يمكن كتابة اقتراح للإدارة عندما تريد اقتراح تحسينات على إجراءات العمل ، أو اقتراح طرق للحفظ ، أو توفير معلومات حول فرص الربح ، أو اقتراح التغييرات. إذا كنت ترغب في كتابة اقتراح لإدارة الشركة ، خذ الوقت الكافي لجمع المعلومات اللازمة. ناقش الأفكار مع زملاء العمل لمعرفة ما يفكرون فيه ، والتعامل مع الإدارة بذكاء.
خطوة
طريقة 1 من 2: تصميم اقتراح
الخطوة الأولى: حدد الفكرة أو القضية التي سيتم تناولها في الاقتراح ، مثل تحسين سير العمل أو تقليل التكاليف
بشكل عام ، يمكنك تصور الأفكار بوضوح. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في حل مشكلة أو تقديم اقتراح لشيء مهم ، فاحرص على الاهتمام الشديد بكل ما يتعلق بها.
الخطوة الثانية: قم ببحثك وتحقق من الوضع الحالي قبل كتابة اقتراح
ناقش مع الأطراف ذات الصلة ، مثل زملاء العمل أو المديرين أو العملاء. ابحث عن معلومات حول المنافسين ، واطلع على كيفية عملهم.
على سبيل المثال ، إذا كنت تعتقد أن خدمة تقديم الطعام في المكتب بحاجة إلى التغيير ، فتحدث إلى طاقم المطبخ أولاً. هل عملوا في مكان آخر مع مزودي خدمات تموين مختلفين؟ ماذا يعتقد زملائك في العمل؟ قد يكون عدم رضاك ليس مشكلة جودة ، ولكن مجرد مسألة ذوق
الخطوة 3. اكتب وصفًا للمشكلة
ابدأ الاقتراح بشرح الظروف الحالية. قم بتضمين جميع الحقائق ذات الصلة ، مثل الجاني والتاريخ والمكان. عند كتابة اقتراح افتتاحي ، لا تصدر أحكامًا. اشرح الظروف حسب الواقع.
على سبيل المثال ، "استخدمت شركة PT Sukses Maju خدمات تقديم الطعام الخاصة بالسيدة Nyengir لمدة 7 سنوات. ومع ذلك ، فإن القائمة الرئيسية المتاحة تتناقص تدريجيًا ، من خمس قوائم إلى اثنتين. ويتأثر أيضًا توفر القوائم النباتية. وفي الواقع ، في أيام معينة ، القوائم النباتية غير متوفرة. متوفرة"
الخطوة 4. بعد وصف المشكلة ، اكتب الحل الذي تريد اقتراحه وخطوات تنفيذه
ابدأ بكتابة جوهر الحل ، ووصف ما وجدته بناءً على ملاحظاتك.
على سبيل المثال ، "في رأيي ، يجب على شركة PT Sukses Maju البحث عن مزود جديد لخدمات تقديم الطعام. تستخدم شركة PT Fast Bangkrut العديد من خدمات تقديم الطعام الأخرى. ويقدم تقديم الطعام السيدة Sisca Soewitomo والسيد Rudi Chaeruddin المزيد من القوائم بأسعار تنافسية. بالإضافة إلى ذلك ، لأن خدمات تقديم الطعام يقدم السيد رودي شير الدين قوائم طعام نباتية ونباتية وخالية من الغلوتين كل يوم ، ويتوافق الطعام بشكل أكبر مع احتياجات الشركة. متنوع مثل ذلك الذي يقدمه متعهد الطعام لدى السيد رودي شيرالدين. وفقًا لاستطلاع أجراه الموظفون في عام 2011 ، 40٪ من موظفي PT Sukses Maju نباتيون ، و 10٪ نباتيون ، و 2٪ يجب أن يأكلوا نظامًا غذائيًا خالٍ من الغلوتين"
الخطوة 5. إنشاء خطة تنفيذ
اشرح كل خطوة يجب اتخاذها والوقت والتكلفة المتضمنة. اكتب ما تعرفه وما لا يزال عليك تعلمه. ضع في اعتبارك كتابة الخطوات في شكل قائمة ، ثم شرحها بالتفصيل. لا تبالغ في التغييرات. ومع ذلك ، لا تنس شرح النتائج المحتملة لهذه التغييرات.
على سبيل المثال ، "لاستخدام خدمة تقديم طعام أخرى ، تحتاج الشركة إلى: 1. إنهاء العقد مع السيدة Nyengir. 2. اطلب من متعهد تقديم الطعام السيدة Sisca Soewitomo والسيد Rudi Chaeruddin إجراء اختبار تذوق. 3. اختر واحدًا من 4. توقيع عقد مع متعهد الطعام المختار. لا تختلف رسوم تقديم الطعام المطلوبة كثيرًا عن رسوم تقديم الطعام للسيدة Nyengir. طالما أن الشركة تفي بالتزاماتها التعاقدية مع السيدة Nyengir ، فلن يتم معاقبة الشركة بالإضافة إلى ذلك ، إذا فضل الموظفون الطعام المعروض ، فسيكونون أكثر رضاءًا عن ظروف العمل"
الخطوة 6. اكتب المقاومة المحتملة لخطتك
هل سيتم رفض خطتك من قبل بعض الموظفين؟ في هذه الحالة ، قد يحب بعض الموظفين طعم مطبخ السيدة نينجير. أو ، إذا كنت تقترح فكرة منتج ، فهل يمكنك إقناع مسؤولي الوكالة المعنيين بأن المنتج الجديد آمن للاستخدام؟ اكتب الخطوات التي يمكنك اتخاذها لإقناع الآخرين بمشروعك.
الخطوة 7. بعد كتابة الخطوات ، قم بتدوين المواد أو الموارد البشرية المطلوبة ، إن وجدت
اكتب أيضًا الوقت الذي سيستغرقه تنفيذ التغييرات ، لأن الوقت هو المال. قم بعمل قائمة مرجعية بسيطة. في حالة المثال أعلاه ، يمكنك إنشاء قائمة على النحو التالي:
الموارد المطلوبة: لجنة فرعية لتقييم المطاعم (4 أشخاص من أقسام مختلفة) ، ساعتان لاختبار الذوق ، و 3 ساعات لكتابة التقرير
الخطوة الثامنة: اختتم الاقتراح بإعادة كتابة التغييرات التي تريد إجراؤها وفوائدها الرئيسية
أعد كتابة النقاط الثلاث الرئيسية ، ثم اكتب جملة ختامية. فكر في نهاية الاقتراح على أنه ملخص تنفيذي. على سبيل المثال:
- "كما أوضحنا سابقًا ، قللت خدمة تقديم الطعام لدى السيدة نينجير بشكل تدريجي من القائمة الرئيسية المتاحة على مدار الأعوام السبعة الماضية. هذا. اختبار الذوق واختيار متعهد جديد للشركة. مع هذا الممون الجديد ، من المتوقع أن يزداد رضا الموظفين ، ومن المرجح أن يبقى الموظفون."
- اذكر الفوائد الكمية أو المالية للتغيير ، إن وجدت.
- اشرح المزايا النوعية للتغيير. في بعض الأحيان ، لا يمكن قياس فوائد التغيير بالأرقام أو الحقائق. إذا كان التغيير المقترح يتعلق بسعادة الموظف ، فشرح ذلك. يمكن أن يكون التغيير النوعي بنفس قيمة التغيير الكمي.
الطريقة 2 من 2: مشاركة الاقتراح
الخطوة الأولى: اطلب من زميل في العمل قراءة اقتراحك وتقديم ملاحظاتك عليه
قد يوافق أو لا يوافق على التغييرات المقترحة الخاصة بك. إذا لم يوافق ، ففكر في السبب. إذا كانت الأسباب صحيحة وتؤثر على اقتراحك ، فكن مستعدًا لمراجعته. يمكنك أيضًا إضافة خلاف شريكك في عمود "الخلاف" ، إذا كنت تفهم الفكرة ولكنك لا توافق.
الخطوة الثانية: بعد إنشاء اقتراح وسؤال الزملاء عن التغذية الراجعة ، راجع التدفق والقواعد النحوية والدقة وعدد الكلمات في الاقتراح
لا تقدم عرضًا طويلاً جدًا حتى يلاحظ المدير اقتراحك. قدم اقتراحًا بطول 1-2 صفحتين إن أمكن.
الخطوة 3. بمجرد أن يصبح الاقتراح جاهزًا ، تعرف على من يجب تقديمه إليه ، ثم أرسل الاقتراح
في بعض الشركات ، يكون صانعو القرار واضحين ، لكن البعض الآخر لديه هيكل أكثر مرونة يجعل من الصعب معرفة من يجب الاتصال به. انظر إلى خلفية الشركة لمعرفة من يجب أن ترسل إليه اقتراحًا.
