الملخص التنفيذي هو أهم جزء من وثيقة العمل. إنه أول شيء (وأحيانًا يكون الوحيد) الذي سيقرأه الناس وآخر شيء يجب أن تكتبه. هذا الملخص هو ملخص موجز للمستند ، يتم توفيره حتى يعرف المدراء التنفيذيون المشغولون الذين سيقرؤون وثيقتك بالضبط مقدار ما يجب قراءته والإجراء الذي يجب اتخاذه.
خطوة
طريقة 1 من 2: الأساسيات
الخطوة 1. افهم أن الملخص التنفيذي هو ملخص موجز لوثيقة العمل
في هذه الحالة ، تكون الكلمات الرئيسية "قصيرة" و "ملخص". الملخص التنفيذي ليس شاملاً بأي حال من الأحوال ، ولا يحل محل الأصل. ألا يزيد الملخص التنفيذي عن 10٪ من الأصل. الهدف بحيث يمكنك الكتابة بين 5-10 بالمائة.
يختلف الملخص التنفيذي عن الملخص. يعطي الملخص للقارئ لمحة وتوجيهًا ، بينما يقدم الملخص التنفيذي للقارئ نظرة عامة. يتم كتابة الملخصات بشكل أكثر شيوعًا في الأوساط الأكاديمية ، بينما يتم استخدام الملخصات التنفيذية بشكل أكبر للأغراض التجارية
الخطوة الثانية: تأكد من أن هذا الملخص يلتزم ببعض الإرشادات الهيكلية والأسلوبية
تتفق المصادر الأكثر موثوقية التي كتبت الملخصات التنفيذية على أنه يجب تطبيق بعض الإرشادات الهيكلية والأسلوبية. يتضمن هذا الدليل:
- يجب أن تكون الفقرات قصيرة وموجزة.
- يجب أن يكون الملخص التنفيذي منطقيًا حتى لو لم تكن قد قرأت التقرير الأصلي.
- يجب كتابة الملخص التنفيذي بلغة مناسبة للجمهور المستهدف.
الخطوة 3. تحديد المشكلة
يحتاج الملخص التنفيذي إلى تحديد المشكلة بوضوح ، سواء كان الأمر يتعلق بإدارة سلسلة التوريد أو حملة تسويق خارجية. يتطلب الملخص التنفيذي ، على وجه الخصوص ، تعريفًا واضحًا للمشكلة لأن المستند الذي يستند إليه ، طلبات تقديم العروض (RFP) ، غالبًا ما يتم كتابته بواسطة أشخاص تقنيين لديهم فهم ضعيف للقضايا المفاهيمية. تأكد من تعريف المشكلة بعبارات واضحة وسهلة الفهم.
الخطوة 4. تقديم حل
المشكلة تحتاج دائما إلى حل. من أجل تقديم بيان الغرض من المطالبة (وأسباب تمويل المشروع) ، تحتاج إلى التوصل إلى حل يمكنه معالجة المشكلة بشكل فعال. إذا لم تكن مشكلتك مكتوبة بوضوح ، فلن يكون الحل منطقيًا.
الخطوة 5. استخدم الرسومات والمؤشرات والعناوين إذا كان من السهل قراءة المستند في لمحة بهذه الطريقة
الملخص التنفيذي ليس مقالًا يتطلب كتلًا طويلة من النص. إذا كنت تستطيع تحسين الفهم أو قم بعمل ملخص أكثر قابلية للقراءة في لمحة ، لا بأس في استخدام:
- جدول. يمكن أن يؤكد الرسم البياني الذي يتم وضعه جيدًا والذي يوضح بدقة خصائص مشكلة العميل على جزء مهم من الملخص. غالبًا ما يكون تحفيز حواسهم البصرية بنفس فعالية تحفيز حواسهم التحليلية.
- تفاصيل النقاط. يمكن تقسيم القوائم الطويلة للمعلومات إلى تفاصيل أكثر قابلية للفهم.
- عنوان. قم بتطوير سمة ملخص ، إذا لزم الأمر ، باستخدام العنوان. سيساعد هذا في توجيه القارئ أثناء غوصه في الملخص.
الخطوة 6. حافظ على كتابتك حديثة وخالية من المصطلحات
المصطلحات اللغوية هي عدو التفاهم. المصطلحات بالمناسبة تحظى بشعبية كبيرة في عالم الأعمال. كلمات مثل "الواجهة" و "النفوذ" و "الكفاءة الأساسية" و "النظام الأساسي النقدي" هي كلمات يجب أن تحاول تجنبها. تحجب هذه الكلمات معناها الحقيقي ويمكن أن تجعل ملخصك يبدو غامضًا وعديم الجدوى.
طريقة 2 من 2: تفاصيل محددة
الخطوة 1. ابدأ بالمستند الأصلي
نظرًا لأن الملخص التنفيذي هو ملخص لوثيقة أخرى ، فستحتاج إلى التعرف على النص الأصلي لتتمكن من تلخيصه في نسخة إعلامية وعملية. سواء كان تقريرًا أو خطة عمل أو اقتراحًا أو دليلًا أو مستندًا آخر ، قم بمراجعة الأصل وابحث عن الأفكار الرئيسية.
الخطوة الثانية. اكتب ملخصًا قصيرًا
ما هو الغرض من الشركة الراعية للمستند أو المستند الأصلي نفسه؟ ما هي التغطية؟
مثال: "Women WorldWide هي منظمة غير ربحية تربط النساء في جميع أنحاء العالم بحلول فعالة للعنف المنزلي ، بينما تقدم شبكة دعم لضحايا العنف المنزلي. وعلى الرغم من أنها تعمل من مقرها الرئيسي في ألبرتا ، كندا ، إلا أنها تمتلك تلقي إحالات من نساء في 170 دولة حول العالم"
الخطوة 3. اجعل "النواة" تبرز
ربما يكون هذا القسم هو الجزء الأكثر أهمية في الملخص التنفيذي بأكمله. في جملتين إلى ثلاث جمل ، من المتوقع أن تخبر القارئ عن سبب تميز عملك. لماذا يستحق العمل التحقق أو الحصول على عرض عمل أو التعاون من الشخص الذي يقرأ الملخص؟
- ربما لديك مايكل جوردان كعميل وقد قام بالترويج لمنتجك على Twitter مجانًا. ربما تكون قد وقعت للتو شراكة مع Google. من الممكن أيضًا أن تكون قد حصلت للتو على براءة اختراع ، أو قد أجريت أول عملية بيع كبيرة لك.
- في بعض الأحيان يكفي اقتباس بسيط أو شهادة. المفتاح هو جذب انتباه القارئ ، وجعل سمعة عملك تبدو جيدة قدر الإمكان ، وحث القارئ على القراءة حتى نهاية المستند.
الخطوة 4. تحديد المشكلة الكبيرة
المكون الأول الملموس للملخص التنفيذي هو مناقشة المشكلة ، لذا صِف المشكلة التي يتناولها منتجك / خدمتك. تأكد من تحديد المشكلة بشكل واضح قدر الإمكان. المشاكل التي لم يتم وصفها بالتفصيل لن تبدو مقنعة ولن تجعل الحل الخاص بك مهمًا كما تريد.
مثال: "تعاني لوس أنجلوس من شلل الاختناقات المرورية. وبصرف النظر عن منطقة مترو العاصمة ، فإن لوس أنجلوس تعاني من أسوأ الاختناقات المرورية في البلد. ليس فقط الضباب الدخاني والتلوث الناجم عن الاختناقات المرورية يقلل من إنتاجية العمل ، ويزيد معدلات الربو ، وببطء يسبب مشاكل صحية خطيرة. يوجد في لوس أنجلوس عدد سيارات أكبر من عدد الأشخاص الذين يبلغون من العمر ما يكفي للقيادة"
الخطوة 5. قدم الحل الفريد الخاص بك
المشكلة الكبيرة هي الجزء السهل. الآن عليك إقناع القراء بأن لديك حلًا فريدًا لهذه المشكلة الكبيرة. إذا كان بإمكانك تقديم هاتين المادتين ، فلديك المادة اللازمة للتوصل إلى فكرة رائعة.
مثال: "أنشأت Innotech نظامًا رائدًا للتحكم في حركة المرور يمكنه تقليل وقت السفر عن طريق تثبيت" شبكات ذكية "حاصلة على براءة اختراع على إشارات التوقف التي يمكنها قراءة عدد السيارات في حارة معينة وتوجيه حركة المرور وفقًا للظروف. ولا يفعل ذلك السائقون الأمريكيون. سيتعين عليك الانتظار عند الإشارة الحمراء مرة أخرى لعدة دقائق عندما يومض الضوء الأخضر مشيرًا إلى عدم وجود سيارات في الاتجاه المعاكس"
الخطوة 6. تحدث عن إمكانات السوق
صِف المشكلة الكبيرة من خلال تقديم إحصائيات عن مجال عملك. احذر من التظاهر بأنك تتحكم في سوق أكبر مما أنت عليه بالفعل! حقيقة أن صناعة الأجهزة الطبية تبلغ قيمتها 100 مليار دولار سنويًا لا تعني شيئًا لأن جهازك الطبي الجديد لن يخدم سوى شريحة معينة من الصناعة. تضييق نطاق السوق الواقعي المحتمل.
الخطوة 7. أدخل عرض البيع الفريد الخاص بك
هذه هي اللحظة التي تصف فيها حلك الفريد. ما الذي يمنح منتجك أو خدمتك ميزة على منافسيك على وجه التحديد؟ ربما تقوم خدمة الرعاية المنزلية الخاصة بك بالفعل بإرسال الأطباء إلى المنازل بدلاً من الممرضات فقط ، أو ربما تضمن زيارات في نفس اليوم حتى لا تضطر إلى تحديد موعد مسبق. اظهر لماذا عملك مميز
مثال: "يتمتع Intellilight بميزة إضافية تتمثل في القدرة على اكتشاف عدم وجود أي شخص في المنزل. إذا تم ترك الضوء مضاءً في غرفة فارغة ، يتم إيقاف تشغيله تلقائيًا ثم تشغيله مرة أخرى عندما يكتشف حركة في الغرفة. يدفع المستهلكون مقابل ذلك فواتير الكهرباء وإهدار طاقة أقل"
الخطوة الثامنة: تحدث عن نموذج عملك ، إذا لزم الأمر
بعض الملخصات التنفيذية لا تتطلب نموذج عمل. (قد لا تحتاج المؤسسات غير الربحية وغير التجارية والمنظمات غير الحكومية إلى خطة عمل.) ولكن إذا كان عملك يحتوي على خطة ، فيجب أن يكون نموذج عملك واضحًا وسهل المتابعة. بشكل أساسي ، أنت تجيب على السؤال ، "كيف تجعل الناس يأخذون الأموال من محافظهم ويعطونها لك؟" حافظ على بساطة النموذج ، لا سيما في الملخص التنفيذي. ملخص موجز هو أكثر من كاف.
الخطوة 9. ناقش مع فريق الإدارة الخاص بك ، إذا لزم الأمر
اعتمادًا على مجال عملك ، يمكن أن يكون هذا أحد أهم أجزاء الملخص التنفيذي الخاص بك. يثق المستثمر أو المصرفي الذي تتعامل معه في فريقك ، وليس الفكرة التي طرحتها. من السهل اقتراح الأفكار ، لكن تحقيقها يتطلب فريقًا قويًا. وضح بإيجاز سبب تمتع فريقك بالخبرة والمعرفة لتنفيذ خطة عملك بشكل جيد.
الخطوة العاشرة. قدم توقعات مالية لدعم بيانك
بناءً على السوق ونموذج العمل والأداء التاريخي ، ستحتاج إلى تطوير تنبؤ مالي من القاعدة إلى القمة. الهدف من توقعك هو ببساطة إظهار كفاءتك وقدرتك على بناء توقعات مالية بناءً على مجموعة مقنعة من الافتراضات.
إذا كانت خطتك لمجموعة من المستثمرين ، فلا تقض الكثير من الوقت في هذا القسم لأنهم يعلمون أنه ليس لديك فكرة عن مقدار الأموال التي قد تربحها. لن يتخذ المستثمرون بشكل عام قرارًا بنعم أو لا بناءً على توقعاتك المالية. سيقومون بشكل أساسي بعمل توقعاتهم المالية الخاصة
الخطوة 11. تمهيد الطريق لطلبك
حان الوقت الآن لتقديم طلب استثمار أو قرض ، اعتمادًا على أهداف الملخص التنفيذي الخاص بك. تحتاج إلى إعادة ذكر سبب تقديم شركتك لقيمة معينة. ذكر القراء بالمشكلة الرئيسية التي تحلها مع منتجك / خدمتك بالإضافة إلى السوق المحتمل. في النهاية ، أعد التأكيد على فريقك وقدرته على إنجاز المهمة. اطلب مبلغ المال اللازم للوصول إلى المرحلة التالية من عملك الكبير. لا تكشف عن مقدار الأسهم التي ترغب في التنازل عنها أو معدل الفائدة الذي ترغب في دفعه. يجب أن يتم ذلك لاحقًا من خلال المفاوضات وجهاً لوجه.
الخطوة 12. أعد قراءة الملخص
إذا كنت قد كتبت الأساسيات ، فأعد قراءتها بعناية. تحتاج إلى تدقيق الملخص بعناية فائقة. عند إعادة القراءة ، ضع في اعتبارك أيضًا قارئ المستند. تأكد من شرح المراجع الجديدة جيدًا وأن اللغة واضحة للأشخاص الذين ليسوا على دراية بالموضوع. أعد الكتابة إذا لزم الأمر.
- اطلب من الأشخاص ذوي العقول الجديدة قراءة ملخصك التنفيذي ، مع الانتباه إلى:
- وضوح. هل الكلمات المستخدمة واضحة والأفكار واضحة والملخص لا يستخدم المصطلحات؟
- خطأ. يمكن أن تحدث أخطاء نحوية وعلامات ترقيم وإملائية. من الجيد أيضًا أن تطلب من شخص آخر التحقق من الأرقام والإحصائيات.
- إكراه. هل تبدو الأفكار الواردة في الملخص مثل الترويج المفرط؟ أين نقص الترقية إن وجدت؟
- منطق. ما الأجزاء التي لا تتناسب مع بعضها؟ أي جزء مناسب؟
نصائح
- كلما كان المدير التنفيذي أكثر انشغالاً ، كلما قرأ أقل. اكتب ما يكفي.
- جرب قوالب المستندات التي تأتي مع معظم برامج معالجة الكلمات لتبدأ.
- يمكن أن تختلف وثائق الملخص التنفيذي في الطول ، ولكن يجب أن تكون مختصرة. هدفك هو نقل أكبر قدر ممكن من المعلومات في كمية صغيرة إلى متوسطة من القراءة. إذا قمت بتضمين التفاصيل في ملخصك ، فقم بتضمين أهم النقاط أولاً ، مثل الاستنتاجات والتوصيات.
- يمكن استخدام هذه المجالات الأربعة نفسها لملخصات تنفيذية لمختلف المعاملات التجارية.
