سواء طُلب منك ذلك أم لا ، يمكن أن تكون كتابة تقرير الحالة طريقة رائعة لتوصيل الإنجازات. سيساعد تقرير الحالة الجيد المدير ، وكذلك أنت ، على تتبع المهام ونتائج العمل. فيما يلي دليل لكتابة تقارير الحالة سهلة القراءة.
خطوة
الطريقة 1 من 1: كتابة تقرير الحالة
الخطوة الأولى. أعط التقرير عنواناً وتاريخاً
العنوان الذي يحتوي على تاريخ (على سبيل المثال ، "نتائج الأسبوع الأول من ديسمبر") هو خيار عنوان فعال. تأكد من كتابة التاريخ على التقرير.
- إذا تم إرسال التقرير بالبريد الإلكتروني ، فيمكنك استخدام الاسم والتاريخ كرأس.
- إذا كان التقرير مستندًا ، فضع العنوان والتاريخ كرأس المستند.
الخطوة 2. اكتب المعلومات التفصيلية حول المشروع ، مثل اسم المشروع وتاريخ البدء / الانتهاء وأسماء الموظفين
الخطوة الثالثة. صف الإنجازات بالعناوين "الإنجازات" و "اكتملت المهمة" وما شابه
- تأكد من ذكر فترة التقرير ، على سبيل المثال ، الأسبوع ، والشهر ، وربع السنة ، وما إلى ذلك.
- استخدم الأفعال النشطة لبدء التقرير ، مثل "إنهاء" و "شرح" و "تصميم" و "تحسين" و "تحسين" وما إلى ذلك.
- بالنسبة للتقارير الأسبوعية ، يمكنك ببساطة تضمين 3-6 نقاط ، طول كل جملة واحدة.
الخطوة 4. اكتب ما يجب إنجازه في فترة التقرير التالية ، بعنوان "الخطة التالية" ، "المهمة التالية" ، "العلاقات العامة" ، إلخ
- احسب الوقت المستغرق لإكمال مهمة إن أمكن ، على سبيل المثال "توثيق تغيير التصميم (الوقت المقدر: يومان)."
- تطابق المهمة التالية مع الجدول الزمني لمشروعك.
- بالنسبة للتقارير الأسبوعية ، يمكنك ببساطة تضمين 3-6 نقاط ، طول كل جملة واحدة.
الخطوة 5. اكتب أيضًا المشكلات التي تواجهها حاليًا أو ستواجهها مع العناوين "المشكلات" أو "المشكلات والتعليقات"
في هذا القسم ، يمكنك كتابة فقرتين قصيرتين.
- على سبيل المثال ، إذا كنت تواجه مشكلة في الاتصال بالمورد الخاص بك لأنه لا يوجد أحد في المكتب هذا الأسبوع ، أو لديك اقتراحات لتحسين الطريقة التي تعمل بها شركتك ، فقم بتدوينها في قسم "المشكلات والتعليقات".
- إذا كنت تقوم بالإبلاغ عن مشكلة فقط ، ولكنك لا تحتاج إلى مساعدة عند كتابتها ، فلا تنس ذكرها. ستخبر التعليقات مثل "تم حل المشكلة في غضون يومين" مشرفك بعدم التدخل ، ولكن راقب المشكلة التي تواجهها.
- إذا لم يتم حل مشكلة عملك ، فلا يمكن للمشرف أن يقول إنك لم تخبره.
الخطوة السادسة: اقرأ التقرير مرة أخرى ، ثم أرسله إلى الأطراف المعنية
مثال
إليك نموذج تقرير حالة من محرر wikiHow. قم بمطابقة النمط والتنسيق وقائمة الإنجازات في هذا المثال ببيانات من عملك ، ولكن كن على دراية بأن كل خطوة تبدأ بفعل نشط.
تقرير الحالة 26 سبتمبر 2011.
تم الانتهاء من
- بدأت 3 مقالات: مقال واحد من فكرتك الخاصة ، مقالتان لتلبية الطلبات.
- تطوير مقالتين
- أعد كتابة مقال واحد
- تقوم بدوريات بما يقرب من 400 تغيير ، وتتحقق من طلبات التحرير للأخطاء الإملائية / الازدواجية.
الخطة التالية
- اضافة صورة لمقال واحد.
- نعيد قراءة وتحرير مقال واحد.
- اطلب من محرر لديه خلفية طبية أو الإسعافات الأولية لمراجعة المقالات حول الكسور. المؤلف ليس لديه خلفية طبية ، لذلك يشك في نتائج بحثه.
- مراجعة مقال واحد يعد جيدًا بالفعل ، ولكنه يتطلب تحسينًا في الأسلوب ومعلومات إضافية.
مشاكل / تعليقات
- شكرًا للمبرمجين ، لأنهم حرصوا على أن يتم تحديث البرنامج هذا الأسبوع بسلاسة. سيتم الإبلاغ عن المشكلات التي تحدث لاحقًا.
- متطوع حزين لأن قطته ماتت. طُلب من المتطوعين الراحة أولاً.
نصائح
- إذا أمكن ، اكتب تقريرًا إيجابيًا. التقارير ليست المكان المناسب للشكوى أو الغضب أو تقديم الأعذار. تتمثل إحدى طرق كتابة تقرير إيجابي في تقديم اقتراحات ، أو على الأقل توجيهات لحل مشكلة ، إذا أبلغت عن مشكلة. اقتراحك دليل على أنك أخذت زمام المبادرة لحل المشكلة.
- قل شكرًا في المكان المناسب ، على سبيل المثال لزميل في العمل ساعدك. إذا كنت تساعد زميلًا آخر في العمل ، فذكر ذلك في التقرير أيضًا.
- كن صادقًا في الإبلاغ. لا تبلغ عن أشياء لا تفعلها.
- اكتب تقريرًا موجزًا. مديرك شخص مشغول ، وليس لديه الكثير من الوقت لقراءة تقريرك. إذا احتاج المدير إلى مزيد من المعلومات ، فسوف يسأل.
- إذا كتبت تقريرًا بعد ظهر يوم الجمعة ، فستعرف مدى تقدم عملك عندما تعود إلى العمل صباح يوم الاثنين.
- إذا كان لديك الكثير من الأشياء التي يجب مراقبتها (طلبات الشراء ، طلبات التغيير ، طلبات العمل ، الملاحظات ، إلخ) ، يمكن أن يكون إنشاء جدول أو قاعدة بيانات طريقة جيدة لتتبعها.
- اكتب تقارير محددة.
- قم بعمل نسخة من التقرير لنفسك. يمكن أن تساعدك النسخة عند كتابة سيرة ذاتية ، أو كتابة الإنجازات عندما يحين وقت زيادة الراتب.
- إذا كنت ترغب في كتابة تقرير حالة ، فاكتب تقريرًا بانتظام ، أو على الأقل اكتب إنجازًا ، حتى لا تقضي ساعات في تتبع ما قمت به. كل يوم ، اكتب الإنجازات عند ملء بطاقة الحضور.
- يمكن أيضًا استخدام طريقة كتابة تقرير الحالة هذه عندما تقوم بالإبلاغ عن حالة المشروع في اجتماع.
- يعد الإبلاغ عن شيء ما بدأت للتو ، أو كتاب قرأته للتو ، أو شيء تبحث عنه أمرًا جيدًا. لا يمكن القيام بكل شيء في غضون أسبوع ، وقد يستغرق الإعداد الذي تقوم به وقتًا طويلاً ويضيف قيمة إلى المشروع.
تحذير
- اكتب التقارير بشكل احترافي. قد تتم قراءة تقريرك من قبل عدد أكبر مما تعتقد ، خاصة إذا تم إرساله عبر البريد الإلكتروني.
- إذا أرسلت إلى رئيسك تقريرًا غير مرغوب فيه ، فاستعد لكتابة نفس التقرير الأسبوع المقبل!
- بشكل عام ، لا تقدم الكثير من الوعود. فقط قل لي ما يمكنك القيام به.
