الأرشفة والأرشفة التلقائية من ميزات Office 2007 التي تسمح لك بنقل الملفات القديمة إلى موقع أرشيف خلال فترة زمنية محددة. بشكل عام ، يقوم Outlook 2007 بأرشفة الملفات تلقائيًا كل 14 يومًا ، ولكن يمكنك أرشفة الملفات يدويًا ، أو تعيين الأرشفة التلقائية لأرشفة الملفات وفقًا لجدول زمني.
خطوة
طريقة 1 من 2: الأرشفة يدويًا
الخطوة 1. انقر فوق "ملف" في الجزء العلوي من نافذة Outlook 2007 ، ثم حدد "أرشيف"
سيظهر مربع حوار أرشيف.
الخطوة 2. حدد زر أرشفة هذا المجلد وجميع المجلدات الفرعية.
الخطوة 3. انقر فوق القائمة الموجودة بجوار عناصر أرشفة أقدم من ، ثم حدد التاريخ الذي تريده
الخطوة 4. انقر فوق "استعراض" ، ثم حدد موقعًا لحفظ ملف الأرشيف
الخطوة 5. انقر فوق "موافق"
ستتم أرشفة جميع الملفات في Outlook الأقدم من التاريخ الذي حددته.
الطريقة 2 من 2: تخصيص الأرشفة التلقائية
الخطوة الأولى. انقر فوق "أدوات" في الجزء العلوي من نافذة Outlook 2007 ، ثم حدد "خيارات"
سيظهر مربع الحوار "خيارات".
الخطوة 2. انقر فوق علامة التبويب أخرى ، ثم انقر فوق الأرشفة التلقائية.
الخطوة الثالثة. حدد خانة الاختيار تشغيل الأرشفة التلقائية كل ، ثم حدد تردد المسح من القائمة المتاحة
بشكل عام ، سيفحص Outlook 2007 الملفات القديمة كل 14 يومًا.
الخطوة 4. حدد خيارًا أو أكثر من الخيارات أدناه حسب الحاجة:
- المطالبة قبل تشغيل الأرشفة التلقائية: ستعرض هذه الميزة رسالة تذكير قبل عملية الأرشفة ، لذا يمكنك إلغاء جلسة الأرشفة التلقائية إذا كنت ترغب في ذلك.
- حذف العناصر منتهية الصلاحية: تسمح هذه الميزة لبرنامج Outlook بحذف الملفات بمجرد أن تصبح قديمة بدرجة كافية.
- أرشفة العناصر القديمة أو حذفها: تتيح لك هذه الميزة أرشفة أو حذف ملفات معينة بمجرد أن تصبح قديمة بدرجة كافية.
- إظهار مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات: عند تشغيل هذه الميزة ، سيظهر دليل الأرشيف في جزء التنقل في Outlook ، حتى تتمكن من تصفح الملفات المؤرشفة بسهولة.
- تنظيف العناصر الأقدم من: يسمح لك هذا الإعداد بتحديد عمر الملفات المراد أرشفتها ، من يوم واحد إلى 60 شهرًا.
- نقل العناصر القديمة إلى: تتيح لك هذه الميزة اختيار مكان حفظ الملفات المؤرشفة.
- حذف العناصر نهائيًا: تسمح هذه الميزة لبرنامج Outlook بحذف الملفات القديمة مباشرةً دون أرشفتها أولاً.
الخطوة 5. انقر فوق "موافق". سيتم حفظ إعدادات الأرشفة التلقائية الخاصة بك وتنشيطها.
