدة التي تواجه العمل أو المنظمة ، والتغييرات في الموظفين ، وتطورات المشروع ، والتغييرات في الإستراتيجية التي يمكن مناقشتها جميعًا هنا. يرغب المشاركون في الاجتماع أيضًا في معرفة نتائج الإجراءات المحددة التي تم اتخاذها كنتيجة للاجتماعات السابقة.
الخطوة 4. قم بإنهاء جميع الأعمال غير المكتملة
إذا كانت هناك مشكلات وقرارات لم يتم حلها ولم يتم اتخاذها من الاجتماع الأخير ، فحاول حلها قبل مناقشة المشكلات الجديدة. كلما تم تعليق المشكلة السابقة ، قل رغبة المشاركين في تحمل المسؤولية عنها ، لذا حاول تحديد وحل أي عمل غير مكتمل أثناء الاجتماع. عادة ، يتم تحديد الأعمال غير المكتملة على أنها "غير مقررة" أو "مقدمة لمزيد من المناقشة" في محضر الاجتماع السابق.
- اعتمادًا على الثقافة واللوائح التي تعمل بها ، قد يكون لشركتك أو مؤسستك إجراءات محددة لاتخاذ القرارات - على سبيل المثال ، قد يحتاج المشاركون في الاجتماع فقط إلى الوصول إلى إجماع الأغلبية ، أو ربما يتم تكليف مجموعة من الأشخاص رفيعي المستوى باتخاذ كل القرارات.
- ضع في اعتبارك أن بعض الأشياء أكبر من أن تنتهي أثناء الاجتماع. ليس عليك التفكير في التقدم طويل الأجل للمشاريع غير المكتملة. ومع ذلك ، يجب عليك رفع قرار أو مشروع يتطلب اتخاذ إجراء في هذا الوقت.
الخطوة 5. ناقش العمل الجديد
بعد ذلك ، ابتكر أي قضايا ومخاوف وقضايا جديدة تحتاج إلى المناقشة. هذه أمور تنبع بطبيعة الحال من التطورات التي حدثت بين الاجتماعات السابقة والحالية. حاول الحصول على قرارات محددة ومحددة من المشاركين - فكلما تركت المزيد من الأشياء دون إجابة ، زادت المشكلات التي لم يتم حلها في اجتماعك التالي.
الخطوة 6. اقرأ ختام الاجتماع
بعد الانتهاء من حل جميع المشكلات القديمة والحالية ، خصص وقتًا لقراءة خاتمة الاجتماع لجميع الحاضرين. ضع قائمة بجميع القرارات التي تم اتخاذها بشكل فردي ، وإذا لزم الأمر ، قم بوصف الإجراءات المحددة التي من المتوقع أن يتخذها المشاركون قبل الاجتماع التالي.
هذه الخطوة حاسمة - إنها فرصتك الأخيرة لضمان مغادرة الجميع الاجتماع وهم يعلمون بالضبط مكان المشروع وما هو متوقع منهم
الخطوة 7. اختتم بوضع الأساسيات للاجتماع القادم
أخيرًا ، حدد ما سيتم مناقشته في الاجتماع التالي ، وعندما تبدأ التخطيط ، قل متى وأين سيعقد الاجتماع. يساعد هذا المشاركين على خلق شعور بالاستمرارية من مشروع أو قرار مهم إلى آخر ويمنحهم إطارًا زمنيًا لمواصلة أو إكمال المهمة الموكلة إليهم.
تجدر الإشارة إلى أنك لست مضطرًا إلى التخطيط لاجتماع آخر إذا قمت بتغطية جميع المشكلات القديمة والجديدة في الاجتماع الحالي. ومع ذلك ، إذا كان هناك عدد كافٍ من المشكلات التي لم يتم حلها والتي تتطلب مزيدًا من المناقشة أو إذا كنت تريد رؤية التقدم في مشروع معين ، فقد يكون اجتماع آخر فكرة جيدة
جزء 3 من 3: قيادة الاجتماعات بفاعلية
الخطوة الأولى. قم بتوجيه المناقشة ، لكن لا تهيمن عليها
أحد أدوارك كقائد للاجتماع هو الحفاظ على سير المناقشة بسلاسة. يتمثل دورك في عدم إبداء رأي حول جميع القضايا أو التأكد من استمرار المناقشة وفقًا لجدول زمني محدد. يجب أن تتمتع بالمرونة. اسمح للمشاركين الآخرين بالتحدث بحرية والسماح لموضوعات المناقشة الجديدة بالظهور حتى لو لم تكن على جدول الأعمال. قد تحتاج إلى إنهاء موضوع بمهارة أو تغيير موضوع معين للمناقشة لإبقاء المناقشة في المسار الصحيح ، ولكن لا يجب أن تشعر أنك مضطر للتحكم في جميع جوانب الاجتماع. بعد كل شيء ، الاجتماعات هي عملية تعاونية.
أثناء الاجتماع ، انتبه إلى جدول أعمالك. إذا كان الاجتماع خارج جدول الأعمال ، فقد تحتاج إلى تخطي موضوعات معينة للمناقشة أو تأجيلها لوقت لاحق. لا تخف من القيام بذلك إذا كان الموضوع الذي تتم مناقشته مهمًا جدًا
الخطوة الثانية. شجع جميع المشاركين على المشاركة
بصفتك قائد الاجتماع ، فإن مهمتك هي ضمان اجتماع مفتوح ومثمر. إذا لاحظت أن بعض المشاركين الذين لديهم معرفة ذات صلة بالموضوع قيد المناقشة ليسوا منفتحين على المجموعة ، شجعهم على التحدث. لا تحتاج إلى تحديهم أو الاتصال بهم مباشرة - فقط قل شيئًا مثل ، "أعتقد أن خبرة السيدة ميثا ستكون مفيدة هنا ،" وهذه طريقة رائعة لإشراك الأعضاء الأقل نشاطًا في الاجتماع.
الخطوة الثالثة: تأكد من أن الجميع يفهم ما تتم مناقشته
من الصعب تذكر أن كل شخص يحضر اجتماعًا لديه نفس الخبرة أو المعرفة بموضوع المناقشة. لضمان أن يقضي المشاركون وقتهم بحكمة في الاجتماع ، قد ترغب في اغتنام الفرصة لتبسيط قضية أو موضوع معقد بإيجاز. المشاركون الذين لا يعرفون هذه المعلومات سيقدرونها بالتأكيد.
الخطوة 4. لا تتجاهل الأسئلة الصعبة أو المحرجة
إذا لم يتم التحكم في مثل هذه الأسئلة من قبل قائد مختص ، فسيكون الاجتماع غير مثمر. حاول التأكد من مناقشة جميع القضايا المهمة التي تريد مناقشتها في الاجتماع. لا تسمح للمشاركين بتحويل اللوم أو إعطاء أعذار غامضة للقضايا التي لم يتم حلها. حاول التوضيح والحصول على إجابات للقضايا التي لا يرغب أحد في مناقشتها. على الرغم من أن المشاركين قد لا يرغبون في ذلك ، إلا أن الأسئلة التي يجب الإجابة عليها حتى يكون الاجتماع فعالاً.
تأكد من تسجيل جميع القرارات المهمة (إذا كان لديك مسؤول أو مدون ملاحظات ، فوضه بهذه المهمة). إذا كان عليك أن تواجه مشكلة طرح سؤال صعب ، فستحتاج إلى التأكد من أن إجاباتك موثقة جيدًا
الخطوة 5. انتبه لوقتك
هناك سبب لسمعة الاجتماعات سيئة - بالنسبة لمعظم الناس ، تعتبر الاجتماعات نشاطًا مستهلكًا للوقت. لتجنب استمرار الاجتماع لفترة طويلة ، استخدم قوتك كقائد للحفاظ على استمرار المناقشة. لا تخف من تأجيل بعض القضايا أو المحادثات غير المهمة حتى المناقشة التالية إذا بدا أن الاجتماع سيستمر لفترة أطول مما كنت تتوقع. يجب أن تكون مستعدًا ومستعدًا لتعديل الجدول الزمني لضمان عدم إهدار وقت المشارك.
