يسمح لك "مساعد خارج المكتب" أو "في الهواء الطلق" في Microsoft Outlook بإعداد الردود التلقائية التي يتم إرسالها إلى الأشخاص الذين يتصلون بك أثناء عدم نشاطك أو خارج المكتب. ميزة "خارج المكتب" متاحة فقط لمستخدمي حساب Microsoft Exchange. ومع ذلك ، لا يزال بإمكان المستخدمين المنزليين الذين ليس لديهم حساب Exchange إنشاء قوالب "خارج المكتب" وإنشاء قواعد للبرنامج حتى يتمكن Outlook من إرسال الردود تلقائيًا.
خطوة
الطريقة 1 من 4: Outlook 2013 و 2010
الخطوة 1. انقر فوق قائمة "ملف" ، ثم حدد "معلومات" من قائمة الشريط الجانبي الأيسر
الخطوة 2. حدد "الردود التلقائية (خارج المكتب)"
سيتم فتح مربع حوار "الردود التلقائية" بعد ذلك.
إذا لم يكن هذا الخيار متاحًا ، فربما تستخدم حسابًا بخلاف حساب Exchange. اتبع الخطوات الموضحة في الطريقة الرابعة في هذه المقالة لإعداد الردود التلقائية على حسابات بخلاف حسابات Exchange
الخطوة 3. حدد الخيار "إرسال ردود تلقائية"
الخطوة 4. حدد الخيار "إرسال فقط خلال هذا النطاق الزمني" ، ثم حدد وقت البدء المطلوب ("وقت البدء") ووقت الانتهاء ("وقت الانتهاء")
على سبيل المثال ، إذا كنت تخطط لأخذ إجازة لمدة أسبوعين ، فحدد طول إجازتك.
الخطوة 5. انقر فوق علامة التبويب "داخل مؤسستي" ، ثم اكتب رسالة آلية سيتم إرسالها إلى زملاء العمل (في نفس المكتب أو الشركة) الذين يرغبون في الاتصال بك
الخطوة 6. انقر فوق علامة التبويب "خارج مؤسستي" ، ثم اكتب رسالة آلية سيتم إرسالها إلى أشخاص خارج مؤسستك أو مكتبك ممن يرغبون في الاتصال بك
على سبيل المثال ، اكتب رسالة تشرح فيها أنك مشغول ، ووجه مرسل الرسالة لطرح الأسئلة ومناقشة المشكلات مع جهات الاتصال الأخرى في المكتب.
الخطوة 7. انقر فوق "موافق"
سيتلقى الأشخاص الذين يرسلون لك بريدًا إلكترونيًا عندما لا تكون في المكتب رسالة آلية تقوم بإنشائها.
الطريقة الثانية من 4: برنامج Outlook 2007
الخطوة 1. انقر فوق قائمة "أدوات" ، ثم حدد "مساعد خارج المكتب"
سيتم فتح مربع الحوار "مساعد خارج المكتب".
إذا لم يكن هذا الخيار متاحًا ، فربما تستخدم حسابًا بخلاف حساب Exchange. اتبع الخطوات الموضحة في الطريقة الرابعة في هذه المقالة لإعداد الردود التلقائية على حسابات بخلاف حسابات Exchange
الخطوة 2. حدد الخيار "إرسال ردود تلقائية خارج المكتب"
الخطوة 3. حدد الخيار "إرسال فقط خلال هذا النطاق الزمني" ، ثم حدد وقت البدء المطلوب ("وقت البدء") ووقت الانتهاء ("وقت الانتهاء")
على سبيل المثال ، إذا كنت تخطط للخروج من المكتب ليوم واحد ، فاختر التاريخ المناسب (تاريخ إجازتك أو تاريخ عدم الحضور ، على سبيل المثال).
الخطوة 4. انقر فوق علامة التبويب "داخل مؤسستي" ، ثم اكتب الرد التلقائي الذي تريد إرساله إلى زملاء العمل (في نفس المكتب أو الشركة) الذين يرغبون في الاتصال بك
على سبيل المثال ، اشرح أنك لست في المكتب ليوم واحد ، وسيكون المدير مسؤولاً عن عملك أثناء غيابك.
الخطوة 5. انقر فوق علامة التبويب "خارج مؤسستي" ، ثم اكتب رسالة تلقائية تريد إرسالها إلى أشخاص خارج مؤسستك أو مكتبك ممن يرغبون في الاتصال بك
الخطوة 6. انقر فوق "موافق"
سيتلقى الأشخاص الذين يرسلون لك بريدًا إلكترونيًا عندما لا تكون في المكتب رسالة آلية تقوم بإنشائها.
الطريقة الثالثة من 4: برنامج Outlook 2003
الخطوة 1. انقر فوق قائمة "أدوات" ، ثم حدد "مساعد خارج المكتب"
سيتم فتح مربع الحوار "مساعد خارج المكتب".
إذا لم يكن هذا الخيار متاحًا ، فربما تستخدم حسابًا بخلاف حساب Exchange. اتبع الخطوات الموضحة في الطريقة الرابعة في هذه المقالة لإعداد الردود التلقائية على حسابات بخلاف حسابات Exchange
الخطوة 2. حدد خيار "أنا خارج المكتب حاليًا"
الخطوة 3. اكتب الرسالة التي تريد إرسالها تلقائيًا إلى الأشخاص الذين يتصلون بك في حقل "الرد التلقائي مرة واحدة فقط على كل مرسل بالنص التالي" على الشاشة
سيتلقى الأشخاص الذين يراسلونك عبر البريد الإلكتروني ردودًا تلقائية حتى تعود إلى العمل.
الخطوة 4. انقر فوق "موافق"
ستتلقى جميع الأطراف التي تتصل بك عبر البريد الإلكتروني رسالة تلقائية "خارج المكتب" لفترة غير محددة من الوقت ، أو حتى تكرر الخطوة الأولى في هذه الطريقة وتحدد "أنا حاليًا في المكتب".
الطريقة 4 من 4: الحساب غير التبادلي
الخطوة 1. قم بتشغيل Microsoft Outlook على الكمبيوتر الشخصي
الخطوة 2. انقر فوق القائمة "الصفحة الرئيسية" وحدد "بريد إلكتروني جديد"
الخطوة الثالثة. اكتب الرد الذي تريد إرساله تلقائيًا إلى الأشخاص الذين يتصلون بك في نص الرسالة
يتم استخدام هذه الرسالة لاحقًا كنموذج "خارج المكتب".
الخطوة 4. انقر فوق قائمة "ملف" وحدد "حفظ باسم"
سيتم فتح مربع الحوار "حفظ باسم" بعد ذلك.
الخطوة 5. حدد "قالب Outlook" من القائمة المنسدلة "حفظ كنوع"
الخطوة 6. اكتب اسم قالب الرسالة ، ثم انقر فوق "حفظ"
يمكن الآن استخدام هذا القالب متى تعذر الاتصال بك عبر البريد الإلكتروني على حساب Outlook الشخصي الخاص بك.
الخطوة 7. انقر فوق "الصفحة الرئيسية" ، وحدد "القواعد" ، وحدد "إدارة القواعد والتنبيهات"
لكي يتم إرسال القالب تلقائيًا إلى مرسلي الرسائل عندما تكون خارج الاتصال ، تحتاج إلى إنشاء قاعدة ترشد Outlook إلى الرد تلقائيًا على الرسائل المستلمة باستخدام القالب.
الخطوة 8. حدد "قاعدة جديدة" ، ثم حدد "تطبيق القواعد على الرسائل التي أتلقاها" ضمن قسم "البدء من قاعدة فارغة"
الخطوة 9. انقر فوق "التالي" ، ثم حدد "التالي" مرة أخرى لإنشاء قاعدة
الخطوة العاشرة. حدد الخيار "الرد باستخدام نموذج معين" ضمن الخيار "ماذا تريد أن تفعل بالرسالة؟ ”.
الخطوة 11. حدد الخيار "نموذج معين" ضمن قسم "تحرير وصف القاعدة (انقر فوق قيمة مسطرة)"
الخطوة 12. حدد "User Templates in File System" من القائمة المنسدلة "Look In"
الخطوة 13. حدد نموذجًا مُعد مسبقًا لاستخدامه كرد تلقائي "خارج المكتب" ، ثم حدد "فتح"
الخطوة 14. انقر فوق "التالي" ، ثم أضف استثناءات إذا لزم الأمر
على سبيل المثال ، يمكنك إعادة توجيه البريد الإلكتروني من مرسل معين إلى حساب بريد إلكتروني آخر.
الخطوة 15. انقر فوق "التالي" ، ثم اكتب اسم قاعدة الرد التلقائي التي تم إنشاؤها
الخطوة 16. انقر فوق "إنهاء"
سيتلقى أي شخص يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا رسالة تلقائية من النموذج الذي تقوم بإنشائه.
