الأرشفة أبجديًا هي طريقة لتنظيم المستندات المهمة في كل من الحياة الشخصية والمهنية. تسمح لك الأرشفة الأبجدية بالعثور على الملفات الفردية واستعادتها بسرعة. هذا يضمن حماية جميع المستندات وفي متناول اليد دائمًا. هناك العديد من القواعد لتقديم الملفات أبجديًا باللغة الإندونيسية للحفاظ على نظام حفظ معقول.
خطوة
جزء 1 من 2: الأرشفة أبجديًا
الخطوة 1. حدد النظام الأبجدي الذي تريد استخدامه
على الرغم من أن الأمر قد يبدو بسيطًا ، إلا أن نظام الملفات الأبجدي لديه العديد من الخيارات للاختيار من بينها. يجب عليك اختيار نظام واحد وتطبيقه باستمرار.
- يعتمد التصنيف حرفًا بحرف على كل حرف في كل كلمة بالترتيب الذي وردت به ، ويتجاهل المسافات بين الكلمات.
- تتم الأرشفة كلمة بكلمة عن طريق فرز كل ملف بناءً على الحرف الأول من كل كلمة على التوالي.
- يأخذ الإيداع وحدة تلو الأخرى كل كلمة واختصار وأولية في الاعتبار ويفرزها. هذا هو النظام الذي يوصى عادة بتنفيذه.
الخطوة 2. تجميع الملفات
بمجرد حصولك على جميع الملفات التي تريد أرشفتها ، قرر كيفية تجميعها معًا. يمكنك استخدام تنسيق القاموس ، حيث يتم فرز كل شيء أبجديًا ، بغض النظر عن نوع الملف أو الملفات الموجودة فيه. يمكنك أيضًا استخدام تنسيق الموسوعة ، حيث تقوم بتجميع الملفات حسب النوع أو الموضوع ، ثم فرزها أبجديًا.
إذا كان لديك أنواع مختلفة من الملفات لأرشفتها (إيصالات ، إيصالات ضريبية ، خطابات ، إلخ) ، نوصي باستخدام تنسيق الموسوعة. قم بتجميع الملفات حسب النوع أولاً ، ثم قم بفرزها أبجديًا. استخدم حدًا أو رمزًا لونيًا لفصل المستندات
الخطوة 3. قم بفهرسة الملفات المؤرشفة
تقوم الفهرسة بتجميع كل قسم من عنوان الملف في وحدات مناسبة. لفهرسة الملفات قبل أرشفتها ، تحتاج إلى تقسيم عناصر كل اسم ملف وإنشاء اسم جديد يتم تعديله أبجديًا ويختلف عن الاسم الافتراضي. كمثال:
- لنفترض أنك بحاجة إلى فهرسة وأرشفة الملفات التالية: مقال عن Anoa بعنوان "Anoa Eating Behavior" ، سيرة ذاتية لخبير Anoa الرائد ، Jasmin A. Dahlia ، وكتيب ترويجي لمعرض Anoa في حديقة حيوان جاكرتا.
- تمت فهرسة السيرة الذاتية لـ Jasmin A. Dahlia على أنها "Dahlia، Jasmin A." لأنه في التسجيل يجب أن يكون الاسم الأخير هو الأول ، وبالتالي يتم أرشفة الملفات في مجموعة الحرف "D".
- إذا اخترت طريقة تصنيف مثل القاموس ، فيجب فهرسة المقالة "Anoa Eating Behavior" وفقًا لذلك. وفقًا لذلك ، أرشفته في مجموعة الأحرف "P" (لـ "السلوك").
- بخلاف ذلك ، يمكنك فهرسة "Anoa Eating Behaviors" على أنها "Anoa، Eating Behaviors" إذا كنت تستخدم تجميعًا بتنسيق موسوعة ، بدلاً من أرشفة الملفات المرتبطة بـ anoa. ثم يتم أرشفة هذا الملف في مجموعة الحروف "A".
- يمكن فهرسة الكتيب الترويجي على أنه "Anoa، Exhibition (Jakarta Zoo)" إذا توقعت أنه سيكون هناك الكثير من المواد في معرض Anoa. على سبيل المثال ، يمكنك فهرسة ملف آخر باسم "Anoa، Exhibition (Bandung Zoo).
- بخلاف ذلك ، يمكن فهرسة الكتيب الترويجي باسم "حديقة حيوان جاكرتا ، (معرض أنوا)" إذا كنت تتوقع تلقي عدة ملفات متعلقة بحديقة حيوان جاكرتا ، أو إذا كنت ترغب في استخدام تجميع تنسيق الموسوعة على الملفات حسب الموقع الجغرافي.
الخطوة 4. قم بفرز الملفات أبجديًا وفقًا لاسم الفهرس الخاص بها
القاعدة العامة للحفظ أبجديًا هي ترتيب الملفات من A (أولاً) إلى Z (أخيرًا). استخدم المعلومات الخاصة لتعريف التمييز والترتيب بحيث يمكنك فصل الملفات. كمثال:
- قد يكون الترتيب المفهرس في الخطوة السابقة شيئًا من هذا القبيل (اعتمادًا على النظام المستخدم): "داليا ، جاسمين أ" ، "حديقة حيوان جاكرتا (معرض أنوا)" ، و "سلوك أكل أنوا" أو "معرض أنوا (جاكرتا) Zoo)) "،" Anoa ، Eating Behavior "، و" Dahlia ، Jasmin A. ".
- ملفات "Kangaroo" مرتبة بعد ملفات "Elephant". ستكون ملفات "الزرافة" بينهما ، وملفات "Anoa" مرتبة قبل "Bear" و "Sheep". وهكذا فإن الترتيب هو: "أنوا" ، "الدب" ، "الأغنام" ، "الفيل" ، "الزرافة" ، "الكنغر".
- إذا أضفت لاحقًا ملفات "Armadillo" ، فستكون بعد "Anoa". نظرًا لأن كلاهما يبدأ بالحرف "A" ، فسيتعين عليك إلقاء نظرة على الحرف بعد الحرف A ("N" لـ anoa و "R" لـ "armadillo") لتحديد الترتيب. وهكذا فإن الترتيب الجديد هو: "أنوا" ، "أرماديلو" ، "دب" ، "شيب" ، "فيل" ، "زرافة" ، "كنغر".
الخطوة 5. قم بتسمية مجلد الملف الخاص بك
لتسهيل العثور عليه ، قم بتسمية كل مجلد أرشيف باسم الفهرس المقابل للملف الموجود فيه. تعمل هذه الطريقة أيضًا على تسهيل أرشفة الملفات الجديدة بالترتيب.
- ضع الأرشيف في مجلده.
- سيكون من الأسهل إذا قمت بترميز المجلد بالألوان لزيادة قابليته للاستخدام. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم تجميع تنسيق الموسوعة ، فسيتم تعيين لون خاص لكل مجموعة ، ويتم تسمية كل ملف في كل مجموعة وفقًا للون الخاص به.
الخطوة 6. قم بتوثيق نظام الفهرسة والإيداع
يجب تنفيذ نظام الفهرسة وحفظ الملفات الخاص بك بشكل متسق. تأكد من أن كل شخص لديه حق الوصول إلى الملف يعرف النظام الذي يعمل عليه. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء أو مشاركة مستند يحتوي على تفاصيل قواعد نظام الملفات الخاصة بك. سيساعد هذا الجميع على استخدام نظام الملفات بكفاءة.
الخطوة 7. أرشفة الملف الجديد بشكل صحيح
ضع الملفات في الخزانة حسب اسم الفهرس والترتيب الأبجدي ، وفقًا لنظامك. إذا لزم الأمر ، انقل الملف الحالي لتضمين الملف الجديد في مكانه الصحيح.
جزء 2 من 2: معالجة الحالات الخاصة
الخطوة 1. أرشفة الملفات وفقًا لشروط هامة
في بعض الأحيان يكون من الأسهل أرشفة الملفات بالكلمات الرئيسية ، بدلاً من العنوان أو الاسم المدرجين هناك. يضمن ذلك إمكانية فهرسة الملفات والبحث فيها باستخدام أكثر المصطلحات منطقية. كمثال:
يمكن فهرسة "البنك الأول في جاكرتا" وأرشفته باسم "جاكرتا ، البنك الأول". "Jakarta" هو المصطلح الرئيسي في هذا الإدخال ، بدلاً من "First" أو "Bank" ، خاصةً إذا كان لديك ملفات أخرى تحمل اسمًا مشابهًا ، مثل "First Bank in Bandung" أو "First Bank in Medan"
الخطوة 2. فرز الأسماء حسب الاسم الأخير
يوصي الأرشيف القياسي بفهرسة الأسماء الأخيرة للأشخاص أولاً لأنها تعتبر مصطلحات مهمة.
- لذلك ، تمت فهرسة "ياسمين أ. داليا" وأرشفتها باسم "داليا ، ياسمين أ".
- قم بتضمين العنوان (دكتور ، عير ، إلخ) في النهاية. على سبيل المثال ، "د. Jasmin A. Dahlia "تمت فهرستها وأرشفتها كـ" Dahlia، Jasmin A.، Dr. ".
- عادة ، يتم فرز الأسماء حسب تهجئتها حرفًا بحرف. على سبيل المثال ، سيكون "MacDonald" قبل "McDonald". لذلك ، "D" ، "L" ، "Le" ، "de" ، إلخ. تعتبر جزءًا من الاسم وليست وحدة منفصلة. عادة ما يتم تطبيق هذا على الأسماء الأجنبية. على سبيل المثال ، تم ترتيب الملفات "Heinlein" و "Le Guin" و "L'Engle" و "Wolfe" بشكل صحيح (ليس "L'Engle ،" Le Guin "،" Heinlein "،" Wolfe ").
- عادةً ما يتم تطبيق استثناء لهذه القاعدة عندما يكون اسم الشخص جزءًا من اسم شركة أو مؤسسة. في هذه الحالة ، تعامل مع اسم الشخص كوحدة في اسم النشاط التجاري. على سبيل المثال ، يتم تقديم "Jasmin A. Dahlia Pest Control Services" تحت مجموعة الحرف "J" ، ولم يتم فهرستها على أنها "Dahlia، Jasmin A. Pest Control Services".
الخطوة الثالثة. تجاهل المقالات وحروف العطف وحروف الجر
المقالات (مثل "a" و "an" و "the" بالإنجليزية) ، وحروف العطف (على سبيل المثال ، "و" ، و "لكن" ، و "أو") ، وحروف الجر (على سبيل المثال "مع" و "من" و " إلى ") عادةً في الفهرسة والأرشفة أبجديًا لأنه لا يعتبر مصطلحًا مهمًا. هذا صحيح حتى إذا كانت المقالات أو حروف العطف أو حروف الجر تشكل اسم الملف. كمثال:
- تم أرشفة الملف بعنوان "تحقيق في ممارسات التغذية في Emu" في مجموعة الحرف "E" ، لـ "Emu" (كلمة مهمة في عنوان الملف) ، بدلاً من الحرف "A" من "an" لأن هذا هو مقالة باللغة الإنجليزية.
- تم إدراج "Dahlia and Soetono، Pest Control Services" بعد "Dahlia، Jasmin A." تبدأ أسماء الفهرس بالحرفين "Dahlia" بحيث يتم نقل تحديد الترتيب إلى المصطلح المهم التالي (في هذه الحالة ، "Soetono" و "Jasmin") لتحديد ترتيب الإيداع. تجاهل كلمة "و" لأنها ليست ذات دلالة.
الخطوة 4. تعامل مع الاختصارات كما لو تم نطقها
في التسجيل ، قد تصادف اختصارات مثل "Tbk". (اختصار لـ "فتح"). عادة ، تقوم بفهرسة الملفات وأرشفتها مثل كلمة ، وليس مجرد سلسلة من الأحرف.
على سبيل المثال ، تم أرشفة "Jasmin A. Dahlia Mining Company" بعد "Jasmin A. Dahlia Tbk."
الخطوة 5. اكتب الأرقام كالمعتاد
عندما تقوم بأرشفة الملفات أبجديًا ، سترى الملفات التي تحتوي على أرقام. عادة ، يتم أرشفة هذه الملفات كالمعتاد ، وليس كما لو كانت مكتوبة. يتم أرشفة الأرقام أيضًا قبل الأحرف.
- على سبيل المثال ، ستتم أرشفة "3 Days Forever" قبل "100 Business Tips" (لأن الرقم "3" يأتي قبل "100").
- ستتم أرشفة "نصائح التجارة" و "نصائح تشغيل الأسهم" بعد "100 نصيحة عمل" لأنه يتم ترتيب الأرقام قبل الأحرف.
- يتم التعامل مع الأرقام التي تم تهجئتها على أنها كلمات بدلاً من أرقام. على سبيل المثال ، ملفات "100 Great Leaders in the Business World" و "مائتا نصيحة قوية لممارسة الأعمال التجارية" و "Tips for Doing Business" مرتبة.
- ومع ذلك ، إذا كان ذلك يجعل عملية التسجيل أسهل ، فلا تتردد في إجراء استثناء وفرز الأرقام دائمًا كما لو كانت مكتوبة.
الخطوة 6. تعامل مع الأحرف الخاصة
يجب أن تؤخذ في الاعتبار جميع الأحرف غير الأبجدية أو غير الرقمية التي تمت مواجهتها أثناء الفهرسة. ومع ذلك ، فإن التعامل مع الأحرف ذات الصلة يعتمد على النوع:
- عادةً ما يتم تجاهل علامات الترقيم (مثل الفواصل العليا والنقاط والفواصل). على سبيل المثال ، يتم أرشفة ملفات "أفضل قهوة في واشنطن" و "معرض ولاية واشنطن" بالترتيب.
- عادة ، يتم تجاهل علامات التشكيل واعتبارها حروفًا ذات صلة. على سبيل المثال ، تمت أرشفة "clair" كـ "Eclair" ، و "ber" كـ "Uber". ومع ذلك ، لا يتم تطبيق هذه الطريقة إذا قمت بأرشفة الملف أبجديًا بلغة تستخدم علامات التشكيل بحيث يجب الالتزام بالترتيب الأبجدي العادي لتلك اللغة.
الخطوة 7. استخدم قاعدة "لا شيء قبل شيء" إذا لزم الأمر
عادةً ، يتم تجاهل المسافات (بما في ذلك علامات الترقيم والعناصر الأخرى التي تم تخطيها) عند الأرشفة أبجديًا. ومع ذلك ، إذا واجهت ملفات تبدأ بطريقة مماثلة ، فاستخدم مسافة أو قاعدة "لا شيء قبل شيء" لتحديد الترتيب في الأرشيف.
- على سبيل المثال ، يتم أرشفة ملفات "Bank Jakarta" و "Bank Bandung" و "Bank Medan" بهذا الترتيب.
- وهكذا فإن ملف "داليا ياسمين أ." كان قبل "داليا ، ياسمين أ. ، د.".
الخطوة 8. قم بتمييز الملف بمعلومات أكثر تفصيلاً ، إذا لزم الأمر
في حالات نادرة ، لا تكون المعلومات الأبجدية كافية لتحديد ترتيب الملفات. لو ذلك. استخدم المزيد من المعلومات لفهرسة الملفات وأرشفتها. ضع علامة على المعلومات الإضافية في كل ملف حتى يمكن تمييزها. كمثال:
- إذا كانت لديك ملفات لشخصين باسم Jasmin A. Dahlia ، فقم بفرزها حسب تاريخ الميلاد. يأتي ملف "داليا ، ياسمين أ. (مواليد 1853)" قبل "داليا ، ياسمين أ. (مواليد 1967).
- يمكنك أيضًا فرز الملفات حسب الموقع الجغرافي. إذا كانت لديك ملفات من ثلاثة بنوك مختلفة من ثلاثة مواقع مختلفة ، وكان لكل بنك اسم "Bank Mandiri" ، ففرزها مثل المثال التالي: "Bank Mandiri (Bandung)" و "Bank Mandiri (Jakarta)" و "Bank منديري (ميدان) ".
- لذلك ، إذا كان لديك ملفان عن الدببة أو أنواع الدببة ، فقم بتمييزها بشكل أكبر حسب الأنواع والموقع الجغرافي وما إلى ذلك. على سبيل المثال ، ملفات "Bear، Chocolate" و "Bear، Polar" (بالترتيب) أو ملفات "Bear (أوروبا)" و "Bear (أمريكا الشمالية)" (بالترتيب).
الخطوة 9. إخطار جميع الاستثناءات والقواعد الخاصة
تأكد من أن كل من يستخدم ملفاتك على علم بأي استثناءات لإرشادات نظام الملفات القياسية. سيساعد هذا في ضمان استخدام كل شخص لنظام الملفات بشكل صحيح وفعال.
