المذكرة هي نوع من المستندات المستخدمة للاتصال الداخلي بين موظفي الشركة. المذكرات هي جانب من جوانب عالم الأعمال تم اختباره بمرور الوقت ويمكن ، عند كتابته بشكل صحيح ، المساعدة في استمرار تدفق الأمور.
خطوة
جزء 1 من 3: اختيار لغة وشكل
الخطوة الأولى: تجنب اللغة غير الرسمية المفرطة
بشكل عام ، يجب أن تكون لغة المذكرة واضحة وبسيطة ولكن احترافية. يجب أن تتجنب نبرة المحادثة غير الرسمية في المذكرة.
- على سبيل المثال ، لا تكتب ، "مرحبًا بالجميع! الحمد لله أنه يوم الجمعة ، هاه؟ أريد أن أتحدث عن مسألة تجارية مهمة ".
- بدلاً من ذلك ، انتقل مباشرة إلى النقطة المهمة ، "أريد مشاركة تقرير تقدم مشروع Z."
الخطوة 2. تجنب اللغة العاطفية
يجب أيضًا أن تحاول استخدام نبرة محايدة وتجنب اللغة العاطفية. حاول ذكر الحقائق والأدلة لدعم الادعاءات.
- على سبيل المثال ، تجنب ادعاءات مثل ، "أعتقد أننا سنكون أكثر سعادة إذا سُمح لنا بارتداء ملابس غير رسمية في أيام الجمعة".
- بدلاً من ذلك ، ابحث عن معلومات الدراسة حول ما إذا كانت الروح المعنوية ترتفع عندما يُسمح للموظفين باختيار الملابس ، واذكر هذه المعلومات في المذكرة.
الخطوة 3. استخدم عبارات الإشارة
إذا كنت تريد الاستشهاد بأدلة أو مصادر ، فتأكد من استخدام لغة تسمح للقارئ بمعرفة ما تفعله.
على سبيل المثال ، جرب العبارة ، "وفقًا لنتائجنا ، …" أو "يشير البحث الذي أكملته وكالة حماية البيئة إلى أن…"
الخطوة 4. اختر الطراز وحجم الخط المناسبين
يجب أن تكون المذكرات سهلة القراءة. لذلك ، تجنب استخدام الخطوط الصغيرة ، الحجم الافتراضي هو 11 أو 12.
يجب عليك أيضًا اختيار خط بسيط ، مثل Times New Roman. ليس هذا هو الوقت المناسب لتجربة الخطوط "المضحكة" مثل Comic Sans (قد يضحك عليك اختيار هذا الخط)
الخطوة 5. استخدم الهوامش القياسية
الهامش النموذجي لمذكرة العمل هو 1 بوصة أو 2.54 سم ، على الرغم من أن بعض برامج معالجة الكلمات أعدت قوالب مذكرات بهوامش أوسع قليلاً (على سبيل المثال ، 1.25 بوصة أو 3.18 سم).
الخطوة 6. حدد مسافة واحدة
عادة لا تستخدم مذكرات العمل مسافات مزدوجة. للحفاظ على صفحة سجل القصاصات صغيرة ، ضع في اعتبارك تباعدًا فرديًا ، لكن أضف مسافة بين الفقرات أو الأقسام.
عادة ما تكون المسافات البادئة للفقرات غير مطلوبة
جزء 2 من 3: التحضير لكتابة مذكرة عمل
الخطوة 1. قرر ما إذا كان يلزم إرسال المذكرة
إذا كان عليك مشاركة الأمور التجارية المهمة مع العديد من الأشخاص في فريقك ، فمن الجيد إرسال مذكرة. يمكن أيضًا إرسال المذكرات حتى إذا كنت تتواصل مع شخص واحد فقط ، على سبيل المثال ، أو تريد الاحتفاظ بسجل للمراسلات.
- ومع ذلك ، في بعض الحالات ، يكون من الأفضل التحدث مباشرة إلى الشخص المعني.
- بالإضافة إلى ذلك ، قد تكون بعض المعلومات حساسة للغاية بحيث لا يمكن إرسالها في مذكرة.
الخطوة الثانية: تحديد الغرض من كتابة المذكرة
يختلف محتوى وإعدادات المذكرات حسب الغرض. تتم كتابة معظم أنواع المذكرات للأسباب التالية:
- لاقتراح فكرة أو حل. على سبيل المثال ، إذا كنت تعرف كيفية حل مشكلة جداول العمل الإضافي ، فيمكن تدوين الفكرة في مذكرة وإرسالها إلى رئيسك في العمل.
- لإعطاء الأوامر. على سبيل المثال ، يعد إرسال المذكرات أيضًا طريقة فعالة لتفويض المسؤولية عن مؤتمر يستضيفه قسمك.
- للتقارير. يمكنك أيضًا إرسال مذكرات لإبلاغ الزملاء بالأحداث الأخيرة ، أو الإبلاغ عن تحديثات حول مشروع ، أو تقديم تقارير مرحلية ، أو الإبلاغ عن نتائج التحقيق.
الخطوة 3. تضييق الموضوع
قد تتعامل مع مشاريع متعددة وتميل إلى إرسال مذكرات إلى الزملاء أو الرؤساء أو العملاء حول تقدم الأمور. ومع ذلك ، تذكر أن مذكرات العمل يجب أن تركز على قضية واحدة فقط.
يجب أن تكون المذكرات موجزة وواضحة وسهلة القراءة للأشخاص المنشغلين بسرعة. لذا ، لا تدع المعلومات المهمة يتم تجاهلها. تساعد المذكرات المركزة على ضمان تلقي رسالتك وفهمها
الخطوة 4. فكر في الجمهور
يتم تحديد محتوى وأسلوب ونبرة مذكرة العمل من قبل الجمهور المستهدف. لذا ، فكر مليًا في من سيتلقى المذكرة.
على سبيل المثال ، تختلف مذكرة إلى زميل حول التخطيط لحفلة مفاجئة لشخص ما في المكتب عن مذكرة إلى مشرف حول نتائج تحقيق كنت تقوم به منذ شهور
جزء 3 من 3: تأليف مذكرة عمل
الخطوة 1. قم بتسمية ذلك
هناك أنواع عديدة من المراسلات التجارية. الطريقة القياسية للمذكرات هي تسمية الوثيقة بشكل صريح.
- على سبيل المثال ، اكتب "مذكرة" أو "مذكرة" في أعلى الصفحة.
- يمكن توسيط الموضع أو محاذاة إلى اليسار. للإلهام ، راجع مذكرات العمل التي تلقيتها ، وانسخ التنسيق.
الخطوة 2. اكتب عنوانا
يجب أن يتضمن الجزء الأول من المذكرة النقاط المهمة. سيتم وصف المعلومات التفصيلية حول كل مكون في الخطوة التالية.
- إلى: كتابة أسماء وألقاب الأشخاص الذين تسلموا المذكرة.
- من: اكتب الاسم الكامل والمسمى الوظيفي.
- التاريخ: اكتب التاريخ الكامل والدقيق ، ولا تنسى السنة.
- الموضوع: اكتب وصفا موجزا ومحددا لمحتويات المذكرة.
- لاحظ أن الموضوع يُشار إليه عادةً إما بـ "Re:" أو "RE:" (كلاهما يمثلان فيما يتعلق).
الخطوة 3. اختر قائمة المستلمين بعناية
تأكد من تضمين كل من يحتاج إلى معلومات أو تطورات. قصر توزيع المذكرات على الأشخاص الذين يحتاجون إلى المعرفة.
- من ناحية الأعمال ، ليس من الحكمة إرسال المذكرات إلى كل فرد في المكتب إذا كان القليل منهم مهتمًا أو متورطًا.
- سيغمر الناس الكثير من المذكرات ، وقد يميلون إلى تجاهل المذكرات غير ذات الصلة أو تصفحها سريعًا.
الخطوة 4. استخدم الأسماء والألقاب الصحيحة للأشخاص الموجودين في قائمة المستلمين
على الرغم من معرفتك أنت ورئيسك في العمل بشكل يومي ، فمن الأفضل إبقاء المراسلات المكتوبة رسمية. على سبيل المثال ، ربما تحيي رئيسك بالاسم فقط عندما تقابله في ردهة المكتب ، ولكن بالنسبة للمذكرات ، استقبله بـ "السيدة ريانا" أو "د. ريانا ".
تذكر أن المعلومات التي تكتبها مخصصة للجميع في قائمة المستلمين. لذا ، اكتب الاسم الكامل والمسمى الوظيفي
الخطوة 5. تعرف على عنوان الشخص الذي تخاطبه في المذكرة الخارجية
إذا كنت ترسل مذكرة إلى شخص ما خارج المكتب ، فمن المهم تحديد التحية المناسبة. خذ الوقت الكافي للبحث عن الملف الشخصي المعني ، وعادة ما يتم وصف المعلومات الشخصية على موقع الشركة على الويب.
- على سبيل المثال ، أنت تشك في ما إذا كانت الدرجة هي درجة الدكتوراه. إذا كانت الإجابة بنعم ، فإن التحية الصحيحة عمومًا هي د. X
- ما هو منصبه؟ هل هو نائب المدير أم العميد؟ إذا كان الأمر كذلك ، فتأكد من ذكره في المذكرة.
الخطوة 6. اكتب الموضوع بعناية
تأكد من أن الموضوع قصير وواضح وليس عامًا جدًا.
- على سبيل المثال ، يبدو موضوع "نشاط تجاري جديد" غامضًا ، وإذا كان شخص ما يبحث عن الملف قبل أسابيع أو أيام ، فقد يواجه صعوبة في تحديد أي من مذكراتك.
- سيكون الموضوع الأفضل شيئًا من هذا القبيل ، "تقرير تقدم التحقيق في توسيع قاعدة العملاء".
الخطوة 7. النظر في تخطي التحية
لك الحرية في اختيار ما إذا كنت تريد بدء الرسالة بتحية ، مثل "عزيزي. السيدة ورداني "أو" عزيزتي. زملاء." ومع ذلك ، تذكر أن التحيات ليست متوقعة في مذكرة العمل.
المذكرات هي وسيلة سريعة وفعالة لنقل المعلومات المهمة ، ويعرف الجمهور بوضوح من استلم المذكرة وأرسلها
الخطوة 8. اكتب المقدمة
اشرح الغرض من كتابة المذكرة وإرسالها.
على سبيل المثال ، "أعلمكم بموجب هذا أن …". يجب أن تقدم المقدمة ملخصًا لمحتويات المذكرة
الخطوة 9. اجعل المقدمة موجزة
ليست هناك حاجة لتقديم جميع التفاصيل و / أو الأدلة في القسم الأول.
يكفي بضع جمل أو فقرة قصيرة
الخطوة 10. تحديد إعدادات نص المذكرة
بعد المقدمة ، تتضمن مذكرة العمل عادةً فقرتين إلى أربع فقرات إضافية قبل الخاتمة. يعتمد المحتوى والإعدادات على الموضوع.
على سبيل المثال ، يمكنك تنظيم المعلومات حسب الأهمية. أو ، إذا وصفت عملية ما ، فقسّم نص المذكرة لمطابقة مراحل العملية
الخطوة 11. قرر ما إذا كنت تريد تضمين ترجمات
يجب أن تتكون مذكرات العمل من أقسام واضحة. عادة ما يتم تقسيم مذكرات العمل بوضوح بحيث يمكن للمستلم قراءة المعلومات وهضمها بسهولة. يمكنك مساعدتهم على فهم النقاط من خلال تسمية الأقسام الفرعية.
الخطوة 12. اكتب عنوان فرعي محدد
تأكد من أن تركيز كل قسم فرعي واضح للمستلم.
على سبيل المثال ، قم بتضمين الأقسام الفرعية التالية عند كتابة مذكرة حول نقل المكتب المخطط له: "موقع جديد لمكتبنا الرئيسي" ، و "توجيهات مهمة لمستلزمات المكتب" ، و "جدول استكمال نقل المكتب"
الخطوة 13. قم بتضمين جملة الموضوع في الفقرة الرئيسية
يجب أن تنقل الجملة الأولى من كل قسم فرعي أو فقرة النقطة الرئيسية للقسم.
يجب أن تركز كل فقرة أو قسم من المذكرة على فكرة واحدة فقط
الخطوة 14. فكر في استخدام النقاط
إذا كنت تريد إبراز النقاط المهمة ، فيمكن أن تكون النقاط أو القوائم مفيدة للغاية. يشجع هذا التنسيق القراء على الانتباه إلى النقاط المهمة ويساعدهم على قراءة المذكرات بسرعة وكفاءة أكبر.
الخطوة 15. اجعل المذكرة قصيرة
بشكل عام ، لا تزيد المذكرات التجارية عن صفحة واحدة إلى صفحتين.
هذا الحد القياسي للصفحة هو بشكل عام للمستندات ذات المسافة المفردة بدون أسطر إضافية بين الأقسام
الخطوة 16. قرر ما إذا كنت بحاجة إلى فقرة موجزة
بشكل عام ، لا تتطلب المذكرات ملخصًا ، خاصةً إذا كان طولها أقل من صفحة واحدة.
ومع ذلك ، إذا كانت المعلومات الموصوفة معقدة ، أو إذا كانت المذكرة أطول من المعتاد ، فمن المفيد الحصول على ملخص للنقاط الرئيسية
الخطوة 17. أدخل قسم أو فقرة ختامية
حتى إذا لم تكن بحاجة إلى مذكرة موجزة ، فلا يزال يتعين عليك إنهاءها بجملة ختامية. فكر فيما يلي:
- ما هي الرسالة الأساسية للمذكرة؟ هل تريد أن يقوم المستلم بشيء ما؟ هل يتعين عليهم الرد في موعد لا يتجاوز أي يوم معين؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فاذكر بوضوح.
- إذا لم يكن هناك حاجة لاتخاذ أي إجراء ، فقم بتضمين جملة ختامية بسيطة ، مثل "سأكون سعيدًا بمزيد من المناقشة" أو "الرجاء الاتصال بي بخصوص أي مشاكل أو أسئلة".
الخطوة 18. التوقيع إذا كنت تريد
بشكل عام ليست هناك حاجة لإضافة اسم أو توقيع في نهاية المذكرة. ومع ذلك ، تذكر أنه من الأكثر أمانًا اتباع أمثلة أخرى من المذكرات في مجال عملك.
- إذا كانت الأطراف الأخرى تنتهي رسميًا (على سبيل المثال ، "مع خالص التقدير ، دكتور ساري) ، فاتبع هذا المثال.
- على الرغم من أنه لا يتطلب توقيعًا ، فقد تحتاج إلى تضمين الأحرف الأولى من اسمك في نهاية المستند.
الخطوة 19. حدد ما إذا كان هناك أي مرفقات
إذا كانت المذكرة تتضمن أيضًا مرفقات ، مثل الجداول أو الرسوم البيانية أو التقارير ، فتأكد من ذكر المرفقات في نهاية المذكرة. على سبيل المثال ، "مرفق: الجدول 1".
- يجب عليك أيضًا الرجوع إلى المرفق الموجود في نص المذكرة.
- على سبيل المثال ، لإخطار الموظفين بانتقال وشيك إلى المكتب ، يمكنك كتابة معلومات مثل ما يلي ، "نعتزم إكمال عملية النقل بنهاية هذا الربع. انظر الجدول 1 المرفق للحصول على جدول زمني أكثر تفصيلاً ".
الخطوة 20. اقرأ المذكرة المكتوبة بعناية مرة أخرى
قبل الإرسال ، اقرأ مرة أخرى وصحح. تأكد من صحة قواعد الجملة ، وعدم وجود أخطاء إملائية أو استخدام علامات الترقيم ، وأن المحتوى سهل الفهم.
- ضع في اعتبارك تأجيل التسليم بعد التصحيح الأول إذا لم يكن التوقيت مشكلة. إذا أعدت قراءة المذكرة بعد ساعة أو ساعتين ، فقد تجد أخطاء تم التغاضي عنها في البداية.
- إذا كانت المذكرة تحتوي على معلومات حساسة ، فتحقق من سياسات الشركة لمعرفة من يمكنه مراجعة المذكرة نيابة عنك ومنح الموافقة النهائية على محتواها.
