Access هو واجهة مدير قاعدة البيانات التي تسمح للمستخدمين باستيراد جزء واحد أو أكثر من قاعدة بيانات Excel إلى النظام حتى يتمكنوا من العثور على التطابقات بين الحقول (الحقول) أو داخلها. نظرًا لأن ملف Access الفردي يمكن أن يحتوي على عدة جداول بيانات Excel ، فإن هذا البرنامج رائع أيضًا لتجميع أو تحليل كميات كبيرة من معلومات جداول بيانات Excel في Access. ما عليك سوى القيام ببعض الخطوات الأساسية.
خطوة
جزء 1 من 3: التحضير لاستيراد Excel إلى Access
الخطوة 1. افتح كلا البرنامجين على جهاز الكمبيوتر
ستحتاج إلى شراء وتنزيل خطة Microsoft Office تتضمن Excel و Access. يمكنك القيام بذلك فقط من خلال موقع Microsoft على الويب.
- بعد انتهاء تنزيل البرنامج ، انقر فوق "ابدأ" في Windows وحدد "كافة البرامج".
- انقر على "Microsoft Office" وحدد "Access" (أو "Excel") من القائمة المنسدلة. ربما تم إرسال جدول بيانات Excel عبر البريد الإلكتروني أو تنزيله من أحد المواقع. سيفتح الملف برنامج Office على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
الخطوة الثانية. قم بتنظيف جدول بيانات Excel قبل استيراده إلى Access
لتسهيل الأمور عليك ، نوصي بإجراء بضع خطوات بسيطة قبل استيراد ملف Excel إلى Access. المفتاح هو أن البيانات بين جداول البيانات المراد استيرادها يجب أن تكون متسقة.
- إنها لفكرة جيدة أن تتأكد من أن الصف الأول من جدول بيانات Excel يحتوي على عناوين الأعمدة (أو أسماء الخلايا) ، ويمكن فهمه بوضوح وسهولة. على سبيل المثال ، بالنسبة للعمود الذي يحتوي على أسماء العائلة للأشخاص ، نوصي بإعطاء عنوان العمود "اسم العائلة". قم بتوفير عناوين واضحة ودقيقة لتسهيل مطابقة عناوين الأعمدة في ورقة Excel بأخرى.
- يتيح لك Access ربط حقلين أو أكثر بين أوراق عمل متعددة. لنفترض أن لديك ورقة عمل Excel تحتوي على معلومات كشوف المرتبات. يحتوي جدول البيانات هذا على الاسم الأول والأخير للشخص ، والعنوان ، ومبلغ الراتب. لنفترض أنك تريد مطابقة ورقة في Access بورقة Excel ثانية تحتوي على معلومات تتعلق بحملة مساهمة مالية. تحتوي هذه الورقة الثانية على اسم الشخص وعنوانه وتبرعه. يتيح لك Access مطابقة عنوان عمود واحد بآخر. على سبيل المثال ، يمكنك ربط عناوين الأسماء لرؤية الأشخاص الذين يحملون نفس الاسم يظهرون في قاعدتي البيانات.
- امسح ورقة Excel ضوئيًا للتأكد من التعامل مع كل نوع من البيانات بنفس الطريقة ، وقم بتنظيفها قبل استيرادها إلى Access. هذا ما يسمى بـ "العلائقية" في Access. على سبيل المثال ، إذا كان جدول بيانات كشوف المرتبات يحتوي على الأسماء الأولية الأولى والأخيرة والمتوسطة في عمود واحد ، لكن جدول البيانات الثاني يحتوي فقط على الأسماء الأولى في أعمدة منفصلة ، فلن يعرض Access التطابقات. يجب أن تتطابق عناوين العمود / الحقول تمامًا.
الخطوة 3. قسّم المعلومات في أعمدة في Excel
للتغلب على هذه المشكلة ، يجب تقسيم المعلومات إلى أعمدة في Excel بحيث لا ينتج عنها "عدم تطابق" في Access.
- على سبيل المثال ، يمكنك قسمة الاسم الأول والاسم الأوسط والاسم الأخير بحيث يكون لكل منهم عمود خاص به. إذا تمت هيكلة ورقة العمل الثانية بنفس الطريقة ، فعندما تربط ، على سبيل المثال ، اسم العائلة بالاسم الأخير في Access ، تظهر نتائج المطابقة لنفس الأسماء.
- لتقسيم عمود في Excel ، قم بتمييز العمود الذي يحتوي على المعلومات التي تريد تقسيمها. انقر فوق بيانات "البيانات" على شريط الأدوات في برنامج Excel. انقر فوق "نص إلى أعمدة". عادة ، سوف تختار الخيار "محدد". انقر فوق التالي (التالي).
الخطوة 4. استمر في استخدام المعالج لتقسيم الأعمدة المتقاربة
أنت الآن جاهز لتنفيذ عملية تقسيم المعلومات المتسلسلة في عمود واحد إلى عدة أعمدة.
- اختر كيفية "تحديد" البيانات في العمود. أي أن كل معلومة في عمود مفصولة بشيء. عادةً ما يكون هذا الفاصل عبارة عن مسافة أو فاصلة أو فاصلة منقوطة. غالبًا ما تكون هذه المعلومات مفصولة بمسافة. على سبيل المثال في المثال التالي ، قل الاسم "Budi A. Dodo" يظهر في عمود واحد. الاسم الأول (Budi) والأحرف الأولى من الحرف A. مفصولة بمسافات. الاسم الأخير لـ Dodo والأحرف الأولى من الأحرف A. هي أيضًا مفصولة بمسافة. لذا ، اختر مسافة في المعالج المحدد.
- انقر فوق التالي ، ثم إنهاء (انتهى). سيقوم البرنامج بفصل Budi و A. و Dodo إلى ثلاثة أعمدة. يمكنك بعد ذلك إعطاء هذه الأعمدة الجديدة عناوين جديدة للإشارة إلى نوع المعلومات التي تحتوي عليها (اسم العائلة ، الاسم الأول ، إلخ.) من الأفضل أولاً إنشاء بضعة أعمدة فارغة على يمين البيانات المقسمة بحيث يتم دفع البيانات إلى عمود فارغ جديد (بدلاً من - بدلاً من الكتابة فوق الأعمدة التي تحتوي بالفعل على معلومات).
جزء 2 من 3: استيراد Excel إلى Access
الخطوة 1. افتح برنامج Access على جهاز الكمبيوتر الخاص بك
اذهب إلى قائمة برنامج الكمبيوتر. انتقل إلى قائمة ابدأ ، وحدد Microsoft Office ، وانقر فوق Microsoft Access. تحتاج إلى فتح قاعدة بيانات Access فارغة جديدة لتتمكن من استيراد Excel.
- حدد "قاعدة بيانات سطح مكتب فارغة" لإنشاء قاعدة بيانات جديدة في برنامج Access.
- أعطها اسم جديد إذا كنت تريد. انقر فوق "إنشاء" (إنشاء).
الخطوة 2. استيراد جدول بيانات Excel إلى Access
الخطوة التالية هي سحب جدول بيانات Excel (واحد أو أكثر) إلى قاعدة بيانات Access.
- انقر على "بيانات خارجية" في شريط الأدوات مرة واحدة في مدير قاعدة بيانات Access. حدد "Excel". في بعض إصدارات Access ، يمكن العثور على هذه الوظيفة بالنقر فوق "ملف" في شريط الأدوات و "إحضار بيانات خارجية".
- عندما يظهر "اسم الملف" ، انقر فوق "تصفح" للعثور على ورقة Excel على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- اترك المربع الذي يقول "استيراد بيانات المصدر إلى جدول جديد في قاعدة البيانات الحالية" غير محدد. يتم ضبط هذا الإعداد مسبقًا بشكل افتراضي.
- عندما تجد جدول البيانات الذي تريد استيراده إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، انقر فوقه. انقر فوق موافق". ستأخذك هذه الخطوة إلى المعالج الخاص باستيراد Excel إلى Access.
جزء 3 من 3: استخدام المعالج لإكمال عملية الاستيراد
الخطوة 1. انتقل من خلال الخطوات في المعالج الذي يظهر في Access
لإكمال عملية استيراد جدول البيانات ، أكمل الخطوات في المعالج.
- حدد ورقة العمل في جدول بيانات Excel الذي تريد استيراده. ومع ذلك ، يقوم الأشخاص أحيانًا بإنشاء صفحات متعددة في جدول بيانات Excel واحد ، والتي يمكن عرضها بالنقر فوق التسميات الموجودة أسفل جدول البيانات. إذا كان الأمر كذلك ، فأنت بحاجة إلى إخبار معالج Access بورقة العمل المحددة. انقر فوق {التالي.
- تحتوي الصفحة التالية على مربع يسألك عما إذا كان الصف الأول من ورقة Excel يحتوي على عناوين أعمدة. هذا يعني أنه يجب تنظيف الصفوف الموجودة في جدول البيانات التي تمثل البيانات في كل عمود (مثل الاسم الأخير والعنوان والراتب وما إلى ذلك) أولاً للتأكد من أن الصف الأول هو عنوان العمود. بعد ذلك ، حدد "نعم أن الصف الأول يحتوي على عناوين أعمدة" (نعم ، الصف الأول يحتوي على عناوين أعمدة). هذه هي أبسط طريقة. انقر فوق {التالي.
- إذا كان صفك الأول لا يحتوي على عناوين أعمدة ، فستسأل الصفحة التالية عما إذا كنت تريد تسمية ما يسمى "الحقول" في Access (هذه عناوين الأعمدة). إذا لم تملأ كل حقل من هذه الحقول بأسماء واضحة وسهلة التذكر قبل الاستيراد (موصى به) ، يمكنك القيام بذلك هنا.
الخطوة 2. أكمل عملية الاستيراد
بقيت بضع خطوات في عملية الاستيراد. ستسأل الصفحة التالية من المعالج عما إذا كنت تريد تحديد المفتاح الأساسي.
- هذه الخطوة ليست إلزامية ، ولكن يمكن القيام بها. يعني المفتاح الأساسي أن برنامج الكمبيوتر سيخصص رقمًا فريدًا لكل سطر من المعلومات. يمكن أن تكون هذه الخطوة مفيدة لاحقًا عند فرز البيانات. انقر فوق {التالي.
- تحتوي شاشة النهاية في المعالج على مسافة تحتوي على الاسم الأولي. يمكنك إعادة تسمية ورقة Excel التي تم استيرادها (سيصبح الملف "جدولاً" في Access على الجانب الأيسر من الصفحة عند انتهاء الاستيراد).
- انقر على "استيراد" ، ثم انقر على "إغلاق". سترى طاولة على الجانب الأيسر من الشاشة. يتم الآن استيراد الورقة إلى Access.
- إذا كنت تريد ربط أكثر من مجموعة بيانات واحدة ، فكرر هذه العملية بواحد أو أكثر من جداول البيانات الأخرى. أنت الآن جاهز لمطابقة البيانات الموجودة على الورقة في Access.
تحذير
- إذا كان ملف Excel من إصدار Office غير Access ، فقد تكون عملية الاستيراد صعبة بعض الشيء.
- نؤكد مرة أخرى أنك بحاجة إلى تنظيف جدول البيانات قبل استيراده. أحد الأسباب هو تحليل وجود مشاكل في البيانات.
- احتفظ دائمًا بنسخة من جدول البيانات الأصلي حتى لا تتكرر هذه العملية إذا ارتكبت خطأً.
- لا يمكنك استيراد أكثر من 255 خلية / صندوقًا إلى Access.
