نعلم جميعًا أن التنظيم في العمل أمر مهم ، لكن معظم الناس يجدون صعوبة في القيام بذلك. صدق أو لا تصدق ، التنظيم ليس بالأمر الصعب كما يبدو. ستجعل بعض الحلول والإصلاحات من السهل عليك أن تصبح شخصًا منظمًا أكثر مما تعتقد.
خطوة
طريقة 1 من 4: تحديد المكان والزمان
الخطوة 1. راقب أنشطتك
اقضِ بضعة أيام في كتابة يومياتك أو تتبع أنشطتك اليومية. من خلال الاحتفاظ بدفتر يوميات ، يمكنك معرفة الأشياء التي فعلتها ولم تدركها من قبل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يمنحك تدوين اليوميات فكرة بسيطة عن أوجه القصور في تنظيم الأشياء وأن تكون منتجًا. يجب أن يتم هذا التمرين مع وضع هدف كبير في الاعتبار. من خلال سجلات الأنشطة ، يمكنك معرفة الأنشطة التي تعد مضيعة للوقت وأي الأنشطة يمكن أن تدعمك في تحقيق أهدافك.
الخطوة الثانية. حدد وقتك الإنتاجي
البعض منا ينهض مبكرًا ، والبعض الآخر لا يستيقظ. ربما تعرف بالفعل متى يكون وقتك الإنتاجي. سواء كنت تفضل المساء أو الصباح أو وقت الغداء ، حتى قبل أو بعد ساعات الذروة في يوم العمل ، استفد من هذه الأوقات لزيادة إنتاجيتك.
الخطوة 3. تحديد أولويات عملك
نعلم جميعًا أن بعض المهام أكثر أهمية من غيرها ، لكننا لا نعطيها الأولوية دائمًا بشكل صحيح. لذا قم بتطوير نظام تصنيف عن طريق تحديد المهام على أنها مهمة ، وكن صريحًا ومرنًا. استخدم التذكيرات ، إما باستخدام تقويم رقمي أو ملاحظات لاصقة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو على مكتبك. خصص المزيد من الوقت والطاقة للأشياء ذات الأولوية القصوى في قائمتك. الأمثلة هي المهام الحساسة للوقت مثل المهام التي يجب إكمالها اليوم أو غدًا. يجب عليك أيضًا إعطاء الأولوية للرد على العملاء أو الرؤساء أو أي شخص آخر يدفع راتبك. إذا لم تكن متأكدًا من حساسية وأهمية مهمة ما ، فمن الأفضل أن تسأل شخصًا ما.
الخطوة 4. أكمل المهام الصغيرة على الفور
ليس من الضروري تحديد أولويات جميع المهام وجدولتها ليتم إكمالها في غضون إطار زمني معين. لا تتطلب بعض المهام التخطيط أو الجدولة لأنه يمكن إكمالها على الفور. إذا كان الأمر كذلك ، يمكنك إكمال المهمة بسرعة على الفور. لذا افعلها الآن! من خلال القيام بمهام خفيفة على الفور ، لن تماطل.
الخطوة 5. تنظيم الأدوات وأدوات العمل
يمكن أن تنتقل مكاتبنا بسهولة من القوارب الفوضوية إلى القوارب المكسورة ، وهذا يمكن أن يمنعك من أن تكون شخصًا منظمًا. حتى أن بعض الناس لديهم سياسة "طاولة نظيفة". حتى لو لم يكن ذلك ضروريًا حقًا ، فمن الأفضل تنظيف منطقة عملك.
- رتب الطاولة. قم بإخراج كل القمامة وتنظيم الأشياء التي تحتاجها بطريقة منظمة. نظف المكتب كلما أمكن ذلك: عندما لا يكون هناك عمل للقيام به في المكتب أو أثناء فترات الراحة أو بين المهام.
- نظف القمامة على الفور. بهذه الطريقة ستتذكر دائمًا تنظيف مكتبك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تجنب الانزعاج من القمامة المتراكمة.
- قم بتخزين الأشياء التي تحتاجها في منطقة يسهل الوصول إليها. بالطبع ليس كل شيء من حولك قمامة. يمكن أن يوفر لك الاحتفاظ بالأدوات التي تحتاجها بالقرب منك وقتًا ومساحة عمل ثمينين.
الخطوة 6. جدولة الأنشطة والاجتماعات
يقوم بعض الأشخاص بجدولة الاجتماعات فقط ، ولكن ليس بالأنشطة الموجودة في قائمة المهام الخاصة بهم. يمكن أن تكون جدولة المهام والاجتماعات المهمة مفيدة للغاية. على سبيل المثال ، يمكنك تجميع أيامك من خلال عقد اجتماعات يومي الثلاثاء والخميس فقط. إفساح المجال في جدولك "لوقت الإبداع" أو لما لا يمكن التنبؤ به.
- استخدم مدير الجدول الزمني والتقويم. يمكنك إنشاء مدير الجدول الزمني الخاص بك باستخدام الورق والقلم ، أو يمكن أن يكون برامج وتطبيقات ، مثل iCalendar أو Google Now.
- صنف أنشطتك. يمكن أن يكون تصنيف أنشطتك أو ترميزها بالألوان بمثابة تذكير مرئي لما هو مهم. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون الفئات التي تنشئها هي: المراسلات ، والمشاريع ، والأحداث ، والاجتماعات ، والعصف الذهني ، والاستراحات ، ووقت التمرين.
- استخدم التكنولوجيا لإدارة جدولك الزمني. يمكن لمديري الجدولة عبر الإنترنت ومنصات البريد الإلكتروني ، مثل Outlook ، دمج قوائم المهام والتقويمات وقوائم العناوين. لا يعمل مدير الجدول الزمني هذا على تحسين كفاءتك فحسب ، بل يمكنه أيضًا تبسيط تفكيرك.
- تسليم العمل كلما أمكن ذلك. في يوم العمل المزدحم ، تميل إلى نسيان أنه ليس عليك القيام بكل شيء بمفردك. اترك عملك لمساعدك ، أو إذا كنت غارقًا في العمل ، فاطلب من زملائك في العمل مساعدتك في مهمة محددة. يمكنك رد الجميل لمساعدة زميلك عندما يبدأ العمل في التراجع.
الطريقة 2 من 4: تنظيم رسائل البريد الإلكتروني بشكل منهجي
الخطوة 1. تحقق من بريدك الإلكتروني في الوقت المحدد
لست مضطرًا دائمًا إلى التحقق من بريدك الوارد لأن معظم الرسائل ليست مهمة كما تعتقد. إذا كنت تعمل في وظيفة لا تتطلب متابعة سريعة ، فتحقق من بريدك الإلكتروني على فترات منتظمة ، حوالي 3 إلى 4 مرات في اليوم.
الخطوة 2. تنظيم البريد الإلكتروني
استفد من ميزة المجلدات والعلامات بدلاً من ترك رسائلك تتراكم في صندوق الوارد الخاص بك. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون ميزة المجلدات والمجلدات الفرعية في Outlook أو التصنيفات المتعددة وميزات البريد الوارد في Gmail مربحة. إذا كنت صحفيًا ، فيمكن تسمية ملفاتك باسم "آخر الأخبار" و "أخبار المستقبل" و "الأخبار القديمة" و "المقابلات والموارد" و "الأفكار".
حذف وأرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. أرشفة الرسائل المهمة والقديمة ، ثم احذف الباقي. مثل المثال أعلاه ، "Old News" هو أرشيف صحفي. عندما تبدأ في حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة ، سترى عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تستحق التخلص منها بدلاً من حفظها في الملفات. حتى أن بعض الأشخاص يقررون امتلاك "صفر وارد" ، أي عدم وجود رسائل بريد إلكتروني غير مقروءة أو عدم وجود رسائل بريد إلكتروني في بريدك الوارد. بالإضافة إلى استخدام الملفات والتصنيفات ، يمكنك تفريغ صندوق الوارد الخاص بك باستخدام أداة الأرشفة وحذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة واستخدام تطبيق تنظيف البريد الإلكتروني
الخطوة الثالثة. استخدم أشكال اتصال أخرى أكثر كفاءة
في بعض الأحيان ، تعادل المكالمة الهاتفية السريعة 10 رسائل بريد إلكتروني وتلقيها. إذا كان الأمر كذلك ، اتصل! إذا كنت تعلم أن تبادل رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن يعيق المناقشة ويجب أن يتم ذهابًا وإيابًا ، فمن الأفضل التواصل عبر الهاتف. ستحصل على مزيد من التفاصيل عن طريق الاتصال بدلاً من إجراء مناقشات طويلة ومطولة ومستهلكة للوقت عبر البريد الإلكتروني. يمكنك إرسال بريد إلكتروني إلى زملائك في العمل والقول ، "لدي الكثير من الأسئلة حول هذا. ربما سيكون من الأسهل التحدث عبر الهاتف؟ هل يمكنني الاتصال بك على الرقم 5؟"
الخطوة 4. الحد من الانقطاعات
يمكن أن تساعد الاستراحات الاستراتيجية بالفعل ، لكن الانقطاعات أثناء وقت العمل هي عكس ذلك. يمكن أن تؤدي المقاطعات إلى إبطاء عملك ، وكسر إيقاعك ، وتجعلك تفقد التركيز. لذا ، حاول استخدام البريد الصوتي عندما تكون مشغولاً. هذه الأدوات ليست فقط عندما لا تكون في المكتب ؛ يمكن أيضًا استخدام هذه الأدوات عندما تكون مشغولاً للغاية. كثير من الناس لديهم سياسة "الباب المفتوح" ، لكن ليس عليك إبقاء بابك مفتوحًا طوال الوقت. يمكنك ترك رسالة على الباب تقول ، "في مكالمة" ، أو "يتم استخدام الغرفة. يرجى العودة مرة أخرى أو إرسال بريد إلكتروني ".
الخطوة 5. الاستفادة من السحابة
تستحق الحوسبة السحابية التفكير فيها لأنها أرخص ، وقابلة للتطوير ، وأكثر كفاءة ، وأسهل في التحديث. يعد المحتوى الموجود في السحابة مفيدًا جدًا لأنه يمكن الوصول إليه على أجهزة مختلفة: أجهزة الكمبيوتر والأجهزة اللوحية والهواتف الذكية وغيرها. يعمل التخزين السحابي أيضًا كشكل أساسي وثانوي للنسخ الاحتياطي الرقمي. ناقش مع مدير تكنولوجيا المعلومات والاتصالات أو مع مزود البرنامج حيث قد يكون لديك بالفعل بعض مساحة التخزين المجانية في السحابة أو أنها متاحة مقابل رسوم سنوية منخفضة.
الخطوة 6. استخدام الإشارات المرجعية على الإنترنت
تحتوي معظم المتصفحات على ميزة إشارة مرجعية لحفظ وتنظيم عناوين الويب المفضلة لديك ، أو تلك التي تزورها بشكل متكرر بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة وبسرعة. استفد من هذه الميزة حتى لا تنسى المواقع الهامة للاطلاع على آخر الأخبار.
طريقة 3 من 4: الاستفادة القصوى من الوقت
الخطوة الأولى: تجنب القيام بالعديد من الأشياء في نفس الوقت (تعدد المهام)
كل الخبراء يؤمنون بهذا. في حين أن هذا قد يبدو سريعًا ورائعًا على التلفزيون ، فإن القيام بالعديد من الأشياء في نفس الوقت غير فعال ويمكن أن يتداخل مع فعالية جهودك في التنظيم. بدلاً من ذلك ، من الأفضل أن تكرس انتباهك الكامل لمهمة واحدة أولاً ، ومعالجتها ، والانتقال إلى أشياء أخرى في قائمتك.
الخطوة الثانية. ضع جدولاً لنفسك
لحسن الحظ ، لا تتطلب منك معظم الوظائف إنشاء جدول يومي بناءً على الدقائق. ومع ذلك ، فإن تحديد جدولك اليومي والمهام أو الأحداث المهمة في اليوم يمكن أن يجعلك تركز على مهامك.
- ضع حدودًا زمنية لأنشطة معينة. لا تتطلب بعض المهام تعيين حد زمني ، ولكن يجب تحديد معلمات أخرى لزيادة إنتاجيتك. فكر في بعض المهام التي تستغرق وقتًا أطول من اللازم ، وقم بتعيين حد زمني لها في تاريخ لاحق.
- خصص وقتًا إضافيًا للأنشطة الأخرى. عادةً ما تستغرق بعض المهام ، كما ستتعلم من التجربة ، وقتًا أطول مما ينبغي ، لكن هذا ليس بالأمر السيئ. لهذا النوع من النشاط ، وخاصة الأحداث والاجتماعات المهمة ، خصص وقتًا إضافيًا قبلها وبعدها.
الخطوة الثالثة. استخدم تطبيق مؤقت أو ساعة توقيت أو ساعة منبه
يمكن أن تكون هذه الأشياء فعالة عند استخدامها بشكل صحيح. يختار بعض الأشخاص ضبط المنبه قبل 10 أو 15 أو 30 دقيقة من الوقت المطلوب لإعطائهم تحذيرًا كافيًا قبل بدء النشاط. يمكنك أيضًا تعيين أداة تذكير (تذكير).
الخطوة 4. لا تماطل
اسأل نفسك عما إذا كان يجب حقًا تأجيل نشاط ما أو إذا كنت تريد فقط أن تكون كسولًا. إذا كنت تشعر بالرغبة في التراخي ، فلا تماطل - افعل ذلك! ومع ذلك ، إذا كان تأخير النشاط أمرًا لا مفر منه ، فتأكد من تدوين الملاحظات وإعادة جدولة النشاط بخطة محددة. أو يمكنك التفكير في خطة مرتجلة. على سبيل المثال ، إذا كان عليك إلغاء اجتماع شخصي ، فقد ترغب في إجراء مكالمة جماعية أو مؤتمر عبر الويب بدلاً من ذلك.
طريقة 4 من 4: الحفاظ على الصحة البدنية والعقلية
الخطوة 1. خذ استراحة
راحة عقلك ضرورية للحفاظ على إنتاجيتك وصحتك العقلية. عادة ما نكون مشغولين جدًا بالعمل بحيث لا يكون لدينا وقت للراحة. يمنحنا أخذ قسط من الراحة استراحة نحن في أمس الحاجة إليها لزيادة إنتاجيتنا. ومع ذلك ، توفر فترات الراحة أيضًا فرصة للتوقف والتساؤل عما إذا كنا نستفيد من وقتنا أم لا.
الخطوة 2. النوم بشكل أفضل
بدون نوم جيد ليلاً ، ستشعر بالدوار أو التعب أو الخمول في اليوم التالي. يمكن أن يتداخل ذلك مع جدولك الزمني وكفاءتك في العمل. اجعل هدفك هو الحصول على 7 إلى 8 ساعات من النوم المتواصل كل ليلة.
الخطوة الثالثة. لا تقارن نفسك بزملائك في العمل
يختلف معظم عمل زملائك في العمل عن العمل الذي يتعين عليك القيام به ، ولكل شخص طريقته الخاصة في تنظيم عملهم. قد لا تعمل الطريقة المنطقية والفعالة لزملائك في العمل من أجلك ، والعكس صحيح.
الخطوة 4. اقبل أن التنظيم هو عملية مستمرة
لا تتوقع أن تكون مثاليًا. الطلب هو عملية طويلة تتطلب اهتماما مستمرا. لن يتم تنظيمك على النحو الأمثل كل يوم ، ولكن محاولة أن تكون شخصًا عاديًا يمكن أن تزيد من كفاءتك.
