إذا كانت وظيفتك تتطلب منك الاتصال بالعملاء عبر الهاتف ، فمن المحتمل أن تترك رسائل صوتية كثيرًا. ومع ذلك ، ما الذي يجب قوله بالضبط بعد سماع صفارة على الهاتف؟ قد يكون تسليم جميع المعلومات ذات الصلة عبر البريد الصوتي أمرًا شاقًا ، لذلك ينتهي الأمر بالتجاهل للعديد من التفاصيل. استبدل التسليم المرتجل للرسائل الصوتية بالنظام الصحيح. من خلال بضع نقاط يسهل تذكرها ، يمكنك التأكد من نقل جميع المعلومات المهمة إلى المستلم بحيث تزداد فرص الحصول على مكالمة مرة أخرى.
خطوة
طريقة 1 من 3: تقديم نفسك
الخطوة 1. استخدم نبرة صوت مناسبة
بمجرد أن تبدأ الرسالة في التسجيل ، تحدث بصوت واضح ومسموع بسهولة. لا تتمتم أو تتحدث بسرعة كبيرة. حاول أن تجعل صوتك جذابًا وحيويًا لجذب انتباه المستمع. حتى لو لم يستطع رؤيتك ، ستكون نبرة صوتك واضحة. لذا ، تأكد من استخدام نبرة الصوت الصحيحة.
- انطق كل كلمة بصوت عالٍ. يمكن للإشارة السيئة أن تحجب صوتك ، بل قد تؤدي إلى نفاد كلماتك. يمكن سماع صوت المحادثة العادية بشكل غير واضح عند الاتصال.
- يجب أن تعكس جودة صوتك الغرض من المكالمة. على سبيل المثال ، يمكنك ترك رسالة صوتية عالية لتهنئة ابنة أختك على تخرجها من المدرسة. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في التعبير عن تعازيك ، فاترك رسالة صوتية جادة ومحترمة.
الخطوة 2. قل اسمك
اذكر اسمك في بداية الرسالة. بهذه الطريقة ، سيعرف الشخص المتصل بك من أنت. يمكن استخدام كلمات بسيطة ، مثل "هذا (لقبك)" في مواقف متنوعة. يمكنك أيضًا استخدام جمل أكثر تهذيبًا ، مثل "اسمي (الاسم الكامل)" إذا لم يقابلك الشخص المتصل بك مطلقًا. يمكن للأصدقاء والعائلة التعرف عليك دون مزيد من التعرف عليك. إذا كانت المكالمة متعلقة بالعمل ، يحتاج مستلم المكالمة إلى اسم لمعرفة الغرض من المكالمة ، حتى يتمكنوا من التفاعل بشكل شخصي أكثر.
- تبدو الخطوات المذكورة أعلاه تافهة ، ولكن غالبًا ما ينساها المتصلون القلقون عند ترك رسائل صوتية.
- إذا كان لديك عنوان مهني أو وصف ذاتي يمكن أن يساعد المتصل في التعرف عليك ، فذكره بعد اسمك. على سبيل المثال "اسمي د. عريف ، أخصائي الأشعة في مستشفى تانجيرانج العام "، أو" هذه تاسيا ، أنا والدة سيلفي في نفس الفصل مع طفلك."
الخطوة 3. حدد رقم هاتفك
اذكر رقم هاتفك بعد ذكر الاسم. ينتظر معظم مستلمي الهاتف حتى نهاية البريد الصوتي للحصول على معلومات الاتصال ، ولكن إذا لم يقم المستلم بإزالته على الفور ، فسيتعين عليهم بدء الرسالة مرة أخرى. تذكر أن تتحدث ببطء ووضوح عند ذكر رقم الهاتف حتى يتمكن المستلم من سماعه جيدًا.
- من الطرق البسيطة لقول رقم هاتف في بداية الرسالة أن تقول شيئًا مثل "هذا (اسمك) ، رقمي (رقم هاتفك)" أو "هذا (اسمك) من الرقم (رقم هاتفك))."
- على الرغم من أن ميزة معرف المتصل تسمح للمستلم برؤية رقمك ، إلا أنه لا يزال يوصى بذكر رقم الهاتف في حالة عدم حفظ رقمك أو إذا كنت تريد أن يتصل بك المستلم برقم آخر.
الخطوة 4. قم بإجراء الاتصال
عندما تسمع رسائل صوتية متعلقة بالعمل من مرسلين غير معروفين ، سيبدأ الناس في الشعور بالريبة أو يفقدون الاهتمام إذا كانوا لا يعرفون من أنت والغرض من المكالمة. تهدئتهم من خلال ذكر اسم صديق معروف أو الشخص الذي أعطى الرقم. مرة أخرى ، يمكن أن تجعل هذه الطريقة المكالمة أكثر شخصية. لن تكون رسائل البريد الصوتي متوقعة وستحصل على الأرجح على الرد الذي تتوقعه.
- حاول تقديم مقدمة موجزة لإعلام المستمعين ، مثل "تلقيت هذا الرقم من Andi ، الذي قال إنك ستبيع قاربك."
- حتى إذا كنت لا تطالب بأعمال تجارية ، فإن إنشاء اتصال شخصي يمكن أن يجعل المتلقي يشعر براحة أكبر. "هذا بوب ، جارك عبر المنزل" يبدو أكثر ودية من "هذا بوبي رحماديكا سيتياوان".
الطريقة 2 من 3: شرح احتياجاتك
الخطوة 1. فكر فيما ستقوله مسبقًا
قبل ترك بريد صوتي ، يجب أن تعرف ما الذي تحاول نقله. هذه ليست مشكلة إذا كان لديك هدف محدد في الاعتبار ، ولكن سماع أصوات التنبيه التي تشير إلى تسجيل بريد صوتي يمكن أن يجعل أي شخص يشعر بالتوتر. قسّم المعلومات التي تريد نقلها إلى عدة نقاط ، ثم اشرح كل شيء قبل إنهاء المكالمة.
- خاصة بالنسبة للرسائل الصوتية المهمة جدًا ، يمكنك كتابة نص تقريبي قبل تسجيل الرسالة.
- إذا كنت تتلعثم فجأة ، فركز على ذكر اسمك ومعلومات الاتصال وسبب الاتصال بإيجاز.
- تخيل أنك ترسل رسالة صوتية لترك رسالة رومانسية بخصوص موعد في الليلة السابقة. تخيل الرسالة الصوتية التي توشك على إيصالها قبل تسجيل الرسالة يمكن أن يمنحك شعورًا رائعًا وهادئًا ومريحًا بدلاً من أن تكون متوترًا وخجولًا.
الخطوة 2. اجعل رسالتك قصيرة
حدد بريدك الصوتي بـ 20-30 ثانية. نادرًا ما تحتاج إلى رسالة صوتية أطول من تلك المدة. لا تريد أن يتعب المستلمون من سماع الرسائل الطويلة جدًا والكلامية. حافظ على تركيزك واجعل الرسالة مباشرة في صلب الموضوع. يمكن أن تثير الرسائل القصيرة الفضول حتى يهتم المستلم بمعاودة الاتصال.
- من ناحية أخرى ، إذا كان بريدك الصوتي قصيرًا جدًا ، فقد يعتقد المستلم أنه غير مهم ثم يقوم بحذفه دون الاستماع إليه أولاً. من المحتمل أن يحدث هذا إذا اتصلت من رقم غير معروف.
- الغرض من ترك بريد صوتي هو حث شخص ما على معاودة الاتصال به ، وليس لمشاركة جميع المعلومات التي تريد إرسالها في مكالمة مباشرة.
الخطوة 3. ابدأ البريد الصوتي بأهم المعلومات
لا تتغلب على دوافعك للاتصال. إذا كنت تريد فقط أن تسأل عن أحوالك ، فقط قل ذلك. إذا كنت ترغب في عرض عنصر معين ، أو تأكيد موعد ، فقل ذلك. سيفقد المستمعون الاهتمام بسرعة ويحذفون الرسالة إذا لم تذكر الغرض من المكالمة في بداية الرسالة.
- لديك القليل من الوقت لتوصيل الرسالة. إذا كنت تتحدث كثيرًا ، فقد يكتم المستمعون الرسالة قبل أن تحصل على معلومات مهمة.
- من الأفضل توصيل الأخبار السيئة ، مثل "أبي في المستشفى" مباشرة ، ثم استغلال الوقت المتبقي للتعبير عن التعاطف والتفسير ، بدلاً من الذهاب والتكرار حتى يشعر المستمع بالقلق.
الخطوة 4. اترك الرسائل بشكل شخصي وعضوي
قاوم الرغبة في التحدث بصرامة كما لو كنت تتحدث على الهاتف. كن ودودًا ، وكن على طبيعتك ، وتحدث بشكل طبيعي. يمكن للأشخاص تحديد مندوب مبيعات يحاول حملهم على شراء شيء ما ، ومن المرجح أن يستمعوا إلى البريد الصوتي الخاص بك إذا شعروا بالاقتراب منهم بطريقة مهذبة.
التحدث وكأنك تقرأ نصًا سيمنح انطباعًا بأن المستمع هو مجرد شخص واحد من بين العديد من الأشخاص الذين تتصل بهم لتقديم نفس الشيء
طريقة 3 من 3: إغلاق البريد الصوتي
الخطوة الأولى. طرح سؤال أو طلب معين
عند إنهاء الرسالة ، اشرح سبب رغبتك في أن يقوم المستلم بمعاودة الاتصال. اطرح سؤالًا محددًا أو قدم طلبًا يحفزه على التقاط الهاتف. إذا شعر المستلم بالارتباك أو عدم التأكد من وجهتك بعد سماع الرسالة الصوتية ، فإن الرسالة لم تنجح.
- جرب استخدام عبارات مثل "أخبرني إذا كنت ترغب في تقديم الوصفة" أو "سأكون مهتمًا بسماع أفكارك حول هذا الاقتراح."
- يكون الأشخاص أكثر تحفيزًا لمعاودة الاتصال إذا قدمت طلبًا محددًا بدلاً من مجرد قول "إعادة الاتصال ، حسنًا".
الخطوة 2. أعد كتابة اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك
قم بإنهاء الرسالة بتكرار اسمك ورقم هاتفك. كرر رقم هاتفك مرتين حتى لا يخطئ المستلم ويمكنه تدوين الملاحظات. تأكد من تضمين جميع التفاصيل المفيدة عندما يتصل المستلم مرة أخرى ، مثل عندما يكون لديك وقت ومتى يكون أفضل وقت للاتصال.
- يعتبر قول رقم الهاتف أكثر من مرتين في نهاية الرسالة أكثر من اللازم ويمكن أن يكون مسيئًا لمتلقي الرسالة.
- لا تحتاج إلى ممارسة هذه الخطوة إذا تم نقل الرسالة بشكل عرضي إلى الأصدقاء أو العائلة.
الخطوة الثالثة. لا تنهِ الرسالة حرفياً
عندما يحين وقت قطع الاتصال ، لا تستمر في الثرثرة أو إطالة الرسائل دون داع. إذا لم يكن المستلم شخصًا تهتم لأمره ، فلا داعي لترك كلمات لطيفة. كلما طالت رسالتك ، قل الاهتمام الذي ستتلقاه من المستلم. لذا ، لا تفقد التركيز في النهاية. اشكره على الوقت الممنوح ودعه يواصل التواصل.
- الكلمات الختامية مثل "أتطلع إلى الاستماع منك" تكون أكثر دفئًا وفعالية من الكلمات التجارية المبتذلة ، مثل "أتمنى لك يومًا سعيدًا".
- لا تقفز إلى الاستنتاجات أو تلخص رسالتك في النهاية. إذا احتاج المستلم إلى التمرين على تفاصيل معينة ، فيمكنه إعادة إرسال رسالتك لاحقًا.
نصائح
- تذكر عندما تلقيت بريدًا صوتيًا جعلك تفكر في "ماذا يريد هذا الشخص؟" اترك رسالة صوتية تريد سماعها.
- قدم عنوان بريد إلكتروني أو معلومات اتصال بالإضافة إلى رقم هاتفك إذا كان هذا لا يزال ذا صلة بتفاعلك مع مستلم الرسالة.
- تذكر أن تذكر التاريخ إذا تركت رسالة بها معلومات متعلقة بالوقت.
- يبتسم! سيتم نقل ابتسامتك ، حتى لو كانت غير مرئية.
- إذا كنت تتصل لتناول موضوع حساس ، فحد من المعلومات التي تتم مشاركتها في البريد الصوتي حتى لا يسمعها أي شخص آخر.
- في حالات الطوارئ أو الكوارث الطبيعية ، استخدم البريد الصوتي لإبلاغك بأنك بخير.
تحذير
- إذا كنت تحاول استدعاء شخص ما لمعاودة الاتصال ، فلا تخبره عن فشل مكالماتك السابقة. سيؤدي ذلك إلى إزعاج المستمع ولن يشعر بالراحة في التعامل معك.
- من الناحية المهنية ، يجب عليك دائمًا ترك بريد صوتي إذا لم يرد الشخص على الهاتف. تشير رؤية الكثير من المكالمات الفائتة بدون بريد صوتي إلى أن عملك ليس مهمًا.
