قبل تولي منصب جديد في العمل ، سيطلب منك مديرك أو مشرفك عادةً مرافقة الموظف الذي سيواصل عملك. إن استعدادك للمساعدة خلال الفترة الانتقالية من خلال اتخاذ الاستعدادات التفصيلية وتسليم المهام بشكل استباقي هو وسيلة لضمان أنشطة الشركة السلسة وبناء سمعة ممتازة عند تغيير الوظائف أو تولي منصب جديد.
خطوة
جزء 1 من 3: التحضير لتسليم الوظيفة
الخطوة الأولى: ادعُ رئيسك في العمل لمناقشة خطة التسليم
قابل رئيسك في العمل لمناقشة بالتفصيل ما عليك القيام به أثناء الانتقال. اعتمادًا على وظيفتك وأسلوب قيادة مديرك ، قد يطلب منك المساهمة كثيرًا أثناء التسليم ، على سبيل المثال ، إذا طُلب منك تدريس أو تدريب موظف بديل لبضعة أيام أو بضعة أسابيع.
- عادة ، يجب عليك إعداد المستندات كدليل على التسليم الرسمي.
- ناقش هذه الخطة مع رئيسك في العمل. اسأل عن المبلغ الذي يأمل في المساهمة به وما الذي يجب أن تحدده حسب الأولوية أثناء الانتقال.
الخطوة 2. صياغة وثيقة التسليم
بعد معرفة توقعات المدير بالتفصيل ، قم بإعداد مسودة وثيقة التسليم. بالإضافة إلى مساعدتك في الاستعداد ، يحتوي هذا المستند على المهام والمعلومات التي يجب تسليمها أثناء النقل. يجب تضمين ما يلي في مستند التسليم:
- معلومات مفصلة عن الأنشطة اليومية والعمل وأولويات العمل.
- وصف للأشياء المهمة التي يجب القيام بها والمسؤوليات التي يجب الوفاء بها في منصبك الحالي.
- ما هو متوقع من الشخص الذي سيحل محلك.
- تحتوي القائمة على ملفات مهمة يجب تقديمها ، مثل اتفاقية أو برنامج عمل.
الخطوة 3. أكمل المهام غير المكتملة
إذا كان عليك تغيير الوظائف على الفور ، فحاول إكمال أي عمل قيد التقدم. بالإضافة إلى إرضاء هذا الإنجاز ، فإنك تساعد الآخرين أيضًا على بدء عملهم من الصفر. بهذه الطريقة ، ستكون قادرًا على ترك انطباع إيجابي وبناء سمعة طيبة.
- مهما كان الأمر صعبًا ، اعمل بجد إذا كانت هناك مهمة تقترب من الموعد النهائي.
- قد يكون إكمال مهمة جديدة تقترب من الموعد النهائي صعبًا للغاية بالنسبة للأشخاص الذين لا يفهمون التعقيدات بعد.
الخطوة 4. تحدث إلى زملاء العمل
قبل أن تبدأ الفترة الانتقالية ، خصص وقتًا للمناقشة مع زملائك في العمل حول خطة التسليم واسأل عن أولوياتك. إذا كانت هناك مشكلة جديدة لست على علم بها ، فاغتنم هذه الفرصة للبحث عن معلومات وتحديد حل.
- عادةً لا يكون للمشكلات الجديدة تأثير كبير قبل التحرك ، ولكن يمكن نقلها إلى الشخص الذي سيحل محلك إذا كنت تعرف ذلك بالفعل.
- اغتنم هذه الفرصة لمشاركة خططك وتواريخ الانتقال مع زملاء العمل. أخبرهم أيضًا بالفترة الانتقالية حتى يتمكنوا من إعداد أنفسهم.
- تحتاج إلى إخبار زملائك في العمل عن خطط الانتقال الخاصة بك حيث تميل إنتاجية العمل إلى الانخفاض خلال الفترة الانتقالية.
الخطوة 5. قم بإعداد وثيقة تسليم رسمية كتابية
تتمثل الخطوة الأخيرة في التحضير للفترة الانتقالية في إصدار وثيقة تسليم رسمية. عند إعداد مسودة ، قم بإدراج جميع المعلومات المهمة واشرحها ثم ناقشها مع الرؤساء والإدارة الذين سيتأثرون بهذه الخطة. أكمل أوراق التسليم وأرسلها إلى من سيخلفك قبل أيام قليلة من بدء عمله. قد يختلف المحتوى حسب الوظيفة ، ولكن يجب أن يتضمن مستند التسليم على الأقل ما يلي:
- قائمة المهام وجدول العمل.
- معلومات حول العمل الجاري.
- يحتوي التقويم على الأنشطة المخطط لها والمواعيد النهائية.
- معلومات الكلمات الرئيسية وإجراءات تسجيل الدخول.
- قائمة الاتصالات المتعلقة بالعمل.
- دليل الوصول إلى الملفات والأدلة على جهاز الكمبيوتر.
جزء 2 من 3: إجراء عملية الانتقال
الخطوة 1. خذ أكبر وقت ممكن
بعد أن يبدأ الموظف الذي استبدلك العمل ، ربما لم تنتقل وقد طُلب منك مرافقته حتى يفهم وظيفته. طول الفترة الانتقالية غير مؤكد ، قد تكون أيام أو أسابيع. ومع ذلك ، كلما زاد الوقت الذي تمنحه لنفسك ، زادت المعلومات التي يمكنك نقلها.
لضمان تقديم معلومات كاملة وعدم تفويت أي شيء ، قم بإشراك البديل الخاص بك في مجموعة متنوعة من الأنشطة اليومية
الخطوة الثانية: إرسال المستندات المهمة مباشرةً
خلال الفترة الانتقالية ، سيتعين عليك تسليم البيانات والوثائق المهمة شخصيًا. بهذه الطريقة ، يمكنك التأكد من أن الأشياء المهمة تتم بشكل صحيح وأن الأولويات محددة بوضوح. بالإضافة إلى ذلك ، لا يزال لدى كلاكما الوقت لمناقشة المعلومات التي تحتاج إلى مزيد من المناقشة قبل الانتقال.
- اغتنم هذه الفرصة لشرح معلومات مهمة له ويمكنه أن يطلب أشياء مفيدة للغاية للقيام بعملية تسليم جيدة.
- عند المناقشة ، خذ الوقت الكافي لتقديم نظرة عامة على وضع العمل واشرح سياق المحادثة حتى لا يتم تفويت أي معلومات.
الخطوة 3. بذل جهد لتقديم المساعدة
إذا كنتما لا تزالان تعملان في نفس المكتب ، فكن داعمًا واستباقيًا. إذا كانت هناك مشكلة ، فقدم المساعدة من خلال تحديد السبب وإيجاد حل معًا. عادة ما يشعر الموظفون الجدد بعدم الارتياح أو عدم الراحة في الأيام القليلة الأولى ولن يزعجك بطرح الأسئلة.
- أوضح أنك متاح لتقديم الدعم والمساعدة إذا لزم الأمر.
- بهذه الطريقة ، يمكن لكل منكما دعم بعضهما البعض للوفاء بالمسؤوليات أثناء النقل.
الخطوة 4. عقد اجتماع أخير لمناقشة التسليم
قبل المضي قدمًا والقيام بالتسليم الكامل ، اجتمع مع الشخص الذي سيحل محلك. اطلب منه تحضير الأسئلة وتدوين الملاحظات حول الأشياء التي كان يتعامل معها. هذا الاجتماع هو فرصة جيدة للتأكد من أنه يفهم دوره ومسؤولياته.
- يمكن مناقشة جميع الأمور التي تحتاج إلى مزيد من الإيضاح في الاجتماع.
- اعتمادًا على مكان عملك ، فكر في دعوة رئيسك إلى اجتماع أم لا.
- يجب أن تخبر رئيسك في العمل بموعد ومكان الاجتماع. اسأله عما إذا كان لديه أي اقتراحات أو معلومات يود مشاركتها.
جزء 3 من 3: إعداد خطة تنمية طويلة المدى
الخطوة 1. صِف الدعم والتدريب المقدمين من الشركة
عند التسليم ، أظهر استعدادًا للمساهمة من خلال فتح أفضل فرصة للنجاح للآخرين. بدلًا من مجرد التخلي عن الواجبات والعمل ، قدم النصيحة البديلة الخاصة بك حتى يتمكن من تطوير نفسه مهنيًا وتقديم الدعم لرئيسه السابق حتى يكون دائمًا بصحة جيدة وناجح في العمل.
- توفير معلومات برنامج التدريب ذات الصلة بالوظيفة.
- عندما تبدأ العمل ، ربما تكون قد حضرت تدريبًا لتعديل وزيادة معرفتك.
- لا تنس أن تنقل هذه المعلومات إلى الشخص الذي يواصل عملك وتشجعه على الاستفادة القصوى من هذه الفرصة.
الخطوة 2. لا تتجاهل ثقافة العمل
إذا كان لا يزال لديك وقت للعمل مع الشخص الذي سيحل محلك لبعض الوقت ، فلا تركز فقط على الجوانب الفنية للوظيفة. يتمتع كل مكتب ببيئة عمل وثقافة فريدة يمكن أن تكون مربكة أو مربكة للقادمين الجدد. خذ وقتًا لشرح الأشياء والمواقف المكتبية الفعلية.
- اصطحبه إلى المكتب وقدمه لجميع الموظفين.
- اشرح أدوار ومسؤوليات الموظفين الجدد والحاليين.
- إذا كان كموظف جديد يحصل على مهام مختلفة أو أن مسؤولياته وأولويات العمل تركز على أشياء مختلفة ، فتأكد من أن الموظف القديم يفهم ذلك.
الخطوة الثالثة. تقديم معلومات اتصال مفصلة
إذا كنت ترغب في مساعدة موظف جديد ، فأخبره بكيفية الاتصال بك وأخبره أنه يمكنه الاتصال بك إذا كانت لديه مشكلة خطيرة أو يحتاج إلى معلومات. ومع ذلك ، لا يرغب الجميع في المساعدة بعد تغيير وظائفهم أو شغل منصب جديد. يتأثر هذا عادةً بالعلاقات مع الرؤساء السابقين.
- في كثير من الأحيان ، يمكن حل المشكلات ببساطة عن طريق التواصل عبر البريد الإلكتروني.
- حتى إذا انتقلت من مكان لآخر ، فإن الاستعداد للمساعدة سيؤثر بشكل جيد ويحسن سمعتك.
