تحدد السياسات والإجراءات المكتوبة الخطوط العريضة لإرشادات المنظمة وقواعدها وتركيزها ومبادئها. بشكل عام ، يتم تضمين السياسات والإجراءات في الأدلة التي تم إنشاؤها للموظفين. تعتمد كيفية كتابة سياسات وإجراءات العمل على أهداف الشركة نفسها.
خطوة
جزء 1 من 5: مخطط أهداف العمل
الخطوة 1. ضع قائمة بالأهداف
بصفتك مديرًا أو صاحب عمل ، فأنت تعرف أهداف الشركة. ضع في اعتبارك أشياء مثل أهداف المبيعات وأهداف الموظفين والإدارة والوضع التجاري الذي تتوقع أن تكون عليه في السنوات القليلة المقبلة.
- حاول وضع أهداف ليست محددة فحسب ، بل يمكن تحقيقها وتستحق السعي لتحقيقها. على سبيل المثال ، حدد أهدافًا مالية في متناول اليد ، وحدد أهدافًا لأداء الموظف يمكن تحقيقها باتباع السياسات والإجراءات التي ستضعها.
- بمجرد تحديد أهدافك ، تأكد من استعدادك للالتزام بصفتك مالكًا أو مديرًا للعمل. يعد تحديد الأهداف خطوة أولى مهمة في تطوير السياسات والإجراءات. ثم ، لا تقل أهمية عن الامتثال.
الخطوة 2. اكتب قائمة الوظائف والإجراءات
فكر في الأحداث والمهام اليومية في عملك. اكتب كل وظيفة يجب إكمالها كل يوم حتى تسير الأعمال بسلاسة.
ضع في اعتبارك ما يلي: ما المهام التي تتطلب وصفًا رسميًا أو توجيهًا؟ ما هي الإجراءات التي يجب القيام بها باستمرار بنفس الطريقة؟ بدلاً من التركيز على العمل اليدوي الذي لا يتطلب الكثير من التعليمات ، ركز على المهام الأكبر
الخطوة 3. ضع قائمة بالمشكلات والحلول الممكنة
يتم وضع السياسات لضمان أن كل شيء يعمل بسلاسة وأن الموظفين والمديرين لديهم معايير الأداء. فكر في المشاكل التي قد تنشأ في غياب السياسة. بهذه الطريقة ، يمكنك التفكير في السياسات التي تحتاجها.
عند التفكير في مشكلة محتملة ، ابحث عن نظرة عامة سريعة على كيفية حل المشكلة أو إصلاحها. فكر في القضايا المتعلقة بالأنشطة التجارية اليومية ، مثل الشؤون المالية والتفاعلات بين الموظفين والعملاء وسلوك الموظفين ومواقفهم
جزء 2 من 5: كتابة سياسات العمل
الخطوة 1. سرد فئات السياسة
بعد النظر في مختلف المشكلات المحتملة التي تحتاج إلى حل مع السياسة ، فكر في فئات كل منها. على سبيل المثال ، استخدم فئات مثل السلامة والجدولة والسلوك والأجور والمزايا والإجازة أو الإجازة والتمييز.
في وقت لاحق عند تجميع الدليل ، ستساعدك السياسات المقسمة بالفعل إلى فئات على تنظيم الدليل وأقسامه. تساعدك الفئات أيضًا في تحديد ما هو أكثر أهمية ، ويمكن تقسيمها بمزيد من التفصيل
الخطوة 2. استخدم تنسيق المخطط التفصيلي لتفصيل السياسات المختلفة تحت كل فئة
يتيح لك النموذج التعمق في جوانب كل سياسة أو فئة ، وإضافة المصطلحات والمواصفات كلما تقدمت. استخدم الأرقام لفرز كل قسم أو فئة.
ابدأ بمخطط قصير. بعد ذلك ، بعد تدوين جميع الأفكار الأولية ، يمكنك العودة إلى المخطط والإضافة أو التمديد أثناء التغيير
الخطوة الثالثة. فكر في العواقب المناسبة لانتهاكات السياسة
تمكّن السياسات الشركات من العمل بشكل صحيح ، وتعمل أيضًا كمعايير يجب على الموظفين والإدارة الالتزام بها. تعمل السياسات أيضًا كوثائق مكتوبة تحدد كيفية معالجة قضايا السياسة أو الانتهاكات. هذا مهم بشكل خاص عندما وإذا كان هناك حاجة لاتخاذ إجراء لحل المشكلة.
عند كتابتها في وثائق رسمية ، يمكن أن تغطي السياسات الحقوق والالتزامات القانونية للموظفين والشركة. تتضمن السياسة معلومات عن حقوق التوظيف للأشخاص ذوي الإعاقة ، والضرائب ، وحظر التمييز والتحرش في مكان العمل. تأكد من إدخال المعلومات وفقًا للقانون المعمول به
الخطوة 4. وضع سياسة واضحة بشأن الفصل
إذا اضطررت إلى إقالة موظف لانتهاكه إحدى السياسات ، فستكون هذه السياسة المكتوبة بمثابة دليل إذا كان الموظف يعتقد أنه طُرد بشكل غير عادل. تأكد من تخصيص قسم لمناقشة قواعد الفصل.
يجب عليك أيضًا إنشاء سياسة توظيف. على سبيل المثال ، التحقق من الخلفية قبل تعيين المرشح ، أو فترة الاختبار بعد تعيين الموظف وقبل أن يصبح موظفًا دائمًا. تأكد من إنشاء وتحديد شروط واضحة
الخطوة 5. استخدم لغة نشطة واضحة
اكتب جميع السياسات بوضوح بحيث لا يساء فهمها أو يساء فهمها. إذا كان هناك تفسير آخر ، ففكر في إعادة كتابته بلغة أخرى.
على سبيل المثال ، لا تكتب ، "قد يتم منح إجازة مرضية إضافية في ظل ظروف معينة". بدلاً من ذلك ، اكتب "تمت الموافقة على إجازة مرضية إضافية فقط بإذن صريح من المدير المناوب"
جزء 3 من 5: إجراءات الكتابة
الخطوة الأولى: تحديد الوظائف التي تتطلب إجراءات مفصلة
ليست كل الوظائف أو الحوادث تتطلب تعليمات مفصلة. حدد أولويات المهام أو الإجراءات التي يجب القيام بها باستمرار ، مثل كشوف المرتبات أو الجدولة.
عند تحديد الإجراءات التي تتطلب التفاصيل ، ضع في اعتبارك الأسئلة التالية: هل الإجراء طويل أم معقد؟ ما هي عواقب حدوث خطأ في التنفيذ؟ هل تم تنفيذ أي تغييرات مهمة مؤخرًا؟ هل يتطلب هذا الإجراء وثائق مهمة أم واسعة النطاق؟ هل يتم الخلط بين الموظفين في كثير من الأحيان من خلال الإجراء؟
الخطوة 2. اجمع المعلومات اللازمة لكل إجراء
قبل تحديد الإجراء ، تحتاج إلى معرفة جميع الخطوات وجوانبها. ضع في اعتبارك أسئلة الموظف التي ظهرت ، وأي مشاكل قد تكون واجهتها.
حتى إذا كانت لديك كل المعلومات ، فستظل بحاجة إلى الالتزام بأساسيات الإجراء نفسه. فكر فيما يحتاجه القراء أو الموظفون لفهم الإجراء وتنفيذه
الخطوة 3. استخدم جميع المعلومات لكتابة إجراء واضح
استخدم اللغة النشطة. حاول تجنب الكلمات الطويلة والمكررة. تأكد من أنك لا تستخدم لغة يصعب فهمها ، بما في ذلك المصطلحات التي قد لا يعرفها الموظفون.
على سبيل المثال ، بدلاً من كتابة "يجب الاحتفاظ بإيصالات كشوف المرتبات الممزقة للموظفين في الملف المالي" ، استخدم اللغة التالية ، "الاحتفاظ بإيصالات كشوف المرتبات الممزقة في الملف المالي"
جزء 4 من 5: فهم الشرعية
الخطوة 1. أدخل قسمًا عن سياسة مناهضة التمييز
يجب على جميع أصحاب الأعمال الامتثال لسياسات مكافحة التمييز التي وضعتها الحكومة. تأكد من تضمين معلومات حول السياسة جنبًا إلى جنب مع التوقعات بأن جميع الموظفين يلتزمون بها.
كما ينبغي إدراج معلومات عن تكافؤ فرص العمل في السياسة ، فضلاً عن قانون حق الأشخاص ذوي الإعاقة في العمل وسياسة التحرش
الخطوة الثانية: تأكد من أن سياستك قانونية
يجب عليك التأكد من أن جميع السياسات الموضوعة عادلة ومتوافقة مع القانون. هناك العديد من الموارد التي يمكنك استخدامها لمعرفة ما إذا كانت سياستك متوافقة مع القانون المعمول به.
يمكنك أيضًا أن تطلب من مستشار قانوني دراسة السياسات التي صاغتها قبل تطبيقها على الموظفين. بصفتك صاحب عمل ، فإن الحصول على مستشار قانوني يمكنك استشارته بشكل منتظم أمر مفيد للغاية
الخطوة 3. اطلب من الموظفين التوقيع على مسودة السياسات والإجراءات
يجب أن يُطلب من الموظفين الجدد الموافقة على وثائق السياسة والإجراءات والتوقيع عليها ، وتزويدهم بنسخة للرجوع إليها. بالإضافة إلى ذلك ، يجب إعادة توقيع أي تغييرات من قبل جميع الموظفين. هذا لضمان التزامهم جميعًا بالسياسة في حالة وجود أي إجراء قانوني يتخذه كلا الطرفين في المستقبل.
لا يجوز للقصر قانونًا إبرام عقود. إذا قمت بتعيين موظفين تقل أعمارهم عن 18 عامًا ، فتأكد من حصولهم على إذن كتابي من الوصي لإبرام عقد حيث يمكن للوالد أو الوصي إلغاء العقد بشكل قانوني
جزء 5 من 5: تجميع الدليل
الخطوة 1. رتب المعلومات بترتيب منطقي
ابدأ بالنقاط الأكبر ، ثم اتبع النقاط الأصغر. على سبيل المثال ، بدلاً من البدء بفئة التعويض ، ابدأ الدليل بعملية التوظيف أو فئة الأهلية.
- ضع في اعتبارك فتح دليل مع وصف لأهداف الشركة كما أوضحت سابقًا. اكتب فقرة أو فقرة أو فقرتين واضحة وموحدة تلخص الدليل ، وما يمكن أن يتوقعه الموظفون من الشركة ، وما تتوقعه الشركة من الموظفين.
- استخدم المخطط التفصيلي لإنشاء فئات فرعية في الدليل. قم بإعداد جدول محتويات عند الانتهاء بحيث يسهل العثور على كل معلومة.
الخطوة 2. استخدم صورة أو مخططًا أو مخططًا
هناك أشخاص أكثر وضوحًا ، لذا فإن المخططات أو المخططات أو الصور الموجودة في الدليل يمكن أن تساعد أنواعًا مختلفة من الموظفين على فهم المفاهيم. يمكن للصور تبسيط الإجراءات والسياسات.
على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مخطط أو جدول يسرد العديد من العناوين وواجباتها. يمكنك أيضًا استخدام جدول الأسئلة والإجابات التي يمكن للموظفين استخدامها كمرجع إذا لزم الأمر
الخطوة 3. توفير أدلة لجميع الموظفين للوصول إليها بسهولة
من الناحية المثالية ، يتلقى الموظفون الجدد نسخة من الدليل عند تعيينهم ، ويتلقى الموظفون القدامى نسخة جديدة عندما تكون هناك مراجعة. ضع في اعتبارك جعل جميع الموظفين يوقعون عقدًا ينص على أنهم يفهمون جميع النقاط الموضحة في الدليل ، ويوافقون عليها.
