تُستخدم المذكرات عادةً لنقل معلومات معينة إلى مجموعة من الأشخاص ، على سبيل المثال حول الأنشطة أو السياسات أو الموارد المتاحة ، ولمطالبتهم باتخاذ إجراء. كلمة "مذكرة" تعني شيئًا يجب تذكره أو الانتباه إليه. يمكنك كتابة مذكرة جيدة وسهلة الفهم من خلال دراسة هذه النصائح.
خطوة
جزء 1 من 4: كتابة رؤوس المذكرات
الخطوة 1. اكتب "مذكرة" في الجزء العلوي من الورقة لكتابة مذكرة
أولاً ، اشرح أن هذه الوثيقة عبارة عن مذكرة. اكتب كلمة "MEMORDUM" على بعد 3 سم من الحافة العلوية للورقة بأحرف غامقة كالسطر الأول. يمكن وضع هذه الكلمة في وسط أو على يسار الحرف الأكبر.
تخطي سطرين فارغين قبل كتابة السطر التالي
الخطوة 2. اكتب اسم مستلم المذكرة بشكل صحيح
نظرًا لأن المذكرة هي وسيلة رسمية للاتصال التجاري ، يجب أيضًا إدراج المستلم رسميًا. اكتب الاسم الكامل وعنوان مستلم المذكرة.
إذا كانت هذه المذكرة موجهة إلى جميع الموظفين ، فاكتب: "إلى: جميع الموظفين"
الخطوة 3. اكتب أيضًا المستلمين الآخرين في سطر "نسخة إلى"
يتم استخدام سطر "CC" (الذي يرمز إلى Courtesy Copy) لكتابة اسم الشخص أو الأشخاص الذين سيتلقون نسخة من المذكرة ، وليس الشخص الذي سيتم إرسال المذكرة إليه. الاسم المدرج في سطر "نسخة إلى" هو الطرف الذي يحتاج إلى إخطار بشأن السياسة أو المشكلة الموضحة في المذكرة.
الخطوة 4. اكتب اسمك في السطر "من"
يجب أن يكون اسم مؤلف ومرسل المذكرة في رأس المذكرة. اكتب اسمك الكامل والمسمى الوظيفي في هذا السطر.
الخطوة 5. أدخل التاريخ
اكتب تاريخ إعداد المذكرة بالكامل مع تنسيق التاريخ والشهر والسنة. على سبيل المثال: "التاريخ: 9 ديسمبر 2015" أو "9/12/2015".
الخطوة 6. حدد موضوع المذكرة واكتبه في سطر منفصل بعنوان "حول"
سيعطيك موضوع المذكرة فكرة عما تمت مناقشته في المذكرة. اختر موضوعًا محددًا ولكن موجزًا.
على سبيل المثال ، بدلاً من كتابة "النمل" كموضوع ، اختر شيئًا أكثر تحديدًا ، على سبيل المثال: "مشكلة النمل في المكتب"
الخطوة 7. تعرف جيدًا على تنسيق رأس المذكرة
يجب أن يكون رأس المذكرة أعلى الجانب الأيسر. يمكنك استخدام الأحرف الكبيرة أو الصغيرة للكلمات "إلى:" و "من:" و "التاريخ:" و "حول:".
-
سيبدو رأس المذكرة مثل المثال التالي:
إلى: اسم ولقب المستلم
من: اسمك ولقبك
التاريخ: تاريخ كتابة المذكرة
الموضوع: الموضوعات التي تمت تغطيتها في المذكرة (استخدم لونًا غامقًا أو لونًا معينًا للأشياء التي تعتقد أنها مهمة).
- عند كتابة رأس مذكرة ، ضع مسافة بعد النقطتين لجعلها تبدو أكثر إتقانًا.
- عندما تنتهي من كتابة رأس المذكرة ، تخطي سطراً قبل الاستمرار في كتابة المذكرة لفصل رأس المذكرة عن نص المذكرة.
جزء 2 من 4: كتابة جسم المذكرة
الخطوة الأولى. ضع في اعتبارك الجمهور الذي سيتلقى المذكرة
من أجل كتابة مذكرة تثير اهتمام الناس بالقراءة والرد ، يجب عليك تحديد أسلوب وطول وشكلية شرحك في متن المذكرة بناءً على الجمهور الذي سيقرأها. لذلك ، يجب أن تعرف من سيتلقى هذه المذكرة ويقرأها.
- تعرف على أولويات واهتمامات متلقي المذكرة.
- حاول توقع الأسئلة التي سيطرحها قراء المذكرة. ادعم شرحك من خلال تقديم بعض الأمثلة أو الأدلة أو غيرها من المعلومات التي قد تؤثر على القارئ.
- من خلال التفكير في الجمهور الذي سيقرأ المذكرة ، يمكنك نقل المعلومات أو الآراء الصحيحة في المذكرة.
الخطوة الثانية: لا تعطي تحية رسمية
ليس من الضروري أن تبدأ المذكرة بتحية مثل "عزيزي السيد أنور". بدلاً من ذلك ، اكتب جملة افتتاحية لشرح الموضوع الذي تريد تغطيته.
الخطوة 3. حدد المشكلة أو القضية في الفقرة الأولى
صِف بإيجاز خلفية الإجراء الذي تريد القيام به. كما هو الحال مع تقديم بيان الأطروحة ، اشرح الموضوع واذكر الأسباب التي تجعل هذا الإجراء مهمًا. يمكنك استخدام هذه الجملة التمهيدية كملخص ملخص أو مذكرة.
كدليل عام ، يجب كتابة القسم الافتتاحي في فقرة واحدة
الخطوة 4. على سبيل المثال ، في بداية المذكرة ، يمكنك كتابة:
اعتبارًا من 1 يناير 2016 ، ستنفذ PT XYZ سياسة جديدة لحماية الصحة. سيحصل جميع الموظفين وأفراد أسرهم على مزايا صحية من فئة BPJS 1 كل شهر.
الخطوة 5. صف سياق القضية التي أثارتها في المذكرة
قد يحتاج القراء إلى معلومات حول خلفية المشكلة التي تعرضها. اشرح السياق بإيجاز واذكر فقط ما هو مهم.
إذا كان ذلك مناسبًا ، فاستمر في كتابة المذكرة التي تشرح سبب رغبتك في تطبيق هذه السياسة. على سبيل المثال ، اكتب: "أصدرت الحكومة لائحة تلزم كل شركة بتسجيل الموظفين وأفراد أسرهم كمشاركين في BPJS Kesehatan"
الخطوة 6. ادعم خطتك من خلال تقديم شرح في قسم المناقشة
صِف بإيجاز الإجراء الذي ستتخذه. قدم الأدلة والأسباب المنطقية لدعم اقتراحك. ابدأ بنقل أهم المعلومات ، ثم قدم حقائق محددة أو داعمة. حدد الفوائد التي سيحصل عليها القارئ من الإجراء المقترح أو الضرر الذي سيحدث إذا لم يتم اتخاذ هذا الإجراء.
- إذا كنت ترغب في إنشاء مذكرة أطول ، فقم أيضًا بتقديم رسوم بيانية أو قوائم أو مخططات ذات صلة ومقنعة.
- بالنسبة للمذكرات الطويلة ، يمكنك توفير عنوان قصير يصف محتوى كل قسم. على سبيل المثال ، بدلاً من إنشاء العنوان "السياسة" ، اكتب "سياسة جديدة لجميع الموظفين". اجعل العنوان محددًا وقصيرًا حتى يتمكن القارئ من معرفة الأشياء المهمة في المذكرة على الفور.
الخطوة 7. اقترح الإجراءات التي يجب أن يتخذها القارئ
من خلال مذكرة ، تطلب من الآخرين التصرف بشأن مشكلة معينة ، سواء كان ذلك إعلانًا عن منتج جديد ، أو سياسة جديدة لتقارير النفقات ، أو بيان حول كيفية حل الشركة لمشكلة ما. اشرح الإجراء الذي يجب اتخاذه في فقرة أو جملة ختامية.
- على سبيل المثال ، اكتب: "يجب على جميع الموظفين استخدام نظام المحاسبة الجديد بدءًا من 1 مارس 2016".
- قدم أيضًا أدلة داعمة لاقتراحك.
الخطوة الثامنة. أغلق المذكرة من خلال تقديم ملخص إيجابي وداعم
يجب أن تصف الفقرة الأخيرة الخطوة التالية التي يمكن أن تحل المشكلة. أنقل أيضًا رسالة دعم حول التضامن التنظيمي.
- يمكنك أن تقول ، "أنا على استعداد لمناقشة هذا الاقتراح بشكل أكبر وتنفيذ القرار الذي اتفقنا عليه بشكل متبادل".
- أو يمكنك إغلاق المذكرة عن طريق كتابة "نحن متحمسون جدًا لخطة إضافة خط إنتاج. نعتقد أن هذه الخطة ستعمل على تطوير الشركة وتضمن استمرارية أعمالنا ".
- أغلق المذكرة بجملة أو جملتين فقط.
جزء 3 من 4: إنهاء المذكرة
الخطوة 1. تعرف جيدًا على تنسيق المذكرة
استخدم تنسيق المذكرة القياسي لتسهيل القراءة. اكتب المذكرة بخط Times New Roman أو Arial ، بحجم 12 بهوامش يسار ويمين وأسفل 3 سم.
استخدم تنسيق فقرة بمحاذاة إلى اليسار. تخطي السطرين الفارغين في نهاية الفقرة ولا تحتاج إلى ترك مسافة في بداية الفقرة
الخطوة 2. تحقق من المذكرة الخاصة بك
اقرأ مرة أخرى وعدّل المذكرة للتأكد من أنها صحيحة وواضحة وموجزة ومقنعة. تأكد من أنك تستخدم أسلوب الكتابة الصحيح. تخلص من المصطلحات أو المصطلحات العلمية غير الضرورية.
- تحقق مرة أخرى لمعرفة ما إذا كانت لا تزال هناك أخطاء إملائية ونحوية وأخطاء في المناقشة. انتبه إلى كتابة الأسماء والتواريخ والأرقام.
- تأكد من أن مذكرتك قصيرة بما يكفي وتخلص من المعلومات الزائدة عن الحاجة.
الخطوة 3. التهيئة بجوار اسمك
لا يلزم التوقيع على المذكرة ، لكنك تحتاج إلى استهلالها بقلم حبر جاف في رأس المذكرة بجوار اسمك مباشرةً. تشير الأحرف الأولى إلى موافقتك على هذه المذكرة.
الخطوة 4. استخدم الورق ذي الرأسية
توجد أوراق خطابات مطبوعة بأوراق ذات رأسية مصممة خصيصًا للمذكرات أو مجرد استخدام ورق إلكتروني عادي.
إذا أنشأت المذكرة على جهاز كمبيوتر (وأرسلتها عبر البريد الإلكتروني) ، فقم بإنشاء ورقة ذات رأسية خاصة بك باستخدام برنامج Word مع عرض شعار الشركة ومعلومات الاتصال. استخدم نموذج المذكرة هذا لتقديم المذكرات في المستقبل
الخطوة 5. قرر كيفية إرسال المذكرة
اختر أفضل طريقة لتوزيع المذكرة. يمكنك طباعتها ومشاركتها أو إرسالها عبر البريد الإلكتروني.
لإرسال المذكرات عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك تحويل المذكرة من مستند Word إلى HTML أو إلى PDF وإرسالها كمرفق بالبريد الإلكتروني
جزء 4 من 4: استخدام قوالب المذكرات
الخطوة 1. ابحث عن نموذج مذكرة
يمكن إنشاء المذكرات باستخدام القوالب ، بدلاً من بنائها من البداية. لذلك ، ابحث عن قوالب مذكرات جيدة على الإنترنت ، على سبيل المثال في Microsoft Word. عادةً ما تكون التنسيقات المستخدمة هي نفسها تقريبًا ، ولكن قد يختلف حجم الخط وطوله وتصميمه.
- قم بتنزيل القالب الذي يناسب احتياجاتك.
- تأكد من قراءة القواعد قبل استخدام النماذج من أي موقع ويب.
الخطوة 2. افتح النموذج الذي قمت بتنزيله على جهاز الكمبيوتر الخاص بك
بعد النقر فوق زر التنزيل ، سيتم تنزيل النموذج مباشرة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو هناك عدة خطوات عليك القيام بها. إذا كانت النتيجة ملف مضغوط ، يجب عليك أولاً فك ضغط هذا الملف ثم فتحه في Microsoft Word.
نوصي باستخدام أحدث إصدار من برنامج Microsoft Word حتى لا تواجه مشاكل وسيعمل هذا القالب بشكل جيد بالنسبة لك. إذا كنت لا تزال تستخدم إصدارًا سابقًا من برنامج Microsoft Word ، فقم بتحديثه قبل تنزيل أي ملفات
الخطوة الثالثة. حدد الورق ذي الرأسية الخاص بك
يمكن تغيير جميع القوالب. يمكنك تخصيص كل جزء من قالب المذكرة حسب احتياجاتك. على سبيل المثال ، أضف شعارًا وعلامة تسجيل علامة تجارية إلى القالب في قسم الورق ذي الرأسية. انقر فوق قسم الورق ذي الرأسية لكتابة معلومات الشركة.
الخطوة 4. املأ حقول النموذج في رأس المذكرة
يجب ملء الحقول "إلى" و "من" و "نسخة إلى" و "حول". كن حذرًا عند ملء كل حقل حتى لا تشعر بالارتباك أو الضياع أو الخطأ في كتابته في هذا القسم.
الخطوة 5. اكتب رسالتك
اكتب المقدمة والسياق والمناقشة والملخص في متن المذكرة. يمكنك كتابة المذكرات في شكل قائمة لنقل المعلومات نقطة تلو الأخرى.
- استخدم نفس تنسيق القالب للاحتفاظ بجميع الفقرات في المذكرة منظمة بدقة باستخدام الهوامش الصحيحة وأحجام الخطوط.
- يمكنك استخدام نموذج المذكرة لعرض الجدول ، إذا لزم الأمر. قد يكون هذا أكثر فائدة ، خاصةً إذا كانت المذكرة التي تم إعدادها في قائمة أو تنسيق آخر تبدو قذرة أو يصعب قراءتها.
- لا تنس حذف الكلمات الموجودة بالفعل في القالب. تحقق مرة أخرى بعناية قبل الإرسال.
الخطوة 6. تحقق أيضًا من أقدام الخردة
يوجد الجزء السفلي من المذكرة في الجزء السفلي من المذكرة والتي تُستخدم عادةً لتوفير معلومات إضافية ، على سبيل المثال لكتابة معلومات شركتك أو رقم هاتفك. تحقق بعناية من أن كل هذه المعلومات تمت كتابتها بشكل صحيح. بالطبع ، تريد إرسال مذكرة جيدة بدون معلومات اتصال غير صحيحة أو معلومات مفقودة.
الخطوة 7. اضبط العرض
إحدى المزايا التي يمكنك الحصول عليها من القالب هي فرصة تغيير لون المستند. يمكن تعديل عرض المذكرة حسب الشخصية وجعلها تبدو أكثر جاذبية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك اختيار اللون الذي يناسب الوضع الحالي بشكل أفضل لجعله أكثر جذبًا للانتباه ، ولكن لا يزال احترافيًا.
الخطوة 8. احفظ المذكرة كمستند جديد
تأكد من الاحتفاظ بنسخة من ملف المذكرة هذا بحيث يكون هناك نسخة احتياطية رقمية كدليل على أي اتصالات تجارية لديك.
الخطوة التاسعة: احفظ هذا النموذج حتى تتمكن من استخدامه مرة أخرى
كلما احتجت إلى إنشاء مذكرة بموضوع مختلف قليلاً ، استبدل المعلومات الواردة فيها بموضوع المذكرة التي تريد إرسالها. بالإضافة إلى توفير الوقت ، يمكنك إنشاء المذكرات بتنسيق متسق بحيث تبدو احترافية. بهذه الطريقة ، سيولي القراء المزيد من الاهتمام ويقرأون المذكرة التي ترسلها بعناية.
نصائح
- لا تعطي الكثير من الأسباب. أنت بحاجة لشرح سبب وجوب اتخاذ إجراءات معينة ، لكن لا تبالغ في ذلك.
- يجب تقديم الشرح / المعلومات المكتوبة في المذكرة بشكل موجز.
مقالات لها صلة
- كيف تكتب مذكرة عمل
- كيف تكتب رسالة
- كيف تتواصل بشكل فعال
- كيف تكتب رسالة القارئ
