عندما تتخذ قرارًا بترك وظيفتك والانتقال إلى موقع جديد ، يجب عليك تقديم إشعار لمدة أسبوعين على الأقل بنيتك في الاستقالة. استمر في القراءة لتتعلم كيفية كتابة خطاب استقالة مهذب ولكن حازم لتسليمه إلى رئيسك في العمل.
خطوة
جزء 1 من 3: ماذا تقول وكيف تقوله
الخطوة الأولى: قم بعمل بيان واضح وموجز
يجب أن يذكر السطر الأول من خطاب الإخطار الخاص بك بوضوح أنك ستستقيل من منصبك في نهاية فترة الأسبوعين. لا تستخدم الجمل التي يمكن أن تعطي انطباعًا بأنك على استعداد للبقاء لفترة أطول أو تغيير رأيك بالعرض الصحيح.
- مثال جيد: "هذا الخطاب هو إشعار رسمي باستقالتي من [اسم الشركة] كـ [اسم الوظيفة] ، ساري المفعول في [تاريخ الاستقالة]."
- مثال جيد: "أستقيل بموجب هذا باعتباري [اسم الوظيفة] في [اسم الشركة] ، ساري المفعول [تاريخ الاستقالة] ، بعد أسبوعين من [تاريخ اليوم].
- مثال سيء: "أنوي ترك منصبي كـ [اسم الوظيفة]. يرجى إعلامي متى يكون الإطار الزمني الأنسب لك."
- مثال سيء: "إذا سارت الأمور كما هو متوقع ، أنوي الاستقالة من منصبي في هذه الشركة بعد أسبوعين من الآن."
الخطوة الثانية. امنح رئيسك في العمل أسبوعين على الأقل
اليوم ، لا يُطلب من معظم الموظفين تقديم خطاب استقالة مقدمًا بأسبوعين ، لكنه لا يزال يعتبر مجاملة مهنية.
- إذا استقلت قبل أقل من أسبوعين ، فقد يتساءل صاحب العمل المستقبلي عما إذا كنت ستفعل الشيء نفسه معهم.
- إذا كانت شركتك تدخل حاليًا فترة مزدحمة بشكل خاص ، فيمكنك التفكير في تقديم "إشعار بأربعة أسابيع" مقدمًا بدلاً من أسبوعين فقط.
- يجب على كبار المديرين التنفيذيين والموظفين في المستويات العليا أيضًا التفكير في تقديم إشعار قبل أكثر من أسبوعين. كقاعدة عامة ، خصص مقدارًا من الوقت يساوي مقدار وقت الإجازة المخصص لمركزك. على سبيل المثال ، إذا كان مركزك يمنحك إجازة لمدة ثلاثة أسابيع ، فيجب عليك أيضًا إعطاء "إشعار بثلاثة أسابيع" مقدمًا.
الخطوة الثالثة: تجنب ذكر أسباب استقالتك
هذا مهم بشكل خاص إذا كانت أسبابك إشكالية إلى حد ما ، ولكن حتى إذا كنت تريد ترك الشركة بشروط جيدة ، فلا يزال يتعين عليك تجنب ذكر هذه الأسباب في خطاب استقالة رسمي.
- ومع ذلك ، يجب عليك ذكر هذا السبب عندما يُطلب منك مباشرةً تقديمه.
- يجب عليك أيضًا تقديم سبب للمشاركة مع المشرفين وزملاء العمل الذين سيسألون بالتأكيد عن سبب التخطيط للمغادرة. لا يلزم تضمين هذا المنطق في خطاب رسمي ، ولكن لا يزال من المفيد أن تكون مستعدًا عندما يُطلب منك ذلك شخصيًا.
الخطوة 4. كن رسميًا وودودًا
يجب أن تكون النغمة العامة لخطاب الإخطار احترافية ، لكن ليست احترافية لدرجة أنك ستصادفها باردة أو قاسية. عادة ، يجب أن تكتب الرسالة بأصدق نبرة صوت سبق لك التعامل معها مع رئيسك في العمل.
- إذا كان تواصلك مع رئيسك يتبع دائمًا بنية مهنية صارمة ، فاتبع تلك النغمة في إشعاراتك. من ناحية أخرى ، إذا كنت تتواصل مع رئيسك في العمل بطريقة شخصية ، فلا تخف من استخدام نبرة شخصية أكثر. لا تزال النغمة الشخصية مناسبة طالما أنها ليست عابثة أو تافهة.
- مثال جيد: "أنا ممتن جدًا للخبرة والتطور اللذين تم إعطاؤهما لي أثناء العمل معك."
- مثال سيء: "أشهد رسميًا ، للتسجيل ، أنني مستمر في الحفاظ على أعلى درجات الاحترام لشركة ABC وليس لدي أي نية سيئة تجاه أي رؤسائ أو زملاء عمل في هذه الشركة."
- مثال سيء: "شكرًا على كل شيء!"
الخطوة 5. حدد لهجة إيجابية
ستكون هذه الرسالة هي آخر مستند في مجلد الموظفين ، لذا يجب أن تترك انطباعًا جيدًا. حتى لو كنت تكره الوظيفة التي تتركها ولا تريد أن يكون لديك أي علاقة بأي شخص في الشركة بعد الآن ، فلا يزال يتعين عليك ترك الجسور خلفك بدلاً من حرقها على الأرض.
- إذا اتصل صاحب العمل المستقبلي بصاحب العمل السابق ، وسمعت أنك تركت خطاب استقالة إيجابيًا ، فمن شأنه أن يترك انطباعًا جيدًا عليك. من المفيد أيضًا أن يكون الموظف في الشركة القديمة المسؤول عن سحب ملفك لا يعرف الكثير عنك.
- لا تسيء أبدًا لأي شخص في الشركة أو تنتقد إدارة الشركة في خطاب الاستقالة الخاص بك.
الخطوة 6. اشكر رئيسك في العمل
أدخل جملة أو جملتين تشكر فيه رئيسك على منحه فرصة وخبرة العمل في الشركة. تساهم كل وظيفة في حياة المرء ، حتى لو كانت العيوب تفوق بكثير الإيجابيات.
- إذا كانت تجربة عملك إيجابية في الغالب ، فتأكد من إظهار امتنانك. اكتب شيئًا مثل ما يلي ، "لا يمكنني حتى أن أشكرك بما يكفي على مدار السنوات الثلاث الماضية. لقد تعلمت أكثر بكثير مما كنت أتوقع وأقدر حقًا لطفك وصبرك ".
- إذا كانت تجربة عملك سلبية في الغالب ، فقم بإعطاء ملاحظة عامة شكر لك. جرب شيئًا مثل ما يلي ، "أريد أيضًا أن أشكرك على منحي التجربة على مدار السنوات الثلاث الماضية."
الخطوة السابعة: أخبر رئيسك في العمل أنك تنوي إكمال المشاريع الكبرى
كعمل أخير من أعمال الولاء والمسؤولية ، يجب عليك تسجيل أي مشاريع معلقة أو حالية كان من الممكن أن تفشل دون مساعدتك وتعهد بأنك ستكمل المشروع ولن تترك الشركة في ورطة.
- يمكن استبعاد المشاريع الجارية والمشاريع الصغيرة التي يمكن التعامل معها من قبل شخص آخر.
- سيترك هذا انطباعًا جيدًا لدى رئيسك في العمل ، لذلك من المرجح أن يكون المدير على استعداد لمنحك توصية جيدة لرئيس آخر في المستقبل إذا طُلب منه ذلك.
الخطوة 8. تقديم الدعم بعد الاستقالة
نظرًا لأن الشركة تنتقل إلى سير عمل مختلف بعد مغادرتك ، سيكون هناك بعض السقطات. في خطاب الاستقالة الخاص بك ، اعرض مساعدة الشركة خلال عملية الانتقال حتى بعد انتهاء عقد العمل الخاص بك.
قدم رقم هاتف و / أو عنوان بريد إلكتروني يمكن للشركة استخدامه للاتصال بك لطرح أي أسئلة
الخطوة 9. اختتم بملاحظة شكر
حتى لو شكرته في وقت سابق في الرسالة ، فمن الحكمة إغلاق الرسالة بإعادة التعبير عن امتنانك.
مثال: "سأكون دائمًا ممتنًا لك ولموظفي شركة ABC على كل ما فعلته من أجلي."
جزء 2 من 3: تأليف الرسائل
الخطوة الأولى. اكتب خطابًا وليس بريدًا إلكترونيًا
عند تقديم إشعار الاستقالة ، يجب عليك كتابته في رسالة مطبوعة ومطبوعة بدلاً من البريد الإلكتروني. يجب تقديم هذا الخطاب إلى مشرفك مباشرة.
- على الرغم من أن كتابة رسائل البريد الإلكتروني قد تبدو أسهل وأسرع ، إلا أنها تعتبر بشكل عام أقل احترافًا وغير مرغوب فيها بشكل عام.
- لا ترسل خطاب الإخطار الخاص بك عن طريق البريد أو نظام التسليم في مكتبك. سيؤدي ذلك إلى حدوث تأخيرات ، وبحلول الوقت الذي يتلقى فيه رئيسك الخطاب ، قد يكون الأسبوعان المخطط لهما في منتصف الطريق بالفعل.
الخطوة 2. اكتب التاريخ في الزاوية اليسرى العليا
كمعيار لكتابة خطاب رسمي ، يجب كتابة التاريخ بتنسيق التاريخ والشهر والسنة في الزاوية العلوية اليسرى من الصفحة. يجب كتابة الشهر بأحرف ، بينما يجب أن يكون التاريخ والسنة بتنسيق رقمي.
- مثال: 26 حزيران (يونيو) 2013
- تذكر أنك عادة لا تحتاج إلى تضمين عنوان المرسل لأن عنوانك سيكون هو نفسه عنوان صاحب العمل الخاص بك. ومع ذلك ، يمكنك استخدام ورق الشركة مع العنوان إذا كان هذا هو ما تفضله.
الخطوة الثالثة. ضع في اعتبارك تضمين عنوان المستلم
إذا كنت تستخدم ورق الشركة ذي الرأسية ، فيمكنك اختيار عدم تضمين عنوان المستلم ، لأن هذا خطاب مرسل من داخل الشركة نفسها. لكن تضمين العنوان فكرة جيدة ، حيث يتيح لك توجيه الرسالة إلى رئيسك على وجه التحديد.
- اكتب اللقب والاسم الكامل لرئيسك في الجملة الأولى.
- اكتب اسم الشارع في السطر التالي والمدينة والولاية والرمز البريدي في السطر التالي.
- تخطي سطرًا واحدًا بين تاريخ وعنوان المستلم. تخطي سطرًا إضافيًا بين عنوان المستلم والترحيب تحته. يجب أن يكون العنوان نفسه بمسافة واحدة.
الخطوة 4. قم بتحية رئيسك مباشرة في جملة ترحيب
يجب أن تفتح رسالتك بـ "Dear. (اسم صاحب العمل) "ولا تستخدم أبدًا تحية غامضة أو عامة مثل" لمن يهمه الأمر ".
يجب أن تحيي رئيسك في العمل بنفس الطريقة التي تحيي بها عادة ، حتى لو كانت هذه الطريقة غير رسمية بعض الشيء. على سبيل المثال ، إذا كنت عادةً ما تحيي رئيسك بالاسم الأول ، فاكتب "عزيزي. جينيفر ". إذا كانت علاقتك مع رئيسك في العمل مهنية فقط ، فاستخدم "عزيزي. والدة جينيفر سميث"
الخطوة 5. اكتب نص رسالتك
تخطي سطرًا بعد التحية قبل البدء في كتابة نص الرسالة وفقًا للإرشادات الواردة في هذه المقالة.
- يجب أن تكون كل فقرة في النص ذات مسافة واحدة ، ولكن يجب أن يكون هناك سطر فارغ بين كل فقرة منفصلة. وأيضًا لا يلزم وضع مسافة بادئة بين الفقرات.
- اكتب حرفًا في صفحة واحدة كحد أقصى.
الخطوة 6. استخدم غطاء دافئ
من أجل الحفاظ على نغمة ودية وإيجابية ، يجب أن تعطي خاتمة تبدو أكثر دفئًا وأكثر صدقًا من نهاية نموذجية مثل "تحياتي" أو "شكرًا لك" أو "مع خالص التقدير".
-
تشمل بعض الأمثلة على الأغطية ما يلي:
- أحر تحياتي
- لدي آمال كبيرة في نجاحك
- شكرا جزيلا على كل شيء حتى الآن
- مع خالص الشكر وأحر التمنيات.
الخطوة 7. اكتب اسمك ووقع عليه
اكتب اسمك بالكامل أربعة أسطر أسفل الإغلاق وضع توقيعًا بين الغلاف والاسم.
جزء 3 من 3: تقديم خطاب الاستقالة
الخطوة 1. قم بتسليم خطاب الاستقالة مباشرة إلى صاحب العمل
الطريقة الأكثر احترافًا هي تسليم خطاب الاستقالة إلى رئيسك في العمل في المرة الأولى وبشكل شخصي.
- عادةً ما يتعين عليك تحديد موعد اجتماع ، ولكن إذا كنت تعمل في شركة صغيرة ولديك علاقة وثيقة مع رئيسك في العمل ، فقد تتمكن من القدوم إلى مكتبه دون سابق إنذار.
- أغلق الباب خلفك عندما تدخل للحفاظ على خصوصية المحادثة.
- قدم خطاب الاستقالة إلى صاحب العمل واشرح ما هو عليه عند تقديمه.
- من المحتمل أن يناقش رئيسك الموقف معك. حتى إذا كانت الرسالة تجيب بالفعل على الأسئلة المطروحة عليك ، فأجب عن كل سؤال بالكامل.
- قل شكراً عندما تغادر الغرفة وتصافح.
الخطوة الثانية. سلم نسخة من الخطاب لمن يحتاجها
يختلف هذا باختلاف الشركة ، ولكن عادةً ما يحتاج قسم الموارد البشرية إلى نسخة كما سيحتاج مشرفك.
يجب إخطار زملاء العمل والموجهين وأعضاء الفريق والعملاء شخصيًا باستقالتك. لا يحتاجون إلى نسخة مصدقة من خطاب الاستقالة الخاص بك
الخطوة 3. اعمل بجد حتى النهاية
إذا طُلب منك إكمال المشاريع الكبرى قبل المغادرة عند كتابة الخطاب ، فيجب عليك الامتثال وإكمال المشاريع.
- حتى إذا لم تقم بتحديد أي مواعيد ، فلا يمكنك التراخي خلال الأسبوعين الأخيرين من وظيفتك. سيكون الانتقال صعبًا على الجميع ، ومن وظيفتك المهنية أن تجعل الانتقال سلسًا قدر الإمكان لصاحب العمل الذي تغادره.
- من ناحية أخرى ، إذا كنت تشك في أن الشركة تعاملك بشكل غير عادل لأنك أعلنت استقالتك ، فلا تدعهم يستغلونك أو يدفعك إلى الجنون بكمية غير إنسانية من العمل الإضافي.
