يمكن أن يؤدي العمل بدوام كامل والأسرة والأصدقاء والأنشطة الترفيهية وغير ذلك إلى حياة متطلبة وفوضوية. بالإضافة إلى المخالفات الموجودة فيه ، قد يبدو من المستحيل تحقيق كل شيء في الحياة. تعد مهارات التنظيم مهمة للمساعدة في إدارة مسؤولياتك العديدة ، ولكن غالبًا ما يكون من الصعب إتقانها. ولكن بمجرد إتقانها ، ستصبح أكثر كفاءة وستتمتع بميزة أكبر على المنافسة ، مما سيقودك إلى حياة سعيدة ومستدامة.
خطوة
الطريقة 1 من 4: تنظيم أفكارك
الخطوة 1. قم بعمل قائمة مهام
اكتب كل شيء عليك القيام به اليوم ، واشطبه عند الانتهاء. من خلال تدوين مهامك اليومية ، لا داعي للقلق بشأن تذكر القيام بها. شطب الأشياء من قائمتك سيجعلك تشعر بالإنتاجية. ضع الأشياء التي قمت بها بالفعل في قائمة لشطبها فقط.
- قم بتنظيم قائمة المهام الخاصة بك حسب الأولوية العالية والأولوية المنخفضة. قم بتقييم مدى إلحاح وأهمية كل عنصر لمساعدتك في تحديد الأولويات. فكر ، "إذا كان بإمكانك فعل شيء واحد فقط اليوم ، فماذا سيكون؟". هذا هو الشيء الأول في قائمة مهامك.
- إذا كان ذلك ممكنًا ، قم بعمل قائمة مهام لليوم التالي وانظر إليها قبل الذهاب إلى الفراش. من خلال القيام بذلك ، سوف تستيقظ في الصباح وخطة عمل.
الخطوة 2. اصنع قائمة قيد التشغيل تضيفها باستمرار
إذا كان هناك كتاب تود قراءته أو مطعم ترغب في تجربته ، فقم بإعداد قائمة تشغيل تحملها معك طوال الوقت. إذا كنت ترغب في مشاهدة فيلم ، فلا داعي لمشاهدته اليوم ، وبالتالي لا تحتاج إلى إضافته إلى قائمة المهام اليومية الخاصة بك. سيساعدك وجود قائمة تشغيل على تذكير نفسك بمهامك "الإضافية".
يمكنك إنشاء قائمة تشغيل في دفتر ملاحظات تحمله معك دائمًا أو عبر الإنترنت باستخدام برنامج مثل Dropbox لإبقائه متاحًا على مدار الساعة
الخطوة 3. دون ملاحظات أثناء التحدث إلى الناس
قم بتدوين ملاحظات حول محادثاتك مع الناس. هذا مهم بشكل خاص في محادثات العمل ، ولكنه مهم أيضًا أثناء التفاعلات مع الأصدقاء والعائلة. سيذكرك تدوين الملاحظات بشيء مهم قاله أحدهم ، أو مهمة غير متوقعة يجب القيام بها ، أو مجرد تذكير خفيف بالأوقات السعيدة مع أحبائك.
لست مضطرًا إلى حمل دفتر ملاحظات معك طوال الوقت وتدوين كل كلمة يقولها شخص ما بعناية. فقط حاول أن تخصص وقتًا لكتابة نقطة أو نقطتين مهمتين في كل محادثة تالية
الخطوة 4. استخدم المخطط
يمكن أن يكون المخطط السنوي مفيدًا جدًا في جمع أفكارك المختلفة. استخدمه لتسجيل المواعيد والرحلات وأشياء أخرى مهمة. انظر إلى الملاحظات كل يوم واكتب الأشياء التي سيتم القيام بها على المدى الطويل. على سبيل المثال ، إذا قمت بجدولة مكالمة جماعية لمدة 6 أشهر أخرى ، فقم بتدوينها في مخططك الآن حتى لا تنسى.
الخطوة 5. رتب عقلك
فقط أثناء التخلص من الأشياء غير المفيدة أو غير المهمة في المكتب والمنزل ، يجب عليك أيضًا التخلص من الأفكار غير الضرورية من عقلك. جرب التأمل للتخلص من الأفكار السلبية مثل القلق والتوتر من عقلك.
الطريقة 2 من 4: ضبط الإعدادات في المنزل
الخطوة 1. تخلص من العناصر غير الضرورية
الترتيب هو خطوة أولى مهمة في تنظيم منزلك. فتح الأدراج والتخلص من العناصر غير الضرورية ، وتخلص من الأطعمة منتهية الصلاحية ، والتخلص من الملابس والأحذية التي لم يتم استخدامها لأكثر من عام أو التبرع بها ، والتخلص بشكل صحيح من الأدوية منتهية الصلاحية ، والتخلص من أو الجمع بين أدوات النظافة الفارغة أو نصف الفارغة ، و أشياء أخرى غير ضرورية حقًا.
الخطوة الثانية: اصنع غلافًا للأشياء المهمة في حياتك
قم بعمل مجلدات بعنوان "تأمين السيارة" و "إجازة" و "إيصال" و "الميزانية" وأشياء أو أحداث مهمة أخرى في حياتك.
- جرب الترميز اللوني للموثق. الأزرق للإيصالات (الغاز ، البقالة ، الملابس) ، الأحمر للتأمين (السيارة ، المنزل ، الحياة) ، إلخ.
- قم بتخزين الرابط على الرف الذي تم ترتيبه.
الخطوة 3. نعلق الخطافات والأرفف على الحائط
استفد من المساحة الرأسية غير المستخدمة غالبًا في منزلك. اشترِ خطافات لتعليق الدراجات في المرآب ورفوف معلقة (عائمة) لتوفير ترتيب فعال وزخرفي للمساحة.
الخطوة 4. شراء مساحة تخزين
كما هو الحال مع إجراء الترتيبات في المكتب ، قم بشراء حاويات وسلال لوضع أغراضك فيها. احتفظ بالأشياء المماثلة في نفس المكان ولديك نظام لوضع الحاويات. قم بشراء حاويات وسلال من جميع الأحجام لتنظيم كل شيء في منزلك بما في ذلك الأواني ومستحضرات التجميل والحيوانات المحنطة والطعام والأحذية والمناسبات.
الطريقة الثالثة من 4: ترقية الإعدادات في Office
الخطوة 1. شراء حالة الإعداد
انتقل إلى المتجر الذي يبيع حقائب الترتيب (Ace Hardware ، و JYSK ، و Informa ، و IKEA ، ومتجر واحد للسعر ، وما إلى ذلك) واشترِ عشرة منها على الأقل. قم بشراء حاويات بأحجام مختلفة لتخزين الأقلام والورق والأشياء الأكبر حجمًا.
اشترِ الحاويات والسلال وأدراج الملفات والعناصر الأخرى التي يمكن أن تخزن متعلقاتك
الخطوة 2. شراء مجموعة ملصقات
ما الهدف من الاحتفاظ بكل أغراضك في حاويات تخزين جميلة إذا كنت لا تعرف ما بداخل كل منها؟ استخدم أداة وضع الملصقات لتسمية كل حاوية بشكل صحيح. على سبيل المثال ، اجعل حاوية واحدة تحمل عنوان "مستلزمات الكتابة" كمكان لتخزين الأقلام وأقلام الرصاص وأقلام التحديد الملونة ، وحاوية أخرى باسم "الأدوات" تحتوي على مقص ودباسات وفتاحات دبابيس وثقب.
قم بتسمية كل شيء بما في ذلك الملفات والأدراج والخزائن
الخطوة 3. نظّم الملف الذي يحتوي على المعلومات بناءً على "كيفية استخدامها لاحقًا"
بدلاً من وضع الأشياء في ملف بناءً على المكان الذي حصلت عليه منها ، قم بإنشاء ملف بكيفية استخدامك له في المستقبل. على سبيل المثال ، إذا كان لديك وثائق عن الفندق الذي ستقيم فيه في نيويورك في رحلة عمل ، فضعها في ملف "نيويورك" ، وليس ملف "الفندق".
قم بإنشاء ملف فرعي. لديك ملف "فنادق" ، ولكن بخلاف ذلك ، لديك ملفات "مدينة" مختلفة للأماكن التي تزورها بشكل متكرر
الخطوة 4. حدد "جدول المحتويات" المنظم للوازم المكتبية
ربما كل شيء على ما يرام ، ولكن قد لا تتذكر مكان وضع كل عنصر. قم بعمل قائمة لكل صندوق أو حاوية تقوم بإنشائها وما بداخلها للرجوع إليها بسرعة في تاريخ لاحق.
ستساعدك هذه القائمة أيضًا على إعادة الأشياء إلى مكانها بعد التقاطها
الخطوة 5. قم بإنشاء قسمي "المهام المطلوب تنفيذها" و "تم" على الجدول
لديك قسمان محددان على مكتبك للأشياء التي يجب القيام بها (المستندات للتوقيع ، والتقارير التي يجب قراءتها ، وما إلى ذلك) ولأكوام الأشياء التي تم إنجازها بالفعل. من خلال إنشاء قسمين منفصلين ، لن تشعر بالارتباك حيال ما تم إنجازه وما لم يتم القيام به.
الخطوة 6. تخلص من العناصر غير الضرورية
أثناء وضع العناصر في الصناديق والحاويات التي اشتريتها ، تخلص من العناصر التي لا تحتاجها. تخلص من العناصر التي لم تلمسها أو تفتحها خلال عام ، وأي عناصر تالفة ، وأعد أي مخزون متبقي.
- يمكنك إتلاف الأوراق القديمة وسؤال زملائك في العمل عما إذا كانوا مهتمين بالأشياء التي توشك على التخلص منها.
- إذا كنت تواجه مشكلة في التخلص من شيء ما ، فحاول التبرع به.
الخطوة 7. تنظيم محتويات الكمبيوتر
يمكنك تنظيم الأشياء الملموسة من حولك ، لكن وجود جهاز كمبيوتر به محتوى غير منظم سيحد من إنتاجيتك ويبقيك تشعر بعدم التنظيم. قم بإنشاء مجلدات ومجلدات فرعية جديدة لتخزين الملفات ، وتنظيم سطح المكتب الخاص بك للعثور بسهولة على الكائنات ، والتخلص من الملفات المكررة ، وتسمية المستندات بعناوين مفصلة ، وإزالة التطبيقات والمستندات غير الضرورية.
طريقة 4 من 4: ابق منظمًا
الخطوة 1. خصص عشر دقائق كل يوم للترتيب لفترة وجيزة
لقد قضيت وقتًا في تنظيم كل شيء ووضعه في مكانه الصحيح ، لذا احتفظ به بهذه الطريقة. كل ليلة ، اضبط منبهًا للإشارة إلى عشر دقائق لتخزين العناصر في غير مكانها ، وتأكد من أن الحاويات والسلال الخاصة بك منظمة.
الخطوة الثانية: إذا قمت بإضافة أشياء جديدة إلى حياتك ، تخلص من الأشياء القديمة
قبل شراء كتاب جديد ، ألق نظرة على رف كتبك وتخلص من كتاب لم تقرأه أو لم تقرأه. تبرع به أو تخلص منه حتى يمكن للعنصر الجديد أن يحل محله.
اتخذ المزيد من الخطوات وتخلص من عنصرين أو ثلاثة أشياء لكل كائن جديد
الخطوة 3. احتفظ بصندوق "التبرعات" في جميع الأوقات
احصل على صندوق حيث يمكنك تخزين العناصر للتبرع بها في أي وقت. عندما تدرك أنك لم تعد تريد شيئًا ما ، ضعه في صندوق التبرعات على الفور.
إذا وجدت شيئًا لا تريده بعد الآن ولكن لا يمكنك التبرع به ، فضعه في سلة المهملات على الفور
الخطوة 4. عندما ترى درجًا مفتوحًا ، أغلقه
لا تنتظر وقت الترتيب لمدة عشر دقائق للبقاء منظمًا. إذا رأيت شيئًا في غير محله ، فأعده على الفور. إذا مررت حاوية ممتلئة ، أفرغها. عندما ترى الورق في غير مكانه ، تخلص منه بعيدًا. اجعل وضع عادة لجعلها فعالة.
لا تقضي الكثير من الوقت في يومك في القيام بمهام صغيرة مرتبة. لا تفرط في إغلاق الأدراج المفتوحة. إذا كنت ذاهبًا إلى اجتماع ، ووجدت درجًا مفتوحًا في طريقك ، فأغلقه. إذا قطعت سير عملك لمجرد إغلاق الدرج ، فسوف تنخفض إنتاجيتك الإجمالية بنسبة تصل إلى 25٪
الخطوة 5. استفد من التكنولوجيا لتحافظ على تنظيمك
هناك المئات من التطبيقات التي يمكنك استخدامها للحفاظ على تنظيم نفسك. هناك العديد من تطبيقات قائمة المهام ، مثل Evernote ، وتطبيقات التذكير مثل Beep Me ، ومنظمي الرحلات مثل TripIT ، والتطبيقات للمساعدة في تنظيم أهمية مهامك ، مثل Last Time.
ابحث عن التطبيقات التي ستتم مزامنتها مع جهازك حتى تتمكن من الوصول إليها أينما كنت
مقالات لها صلة
- وقف هدر الوقت
- تحويل نظام الكتابة على مدار 24 ساعة إلى نظام زمني 12 ساعة
- تنظيم حياتك
- إدارة الوقت بحكمة
