هناك أوقات يتعين عليك فيها إجراء مكالمة هاتفية مهمة ، ربما تطلب من شخص ما مقابلة أو تسويق شيء ما. إذا لم تكن معتادًا على التحدث في الهاتف ، فقد يكون من الصعب بدء محادثة. مفتاح إجراء محادثة هاتفية ناجحة هو التأكد من أن كلا الطرفين مرتاحان لإجراء مناقشة سهلة.
خطوة
جزء 1 من 3: عمل خطة
الخطوة 1. حدد ما هو هدفك
قبل أن تلتقط المتلقي ، عليك أن تعرف الغرض منه. على سبيل المثال ، إذا اتصلت بشخص ما تحبه ، فقد يكون الهدف هو مطالبتهم بمقابلتك. في المهاتفة التجارية ، الهدف هو بيع السلع أو الخدمات. فكر فيما تتوقعه من المحادثة.
- حاول أن تجعل أهدافك محددة. هذا سوف يجعلك أكثر استعدادا.
- في بعض الحالات ، قد يكون الغرض من المحادثة الهاتفية أكثر عمومية. على سبيل المثال ، الاتصال بشركة للاستعلام عن خدماتها دون معرفة ما أنت مهتم به حقًا. تساعد المعلومات التي تحصل عليها لاحقًا في تحديد ما تحتاجه أو تريده.
الخطوة 2. اعرف من الذي ستتحدث إليه
عند الاتصال بشخص معين لا تعرفه ، حاول معرفة خلفيته أولاً. بهذه الطريقة ، تعرف تقريبًا ما تتوقعه من المحادثة. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد التحدث إلى الرئيس التنفيذي لشركة ما ، فقد يكون مشغولًا جدًا وليس لديه الكثير من الوقت. إذا كنت تتصل بشخص خجول ، فقد تضطر إلى التحدث أكثر.
- بالنسبة إلى هاتف العمل ، قم بزيارة الموقع الإلكتروني للشركة حيث يعمل الشخص الذي تريد الاتصال به. ستجد العنوان وربما السيرة الذاتية التي ستعطيك فكرة صغيرة.
- للمكالمات الخاصة ، اطلب معلومات الشخص من صديق يعرفه أو يعرفها أيضًا.
الخطوة 3. اكتب بعض نقاط المحادثة
بمجرد أن تعرف ما تريد ومن ستتصل به ، من الجيد تدوين بعض الملاحظات. يمكنك كتابة نقاط للتأكد من طرح سؤالك. مع القائمة ، لن تنسى أبدًا شيئًا مهمًا.
- قد تحتاج أيضًا إلى تحديد الخطوط العريضة للمحادثة. قد يحتاج المخطط التفصيلي إلى تكييفه مع استجابة الشخص الآخر ، لكنه في الأساس دليل إذا كنت متوترًا.
- فكر في المدة التي ستتحدث فيها. من الأفضل الافتراض أن الوقت ليس طويلاً. لذا ، ركز على الموضوع المهم الذي تريد التحدث عنه.
جزء 2 من 3: بدء محادثة
الخطوة 1. قل مرحباً وقدم نفسك
أولاً ، يجب أن تقول تحية ، مثل "مرحبًا" أو "مرحبًا". يستخدم العديد من الأشخاص اليوم أجهزة الاستقبال التلقائية ، ولكن لا يزال يتعين عليك تقديم نفسك ما لم يرحب بك الشخص الآخر على الطرف الآخر بالاسم. إذا كنت تتصل بشخص تعرفه جيدًا ، يكفي ذكر الاسم فقط. في مواقف أخرى ، قدِّم مزيدًا من المعلومات حتى يتمكن الشخص الآخر من التعرف عليك.
- للتحية ، يمكنك أيضًا استخدام "صباح الخير" أو "مساء الخير" أو "مساء الخير".
- على هاتف العمل ، اذكر أيضًا اسم شركتك. على سبيل المثال ، "صباح الخير ، أنا أنيسة ديوي من Mahkota Advertising."
- قد تحتاج إلى ذكر المكان الذي قابلته فيه للمكالمات الخاصة. على سبيل المثال ، "مرحبًا ، هذا ماهيسا. التقينا في صالة الألعاب الرياضية الأسبوع الماضي ".
- إذا كنت تتصل بصديق لصديق ، فذكر اسم ذلك الصديق. على سبيل المثال ، "مرحبًا ، هذه ليزا. أنا صديق إريك. أعتقد أنه قال بالفعل أنني سأتصل ".
- إذا اتصلت للاستعلام عن وظيفة شاغرة ، فاذكر من أين حصلت على المعلومات. على سبيل المثال ، "مرحبًا ، اسمي نوراني الرحمن. أود الاستفسار عن الوظيفة التي تم الإعلان عنها في صحيفة الأمس ".
- إذا كنت تريد فقط أن تطلب من شركة ما معلومات عامة ، فلا داعي لتسمية الأسماء. يمكنك ببساطة أن تقول ، "مرحبًا ، أنا مهتم بخدمة التخزين التي تقدمها."
الخطوة 2. اسأل عما إذا كان الوقت مناسبًا الآن للتحدث
إذا كنت تريد أن تكون المحادثة الهاتفية ناجحة ، فتأكد من أن الشخص الآخر مركز بقدر ما أنت عليه. لهذا السبب عليك أن تسأل عما إذا كان لديه وقت قبل بدء المحادثة. إذا كان الجواب نعم ، من فضلك ابدأ الحديث. إذا كانت الإجابة مشغولة أو على وشك المغادرة ، فابحث عن وقت آخر.
- إذا لم يكن مستعدًا للتحدث عند الاتصال ، فحددي وقتًا آخر قبل إنهاء المكالمة. يمكنك أن تقول ، "هل يمكنني الاتصال مرة أخرى بعد ظهر اليوم؟ الساعة الثالثة ، ربما؟"
- إذا كان يريد معاودة الاتصال ، فقدم له يومًا ووقتًا عندما تستطيع ذلك. قل ، "يمكنني التحدث صباح الغد. ربما حوالي 10؟"
الخطوة 3. ابدأ بالمجاملات
إذا كنت تتصل لتسأل أو تبيع شيئًا ما ، فلا تدخل في صلب الموضوع على الفور. قد يفقد الشخص الآخر الاهتمام قريبًا. بدلاً من ذلك ، حاول البدء بمقدمة مثل حديث قصير عن الطقس.
- ومع ذلك ، لا تفرط في الكلمات لفترة طويلة. قد ينفد صبر الشخص الآخر.
- إذا كنت تعرف الشخص الذي تتحدث إليه ، فقل شيئًا أكثر خصوصية في موضوع يثير اهتمامه. على سبيل المثال ، إذا كان من مشجعي كرة القدم ، فقل: "كانت هناك مباراة في بيرسيبايا الليلة الماضية ، أليس كذلك؟"
- إذا كنت لا تعرفه عن كثب ، فاختر المجاملات العامة. على سبيل المثال ، "كان الجو حارًا جدًا مؤخرًا. يبدو أن موسم الجفاف في العام الماضي لم يكن حارًا مثل هذا ".
الخطوة 4. ناقش نقاط المحادثة
بمجرد أن تشعر أنت والشخص الآخر بالراحة والاسترخاء ، انتقل إلى قلب المحادثة. تحدث بإيجاز ودقة لأنك ستبدو غير آمن إذا كنت تتجول.
- أثناء خلق انطباع بالثقة ، تأكد من أنك مهذب عندما تطلب من الشخص الآخر شيئًا.
- إذا تحدثت لفترة طويلة دون توقف ، فقد يتوقف الشخص الآخر عن الانتباه. لذا خذ قسطًا من الراحة واطلب الحصول على تعليقات إذا كان هناك شيء تريد قوله.
- لا تأكل أو تمضغ العلكة أثناء التحدث. سوف يعطي الصوت الذي يصدره انطباعًا بأنك لست جادًا.
جزء 3 من 3: ضبط الإعدادات
الخطوة الأولى. ابحث عن مكان هادئ
بالطبع تريد أن تنتهي المكالمة الهاتفية بشكل جيد. لذلك ، قم بتهيئة بيئة تساعد على التحدث ، في مكان هادئ. قلل من ضوضاء الخلفية حتى لا تضطر إلى مطالبة الشخص الآخر بتكرار ما يقوله أو الصراخ لحمله على سماعك.
- أفضل مكان للاتصال به هو غرفة فارغة بباب مغلق. يضمن لك أن تكون قادرًا على التحدث بهدوء.
- إذا كان عليك الاتصال بمكتب في الهواء الطلق ويمكنك سماع أصوات زملائك في العمل ، فحاول الاتصال عندما يكون المكتب هادئًا بعض الشيء. على سبيل المثال ، أثناء استراحة الغداء أو في نهاية اليوم عندما يعود الجميع إلى المنزل.
- كلما أمكن ، تجنب المكالمات الهاتفية المهمة في الأماكن العامة ، مثل المطاعم أو المتاجر. عادة ما تكون الأماكن العامة مليئة بالمشتتات ومزدحمة للغاية. إذا كان يجب عليك الاتصال عندما تكون بالخارج ، فابحث عن مكان هادئ ، مثل زقاق خارج حمام المطعم أو رواق فارغ في متجر.
الخطوة 2. تحقق من الإشارة
اليوم ، يستخدم الكثير من الناس الهواتف المحمولة كهاتفهم الأساسي. إذا كان الأمر كذلك ، فتأكد من قوة إشارة هاتفك الخلوي حتى تتمكن من التأكد من أن جودة الصوت ستكون جيدة. ابحث عن مكان يقدم إشارة قوية. إذا لم تكن هناك إشارة ، فقد تحتاج إلى استخدام خط أرضي.
- عادةً ما تكون جودة الصوت في الهواتف الأرضية أفضل من جودة صوت الهواتف المحمولة. لذا ، إذا كان الأمر ضروريًا للغاية ، فاستخدم خطًا أرضيًا كلما أمكن ذلك ، خاصةً إذا كنت ستقوم بالاتصال بوالد يعاني من ضعف السمع.
- إذا كنت تستخدم هاتفًا خلويًا ، فامسكه حتى يلتقط الميكروفون المدمج صوتك دون صعوبة. يجب ألا تستخدم المكالمات المهمة مكبر الصوت.
الخطوة الثالثة. تأكد من أنك مرتاح
قبل أن تبدأ الاتصال ، تأكد من أنك مستعد للتركيز بشكل كامل على المحادثة. على سبيل المثال ، جهز نفسك حتى لا تضطر إلى الذهاب إلى الحمام وتقديم مشروب حتى لا تضطر إلى الوقوف إذا كنت عطشانًا. من الجيد أن يكون لديك منديل ورقي في متناول يدك فقط في حالة احتياجك للعطس على الهاتف.
قرر ما إذا كنت أكثر راحة في التحدث جالسًا أو واقفًا. إذا كنت متوتراً ، فربما يمكنك أن تهدأ من خلال المشي قليلاً
نصائح
- إذا كنت متوترًا ، فربما تحتاج إلى بعض التدريب. اطلب من صديق أو أحد أفراد العائلة أن يقوم بدور الشخص الذي تتصل به.
- إذا كنت تتصل بأشخاص بشكل خاص أو بصفتهم الاجتماعية ، فقد ترغب في البدء بإرسال رسالة تقول ، "هل يمكن أن تستغرق دقيقة للتحدث على الهاتف؟" قد يكون أكثر تقبلاً إذا علم أنك ستتصلين.
- حاول خلق موقف إيجابي. حتى لو كان الشخص الذي تتحدث معه لا يستطيع رؤيته ، فإن الابتسام أثناء التحدث سيجعل صوتك يبدو متحمسًا وإيجابيًا.
- انطق الكلمات بشكل صحيح. حاول أن تجعل الشخص الآخر يفهم ما تقوله دون صعوبة.
- انتبه إلى سرعة حديثك. يصعب أحيانًا التقاط الكلمات السريعة جدًا.
