لقد تم انتخابك للتو أو تعيينك سكرتيرًا للجنة التي أنت عضو فيها. آمن! هل تعرف كيفية إنشاء وإعداد وتقديم المحاضر؟ سواء كنت تتبع "قواعد النظام لروبرت" للهيئة التشريعية أو تأخذ محاضرًا في مكان أقل رسمية ، فإليك طرقًا مهمة يجب اتباعها.
خطوة
جزء 1 من 4: الإعداد الأولي
الخطوة 1. فهم سياسات اجتماعات مؤسستك
إذا كان من المتوقع أن يأخذ السكرتير محاضرًا رسمية ، اسأل عما إذا كانت المجموعة تتبع قواعد روبرت للأوامر أو إرشادات أخرى. في مكان غير رسمي ، اسأل عما يجب تضمينه في المحضر أو كيف سيتم استخدامه.
- بصفتك مدونًا للملاحظات ، لا تحتاج إلى أن تكون على دراية بصفحة قواعد الطلب بأكملها. ومع ذلك ، فإن الحصول على نسخة من الكتاب (أو الاقتراض من الرئيس) يمكن أن يكون مفيدًا للإجابة على أسئلة محددة.
- افهم دورك جيدًا. بعض الأمناء الذين أخذوا المحضر لم يشاركوا في الاجتماع ، بينما أخذ آخرون المحضر وساهموا أيضًا في المناقشة. في كلتا الحالتين ، يجب ألا يكون السكرتير شخصًا له دور أساسي آخر ، مثل قائد الاجتماع أو الميسر.
الخطوة 2. قم بإعداد النموذج مسبقًا
سيحتوي كل محضر اجتماع على الكثير من نفس المعلومات. تنشئ القوالب تنسيقًا متسقًا للرجوع إليها بسهولة. قم بتضمين مسافات للمعلومات التالية.
- اسم المنظمة.
- نوع الاجتماع. هل هذا اجتماع أسبوعي أم سنوي ، أم اجتماع أصغر للجنة ، أم اجتماع يُعقد لغرض خاص؟
- التاريخ والوقت والمكان. إفساح المجال لبداية الاجتماع ونهايته (الافتتاح والحل).
- اسم رئيس أو رئيس الاجتماع واسم السكرتير (أو من يخلفه).
- قائمة "المشاركين" و "الاعتذار عن الغياب". هذا مصطلح خيالي لقوائم الحضور. لاحظ ما إذا تم الوصول إلى النصاب القانوني (عدد كافٍ من الأشخاص للاقتراع).
- إفساح المجال لتوقيعك. بصفتك مدونًا للملاحظات ، يجب عليك دائمًا توقيع ملاحظاتك. قد تكون هناك حاجة لتوقيعات إضافية عند الموافقة على المحاضر ، وفقًا لسياسات مؤسستك.
- كتاب أجندة ، إن وجد. إذا لم يطلب منك الرئيس أو ميسر الاجتماع صياغة جدول أعمال ، فيجب أن يكون متاحًا عند الطلب. سيساعدك وجود جدول أعمال للرجوع إليه في تنظيم محاضر الاجتماع.
الخطوة الثالثة. اصطحب الكمبيوتر الدفتري أو الكمبيوتر المحمول معك
تأكد من أن كل ما تحضره مريح لك. إذا كنت ستقوم بتدوين الملاحظات بشكل متكرر ، فاحتفظ بدفتر ملاحظات لهذا الغرض ، أو أنشئ مجلدًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- إذا كنت تأخذ محاضرًا لاجتماع سابق لم تتم الموافقة عليه ، فخذها معك.
- بينما يمكن أن يساعدك مسجل الصوت في نسخ الدقائق لاحقًا ، إلا أنها ليست بديلاً عن الدقائق. إذا كنت تسجل اجتماعًا ، فتأكد من موافقة جميع الحاضرين ولا تستسلم لإغراء عمل نسخة طبق الأصل.
- سيؤدي تعلم الاختزال إلى تسريع تدوين الملاحظات ، لكن ليس عليك تدوين كل كلمة لتدوين الملاحظات. في الحقيقة ، يجب أن تتجنبها.
- إذا طُلب منك أخذ محاضر علنية في اجتماع ، فاستخدم OHP أو لوحة العرض. تأكد من أنه يمكنك تدوين الملاحظات بعد ذلك في المنزل دون أن يتلاشى الحبر حتى تتمكن من استخدام الكتابة المختصرة لكتابة ملاحظاتك.
جزء 2 من 4: عمل محضر اجتماع
الخطوة 1. شارك بقائمة الحضور
بمجرد حضور الجميع ، وزع قطعة من الورق (أكثر للاجتماعات الكبيرة) مع مساحة كافية للأشخاص لتدوين أسمائهم ومعلومات الاتصال بهم. يمكنك استخدام هذه الورقة بعد الاجتماع لملء قسم قائمة الحضور في القالب الخاص بك ، أو لصق هذه القائمة في الدقائق المنتهية.
إذا لم تكن معتادًا على العدد الكبير من الأشخاص الحاضرين ، ارسم مخططًا للجلوس واملأه عندما تطلب من الجميع تقديم أنفسهم. جهِّز ورقة المخطط هذه أثناء كتابة محضر الاجتماع حتى تتمكن من تسمية الأشخاص بأسمائهم كلما أمكن ذلك (كما هو موضح أدناه)
الخطوة 2. املأ أكبر قدر ممكن من القوالب المتاحة
أثناء انتظار بدء الاجتماع ، قم بتدوين اسم المنظمة ، وتاريخ ومكان الاجتماع ، ونوع الاجتماع (اجتماع مجلس الإدارة الأسبوعي ، واجتماع اللجنة الخاص ، وما إلى ذلك). عند بدء الاجتماع ، لاحظ وقت البدء.
- إذا لم يكن لديك قالب ، فقم بتدوين هذه المعلومات في الجزء العلوي من ملاحظتك.
- إذا تم عقد الاجتماع لغرض أو حدث خاص ، فاحفظ الإخطارات المرسلة لإعلام الأعضاء. ستحتاج إلى لصقها في الملاحظة بعد نسخها.
الخطوة 3. سجل نتائج الحركة الأولى
ستبدأ معظم الاجتماعات الرسمية باقتراح لاعتماد جدول أعمال ، لذلك سيتم استخدام هذه الخطوة كمثال. إذا بدأ الاجتماع بحركة مختلفة ، فتأكد من تسجيل جميع المعلومات ذات الصلة:
- الصياغة المناسبة لبداية الاقتراح هي "أقدم اقتراحًا". هذا بشكل عام لجمل مثل "أقترح اعتماد جدول الأعمال هذا".
- اسم مقدم الطلب (الشخص الذي قدم الطلب).
- نتائج التصويت. إذا كان التصويت ناجحًا ، اكتب "اقتراح مقبول". إذا فشلت ، اكتب "رفض الاقتراح".
- يمكنك تقديم اقتراح طويل كتابيًا إذا لم تتمكن من تسجيله بدقة. إذا تكرر ذلك ، اسأل على هامش الاجتماع عما إذا كان تقديم الاقتراحات في هذه الورقة يمكن جعله سياسة رسمية للاقتراحات بعدد معين من الكلمات.
- إذا قمت بصياغة جدول الأعمال ، يمكنك أن تكون مؤيدًا لهذا الاقتراح وكذلك سكرتير المحضر. يمكن إنجازه؛ طالما أنك تحافظ على الموضوعية ، فلن تكون هناك مشكلة في تسجيل الأعمال المثيرة الخاصة بك.
الخطوة 4. سجل الاقتراحات الأخرى طوال الاجتماع
استمع باهتمام إلى المناقشة بأكملها ، ولكن (ما لم يُطلب منك خلاف ذلك!) لا تسجلها. عندما يتم إجراء اقتراح جديد ، قم بتسجيل المعلومات ذات الصلة.
- تذكر أن كل اقتراح يجب أن يتضمن الصياغة الدقيقة للاقتراح واسم مقدم الاقتراح ونتيجة التصويت.
- تتطلب بعض الاقتراحات مؤيدي المقترحات قبل أن يذهبوا إلى ورقة الاقتراع. إذا قال شخص ما "أنا أؤيد هذه الحركة" أو كلمات مشابهة ، فقم بتدوين اسم هذا الشخص كمؤيد.
- إذا كنت لا تعرف اسم مقدم الاقتراح أو كنت بحاجة إلى تكرار الاقتراح ، فقاطع الاجتماع بأدب. يعد تسجيل المعلومات بدقة أمرًا مهمًا لتبرير الانقطاعات الطفيفة.
- إذا تم تصحيح الحركة ، فما عليك سوى تغيير صياغة الحركة في ملاحظاتك. ما لم يكن التغيير مثيرًا للجدل ويثير نقاشًا مطولًا ، فلا داعي للإشارة إلى أن التغيير حدث في الاجتماع.
الخطوة 5. استمع إلى التقرير واحصل على نسخة منه
عندما يُقرأ تقرير أو نشرة إخبارية أو أي عنصر مشابه بصوت عالٍ ، لاحظ عنوان التقرير والشخص الذي قرأه (أو اسم اللجنة الفرعية التي صاغته). إذا تم إرفاق حركة ، فقم بتسجيلها كما تفعل مع أي حركة أخرى.
- من الأكثر عملية الحصول على نسخة من التقرير في نهاية الاجتماع. قم بتدوين ملاحظة لطلب نسخة من القارئ أو رئيس الاجتماع (الرئيس أو الرئيس) بعد الاجتماع. ستقوم بإرفاق نسخة من كل تقرير حتى الدقائق التي تم نسخها مسبقًا.
- في حالة عدم توفر نسخة ، قم بتدوين مكان تخزين النسخة الأصلية. قد تحتاج إلى طلب هذه المعلومات بعد الاجتماع.
- إذا كان الأعضاء يقدمون تقريرًا شفهيًا (ولا يقرؤون من مستند) ، فاكتب ملخصًا موجزًا وموضوعيًا للتقرير. لا تقم بتضمين تفاصيل خاصة أو اقتباسات المتحدثين حرفياً.
الخطوة 6. سجل الإجراءات المتخذة أو المعطاة
يتضمن ذلك "التحقق" من المهام في الاجتماعات السابقة ، بالإضافة إلى الإجراءات الجديدة. هل تم تكليف شخص ما بكتابة رسالة؟ اكتب أسمائهم والتعليمات.
- اعتمادًا على مدى رسمية اجتماعك ، تندرج العديد من هذه الإجراءات في فئة "الاقتراحات". بالنسبة للاجتماعات الأقل رسمية ، قد تحتاج إلى مراقبة القرارات غير الواضحة تمامًا.
- قم بتضمين اقتراح موجز للأسباب الكامنة وراء القرار إن وجد.
الخطوة 7. سجل جميع نقاط التعليمات والقرار
عندما يتم إدخال اعتراض في الإجراء ، قم بتسجيل الاعتراض وأساسه ، بالإضافة إلى القرار الكامل الذي اتخذه الرئيس.
تأكد من تضمين مراجع لقواعد النظام الخاصة بروبرت ، أو القواعد التنظيمية الداخلية ، أو بروتوكولات الشركة
الخطوة 8. فقط عندما يُطلب منك ذلك ، قم بتسجيل ملخص المناقشة
رسميًا ، المحاضر هي سجل لما تم "القيام به" ، وليس "ما قيل". ومع ذلك ، استيفاء جميع الطلبات الخاصة بالمنظمة المقدمة إليك.
- عند تسجيل المناقشات ، كن موضوعيًا قدر الإمكان. قم بتضمين النقاط الملموسة ، وليس الآراء ، وقلل من استخدام الصفات والظروف. الكتابة الجافة والواقعية والمملة هي هدفك!
- لا تذكر الأشخاص بالاسم في ملخص المناقشة. هذا مهم بشكل خاص في الخلافات الساخنة التي يمكن أن تسبب المشاكل.
الخطوة 9. أغلق في نهاية الاجتماع
سجل وقت رفض الاجتماع. تذكر أن تطلب نسخة من التقرير أو تذكر شخصًا ما لإرساله إليك.
امسح ملاحظاتك ضوئيًا لمعرفة ما إذا فاتك أي شيء أو إذا كنت بحاجة إلى توضيح. إذا كنت بحاجة إلى طرح سؤال على شخص ما ، فافعل ذلك الآن قبل مغادرته
جزء 3 من 4: نسخ المحاضر
الخطوة 1. ابدأ هذه العملية في أسرع وقت ممكن
من الأفضل نسخ المحاضر الرسمية مباشرة بعد الاجتماع ، بينما لا تزال الأحداث حاضرة في ذاكرتك.
الخطوة 2. استخدم جهاز كمبيوتر لكتابة محضر الاجتماع
ربما تكون قد فعلت ذلك إذا كنت تستخدم الكمبيوتر المحمول في اجتماع. احفظ ملاحظاتك وأنشئ مستندًا جديدًا للدقائق حتى تتمكن من مقارنة ملاحظاتك وملاحظاتك جنبًا إلى جنب.
الخطوة الثالثة. تنسيق ملاحظاتك في فقرات مرتبة
يجب تضمين كل اقتراح أو قرار أو نقطة تعليمات جديدة في فقرة منفصلة. عند إنشاء التنسيق ، تحقق مما يلي:
- استخدم القواعد النحوية والإملائية الصحيحة. استخدم المدقق الإملائي إذا لزم الأمر.
- استخدم نفس الشكل من اللغة في التقرير بأكمله. استخدم الزمن الماضي أو المضارع ، لكن لا تغيرهما في نفس المستند.
- اكتب بموضوعية قدر الإمكان. لا ينبغي استنتاج رأيك من المحضر. أنت تحاول إنشاء سجل موضوعي ليستخدمه الجميع.
- استخدم لغة بسيطة ومحددة. يجب استبدال اللغة الغامضة بكلمات محددة. يجب حذف الوصف المنمق تمامًا.
- ما عليك سوى سرد الإجراءات المتخذة ، وليس المناقشة. ما لم يُطلب منك تسجيل مناقشة ، يجب أن تركز على ماذا انتهى ، ليس ماذا قالت.
- قم بتوفير أرقام الصفحات للرجوع إليها بسهولة.
الخطوة 4. شارك مسودة محضر الاجتماع مع الأعضاء
أرسل نسخة إلى كل عضو باستخدام معلومات الاتصال الموجودة في قائمة الحضور. إذا لم يكن لديك معلومات الاتصال الخاصة بهم ، فيجب أن يكون قائد الاجتماع قادرًا على الاتصال بهم.
الخطوة 5. أحضر محضر الاجتماع للموافقة عليه
قد يُطلب منك قراءة المحضر بصوت عالٍ في الاجتماع التالي وتقديمه للموافقة عليه. إذا نجح الاقتراح ، ضع علامة على قبول المحضر.
- إذا تم تبرير المحضر قبل قبوله ، فقم بتسجيل التغييرات في المستند والإشارة في النهاية إلى أنه تم تصحيح المحضر. لا تصف التصحيح بالتحديد.
- إذا تم تقديم اقتراح لتصحيح الدقائق بعد استلامها ، فقم بتضمين الصياغة الدقيقة للحركة في الدقائق ذات الصلة وما إذا كان الاقتراح قد تمت الموافقة عليه أم لا.
جزء 4 من 4: استخدام قوالب محضر الاجتماع
الخطوة الأولى. قم بزيارة موقع مجمع نماذج الاجتماع
سيساعدك هذا النموذج الجاهز على توفير الوقت في إعداد محاضر الاجتماع مع منع أخطاء تدوين الملاحظات.
الخطوة 2. خذ بعض الوقت لاستكشاف هذه المواقع
استخدم ميزة البحث واستكشف الخيارات المتاحة للعثور على أفضل خيار لك.
إذا كنت بحاجة إلى قالب خاص ، عام أو قياسي على سبيل المثال ، تصفح الموقع للعثور على نموذج يناسب احتياجاتك الخاصة ، ثم قم بتنزيله بالنقر فوق الزر "تنزيل" أو "استخدام النموذج". تأكد من الاحتفاظ بها في مكان يسهل العثور عليه حتى لا تفقده
الخطوة 3. افتح ملف القالب
بمجرد التنزيل ، افتح الملف المضغوط ثم افتحه باستخدام Microsoft Word أو Excel. للحصول على قالب بأعلى جودة ولتسهيل استخدامه ، استخدم أحدث إصدار من Microsoft Word. سيؤدي استخدام أحدث إصدار إلى تسهيل عملك مع السماح لك باستخدام ميزات جديدة.
الخطوة 4. أضف شعار الشركة وعلامة حقوق النشر على رأس القالب
قم بإزالة نموذج الشعار ، ولكن تأكد من قراءة شروط استخدام موقع مصدر النموذج. أنت لا تريد أن تواجه مشكلة قانونية غير ضرورية ، أليس كذلك؟
الخطوة 5. تغيير العنوان
في قسم العنوان ، قم بتمييز كلمة "اجتماع / مجموعة" ثم اكتب عنوانًا لمحضر اجتماعك.
الخطوة 6. تغيير الموضوع (اختياري)
لجعل محضر الاجتماع أكثر جمالًا واحترافية ، ضع في اعتبارك تغيير الألوان أو اختيار موضوع مُعد مسبقًا. الحيلة بسيطة ، ابحث عن "تخطيط الصفحة" ثم افتح قسم "الألوان والسمات". في هذا القسم ، يمكنك ضبط مظهر القالب. يمكنك حتى تخصيص اللون ليتناسب مع لون شعار الشركة.
الخطوة 7. قم بتسمية أجزاء النموذج
يجب أن يكون هناك عدة أقسام للقالب. قد تحتاج إلى المزيد أو أقل ، أو أنك لا تحب الاسم حقًا. يمكنك تغييره ليناسب احتياجات الاجتماع الخاصة بك.
الخطوة الثامنة: احفظ هذا النموذج على الكمبيوتر المحمول حتى تتمكن من اصطحابه معك لأخذ محاضر الاجتماع
إذا كنت لا تزال تستخدم Microsoft Office ، فستكون هذه المهمة سهلة وسريعة. يجب أن تكون قادرًا أيضًا على حضور الاجتماعات بشكل أكثر انتظامًا ودقة من ذي قبل. بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا طباعة قالب وكتابة المحضر يدويًا. ومع ذلك ، تأكد من جعل الأقسام واسعة بما يكفي بحيث يمكنك تضمين أكبر قدر من المعلومات حسب الحاجة.
الخطوة 9. تحقق من القالب الخاص بك
آمن! لقد انتهيت من إنشاء قالب محضر الاجتماع. يجب أن تتحسن إنتاجيتك ودقة عملك أثناء الاجتماعات بشكل كبير الآن بعد أن أصبح لديك قالب دليل لتنظيم ملاحظات الاجتماع. تمامًا مثل أي وظيفة أخرى ، اقرأ التفاصيل الموجودة في النموذج لمعرفة ما إذا كان هناك أي شيء مفقود أو غير واضح. بمجرد التأكد من صحة كل شيء ، يمكن استخدام هذا النموذج وستكون مستعدًا بشكل أفضل لاجتماعك القادم.
نصائح
- اكتب محضر الاجتماع بمجرد انتهاء الاجتماع. من الأفضل القيام بذلك بينما لا تزال الأحداث حية في ذاكرتك. من المهم أن يحصل المشاركون على نسخة من بند العمل في أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع.
- اجلس بالقرب من زعيم الاجتماع قدر الإمكان. سيسمح لك ذلك بسماع كل شيء وطلب التوضيح دون الحاجة إلى رفع صوتك.
- اطلب من الأشخاص تسجيل حركاتهم حتى لا تضطر إلى التسجيل على الفور.
- احتفظ بالدقائق في ملف آمن.
لا تخف من المقاطعة وطلب التوضيح في أي وقت.
- الملاحظات مهمة جدا. يتم الاحتفاظ بهذه السجلات ويمكن استخدامها للرجوع إليها في المستقبل. عندما يتعلق الأمر بالمسائل القانونية ، على سبيل المثال ، يمكن أن تعتمد سمعة شخص ما على دقائقك.
- اقرأ الأقسام في Robert's Rules of Order ، وخاصة القسم الخاص بمهنة السكرتارية.
- اكتب الأشياء المهمة عندما يتحدثون. إذا تم طرح نفس الموضوع مرتين ، فلا تجمعهما معًا.
تحذير
- لا تقم بتضمين الكثير من التفاصيل في الدقائق. حتى إذا طُلب منك تسجيل مناقشة ، اجعلها قصيرة ومباشرة قدر الإمكان. اقتصر على تسجيل النقاط المهمة التي تم الحصول عليها وإلا ستغمر نفسك بملء المحضر بتفاصيل غير ضرورية.
- لا ينبغي تضمين التفسيرات والمشاعر الشخصية لصاحب الملاحظات في الملاحظات.
- إذا كان جزء من الاجتماع يندرج ضمن فئة سرية المحامي والموكل ، لاتفعل سجل هذا الجزء. لاحظ أن "المحامي يعلم أن هذه المناقشة تشمل السرية بين المحامي وموكله. لم يتم تسجيل هذه المناقشة."
- إذا طُلب منك تسجيل المناقشات السرية مثل المناقشات بين المحامين والموكلين ، فقم بعمل محاضر "مختلفة" واحتفظ بها منفصلة عن الدقائق العادية. ضع علامة "سرية" وتوضيح من يمكنه الوصول إلى المستند.
