تعد خطط الطوارئ ، التي تُعرف باسم خطط الاستجابة للطوارئ ، مفيدة جدًا في توقع حدوث الأشياء التي تؤدي إلى وقف الأنشطة التشغيلية. عند إدارة المنظمة ، قد تحدث مخاطر مختلفة بالفعل بدءًا من الاضطرابات الفنية (مثل فقدان البيانات) إلى الأحداث الطبيعية (مثل الفيضانات). لذلك ، تحتاج كل منظمة إلى تطوير خطة طوارئ فعالة من أجل أن تكون مستعدة للتعامل مع الأحداث السلبية المختلفة.
خطوة
جزء 1 من 3: توقع المخاطر المختلفة
الخطوة 1. استعد قبل تطوير خطة الطوارئ
الغرض الرئيسي من إعداد خطة الطوارئ هو الحفاظ على استمرارية الأنشطة التشغيلية للمنظمة في حالة وقوع كارثة.
- أولاً ، حدد سياسة رسمية تنص على أنه يجب على المنظمة تطوير خطة طوارئ.
- ضع خطة بسيطة وعملية. استخدم كلمات يسهل فهمها وقدم إرشادات يسهل على القارئ تطبيقها لأن هذه الخطة يجب أن ينفذها جميع العاملين في المنظمة.
- حدد الأسباب المحددة التي من أجلها يجب أن تضع خطة طوارئ. فكر في المؤشرات التي تعمل كمعايير لتحديد التنفيذ الناجح لخطة الطوارئ حتى تتمكن المنظمة من الاستمرار في الأنشطة كالمعتاد. حدد الأنشطة التشغيلية التي تلعب دورًا مهمًا في استمرارية عملك.
الخطوة الثانية: ضع خطة طوارئ من خلال الإجابة على ثلاثة أسئلة مهمة
يعد إنشاء خطة يمكنها الإجابة على جميع هذه الأسئلة الثلاثة طريقة لضمان عدم تفويت أي جانب واحد يجب مراعاته.
- ما الأحداث التي قد تحدث؟
- ما هي الإجراءات التي سنتخذها للتصدي لها؟
- ما الذي يتعين علينا القيام به لتجهيز أنفسنا؟
الخطوة 3. اكتشف المخاطر التي من المحتمل أن تواجهها مؤسستك
يعد تحديد المخاطر التي قد تحدث أحد الجوانب المهمة في إعداد خطة الطوارئ. ومع ذلك ، ستكون العملية مختلفة وفقًا لحالة وحالة كل منظمة. يجب عليك أيضًا مراعاة ظروف مؤسستك عند تحديد المخاطر. هناك حاجة لخطط الطوارئ لتوقع مخاطر الأعمال في شكل:
- الكوارث الطبيعية ، على سبيل المثال: الفيضانات والأعاصير والجفاف. مخاطر أخرى: الأزمات المالية ، وحوادث العمل ، ومشاكل الموظفين (مثل وفاة قائد تنظيمي أو إضراب موظف) ، وفقدان البيانات ، وفوضى الإدارة ، ومشاكل المنتج (على سبيل المثال: المنتجات المعيبة).
- التركيز على إعداد الخطط الخاصة بجوانب الإدارة ، والاتصالات ، والتمويل ، والتنسيق ، واللوجستيات ، وحل المشكلات الفنية.
- عادة ما يواجه الفريق الذي يتعامل مع البنية التحتية للاتصالات المشكلات الفنية. يجب أن تفكر في مخاطر فقدان البيانات أو العملاء.
الخطوة 4. النظر في المخاطر حسب الأولوية
تحديد تصنيف المخاطر على أساس حجم فرصة حدوث المخاطر. بشكل عام ، لا يمكن لخطط الطوارئ توقع جميع المخاطر لأن فرص الحدوث ليست هي نفسها. حاول اكتشاف المخاطر التي لها فرصة أكبر في الحدوث والتي ستؤثر بشكل كبير على الأنشطة التشغيلية.
- ركز على الأحداث ذات العواقب الأكثر خطورة. اكتب جميع الأحداث التي تؤثر على العمليات وحدد تصنيفًا من 1 إلى 10. فكر في تأثير كل من هذه الأحداث ، على سبيل المثال: حرائق المحرك لها تصنيف أقل من حرائق المصنع.
- بعد ذلك ، حدد التصنيف بناءً على تكرار حدوث الخطر. على سبيل المثال: قم بإعطاء تصنيف 1 للمخاطر التي تحدث مرة واحدة في الشهر وتصنيف 10 للمخاطر التي تحدث مرة كل 100 عام. اضرب الرقمين لتحصل على النتيجة الإجمالية التي توضح حجم المخاطر وتأثيرها على المؤسسة.
- ضع خطة طوارئ تبدأ بالحدث الذي حصل على أعلى الدرجات. قم بإعداد الحلول لتوقع هذه الأحداث. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تحسين إجراءات العمل للأحداث ذات الدرجات المنخفضة. يجب أن تكون الجوانب الأساسية التي تضمن استمرارية أنشطة المنظمة أولوية قصوى ، على سبيل المثال: إدارة التدفق النقدي ، وتطوير الحصة السوقية ، وتحسين أداء الموظفين.
جزء 2 من 3: تحديد سيناريوهات متعددة
الخطوة الأولى. حدد سيناريو الحدث الذي ينطوي على أعلى نسبة مخاطرة
من أجل تطوير خطة طوارئ فعالة ، حدد سيناريوهات واقعية لكل خطر. قم بإنشاء إطار عمل محدد لتوقع التأثير الذي قد يحدث إذا حدثت أعلى المخاطر.
- يمكنك تحديد التأثير بعد تجميع السيناريو بدقة. فكر في التأثير الأكبر لكل سيناريو بالتفصيل.
- من سيناريو ، قم بإعداد عدة إصدارات من الخطة مع كثافة تأثير متدرجة ، على سبيل المثال: تأثير خفيف وتأثير معتدل وتأثير شديد.
الخطوة 2. ضع جدولاً زمنيًا لتنفيذ الخطة وفقًا للسيناريو
تحديد الموظفين المسؤولين عن أي إجراءات ومتى. قم أيضًا بإعداد قائمة محدثة أو قائمة جهات اتصال وحدد الشخص الذي يجب أن يقدم الإخطارات.
- قم بإعداد جدول زمني حتى يعرف جميع الموظفين المسؤولين ما يتعين عليهم القيام به في اليوم الأول أو خلال الأسبوع الأول. ضع جدولًا زمنيًا محددًا لكل سيناريو.
- قم بعمل جدول زمني وفقًا للسيناريو لتوقع ظهور العقبات في مختلف جوانب المنظمة ، على سبيل المثال من حيث مرافق العمل (قيود البنية التحتية) ، والتنظيم (لا يوجد نظام تحذير للطوارئ أو فريق استجابة ماهر) ، والمؤسسات (على سبيل المثال: نقص مصادر التمويل أو شركاء الأعمال الخارجية). حدد الأفراد الذين يجب أن يكونوا مسؤولين عن جوانب معينة.
الخطوة الثالثة. فكر في أهم العوامل لتنشيط عملك وتشغيله مرة أخرى
ناقش هذا بالتفصيل من خلال إجراء مراجعة للقدرات ونقاط الضعف داخل المنظمة. هل تمتلك المنظمة القدرات الكافية لمعالجة أو معالجة كل خطر؟
- على سبيل المثال: الكارثة التي قد تحدث هي فيضان لأن مياه النهر تفيض وتغرق المساكن على ضفاف النهر. قد تؤدي البنية التحتية الضعيفة إلى حدوث ضعف ، كما أن توفر الموظفين المهرة هو قدرة تنظيمية.
- قم بإجراء تقييم صادق للموارد. تحديد ما الذي يجب تغييره أو تقليله بسبب الموارد المحدودة؟ قم بإجراء تحليل لتحديد التأثير على الأنشطة التجارية حتى تتمكن من تحديد الإجراءات التي يجب اتخاذها حتى تستمر المنظمة في العمل وتكون قادرة على تحقيق أهدافها.
الخطوة 4. تحديد كيفية تقليل المخاطر
بعد وضع خطة للطوارئ ، لا تجلس وتأمل ألا يحدث أي شيء سيء. اتخذ خطوات مختلفة لتقليل المخاطر واتخاذ الوقاية.
- اكتشف ما إذا كان هناك زملاء على استعداد للمساعدة. هل توجد موارد محلية يمكن استخدامها في حالة وقوع كارثة؟ هل هناك جيران على استعداد للمساعدة؟
- يمكن لخطة الطوارئ الفعالة أن تكشف عن الجوانب المختلفة التي تحتاج إلى تحسين حتى لا تكون هناك حاجة الآن لخطة كانت مفيدة للغاية في الأصل.
- على سبيل المثال: أنت تدرك الحاجة إلى الحماية التأمينية أو تنفذ محاكاة لإدارة الكوارث. قم بتثبيت نظام نسخ احتياطي للبيانات لمنع فقدان البيانات. ضع خطة لكل سيناريو.
جزء 3 من 3: تنفيذ خطة الطوارئ
الخطوة 1. قم بإبلاغ خطة الطوارئ لجميع الموظفين
تحتاج إلى إبلاغ خطة الطوارئ لجميع مستويات إدارة المنظمة في أقرب وقت ممكن قبل حدوث حالة الطوارئ.
- اشرح أدوار ومسؤوليات كل فرد حتى لا يتم الخلط بينهما عندما يجب تنفيذ هذه الخطة لمنع الذعر.
- قدم تدريبًا مفيدًا حتى يتمكن كل فرد من الوفاء بالمسؤوليات وفقًا للخطة. قم بإجراء عمليات المحاكاة اللازمة وقم بإجراء التعديلات بعد إجراء الملاحظات.
الخطوة 2. اختبر خطتك
قم بإجراء الاختبار على 4 مراحل حتى تكون أكثر كفاءة وفعالية. إذا كانت هناك مشاكل أو تضارب بين الإدارات ، فاضبط الخطة وأعد الاختبار.
- عقد اجتماعات مع كبار الموظفين. دعه يحدد التاريخ والوقت للاجتماع لإجراء مراجعة كاملة لخطة الطوارئ وتقدير الأشخاص الذين قاموا بالمهمة حتى النهاية.
- عقد اجتماعات بين الإدارات لمراجعة خطط الإدارات. في هذه المرحلة ، تحتاج إلى تخصيص الموارد وتحديد النزاعات الناشئة.
- ابحث عن سبب فشل النظام الجسيم. يمكن إجراء تقييم الخطة داخل القسم من خلال محاكاة فشل النظام و / أو البائع. يمكن إجراء محاكاة السيناريو دون إيقاف تشغيل المعدات أو تأخير العمليات التي يجب أن تستمر في العمل.
- قم بإجراء اختبار. ومع ذلك ، تحتاج إلى اختبار خطة الطوارئ من خلال إيقاف العمليات مؤقتًا.
الخطوة 3. احتفظ بخطة الطوارئ في مكان آمن يسهل الوصول إليه
في حالة وقوع كارثة ، لا تدع الخطة تشتعل أو تجرفها الفيضانات. لتسهيل الوصول إليه عند الحاجة ، لا تحتفظ بسرية تخزين ملفات خطتك.
- احتفظ بملف الخطة والنسخ في عدة أماكن حتى يمكن استخدامها في أسرع وقت ممكن عند الحاجة.
- احتفظ بنسخة من الخطة في أماكن مختلفة عن الأصل. الرجاء إخبار بعض الأشخاص المصرح لهم بكيفية الوصول إليه.
الخطوة 4. ضع جدولاً زمنيًا منتظمًا لإجراء المراجعات
تحدث التغييرات طوال الوقت بحيث لم تعد الافتراضات التي يقوم عليها إعداد الخطة صالحة. قد تكون المخاطر أكبر مما كانت عليه عندما تم وضع الخطة.
- أشرك عدة أشخاص عند صياغة الخطط وتعديلها. على سبيل المثال: اطلب من الموظفين الجدد تقديم مدخلات أو إجراء تحسينات من منظور مختلف.
- قارن جميع الافتراضات المستخدمة عند صياغة الخطة بالبيانات الحالية أو قم بفحص طرف ثالث. قد يقوم نظام النسخ الاحتياطي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك بتخزين بيانات أقل مما تعتقد.
نصائح
- لا تتغاضى عن أهمية خطة الطوارئ حتى لا تنشئ واحدة!
- وضع خطط طوارئ في سيناريوهات مختلفة.
- ابدأ التخطيط بتشكيل لجنة وتعيين رئيس. اختر الأشخاص الذين لديهم المهارات والأدوات والمعرفة بحيث يكون كل قسم قادرًا على تطوير خططه الخاصة.
- أعد قراءة الخطط التي تم وضعها للعثور على الأشياء التي فاتتك.
