Microsoft Access هو برنامج لبناء قواعد البيانات يسمح لأي شخص بإنشاء قواعد البيانات وإدارتها. هذا البرنامج مناسب للمشاريع الصغيرة للشركات الكبيرة ، ويعمل بشكل مرئي للغاية. هذا يجعله ممتازًا لإدخال البيانات ، حيث لا يتعين عليك العمل مع الجداول أو أوراق العمل. تحقق من الخطوات الأولى أدناه للبدء في الحصول على أقصى استفادة من Microsoft Access.
خطوة
جزء 1 من 6: إنشاء قاعدة بيانات جديدة
الخطوة 1. انقر فوق علامة التبويب "ملف" وحدد "جديد"
قاعدة البيانات هي مكان يتم فيه تخزين بياناتك في أشكال مختلفة. يمكنك اختيار إنشاء قاعدة بيانات فارغة ، أو الاختيار من قالب موجود.
- قاعدة البيانات الفارغة هي قاعدة بيانات Access القياسية ، ويوصى باستخدامها محليًا. سيتضمن إنشاء قاعدة بيانات محلية جدولاً.
- تم تصميم قواعد بيانات الويب لتكون متوافقة مع أجهزة Access على الويب. سيتضمن إنشاء قاعدة بيانات ويب جدولاً.
- القوالب هي قواعد بيانات تم تصميمها لاستخدامات مختلفة. اختر قالبًا إذا كنت لا تريد قضاء الوقت في تصميم قاعدة البيانات.
الخطوة 2. قم بتسمية قاعدة البيانات
بمجرد تحديد نوع قاعدة البيانات ، امنحها اسمًا يعكس محتوياتها. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت ستعمل مع العديد من قواعد البيانات المختلفة. أدخل اسم قاعدة البيانات الخاصة بك في مربع "اسم الملف". حدد "إنشاء" لإنشاء ملف قاعدة بيانات جديد.
جزء 2 من 6: إضافة البيانات إلى قاعدة البيانات
الخطوة الأولى. حدد الهيكل الأفضل لبياناتك
إذا كنت تقوم بإنشاء قاعدة بيانات فارغة ، فستحتاج إلى التفكير في كيفية تنظيم بياناتك وإضافة هياكل بيانات مناسبة. توجد طرق عديدة لتنسيق بياناتك والتفاعل معها في Access:
- الجداول - الجداول هي الطريقة الأساسية لتخزين البيانات في قاعدة البيانات الخاصة بك. يمكن مقارنة الجداول بأوراق العمل في Excel: يتم تنظيم البيانات في أعمدة وجداول. لذلك ، يعد استيراد البيانات من Excel وبرامج معالجة الأرقام الأخرى عملية سهلة.
- النماذج - النماذج هي طريقة لإضافة البيانات إلى قاعدة البيانات الخاصة بك. على الرغم من أنه يمكنك إضافة البيانات إلى قاعدة البيانات مباشرة في الجداول ، فإن استخدام النماذج سيسرع الإدخال المرئي للبيانات.
- التقارير - التقارير مفيدة لتلخيص وعرض البيانات من قاعدة البيانات الخاصة بك. تُستخدم التقارير لتحليل البيانات والإجابة على أسئلة محددة ، مثل مقدار الربح الذي تم تحقيقه ، أو مكان وجود معظم العملاء. التقارير مصممة ليتم طباعتها.
- الاستعلام - الاستعلام هو طريقة تلقي البيانات وفرزها. يمكنك استخدامه لعرض مدخلات محددة من جداول مختلفة. يمكنك أيضًا استخدام الاستعلامات لإضافة البيانات وتحديثها.
الخطوة الثانية. قم بإنشاء جدولك الأول
إذا بدأت قاعدة بيانات فارغة ، فستبدأ بجدول فارغ. يمكنك البدء في إدخال البيانات في هذا الجدول إما يدويًا أو بنسخها من مصدر آخر.
- يجب تخزين كل جزء من البيانات في العمود الخاص به (الحقل) ، بينما يجب وضع البيانات في صفها الخاص. على سبيل المثال ، يتم تخزين بيانات كل عميل في صف واحد ، بينما الحقول المتاحة هي معلومات مختلفة عن ذلك المستهلك (الاسم الأول ، والاسم الأخير ، وعنوان البريد الإلكتروني ، وما إلى ذلك)
- يمكنك تسمية تسميات الأعمدة لتسهيل معرفة اسم كل حقل. انقر نقرًا مزدوجًا فوق رأس العمود لإعادة تسميته.
الخطوة 3. استيراد البيانات من مصادر أخرى
إذا كنت تريد الاستيراد من ملف أو موقع مدعوم ، فيمكنك تعيين Access لقبول المعلومات وإضافتها إلى قاعدة البيانات الخاصة بك. هذا مفيد لتلقي البيانات من خوادم الويب أو المصادر المشتركة الأخرى.
- انقر فوق علامة التبويب البيانات الخارجية
- حدد نوع الملف الذي تريد استيراده. في قسم "الاستيراد والارتباط" ، سترى عدة خيارات لأنواع البيانات. يمكنك النقر فوق المزيد لرؤية المزيد من الخيارات. يرمز ODBC إلى اتصال قواعد البيانات المفتوح ، ويتضمن قواعد بيانات مثل SQL.
- تصفح مواقع البيانات. إذا كانت البيانات على الخادم ، فأنت بحاجة إلى إدخال عنوان الخادم.
- في النافذة التالية ، حدد "حدد كيف وأين تريد تخزين البيانات في قاعدة البيانات الحالية". حدد "موافق". اتبع الخطوات لاستيراد البيانات الخاصة بك.
الخطوة 4. أضف جدولاً آخر
ستحتاج إلى تخزين سجلات مختلفة في قواعد بيانات مختلفة. هذا سيجعل قاعدة البيانات الخاصة بك تعمل بسلاسة. على سبيل المثال ، قد يكون لديك جدول معلومات العميل وجدول آخر لطلب المعلومات. يمكنك بعد ذلك ربط جدول معلومات العميل بجدول معلومات الطلب.
في قسم "إنشاء" من علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" ، انقر على الزر "جدول". سيظهر جدول جديد في قاعدة البيانات الخاصة بك. يمكنك إدخال المعلومات بنفس طريقة إدخال الجدول الأول
جزء 3 من 6: إدارة العلاقات بين الجداول
الخطوة 1. فهم كيفية عمل الأقفال
سيكون لكل جدول مفتاح أساسي فريد لكل إدخال. في البداية ، يقوم Access بإنشاء عمود معرّف يزيد رقمه مع كل إدخال. سيكون هذا العمود بمثابة "المفتاح الأساسي". يمكن أن تحتوي الجداول أيضًا على حقول "مفتاح خارجي" ، وهي حقول مرتبطة من جداول أخرى في قاعدة البيانات. الحقول المرتبطة سيكون لها نفس البيانات.
- على سبيل المثال ، في جدول الطلبات ، قد يكون لديك حقل معرف العميل لتسجيل ما طلبه العميل. يمكنك إنشاء علاقة لهذا الحقل مع حقل المعرف في جدول العملاء.
- سيساعد استخدام العلاقات بين الجداول في الاتساق والكفاءة وسهولة الوصول إلى بياناتك.
الخطوة الثانية. انقر فوق علامة التبويب "أدوات قاعدة البيانات" ، ثم انقر فوق الزر "العلاقات" في قسم "العلاقات"
سيؤدي هذا إلى فتح نافذة جديدة مع معاينة لجميع الجداول في قاعدة البيانات. سيتم عرض كل حقل تحت اسم كل جدول.
يجب عليك إنشاء حقل لـ "مفتاح خارجي" قبل إنشاء علاقة. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد استخدام "معرّف العميل" في جدول "الطلبات" ، فأنشئ حقلاً باسم "العميل" في الجدول واترك الحقل فارغًا. تأكد من أن التنسيق هو نفس الحقل الذي ترتبط به (مثل الأرقام)
الخطوة الثالثة. اسحب الحقل الذي تريد استخدامه كمفتاح خارجي إلى الحقل الذي أنشأته للمفتاح الخارجي
انقر فوق إنشاء في النافذة التي تظهر لتعيين العلاقة بين الحقول. سيظهر خط بين الجدولين يربط بين الحقلين.
حدد مربع الاختيار "فرض التكامل المرجعي" عند إنشاء علاقة. هذا يعني أنه إذا تم تغيير البيانات في حقل واحد ، فإن البيانات الموجودة في الحقول الأخرى ستتغير أيضًا. هذا سيجعل بياناتك أكثر دقة
جزء 4 من 6: إنشاء استعلام
الخطوة الأولى: فهم دور الاستعلامات
الاستعلامات هي إجراءات تسمح لك بعرض البيانات وإضافتها وتحريرها في قاعدة بيانات بسرعة. هناك العديد من أنواع الاستعلامات ، بدءًا من عمليات البحث البسيطة إلى إنشاء جداول جديدة استنادًا إلى البيانات الموجودة. الاستعلامات مهمة في إنشاء التقرير.
تنقسم الاستعلامات إلى نوعين رئيسيين: التحديد والإجراء. يسحب الاستعلام الأول البيانات من الجدول ويمكنه حسابها ، بينما يمكن للاستعلام الثاني إضافة البيانات وتحريرها وحذفها من الجدول
الخطوة 2. استخدم معالج الاستعلام لإنشاء استعلام تحديد أساسي
إذا كنت تريد استخدام استعلام تحديد أساسي ، فاستخدم معالج الاستعلام لإرشادك خلال الخطوات. يمكنك الوصول إلى معالج الاستعلام من علامة التبويب إنشاء. هذا يسمح لك بعرض حقول محددة من الجدول.
إنشاء استعلام تحديد بالمعايير
الخطوة 1. افتح تصميم الاستعلام
يمكنك استخدام المعايير لتقليل استعلام التحديد الخاص بك وعرض المعلومات التي تحتاجها فقط. للبدء ، انقر فوق علامة التبويب إنشاء ، وحدد تصميم الاستعلام.
الخطوة 2. حدد الجدول الخاص بك
سيتم فتح مربع إظهار الجدول. انقر نقرًا مزدوجًا فوق الجدول الذي تريد استخدامه ، ثم انقر فوق إغلاق.
الخطوة الثالثة. أضف الحقول التي سيتم استخراج البيانات إليها
انقر نقرًا مزدوجًا فوق كل حقل في الجدول تريد إضافته إلى الاستعلام. سيتم إضافة الحقل إلى قائمة التصميم.
الخطوة 4. أضف معايير
يمكنك استخدام أنواع مختلفة من المعايير ، مثل النص أو الوظائف. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد عرض سعر أعلى من 50 دولارًا من حقل السعر ، فأدخل
=50
على المعايير. إذا كنت تريد إظهار العملاء من المملكة المتحدة فقط ، فأدخل
المملكة المتحدة
في مربع المعايير.
يمكنك استخدام معايير متعددة في كل استعلام
الخطوة 5. انقر فوق "تشغيل" لرؤية النتيجة
هذا الزر موجود في علامة التبويب "تصميم". سيتم عرض نتائج استفسارك في النافذة. اضغط على Ctrl + S لحفظ الاستعلام..
إنشاء استعلام تحديد مع المعلمات
الخطوة 1. افتح تصميم الاستعلام
يتيح لك الاستعلام مع المعلمات تعيين البيانات التي تريد تلقيها في كل مرة تقوم فيها بتشغيل استعلام. على سبيل المثال ، إذا كانت لديك قاعدة بيانات لعملاء من مدن مختلفة ، فيمكنك استخدام استعلام مع معلمات لتسأل عن المدينة التي تريد عرض البيانات الخاصة بها.
الخطوة 2. إنشاء استعلام تحديد وتحديد الجدول
أضف الحقول التي تريد استرداد البيانات لها في الاستعلام عن طريق النقر المزدوج على معاينة الجدول.
الخطوة 3. أضف معلمات في قسم المعايير
يتم تمييز المعلمات بأحرف "" حولها. سيتم عرض النص بين قوسين في الاستعلام الذي يظهر عند تنفيذ الاستعلام. على سبيل المثال ، لطلب إدخال المدينة ، انقر فوق خلية المعايير لحقل المدينة ، وأدخل
[اي مدينة؟]
يمكنك إنهاء المعلمات مع؟ أو: ولكن ليس مع! أو
الخطوة 4. إنشاء استعلام مع العديد من المعلمات
يمكنك استخدام معلمات متعددة لإنشاء مسافات مخصصة في نتائج الاستعلام. على سبيل المثال ، إذا كان الحقل المفضل لديك هو التاريخ ، فيمكنك الحصول على النتائج بين تواريخ محددة عن طريق كتابة رمز> بين [تاريخ البدء:] و [تاريخ الانتهاء:]. ستتلقى مطالبتين عند تشغيل الاستعلام.
تكوين استعلام إنشاء جدول
الخطوة 1. انقر فوق علامة التبويب إنشاء وحدد تصميم الاستعلام
يمكنك استخدام استعلام لاسترداد بيانات محددة من جدول موجود وإنشاء جدول جديد بهذه البيانات. هذا مفيد للغاية إذا كنت تريد تقسيم جزء معين من قاعدة البيانات الخاصة بك ، أو إنشاء نموذج لجزء معين من قاعدة البيانات. سوف تقوم بإنشاء استعلام تحديد منتظم أولاً.
الخطوة 2. حدد الجدول الذي تريد استرداد البيانات منه
انقر نقرًا مزدوجًا فوق الجداول. يمكنك تحديد عدة جداول مرة واحدة إذا لزم الأمر.
الخطوة 3. حدد الحقل الذي تريد استرداد البيانات منه
انقر نقرًا مزدوجًا فوق كل حقل تريد إضافته من معاينة الجدول. سيتم إضافة هذا الحقل إلى قائمة الاستعلام الخاصة بك.
الخطوة 4. ضع المعايير
إذا كنت تريد تحديد بيانات معينة في حقل ما ، فاستخدم قسم المعايير لتعيينها. راجع قسم "إنشاء استعلام تحديد بالمعايير" للحصول على التفاصيل.
الخطوة 5. اختبر استفسارك للتأكد من أن النتائج تتوافق مع احتياجاتك
قبل إنشاء الجدول ، قم بتشغيل استعلام للتأكد من أنه يسترد البيانات الصحيحة. اضبط المعايير والحقول حتى تحصل على البيانات الصحيحة.
الخطوة 6. احفظ الاستعلام بالضغط على Ctrl + S
سيظهر الاستعلام في إطار التنقل على يسار الشاشة. انقر فوق الاستعلام لتحديده مرة أخرى وانقر فوق علامة التبويب "تصميم".
الخطوة 7. انقر فوق "تكوين جدول" في قسم "نوع الاستعلام"
ستظهر نافذة تطلب اسم جدول جديد. أدخل اسم الجدول وانقر فوق "موافق".
الخطوة 8. انقر فوق تشغيل
سيتم إنشاء جدولك الجديد بناءً على الاستعلام الذي قمت بإنشائه. سيظهر الجدول في إطار التنقل على يسار الشاشة.
تكوين استعلام إلحاقي
الخطوة 1. افتح الاستعلام الذي تم إنشاؤه مسبقًا
يمكنك استخدام استعلام إلحاق لإضافة بيانات إلى جدول موجود من جدول آخر. يكون هذا مفيدًا إذا كنت بحاجة إلى إضافة بيانات إلى جدول قمت بإنشائه من خلال استعلام إنشاء جدول.
الخطوة 2. انقر فوق الزر "إلحاق" في علامة التبويب "تصميم"
هذا سيفتح نافذة إلحاق. حدد الجدول الذي تريد إضافة البيانات إليه.
الخطوة 3. قم بتغيير معايير الاستعلام حسب الرغبة
على سبيل المثال ، إذا قمت بإنشاء جدول بالمعايير "2010" في حقل "السنة" ، فقم بتغييره إلى السنة التي تريد إضافتها ، على سبيل المثال "2011".
الخطوة 4. حدد المكان الذي تريد إضافة البيانات إليه
تأكد من تعيين الحقول الصحيحة لكل عمود تضيف البيانات إليه. على سبيل المثال ، باستخدام التغييرات المذكورة أعلاه ، يجب إضافة البيانات إلى مربع السنة في صف "إلحاق بـ".
الخطوة 5. قم بتشغيل الاستعلام
انقر فوق "تشغيل" في علامة التبويب "تصميم". سيتم تنفيذ الاستعلام وستضاف البيانات إلى الجدول. يمكنك بعد ذلك إضافة جدول للتحقق مما إذا تم إدخال البيانات بشكل صحيح.
جزء 5 من 6: إنشاء النماذج واستخدامها
الخطوة 1. حدد الجدول الذي تريد إنشاء النموذج له
تتيح لك النماذج عرض البيانات في كل حقل والتنقل بين الإدخالات وإنشاء إدخالات جديدة بسرعة وسهولة. تعتبر النماذج مهمة للغاية إذا قمت بإدخال البيانات على مدى فترة زمنية طويلة ، لأن العديد من الأشخاص يجدون أنها أسهل في الاستخدام من الجداول.
الخطوة 2. انقر فوق الزر "نموذج" في علامة التبويب "إنشاء"
سيؤدي هذا إلى إنشاء نموذج بناءً على الحقول الموجودة في الجدول تلقائيًا. يقوم Access بإنشاء حقول ذات حجم كافٍ ، ولكن يمكنك تغيير حجم العناصر ونقلها في النموذج حسب الرغبة.
- إذا كنت لا تريد ظهور حقول معينة في النموذج ، فيمكنك النقر بزر الماوس الأيمن وتحديد حذف.
- إذا كان الجدول الخاص بك يحتوي على علاقة ، فسيظهر صف من البيانات أسفل كل إدخال يعرض البيانات المرتبطة. هذا يسمح لك بتحرير البيانات المرتبطة بسهولة أكبر. على سبيل المثال ، قد يكون لدى كل مندوب مبيعات في قاعدة البيانات الخاصة بك بيانات عميل مرتبطة بإدخاله.
الخطوة 3. تصفح إلى النموذج الخاص بك
أزرار الاتجاه الموجودة في الأسفل مفيدة للتنقل بين الإدخالات. سيتم ملء المربعات الموجودة في النموذج ببياناتك أثناء تنقلك بين الإدخالات. يمكنك استخدام الأزرار الموجودة في الزاوية للانتقال إلى السجل الأول أو الأخير.
الخطوة 4. انقر على زر ورقة البيانات لاستخدام الجدول
يوجد هذا الزر أعلى اليسار ، وسيسمح لك بالبدء في تغيير محتويات بياناتك باستخدام النموذج.
الخطوة 5. قم بتغيير الإدخالات التي قمت بإجرائها
يمكنك تحرير النص في المربع بأكمله لكل إدخال لتغيير البيانات الموجودة في الجدول. ستظهر التغييرات التي تم إجراؤها مباشرة على الجدول والبيانات المرتبطة.
الخطوة 6. إضافة إدخال جديد
انقر فوق الزر "إضافة سجل" بالقرب من أزرار التنقل لإنشاء إدخال جديد في نهاية السطر. يمكنك استخدام المربعات لإدخال البيانات في مربعات فارغة في الجدول. هذه طريقة سهلة لإضافة المعلومات ، بدلاً من استخدام طريقة عرض الجدول.
الخطوة 7. احفظ النموذج عند الانتهاء
تأكد من حفظ النموذج بالضغط على Ctrl + S حتى تتمكن من الوصول إليه في وقت لاحق. سيظهر النموذج في إطار التنقل على يسار الشاشة.
جزء 6 من 6: إعداد تقرير
الخطوة 1. حدد جدولاً أو استعلاماً
ستسمح لك التقارير بعرض ملخص لبياناتك. غالبًا ما تستخدم التقارير لكشوف المرتبات وتقارير التسليم ، ويمكن تخصيصها لأي استخدام. تسترد التقارير البيانات من الجداول أو الاستعلامات التي قمت بإنشائها.
الخطوة 2. انقر فوق علامة التبويب "إنشاء"
حدد نوع التقرير الذي تريد إنشاءه. هناك عدة طرق لإعداد التقارير يمكنك القيام بها. يمكن لـ Access إنشاء تقارير لك تلقائيًا ، ويمكنك أيضًا إنشاء تقارير مخصصة.
- تقرير - سيؤدي هذا إلى إنشاء تقرير تلقائي بجميع البيانات من مصدرك. لا يوجد تجميع للبيانات هنا ، ولكن بالنسبة لقواعد البيانات الصغيرة ، قد يكون هذا النوع من التقارير مناسبًا لاحتياجاتك.
- تقرير فارغ - سيؤدي هذا إلى إنشاء تقرير فارغ يمكنك ملء البيانات حسب الرغبة. يمكنك الاختيار من بين الحقول المتاحة لإنشاء تقرير مخصص.
- معالج التقارير - سيرشدك معالج إنشاء التقرير خلال عملية إنشاء التقرير ، مما يسمح لك بتحديد البيانات وتجميعها وتنسيقها.
الخطوة 3. حدد مصدر البيانات لتقريرك الفارغ
إذا اخترت إنشاء تقرير فارغ ، يجب عليك تحديد مصدر البيانات. أولاً ، انقر فوق علامة التبويب ترتيب ، وحدد صحيفة الخصائص. أو يمكنك أيضًا الضغط على Alt + Enter.
انقر فوق السهم لأسفل بجوار "مصدر السجل". ستظهر قائمة بالجداول والاستعلامات الخاصة بك. حدد جدولاً أو استعلاماً وسيتم تحديد خياراتك للتقرير
الخطوة 4. أضف الحقول إلى تقريرك
بمجرد حصولك على المصادر ، يمكنك إضافة حقول إلى تقريرك. انقر فوق علامة التبويب "تنسيق" ، ثم انقر فوق "إضافة حقل موجود". ستظهر قائمة الحقول على اليمين.
- انقر واسحب الحقول التي تريد إضافتها إلى إطار التصميم. سيظهر الإدخال في تقريرك. عند إضافة حقول إضافية ، سيتم تعيينها تلقائيًا مع الحقول الموجودة.
- يمكنك تغيير حجم الحقل عن طريق النقر على ركنه وسحبه بالماوس.
- قم بإزالة حقل من التقرير بالنقر فوق عنوانه والضغط على Delete.
الخطوة 5. تجميع التقارير الخاصة بك
يسمح لك التجميع بمعالجة المعلومات بسرعة من التقارير ، لأن البيانات ذات الصلة منظمة بالفعل. على سبيل المثال ، قد ترغب في تجميع المبيعات حسب المنطقة أو البائع. يسمح لك التجميع بفعل ذلك بالضبط.
- انقر فوق علامة التبويب "تصميم" ، ثم انقر فوق "تجميع وفرز".
- انقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان في الحقل الذي تريد تجميعه. حدد "Group On" في القائمة.
- سيتم إنشاء رأس للمجموعة. يمكنك تخصيص عناوين العناوين لمجموعات التسمية.
الخطوة 6. احفظ التقرير وشاركه
بمجرد اكتمال تقريرك ، يمكنك حفظه ومشاركته أو طباعته مثل أي مستند آخر. استخدم التقارير لمشاركة تقارير الأداء مع المستثمرين ، ومعلومات الاتصال الخاصة بالعاملين ، والمزيد.
نصائح
يفتح Microsoft Access في وضع "Backstage View" ، والذي يوفر خيارات قائمة تسمح لك بفتح قاعدة بيانات أو إنشاء قاعدة بيانات جديدة أو الوصول إلى أوامر لتحرير قاعدة البيانات الخاصة بك
تحذير
لا تتوفر بعض الميزات في Access دائمًا ، بناءً على نوع قاعدة البيانات التي تقوم بإنشائها. على سبيل المثال ، لا يمكنك مشاركة قاعدة بيانات سطح المكتب على الويب ، ولا تتوفر بعض ميزات سطح المكتب مثل عدد الاستعلامات في قاعدة بيانات الويب
== المصدر ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx؟CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
