أنت مرتبك بشأن الأعمال المتزايدة لأن الموعد النهائي قريب ، لكن المهمة لم تكتمل بعد. بعد بضع دقائق من قراءة الكتب المدرسية أو إعداد الميزانية المالية وتدوين المعلومات المهمة وعمل قصاصات أو تقارير محاسبية ، ستحتاج إلى استخدام دباسة ومقص ، لكنهما مفقودان في مكان ما! خلف شاشة الكمبيوتر المحمول ، لا شيء! على طاولة المطبخ ، لا شيء! بعد المشي جيئة وذهابا لمدة 5 دقائق ، تبدأ في الشعور بالإحباط. لقد عانى الكثير من الناس من هذا. عندما تكون مشغولاً للغاية بسبب كومة من المهام ، يمكن أن تكون مساحة العمل الفوضوية بمثابة كابوس. تقدم هذه المقالة نصائح رائعة لإعداد مكتبك ، وتنظيم مساحة العمل الخاصة بك ، وإعداد مكان لتخزين الأشياء للحفاظ على تركيزك وإنتاجيتك.
خطوة
طريقة 1 من 4: إعداد طاولة العمل
الخطوة 1. جهز المعدات اللازمة للعمل
ضع الكمبيوتر ولوحة المفاتيح والماوس والحالة الثابتة على الطاولة. إذا لم يكن لديك مصباح طاولة ، فتأكد من وجود ضوء ساطع بدرجة كافية في الغرفة. قم أيضًا بإعداد معدات العمل الأخرى حسب الحاجة. إذا كنت تعاني من الحساسية ، احتفظ بعلبة مناديل على الطاولة. إذا كنت غالبًا ما تهمل جدول وجباتك ، فحاول أن يكون لديك ساعة حائط أو ساعة طاولة في الغرفة. تأكد من أن المعدات التي تستخدمها كل يوم على الطاولة.
- إذا كنت ترغب في الدراسة ، ضع كومة من بطاقات الملاحظات الفارغة وآلة حاسبة على الطاولة.
- قبل العمل أو الدراسة ، قم بإعداد معطر للغرفة برائحة لطيفة لأن العطور يمكن أن تحفز الدماغ. أثناء الدراسة ، اربط الروائح في الغرفة بالمادة التي تجري دراستها لتسهيل تذكرها. أثناء العمل ، رائحتك المفضلة تجعلك تشعر بالراحة ويسهل التركيز.
- يمكنك وضع رف على الطاولة لوضع ورق HVS الذي تستخدمه كل يوم. خلاف ذلك ، احفظ الورق في مكان آخر.
- إذا كنت ترغب في وضع معدات أخرى ، مثل موزع الشريط اللاصق ، ففكر في مساحة الجدول والتردد الذي يتم استخدامه به. أنت حر في اختيار معدات العمل التي تريد وضعها على الطاولة لأنه لا توجد أحكام تنظم ذلك.
الخطوة 2. نقل أو التخلص من العناصر التي لم تعد مستخدمة
المكتب المرتب يسهل عليك التركيز. لذا ، قم بجمع الأشياء والأوراق التي لا تحتاج إليها ، ثم قم برميها في سلة المهملات. إذا كانت هناك محافظ أو مفاتيح سيارة أو ملحقات على الطاولة ، انقلها إلى مكان آخر. عادة ، تحتاج إلى 5-10 ثابتة أثناء العمل. لذا ، انقل الثابتة غير المستخدمة.
الجداول فوضوية بعض الشيء وليست مشكلة كبيرة. يشعر الكثير من الناس بعدم الارتياح إذا كانت الطاولة فارغة. تأكد من أن إعداد الجدول يسمح لك بالعمل بشكل جيد. حاول أن تجعل جو الغرفة مناسبًا للعمل ، بدلاً من أن تكون مكانًا للاسترخاء أو كمستودع
الخطوة الثالثة. ضع مصباح طاولة وأدوات مكتبية ومعدات أخرى في مكان معين على المنضدة
اجمع الأدوات المكتبية التي تحتاجها ، ثم ضعها في وعاء لتكون جاهزة للاستخدام عند الحاجة. إذا أمكن ، ضع مصباح طاولة ، وأدوات مكتبية ، ودباسة ، وموزع شريط جنبًا إلى جنب في أحد أركان الطاولة للحفاظ على ترتيب الطاولة ، ولا يزال هناك متسع للمعدات الأخرى.
إذا كتبت بيدك اليمنى ، ضع الجهاز على الجانب الأيسر من الطاولة أو العكس. بهذه الطريقة ، يمكنك استخدام الطاولة بحرية دون انزلاق الكرسي أو ارتطام أدوات الكتابة
الخطوة الرابعة: نظف درج المكتب ورتب محتوياته من خلال جمع العناصر المماثلة
إذا كنت تستخدم مكتبًا (أو رفًا) مع أدراج ، فقم بإزالة المحتويات. نظف الأدراج بحثًا عن بقايا الورق أو الغبار ، ثم تخلص من أي شيء لا تحتاجه. انقل محتويات الدرج غير المستخدمة إلى غرفة أخرى. بعد ذلك ، اجمع العناصر المتشابهة وفقًا لاستخدامها أو وظيفتها ، ثم قم بتخزينها في درج أو حاوية. استخدم فواصل الأدراج حتى لا تختلط العناصر المجمعة مرة أخرى!
- على سبيل المثال ، ضع الأقلام وأقلام الرصاص وأقلام التحديد في الدرج الأول ، ودرجًا ثانيًا لتخزين ورق HVS ، ودرج ثالث لمستلزمات أخرى (مثل الآلة الحاسبة ، والدباسة ، وموزع الشريط اللاصق).
- إذا كان لديك الكثير من الحرف اليدوية أو الأنشطة الأخرى ، ضع فاصلًا في الدرج لمنع اختلاط الأدوات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تخزين فرش الرسم في الدرج الأول ، والألوان المائية في الثاني ، والأدوات الأخرى (مثل أقلام الرصاص ولوحات الرسم) في الدرج الثالث.
الخطوة 5. قم بإزالة العناصر غير المستخدمة والشخصية للحفاظ على اتساع الطاولة
يمكن أن تكون الهدايا التذكارية والصور العائلية محفزة ، ولكنها قد تتداخل أيضًا مع التركيز ، بل إنها تقلل من القدرة على فهم المعلومات والتركيز على ما يتم فعله. إذا كنت لا تمانع ، انقل الهدايا التذكارية والصور والديكورات الخاصة بك إلى مكان آخر حتى تتمكن من استخدام مكتبك في العمل.
إذا كنت تريد وضع شيء لا علاقة له بالعمل / الدراسة ، فاختر صورة أو تذكار
الخطوة 6. استخدم المستندات الرقمية لتحل محل التذكيرات المكتوبة على ورق أو ملاحظات Post-It
ضع في اعتبارك خيار استخدام المستندات الرقمية إذا كان المكتب ممتلئًا بالورق أو كان لوح الفلين ممتلئًا بالدبابيس ويتم جدولة الاجتماعات. انقل جميع الملاحظات التي تحتوي على مهام مجدولة ومستحقة إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك عن طريق مسح التقويم أو تثبيت تطبيق المهام أو استخدام برنامج Word.
إذا كنت تفضل استخدام ورق ذاتي اللصق ، فقم بنقل ملاحظاتك إلى سطح المكتب عن طريق تنشيط / تثبيت برنامج لتدوين الملاحظات (لمستخدمي Windows)
الخطوة 7. قم بإخفاء توصيلات الكابلات وقم بترتيب الكابلات الفوضوية
ضع وصلة الكابل خلف الطاولة أو تحتها بحيث لا تكون مرئية. إذا كان الكابل معلقًا خلف المكتب ، فقم بربطه برباط كبل أو شريط فيلكرو. إذا كان الكبل طويلًا جدًا ، فاستبدله بكابل أقصر مماثل أو اربط الكبل لجعله يبدو أنيقًا.
- قم بشراء مشبك لتثبيت السدادة في زاوية الطاولة عندما لا تكون قيد الاستعمال. هذا مفيد بشكل خاص إذا كان لديك الكثير من أجهزة الشحن ومنافذ USB التي لا تستخدمها إلا من حين لآخر ، ولكن لا يجب تركها متصلة.
- إذا لزم الأمر ، تعد لوحة المفاتيح والماوس اللاسلكي خيارًا رائعًا للحفاظ على مكتبك مرتبًا وتقليل فوضى الكابلات!
الخطوة 8. خصص 20 دقيقة في الأسبوع لترتيب الطاولة
في بعض الأحيان ، تصبح الأشياء على الطاولة فوضوية بعد الاستخدام لأنك مشغول للغاية. لذلك ، أعد القرطاسية ومعدات العمل إلى مكانها الأصلي عن طريق أخذ 20 دقيقة في الأسبوع لترتيب المكتب. هذه النصيحة مفيدة بشكل خاص إذا كنت تعمل عبر الإنترنت ولكن ليس لديك وقت لترتيب مكتبك كل يوم.
استخدم التذكيرات على هاتفك أو الكمبيوتر المحمول حتى لا تنسى ترتيب مكتبك
الطريقة 2 من 4: تنظيم مساحة العمل
الخطوة الأولى: ضع الطاولة على مسافة من الباب حتى لا تشتت انتباهك
يمكن أن يتشتت انتباهك عندما يتحدث أحد أفراد العائلة أو زميلك في الغرفة بالقرب من الباب إذا كانت الطاولة بجوار الباب مباشرةً. نتيجة لذلك ، يبدو أنه ليس لديك مساحة عمل لأن موضع المكتب بعيد عن زاوية الغرفة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أن تأخذ المعدات التي تحتاجها عندما تمشي على الطاولة حتى تكون أكثر استعدادًا للعمل.
يفضل الكثير من الناس الجلوس في مواجهة الباب أثناء العمل. يمكن أن يؤدي الجلوس على الحائط إلى رهاب الأماكن المغلقة. تبدو الغرفة ضيقة أكثر إذا أبقيت عينيك على الحائط مباشرة خلف شاشة الكمبيوتر أو على حافة المكتب
الخطوة الثانية: استفد من الشمس عن طريق تعديل موضع الطاولة
إذا كنت تعمل في غرفة ذات نوافذ ، فابحث عن مكان تعرض النوافذ لأشعة الشمس. ضع طاولة بالقرب من النافذة بحيث تجلس في مواجهة النافذة أو على نفس مستوى النافذة. ضوء الشمس الذي يدخل من خلال النوافذ يجعل الغرفة أكثر إشراقًا بحيث تكون أكثر نشاطًا وإنتاجية في العمل.
إذا كانت مساحة العمل لا تحتوي على نوافذ ، اجلس في مواجهة الباب تركًا مفتوحًا. وبالتالي ، يمكنك الاستفادة من الإضاءة من الخارج
الخطوة 3. جهِّز مساحة عمل مريحة عن طريق تركيب السجاد أو زرع النباتات أو توفير أرفف الكتب إذا لزم الأمر
يفضل بعض الناس اختيار غرفة بسيطة للغاية بدون أثاث إضافي. يمكنك توفير رف كتب في الغرفة إذا كنت تريد وضع الكتب التي تحتاجها كمرجع. ضع سجادة بنمط مثير للاهتمام وبعض النباتات المحفوظة بوعاء إذا لزم الأمر ، لكن لا تدع الغرفة تبدو مزدحمة.
يمكنك تعليق لوحة أو صورة على الحائط. من الجيد تزيين الحائط خلف مقعدك بدلاً من الحائط أمام مكتبك لتسهيل التركيز
الخطوة الرابعة: تأكد من أن ترتيب الغرفة يجعلك منتجًا في العمل
قبل وضع الأثاث ، اسأل نفسك ، "هل يمكن لهذا الأثاث أن يحسن أداء العمل؟" إذا كانت الإجابة "لا" ، فلا تحضرها. طاولات زاوية فاخرة وكراسي إضافية ورفوف للمجلات وخزائن فارغة تجعل الغرفة ممتلئة. لا تحتاجه عندما لا تستخدمه أو تجعل الغرفة تشعر بعدم الارتياح.
لا تضع التلفزيون في مساحة عملك إلا إذا كنت سمسارًا في البورصة أو صحفيًا يحتاج إلى متابعة آخر الأخبار
الخطوة 5. حدد المكان المثالي للعمل إذا لم يكن هناك غرفة منفصلة لهذا الغرض
لا يزال بإمكانك تجهيز مكان للعمل حتى إذا كنت لا تستخدم غرفة منفصلة. استخدم زاوية أو منطقة معينة في المنزل (قد تكون أيضًا في غرفة النوم). ضع مكتبك بمحاذاة الحائط حتى لا تشتت انتباهك وتشعر وكأنك في غرفة خاصة للعمل.
- إذا كان هناك حجرة فارغة في المنزل وواسعة جدًا ، فاستخدمها كمساحة عمل. يمكنك إغلاق الباب إذا كنت بحاجة لاستقبال الضيوف!
- إذا لزم الأمر ، علق الستائر أو ضع حاجزًا كمقسم للغرفة.
- عند شراء طاولة ، اختر واحدة تتناسب مع أثاث المنزل حتى لا تبرز.
الطريقة الثالثة من 4: إعداد مكان لتخزين العناصر
الخطوة 1. قم بإعداد رف معلق فوق الطاولة إذا كانت مساحة العمل محدودة بجدار
إذا كانت لديك مساحة صغيرة لتخزين الأشياء ، فقم بإعداد رف معلق بالقرب من الطاولة حتى تتمكن من الحصول على الأشياء التي تحتاجها بسهولة. هذه الخطوة مفيدة بشكل خاص إذا كنت تستخدم مكتبًا بدون أدراج ولا مكان لوضع الخزانات ، ولكن هناك مساحة كبيرة على الحائط. بالإضافة إلى ذلك ، أنت أكثر تركيزًا على العمل لأن المعدات الموضوعة على الرف الجداري تعمل بمثابة تذكير يمكن رؤيته بسهولة.
- تعد العديد من الأرفف المعلقة فوق المكتب مفيدة جدًا لتخزين الكثير من الكتب المرجعية إذا كنت تعمل عبر الإنترنت.
- بالإضافة إلى الأرفف المعلقة ، استخدم لوح مشابك (حاوية متصلة بأوتاد بلوح مثقوب) لتخزين القرطاسية واللوازم الأخرى.
الخطوة الثانية: قم بإعداد الرفوف أسفل الطاولة لوضع أوراق ومستندات HVS لسهولة الاسترجاع
إذا كنت بحاجة إلى الكثير من نماذج HVS أو المستندات أو الأوراق في العمل ، ولكن لديك مساحة تخزين محدودة ، فقم بشراء الرفوف من متجر الأثاث. قم بتحميل ورق ومستندات HVS في الحامل ، ثم ادفعها أسفل الطاولة بعيدًا عن الأنظار ووفّر المساحة. بهذه الطريقة ، لا يتراكم الورق على الطاولة ولن تضطر إلى مغادرة مقعدك لاسترداد المستندات من الخزانة عند الحاجة.
أرفف العجلات متوفرة بمجموعة متنوعة من الأشكال والأحجام. لذلك ، قم بشراء رف يتسع لمعدات العمل ويتناسب مع ديكور الغرفة
الخطوة الثالثة. جهز خزانة الملفات في حالة احتياجك لتخزين الورق المكدس
على الرغم من أنها قد تبدو قديمة بعض الشيء ، إلا أن خزانات الملفات يمكن أن تكون الحل الأفضل إذا كنت تستخدم الكثير من الورق في العمل. شراء مجلدات معلقة بألوان مختلفة لتخزين جميع الملفات. على سبيل المثال ، ضع المستندات الضريبية في مجلد أصفر ، والأوراق في مجلد أحمر ، ومعلومات العميل في مجلد أزرق. قم بتسمية كل مجلد بحيث يسهل العثور عليه عند الحاجة.
- بالإضافة إلى استخدام المجلدات ذات الألوان المختلفة ، هناك طريقة أخرى لتسمية المجلدات وهي تضمين الكلمات الأساسية ، ثم ترتيبها أبجديًا.
- إذا أمكن ، قم بشراء خزانة ملفات بنفس ارتفاع سطح الطاولة بحيث يمكن استخدامها كملحق للمكتب إذا تم وضع الخزانة بجوار المكتب.
- الجانب العلوي من خزانة الملفات هو المكان المثالي للطابعة. عادة ما يكون عرض الجانب العلوي من خزانة الملفات هو نفسه طول الطابعة.
طريقة 4 من 4: تنظيم معدات العمل
الخطوة الأولى. جهز طاولة فسيحة للغاية ويوجد مكان لتخزين معدات العمل
لا تحتاج إلى الكثير من الأدراج إذا تم تخزين معظم مستنداتك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إذا كنت تعمل كمحامي أو محاسب ، فقد تحتاج إلى إعداد الكثير من الأدراج لتخزين أكوام من الخطابات والمستندات الأخرى. قم بقياس مساحة الغرفة باستخدام شريط قياس ، ثم حدد مكان وضع الطاولة. عند شراء مكتب ، اختر مكتبًا يتناسب مع ديكور مساحة العمل.
شكل وحجم طاولة العمل متنوع للغاية. مكتب المخرج كبير جدًا وبه الكثير من الأدراج لذا يمكن أن يكون الخيار الأفضل. إذا كنت تفضل طاولة بسيطة ، فاشترِ مكتبًا بسيطًا بدون أدراج. مكتب الكتابة مثالي لأولئك منكم الذين يستخدمون الكمبيوتر المحمول فقط أثناء العمل
الخطوة 2. جهز كرسي مكتب مريح ، مريح ، قابل لتعديل ارتفاعه
يمكن أن يؤثر الموقف السيئ عند الجلوس على راحتك حتى لو كنت تعمل في غرفة مرتبة جدًا. اختر كرسيًا مريحًا ومدعومًا بأسفل الظهر. تأكد من استخدام كرسي مريح ويمكن تعديل الارتفاع بحيث يمكنك الجلوس مع وضع كلا القدمين على الأرض. يمكن للكرسي المريح المزود بمساند للذراعين أن يمنع آلام الظهر حتى تتمكن من العمل بشكل جيد طوال اليوم!
لا تشتري كراسي مكتب من خلال المواقع الإلكترونية. خذ الوقت الكافي لاختيار كرسي مكتب في متجر أثاث حتى تتمكن من تجربته قبل الشراء. يتم تصنيع كراسي المكتب بمواصفات متنوعة للغاية ولكل شخص تفضيلات مختلفة. لا تفترض أنك ستحب كرسيًا تم شراؤه عبر موقع ويب لمجرد أن المشترين قدموا لهم تقييمات رائعة
الخطوة 3. جهز مصباح طاولة يمكن تعديله وفقًا لحجم الطاولة
ابحث عن مصباح يمكن ثني قطبه لضبط موضع المصباح أو يمكن تعتيم الضوء. قبل شراء المصباح ، ضع في اعتبارك شدة الشمس أو ضوء أضواء الغرفة الموجودة. لا تشتري مصباح طاولة كبير جدًا أو شديد السطوع إذا لم تكن بحاجة إليه.
- أنت حر في تحديد ما إذا كنت تريد استخدام مصباح طاولة أم لا. لا تحتاج إليها إذا كانت أشعة الشمس أو أضواء الغرفة ساطعة بدرجة كافية.
- ضع مصباحًا أو مصباحين في زاوية الغرفة حتى لا تحتاج إلى استخدام مصباح طاولة.
الخطوة 4. ضع شاشة الكمبيوتر بحيث تكون في مستوى العين وضع لوحة المفاتيح أفقيًا على الطاولة
اجلس على كرسي تنظر للأمام مباشرة. الآن ، يجب أن تنظر إلى الجانب العلوي من شاشة الكمبيوتر. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاضبط ارتفاع شاشة الكمبيوتر أو ضعها على حامل الشاشة بحيث تكون أعلى بحيث لا تؤذي الرقبة. تأكد من أن لوحة المفاتيح أفقية على الطاولة أو حركها للأمام قليلاً. لا يرتاح المعصم إذا كنت تستخدم لوحة المفاتيح المائلة لأعلى.
- حاول أن تجعل المسافة بين شاشة الكمبيوتر وعينيك حوالي 50 سم. إذا كان بعيدًا جدًا ، فستحتاج إلى تحريك رأسك للأمام أثناء قراءة النص على شاشة الكمبيوتر. تتعب العيون بسرعة إذا كانت الشاشة قريبة جدًا.
- إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر محمول ، فقم بشراء حامل كمبيوتر محمول لوضع الشاشة. يمكنك أيضًا استخدام لوحة مفاتيح وماوس ثانيتين للحفاظ على استرخاء معصمك.
- اشترِ نظارات الضوء الأزرق لشاشة الكمبيوتر حتى لا تتعب عيناك إذا كنت تعمل على الكمبيوتر لأكثر من 3 ساعات في اليوم.
