البيان الصحفي هو بيان مكتوب لوسائل الإعلام. يمكن أن يحتوي على مجموعة من الأخبار ، بما في ذلك جدول الأنشطة والعروض الترويجية والجوائز والمنتجات والخدمات الجديدة ونتائج المبيعات وما إلى ذلك. يمكن أيضًا استخدام البيانات الصحفية لإنشاء قصص خاصة. عادة ما يفكر الصحفيون في فكرة الأخبار بشكل أكبر إذا تلقوا بيانًا صحفيًا أولاً. هذه أداة علاقات عامة أساسية للغاية ، يمكن لأي شخص يريد استخدامها أن يستخدمها بالتنسيق الصحيح. سنوضح لك كيف.
خطوة
الطريقة الأولى من الثانية: إنشاء بيان صحفي مثير للاهتمام للنظر فيه
الخطوة 1. اكتب العنوان الأصلي
يجب أن يكون العنوان قصيرًا وواضحًا ومباشرًا ؛ بعبارة أخرى ، نسخة مختصرة للغاية من النقطة الرئيسية في البيان الصحفي. يقترح العديد من خبراء العلاقات العامة أنه يجب كتابة العنوان أخيرًا ، بعد كتابة جميع المحتويات الأخرى. إذا اتبعت هذه التعليمات ، فاستمر في كتابة البيان الصحفي واكتب العنوان بعده. العنوان ملفت للانتباه وجزء مهم جدًا من البيان الصحفي.
-
يُعرف موقع wikiHow بأنه المصدر الأكثر شيوعًا للمعلومات.
لقد رأيت أليس كذلك؟ الآن تريد معرفة المزيد عن الأخبار! يجب أن يكون العنوان قادرًا على جذب انتباه الصحفيين ، تمامًا كما يجذب العنوان الرئيسي في إحدى الصحف القراء. قد يصف العنوان الإنجازات الأخيرة للمؤسسة ، أو حدثًا يستحق الإبلاغ ، أو منتجًا أو خدمة جديدة.
-
يجب كتابة العنوان بخط عريض!
عادة ما يكون العنوان مكتوبًا بالخط العريض ويستخدم حجم خط أكبر من نص المخطوطة.
- الحرف الأول بأحرف كبيرة. وكذلك جميع الأسماء التي يجب كتابتها بأحرف كبيرة. معظم الكلمات في العنوان مكتوبة بأحرف صغيرة ، على الرغم من أن استخدام "الأحرف الصغيرة" يمكن أن يجعلها أكثر جاذبية من الناحية المرئية. لا تكتب الكلمات الكاملة بأحرف كبيرة.
- استخدم كلمات رئيسية مهمة. إن أبسط طريقة لإنشاء عنوان بيان صحفي هي أخذ أهم الكلمات الرئيسية في البيان الصحفي الخاص بك. من هذه الكلمات الرئيسية ، حاول تشكيل بيان منطقي وجذاب للانتباه. إذا قمت بتضمين جملة موجزة بعد العنوان ، يمكنك استخدام نفس الطريقة. سيؤدي استخدام الكلمات الرئيسية في المقدمة إلى تسهيل العثور على صفحتك في محركات البحث ، وسيكون من السهل على الصحفيين والقراء التقاط الأفكار من محتوى البيان الصحفي الخاص بك. ألق نظرة على الشرح بالكامل في هذه الخطوة الأولى ، ولاحظ أنه يمكن أن تكون جميعها عناوين بيان صحفي.
الخطوة الثانية. اكتب نص البرنامج النصي
يجب كتابة البيانات الصحفية بالطريقة التي تريدها لتكون في الأخبار. وتذكر هذا: معظم الصحفيين مشغولون جدًا ، وليس لديهم وقت للبحث عن الإعلانات الصادرة عن شركتك ، لذا فإن ما تكتبه في بياناتك الصحفية سيستخدمه الصحفيون للكتابة عن أحداثك الكبيرة. كل ما تريد منهم أن يقولوه ، ضعه هنا.
- ابدأ بالتاريخ والمدينة حيث تمت كتابة البيان الصحفي. يمكن حذف هذه المدينة إذا كانت النتائج محيرة - على سبيل المثال إذا تمت كتابة الإصدار بلغة باندونغ ، ولكنه يصف الأنشطة في فرع Jogjakarta.
- يجب أن تكون الجملة الأولى قادرة على جذب انتباه القارئ وتوضيح وجهة نظرك. على سبيل المثال ، إذا كان العنوان هو "دار نشر كاربين تنشر رواية جديدة عن الحرب العالمية الثانية" ، فقد تكون الجملة الأولى شيئًا مثل ، "كاربن للنشر المحدودة ، نشرت اليوم روايتها عن الحرب العالمية الثانية للمؤلف الشهير أرسي كاي". هذا يوسع العنوان بما يكفي لتوفير القليل من التفاصيل ، ويجعل القارئ مهتمًا بقصتك أكثر. يجب توسيع الفقرة أو الفقرة التالية في الجملة الأولى.
- يجب أن يكون نص البيان الصحفي صلبًا. تجنب استخدام الجمل الطويلة والفقرات. تجنب التكرار والإفراط في استخدام المصطلحات أو اللغة الفاخرة. اجعل كتابتك بسيطة وتجنب إضاعة الكلمات.
- يجب أن تختتم الفقرة الأولى (من جملتين إلى ثلاث جمل) البيان الصحفي بأكمله ، ويجب أن يوضح المحتوى الإضافي ذلك بمزيد من التفصيل. في عالم سريع الخطى ، لن يقرأ أي صحفي أو قارئ آخر بيانًا صحفيًا كاملاً إذا كانت بداية المقال غير مثيرة للاهتمام.
- العمل مع الحقائق - الأنشطة أو المنتجات أو الخدمات أو الأشخاص أو الأهداف أو الأهداف أو الخطط أو المشاريع. حاول تعظيم استخدام الحقائق. هذه أخبار. تتمثل إحدى الطرق البسيطة لإنشاء بيان صحفي فعال في استخدام قائمة التوضيحات التالية: من وماذا وأين ومتى ولماذا وكيف.
الخطوة 3. قل "5W" و "1H" بوضوح
من (من) ، ماذا (ماذا) ، متى (متى) ، أين (أين) ، لماذا (لماذا) ، وكيف (كيف) يستطيعون إخبار القراء بجميع المعلومات التي يحتاجون إليها. انتبه إلى النقاط أدناه ، سنستخدم المثال أعلاه لإنشاء بياننا الصحفي:
- من هم الممثلون الرئيسيون؟ كاربين للنشر.
- ما هي القصة الرئيسية؟ كاربين للنشر تنشر الكتاب.
- متى حصل هذا؟ غدا.
- أين يتم هذا النشاط؟ في جميع أنحاء المتاجر الكبيرة.
- لماذا هذا في الأخبار؟ لأن الكتاب كتبه المؤلف الشهير أرسي كاي.
-
كيف تم هذا النشاط؟ النشاط الرئيسي هو توقيع كتاب في شيكاغو ، تليها جولة كتاب في جميع أنحاء المدينة.
- مع تحديد المعلومات الأساسية ، قم بتكميلها بمعلومات حول الأشخاص والمنتجات والسلع والتواريخ والأشياء الأخرى المتعلقة بالأخبار.
- إذا لم تكن شركتك هي الموضوع الرئيسي للأخبار ، ولكنها مصدر بيانات صحفية ، فشرح ذلك في متن النص.
- اجعل النص قصيرًا وفي صلب الموضوع. إذا كنت ترسل نموذجًا مطبوعًا ، فيجب أن يكون النص مزدوج التباعد.
- كلما كان بيانك الصحفي أكثر إقناعًا ، زادت احتمالية تغطيته من قبل الصحفيين. اكتشف ما هو "المثير للاهتمام" لسوق معين واستخدم هذه المعرفة لجذب المحررين والمراسلين.
الخطوة الرابعة: أنشئ بيانًا صحفيًا واضحًا ونقيًا ومناسبًا لقرائك
هناك احتمالات ، أينما ترسل بياناتك الصحفية ، لديهم بالفعل العشرات من البيانات الصحفية المماثلة المتراكمة وجاهزة للتخلص منها. إذا كنت تريد التصويت على بيانك الصحفي ، فيجب أن يكون جيدًا. لا يجب أن يكون جيدًا فحسب ، بل يجب أن يكون "جاهزًا للنشر".
- عندما يرى المحرر كتابتك ، سيفكر في الوقت الذي ستستغرقه طباعة بيانك الصحفي. إذا كانت كتابتك مليئة بالأخطاء ، أو تحتوي على القليل جدًا من المحتوى ، أو تحتاج إلى الكثير من المراجعة ، فلن يضيعوا وقتهم فيها. لذا تأكد من كتابتها بقواعد نحوية جيدة ، مع كل الأساسيات ومحتوى الكتابة الكامل.
-
لماذا يجب أن يهتم هؤلاء الأشخاص بما تقوله؟ إذا أرسلته إلى القراء المناسبين ، فإن هذا السؤال له إجابة واضحة للغاية. إذا لم يكن كذلك ، فلماذا تضيع وقتك؟ امنح الأشخاص المناسبين الأخبار المناسبة (الأخبار ، وليس الإعلانات) وأنت على المسار الصحيح.
سوف يقدرونها أكثر إذا أرسلتها في الصباح. يمنحهم هذا الوقت لإضافة كتاباتك إلى ما يعملون عليه. اعتبر ذلك
الخطوة 5. تواصل مع أشياء أخرى
قدم روابط لمعلومات إضافية تدعم بيانك الصحفي. هل لدى الشركة التي تكتب عنها معلومات إضافية على الإنترنت قد يجدها القراء مفيدة؟ حسن. أضف ذلك.
إذا كنت تشك في ما لديك ، فقم بإجراء بعض الأبحاث حول ما يتم نشره بشكل شائع. ربما كتب شخص ما نشاطًا مثلك. تعد PR Web و PR Newswire أماكن رائعة للبدء
طريقة 2 من 2: إتقان التنسيق
الخطوة 1. تعلم الهيكل الأساسي
حسنًا ، الآن بعد أن عرفت ما عليك كتابته ، كيف تضعه على الورق؟ بالنسبة للمبتدئين ، اجعل بيانك الصحفي قصيرًا قدر الإمكان ، صفحة واحدة كحد أقصى. لا أحد يريد أن يضيع الوقت في قراءة خمس فقرات إلا إذا كنت تكتب عن الحرب العالمية الثالثة. إليك ما ستحتاجه (تم ذكر بعض منها بالفعل):
-
للنشر الفوري يجب كتابته في أعلى يسار الصفحة.
إذا كنت تريد تأجيل النشر ، فاكتب "EMBARGOED UNTIL …" والتاريخ الذي تريده. سيتم اعتبار الإصدارات غير المصحوبة بتاريخ إصدار صادرة على الفور
-
يتم وضع العنوان ، الذي يكون عادةً بخط عريض ، تحته ويتم توسيطه في الصفحة.
إذا كنت تريد ، أضف عنوانًا فرعيًا بخط مائل (موضحًا العنوان باختصار)
- الفقرة الأولى: أهم المعلومات. يمكن كتابتها مثل الأخبار ، والتي تبدأ بتاريخ أو مصدر الخبر.
- الفقرة الثانية (وربما الثالثة): معلومات إضافية. من الجيد تضمين الحقائق والاقتباسات.
- معلومات الشركة: مزيد من المعلومات حول شركتك. من أنت؟ ما هي الانجازات التي حققتها؟ ما هي مهمتك؟
- معلومات الاتصال: مزيد من المعلومات حول المؤلف (ربما أنت!). إذا جذبت انتباه شخص ما ، فقد يكون مهتمًا بالحصول على مزيد من المعلومات!
- الوسائط المتعددة: في هذا العصر الحديث ، يجب أن يكون لديك حساب Twitter للأنشطة الترويجية.
الخطوة الثانية: اكتب معلومات الشركة في نص البيان الصحفي الخاص بك
هذا هو الوقت المناسب لتضمين معلومات عن شركتك. عندما يكتب صحفي بيانك الصحفي عن قصته ، سيحتاج إلى ذكر شركتك هناك. يمكن للصحفيين الحصول على معلومات الشركة من هذا القسم.
- يجب أن يكون عنوان هذا القسم مثل هذا: "حول [COMPANY_XYZ]."
- بعد العنوان ، اكتب فقرة أو اثنتين تصفان شركتك في خمسة أو ستة أسطر لكل منهما. يجب أن يصف النص شركتك ، والخط الرئيسي للأعمال ، وسياسات العمل. العديد من الشركات لديها بالفعل كتيبات وعروض تقديمية وخطط عمل ، وما إلى ذلك. مكتوبة باحتراف. يمكن تضمينها هنا.
- في نهاية هذا القسم ، اكتب موقع الويب الخاص بك. يجب أن يكون الرابط في عنوان URL الكامل حتى يظل الارتباط قابلاً للبحث عند طباعته. على سبيل المثال: https://www.example.com بدلاً من "انقر هنا لزيارة موقعنا على الويب!"
- يجب على الشركات التي لديها صفحات وسائط منفصلة على مواقعها على الويب تضمين عنوان URL لتلك الصفحة. تحتوي صفحات الوسائط عادةً على معلومات اتصال ومجموعة مواد صحفية.
الخطوة 3. أضف معلومات الاتصال الخاصة بك
إذا كان بيانك الصحفي يستحق التغطية حقًا ، فسوف يبحث الصحفيون بالتأكيد عن مزيد من المعلومات أو يقابلون الأشخاص الرئيسيين المرتبطين به. إذا كنت لا تمانع في إجراء مقابلات مع هؤلاء الأشخاص الرئيسيين من قبل وسائل الإعلام ، فيمكنك تقديم تفاصيل الاتصال الخاصة بهم على صفحة البيان الصحفي. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب عن الابتكار ، فيمكنك تقديم معلومات الاتصال الخاصة بفريق البحث أو الهندسة لوسائل الإعلام.
- بخلاف ذلك ، يجب عليك تقديم تفاصيل من قسم الإعلام / العلاقات العامة في قسم "الاتصال". إذا لم يكن لديك فريق مخصص لذلك ، فيجب عليك تعيين شخص ما ليكون بمثابة حلقة الوصل بين وسائل الإعلام وشركتك.
-
يجب أن تكون تفاصيل الاتصال محدودة ومحددة للبيان الصحفي ذي الصلة. يجب أن تتضمن تفاصيل الاتصال:
- الاسم الرسمي للشركة
- الاسم الرسمي لقسم الإعلام والاتصال به
- عنوان المكتب
- أرقام الهاتف والفاكس مع رمز المدينة / البلد المناسب ورمز الهاتف
- رقم الهاتف المحمول (اختياري)
- وقت التوفر
- عنوان البريد الإلكتروني
- عنوان موقع ويب
الخطوة 4. إذا أمكن ، قم بتضمين ارتباط إلى نسخة على الإنترنت من البيان الصحفي
نوصي بالاحتفاظ بجميع سجلات النشرات الصحفية على موقع الويب الخاص بك. هذا يمكن أن يجعل عملية إضافة الروابط أسهل ، ويمكن استخدامه أيضًا لأغراض تاريخ الشركة.
الخطوة 5. حدد نهاية البيان الصحفي بثلاث علامات تجزئة (#)
ضعه في منتصف الصفحة أسفل السطر في نهاية الإصدار. هذا هو معيار الصحافة. قد يبدو هذا كمبالغة ، لكنه في الحقيقة ليس كذلك. هذه هي الطريقة الصحيحة للكتابة.
نصائح
- ابحث في البيانات الصحفية على الإنترنت عن النغمة واللغة والهيكل والشكل الصحيح للبيانات الصحفية.
- اجعل كل بيان موجهًا إلى وسيط معين وأرسله إلى المراسلين الذين يغطون هذا النوع من الأخبار. يمكن العثور على هذه المعلومات عادةً على موقع الويب الخاص بوسائل الإعلام. يعد إرسال بيانات صحفية متطابقة إلى مختلف وسائل الإعلام والمراسلين في تلك الوسائط علامة على أنك كسول ولا تستهدف سوقًا معينًا.
- توقيت البيانات الصحفية مهم جدا. يجب أن تكون الأخبار ذات صلة وجديدة ، وليست قديمة جدًا وغير منحرفة جدًا عن الأخبار الشائعة حاليًا.
- أرسل بيانك الصحفي عبر البريد الإلكتروني ، واستخدم تنسيقات إضافية بحكمة. الخط الكبير والألوان الجريئة لن تجعل قصتك أكثر إثارة للاهتمام ، ولكنها ستشتت انتباه القراء. ضع بيانك الصحفي في نص الرسالة الإلكترونية ، وليس في مرفق. إذا كان يجب عليك استخدام المرفقات ، فاستخدم تنسيق نص عادي أو تنسيق نص منسق. يتم قبول مستندات Word بشكل عام في معظم الوسائط ، ولكن إذا كنت تستخدم أحدث إصدار (.docx) ، فاحفظها باستخدام إصدار سابق (.doc). عادةً ما يكون للصحف ميزانيات محدودة ، ولم يقم الكثير منهم بتحديث إصدار Word الخاص بهم. استخدم ملف PDF فقط إذا كنت ترسل ملفًا يحتوي على الكثير من الصور. لا تكتب بيانك الصحفي على ورقة أخرى ، ثم امسح ملف الصورة ضوئيًا وأرسله بالبريد الإلكتروني - فهذا لن يؤدي إلا إلى إضاعة وقتك ووقت المحرر. اكتب البيان الصحفي الخاص بك مباشرة في البريد الإلكتروني.
- تجنب استخدام المصطلحات الفنية الخاصة. إذا كان لا بد من استخدامه لجعل كتابتك دقيقة ، فشرح المصطلح.
- تضمين مزيد من المعلومات في البيان الصحفي الخاص بك. هذه معلومات حول ما تريده من الأشخاص الذين لديهم المعلومات التي تنشرها. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد أن يشتري القراء منتجًا ، فقم بتضمين المكان الذي يمكنك فيه الحصول على المنتج. إذا كنت تريد أن يزور القراء موقع الويب الخاص بك للدخول في مسابقة أو معرفة المزيد عن مؤسستك ، فقم بتضمين عنوان ويب أو رقم هاتف.
- لا تضيع وقتك في كتابة العنوان قبل اكتمال الإصدار. سيكتب المحرر العنوان الأصلي في الجريدة أو المجلة ، لكن من الجيد كتابة عنوان جذاب لإصدارك. قد يكون هذا العنوان فرصتك الوحيدة. اجعلها دقيقة وقصيرة. من الأفضل عدم كتابته حتى تنتهي من البيان الصحفي. أنت لا تعرف على وجه اليقين ما ستقوله أنت - أو الشخص الذي تجري مقابلة معه. عند الانتهاء من صياغة البيان ، يمكنك أن تقرر ما إذا كنت تريد مراجعة الفقرة الافتتاحية أم لا. بعد ذلك ، فكر في العنوان.
- استخدم لقبك كموضوع للبريد الإلكتروني. إذا كتبت عنوانًا جذابًا للغاية ، فسيساعدك ذلك في إبراز رسالتك في صندوق بريد المحرر.
- قم بتضمين اسم الشركة في العنوان والعنوان الفرعي وفي نص المخطوطة من الفقرة الأولى لتسهيل العثور على إصدارك في محركات البحث وتسهيل قراءته للمحترفين والقراء الآخرين. إذا كنت ترسل نسخة مطبوعة ، فيمكنك وضعها على ورقة ذات رأسية.
- يمكن أن تساعد مكالمات المتابعة في تطوير البيان الصحفي إلى قصة كاملة.
تحذير
- يجب كتابة المقالات بأسلوب إيجابي قدر الإمكان. تجنب عبارات مثل "بعد استقالة الرئيس السابق" أو "بعد فترة من عدم النشاط". قد يقرر الصحفيون معرفة ذلك وعدم تغطية ما ورد في البيان الصحفي - وحتى إذا لم تكن الظروف سلبية حقًا ، على سبيل المثال ، استقال الرئيس السابق بسبب مرض خطير - قد لا تكون النتائج كما توقعت.
- قم دائمًا بتضمين اقتباس - عادةً من شخص مهم يشارك في الفكرة الرئيسية للإصدار. لا يجب أن يكون النص اقتباسًا مباشرًا ، ولكن يجب أن يكون منطقيًا. تأكد دائمًا من أن الشخص الذي يتم اقتباسه سعيدًا بالاقتباس. تسمح الاقتباسات للصحفيين المشغولين بإعداد مقالات كاملة دون الحاجة إلى إجراء مقابلات متابعة.
- لا تقم بتضمين تفاصيل الاتصال بالأشخاص الآخرين دون موافقتهم. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تكون متاحة دائمًا في أوقات معقولة بعد أيام قليلة من إطلاق السفن.
- عند إرسال بيان صحفي عبر البريد الإلكتروني ، لا ترسله مع الموضوع "بيان صحفي". سيؤدي هذا فقط إلى جعل بيانك الصحفي يغرق بين البيانات الصحفية الأخرى. اجذب انتباه المحرر من خلال تضمين عنوان جذاب كموضوع بريدك الإلكتروني ، على سبيل المثال "حصلت شركة Brand Co. على عقد شركة بقيمة 300 مليار روبية."
- تذكر دائمًا أن العديد من فرق التحرير لديها عبء عمل كبير جدًا أو عدد قليل جدًا من الموظفين. إذا تمكنت من تسهيل عملهم ، فمن المرجح أن تتم تغطية بيانك الصحفي. إذا كنت تكتب بيانًا صحفيًا مشابهًا لما سينشره المحرر ، فمن المحتمل ألا يحتاج بيانك الصحفي إلى الكثير من التحرير. ومع ذلك ، إذا كان البيان الصحفي مليئًا بالأخطاء ولا يتبع أسلوب الكتابة القياسي ، فسيقوم المحررون بالتأكيد بحذفه على الفور. قال الجميع إنهم في السلطة. لا تضيعوا وقت المحرر. مكان وضع وصف الشركة في قسم معلومات الشركة في بيانك الصحفي ، ولكن اجعله دقيقًا وواقعيًا.
