كثيرًا ما نسمع أشخاصًا يشكون من عدم وجود وقت كافٍ لإكمال المهام. إذا واجهت نفس الشيء ، فلا تقلق! يمكنك تحقيق أقصى استفادة من وقتك المتاح من خلال إتقان بعض المهارات التنظيمية الأساسية وإدارة الوقت. كلما تمكنت من إدارة وقتك بحكمة ، سيتم إكمال المزيد من المهام.
خطوة
الطريقة 1 من 3: تحديد كيفية استخدامك لوقتك
الخطوة 1. سجل جميع الأنشطة اليومية
راقب الأنشطة التي تقوم بها كل يوم ولاحظ المدة التي تستغرقها لإكمالها. ربما لا تعتقد أن الوقت الضائع هو أكثر بكثير من الوقت الذي يتم استخدامه فعليًا لإكمال المهام اليومية.
لا تنسَ تسجيل أنشطتك الروتينية في المنزل ، مثل إعداد وجبة الإفطار ، وتنظيف المنزل ، والاستحمام ، وما إلى ذلك
الخطوة 2. سجل جميع الأنشطة في دفتر ملاحظات
بمجرد أن تعرف الأنشطة التي تقوم بها على مدار اليوم والوقت الذي تستغرقه ، قم بتدوينها في دفتر ملاحظات. إذا تم تجميع جميع المعلومات وتقديمها في صفحة واحدة ، فسترى أنماطًا وأنشطة من المحتمل أن تؤدي إلى إضاعة الوقت.
- احتفظ بملاحظات كاملة وواضحة. لا تسجل أنشطة متعددة في إدخال واحد ، ولا تتجاهل المهام التي تبدو تافهة ، وتتبع الوقت بدقة عند مراقبة تنفيذ الأنشطة اليومية.
- مجموعة الأنشطة في فئات. على سبيل المثال ، لاحظ المهام المنزلية باللون الأزرق ، والعمل المكتبي باللون الأحمر ، والأنشطة الترفيهية باللون الأسود. تساعدك هذه الطريقة في تقدير الوقت الذي ستستغرقه كل مجموعة.
الخطوة 3. اكتشف كيف تستخدم وقتك
هل تقضي: ساعة في اليوم في أحلام اليقظة؟ ساعتان لتقرر أين تأكل؟ 8 ساعات للوصول إلى الإنترنت؟ ابحث عن الأنماط التي تصف كيفية استخدامك لوقتك ثم حدد الأنشطة المفيدة وغير المفيدة.
- هل تضيع الوقت لأنك تفتقر إلى ضبط النفس؟ هل أنت معتاد على المماطلة في العمل؟ هل تتحمل مسؤولية كبيرة؟ اسأل نفسك هذه الأسئلة عند تقييم كيفية استخدامك لوقتك.
- ربما تقوم بجدولة أنشطتك اليومية بطريقة غير منطقية. على سبيل المثال ، لم تقم بإدارة وقتك بحكمة إذا كنت تعمل لمدة 30 دقيقة ، خذ استراحة لمدة 10 دقائق لتعتني بالأشياء التافهة ، ثم عد إلى العمل لمدة 30 دقيقة. ستكون أكثر تركيزًا وإنتاجية إذا عملت لمدة ساعة ثم اعتنيت بأشياء تافهة.
- أكمل المهام بتحديد مواعيد نهائية. يتم ذلك عن طريق تحديد المدة الزمنية لإكمال مهام معينة دون تشتيت الانتباه.
الخطوة 4. قم بإجراء تعديلات على الجدول الزمني
بمجرد أن تعرف بالضبط ما هي الأنشطة التي يجب القيام بها وما الذي تقضي وقتك فيه ، اضبط جدولك اليومي. تأكد من أنك تعرف الأنشطة التي لا يمكنك التخلص منها أو لا يمكنك التخلص منها بسبب ضيق الوقت. الأنشطة التي تستغرق الكثير من الوقت لا تضيع الوقت دائمًا.
الخطوة 5. إذا كنت تستغرق 3 ساعات يوميًا لإرسال رسائل بريد إلكتروني متعلقة بالعمل ، فمن غير المرجح أن تقلل الوقت المخصص لهذا النشاط
ومع ذلك ، إذا قمت بالرد على 4-5 رسائل بريد إلكتروني شخصية أثناء إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، فقلل الوقت المخصص.
الخطوة 6. غيّر عاداتك ومنظورك
حتى إذا كنت تواجه مشكلة في إدارة وقتك ، فهناك دائمًا حل. الآن بعد أن عرفت سبب تضييع وقتك أو كيف يجب أن تستغل وقتك ، فإن الخطوة التالية هي تغيير الطريقة التي تدير بها وقتك لتكوين عادات جديدة.
- إذا كنت تقضي وقتًا طويلاً في تنظيف المنزل أو الطهي ، فمن الجيد استئجار خادمة أو الاشتراك في خدمة تقديم الطعام. بالنسبة لبعض الناس ، الوقت أكثر قيمة من المال.
- ربما تستخدم القليل من الوقت للوصول إلى الإنترنت دون أي غرض محدد. حدد الوقت الذي تصل فيه إلى بعض المواقع أو وسائل التواصل الاجتماعي إذا كان لديك مهام أكثر أهمية للقيام بها.
طريقة 2 من 3: تجنب عمليات الانحراف
الخطوة الأولى: حدد الأشياء التي تشتت انتباهك أثناء أنشطتك اليومية
الإلهاء المستمر هو عقبة رئيسية أمام إدارة الوقت بحكمة. اكتشف الأنشطة أو الأشخاص الذين يستهلكون الكثير من وقتك ، مثل الأصدقاء الذين يحبون الدردشة أو يرغبون في الاسترخاء حتى تتجاهل العمل. حاول تجنب الأشياء التي تجعلك تضيع الوقت.
- إذا كنت تضيع الكثير من الوقت ، ولكنك لا تحصل على النتائج التي كنت تأملها ، فقد يكون هناك عوامل تشتت عليك تجنبها.
- أثناء العمل في المكتب ، قد تصادف بعض زملاء العمل المشتتين. لا تجري محادثة قصيرة أو تدردش بلا هدف خلال ساعات العمل. ومع ذلك ، كن مهذبًا معهم لأن السلوك في المكتب لا يقل أهمية عن القدرة على إدارة الوقت لتحقيق النجاح الوظيفي.
الخطوة 2. لا تبقى على الهاتف لفترة طويلة
إذا كنت تقضي بعض الوقت في محادثات هاتفية طويلة ، فغيّر هذه العادة. غالبًا ما يكون التحدث وجهًا لوجه أكثر فعالية من التحدث عبر الهاتف. لذا تخلص من عادة التحدث الطويل على الهاتف.
عند المناقشة عبر الهاتف ، عادة ما تكون بداية أو نهاية المحادثة حول أشياء تافهة فقط. كثير من الناس غير قادرين على التركيز وأحلام اليقظة على الهاتف. لذا ، حاول أن تكون على دراية بهذا. للحصول على أفضل النتائج ، قم بعقد اجتماع وجهًا لوجه إذا كنت بحاجة إلى مناقشة الأمور المتعلقة بالعمل حيث يمكن للطرفين المناقشة دون تشتيت الانتباه أثناء الاجتماع
الخطوة الثالثة. لا تدخل إلى موقع الويب كثيرًا
يحتاج الكثير من الناس إلى الإنترنت كوسيلة رئيسية لإكمال المهام. ومع ذلك ، يضيع الكثيرون الوقت أيضًا دون الاستفادة من مجرد البحث عن المقالات أو الأخبار الرياضية أو صور الفنانين أو صور القطط أو الجراء. ركز على استخدام الإنترنت. هناك العديد من البرامج لحظر بعض التطبيقات والمواقع والوسائط لتقليل عمليات إعادة التوجيه من مصادر الإنترنت.
- أغلق Facebook و Twitter ووسائل التواصل الاجتماعي الأخرى عندما تحتاج إلى التركيز على أشياء أكثر أهمية.
- البحث عن مواضيع من خلال جوجل أيضا يستغرق وقتا طويلا. في البداية ، تريد فقط العثور على بعض المعلومات ، ولكن قبل أن تعرف ذلك ، كنت تتصفح مواقع الويب المختلفة لمدة 3 ساعات.
الخطوة 4. ضع علامة "الرجاء الهدوء"
ربما رأيت اللافتة معلقة على باب غرفة الفندق. ضع هذه العلامة في مكتبك أو مكان عملك. بدلاً من طلبها في الفندق ، اطبعها بنفسك ثم قم بتعليقها على باب مساحة العمل إذا لزم الأمر. بهذه الطريقة ، لن يدعوك أحد للدردشة حتى تتمكن من التركيز على العمل.
إذا كنت تعمل من المنزل ، فقم بإعداد غرفة خاصة للعمل. لا تعمل في مكان يستخدم عادة للأنشطة مع أفراد الأسرة. من السهل أن يتشتت انتباهك عندما تسمع صوت التلفزيون أو رنين الهاتف أو صوت لعبة فيديو
الخطوة 5. كن مستعدًا للتحولات غير المتوقعة
في بعض الأحيان ، تأتي التحويلات بشكل لا مفر منه ، على سبيل المثال لأن رئيسك في العمل يدعوك للدردشة عبر WA أو يطلب والداك المساعدة لإكمال المهام الخفيفة. إذا قمت بجدولة ، فلن تجعلك هذه الأشياء تقصر الوقت لإكمال المهام وتنفيذ الأنشطة ذات الأولوية.
طريقة 3 من 3: استخدام الوقت بكفاءة
الخطوة 1. اكتب كل الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها
لا تعتمد على الذاكرة في المهام اليومية. ضع قائمة بالأنشطة التي يجب القيام بها واقرأها كثيرًا قدر الإمكان حتى تتحقق جميع أهداف العمل.
- حتى لو بدت بعض المهام تافهة أو خفيفة ، فما عليك سوى كتابتها. سيتضمن الجدول الموجود على جدول الأعمال شيئًا مثل "Call Steve" أو "احسب هامش الربح" أو "أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى المدير."
- اجعل من المعتاد تدوين الملاحظات معك أثناء أنشطتك اليومية حتى تكون مستعدًا لتدوين الملاحظات حول الأنشطة أو المهام الجديدة. بينما يمكنك تدوينها لاحقًا ، فمن الأفضل عدم تأخيرها حتى لا تنساها.
الخطوة 2. استخدم التقويم
يساعدك استخدام التقويم أو الأجندة كوسيلة لجدولة الأنشطة اليومية على إدارة وقتك بكفاءة. قم بتدوين أي شيء جديد يجب تضمينه في جدولك ، مثل موعد نهائي أو مهمة أو اجتماع. خصص وقتًا كل صباح لقراءة جدول أعمالك لمعرفة الأنشطة التي يجب القيام بها على مدار اليوم.
الخطوة الثالثة. لا تحدد المواعيد بنفس الجدول الزمني
لكي تكون قادرًا على إدارة الوقت بحكمة ، رتب جدولًا للأنشطة غير المزدحمة. لا تلتزم بالمواعيد النهائية أو تحدد المواعيد بنفس الجدول الزمني. اقرأ جدول الأعمال أولاً قبل الموافقة على جدول جديد لضمان توفر الوقت. بهذه الطريقة ، ستكون قادرًا على إدارة وقتك جيدًا والالتزام بجدول يومي ثابت.
الخطوة 4. تجنب الملهيات
حقق أقصى استفادة من وقتك بشكل مثمر من خلال التخلص من الأشياء التي تصرف انتباهك أو تمنعك من الانحراف عن جدولك وتأخير الأنشطة الأخرى. قم بإيقاف تشغيل التلفزيون وألعاب الفيديو حتى تتمكن من التركيز على المهام ذات الأولوية والاستمتاع لاحقًا.
الخطوة 5. رتب أولويات المهام المراد إكمالها
نظّم وقتك على أفضل نحو ممكن من خلال جدولة المهام الأكثر أهمية أو التي يجب أن تأتي أولاً. اكتب هذه المهمة في جدول باستخدام الألوان الزاهية أو الملصقات الصغيرة. قم بجدولة المهام ذات الأولوية القصوى أولاً بحيث يكون هناك وقت كافٍ لإكمالها ثم قم بإدراج الأنشطة الأخرى التي يمكن القيام بها لاحقًا.
- كن مستعدًا لتغيير الأولويات في أي وقت. هناك أمور تظهر فجأة ويجب معالجتها على الفور حتى تضطر للتوقف عن العمل لتوجيه الانتباه وتخصيص الوقت للوفاء بالمواعيد النهائية العاجلة للغاية مع تحقيق أقصى قدر من النتائج. تأكد من أن مثل هذه الأحداث نادرة.
- إذا قمت بتغيير أولوياتك اليومية بشكل متكرر ، فيبدو أن هناك شيئًا ما يحتاج إلى الإصلاح. في حين أنه من الطبيعي إجراء تعديلات صغيرة على جدولك الزمني ، فإن تغيير جدولك في كثير من الأحيان يشير إلى عدم القدرة على تحديد الأولويات بشكل صحيح.
الخطوة 6. كن واقعيا
حدد تخصيصًا واقعيًا للوقت بحيث يتم إكمال كل مهمة بشكل صحيح. إذا استغرق الأمر 30-60 دقيقة لإكمال مهمة ما ، حدد 60 دقيقة. من خلال إجراء تقديرات زمنية واقعية ، لا تشعر بالإرهاق أو الحاجة إلى تغيير جدول عملك.
من الأفضل توخي الحذر في إعطاء وقت أكثر من اللازم. إذا تم الانتهاء من مهمة في وقت مبكر ، فاعمل على المهمة التالية ولن يكون لذلك أي تأثير على الإنتاجية
الخطوة 7. جدولة الأنشطة الروتينية اليومية
لا تنسى جدولة روتينك اليومي ، مثل الأكل والاستحمام. من المحتمل أن ينجح هذا في حد ذاته ، لكنك ستحتاج إلى تخصيص الوقت بين المهام المجدولة حتى لا تفوتك الأنشطة المجدولة الأخرى أو تؤجلها.
الخطوة 8. استخدم التذكيرات
بالإضافة إلى جدول أعمالك ، استخدم أدوات أخرى لتذكيرك بالمهام المهمة أو المواعيد النهائية ، مثل أوراق Post-it أو تعيين تذكير على هاتفك لإصدار رنين أو ظهور رسالة في وقت معين لتذكيرك بفعل شيء ما أو الاستعداد للجدول الزمني المقبل. بهذه الطريقة لن تنسى الأنشطة المجدولة.
- لا تعتمد على أشخاص آخرين لتذكيرك لأن هناك فرصة جيدة لنسيانهم مثلك.
- إذا كان هناك نشاط مهم للغاية مجدول ، فقم بتعيين بعض التذكيرات في حالة تجاهل ملاحظة صغيرة أو منبه الهاتف الخلوي.
الخطوة 9. اطلب المساعدة
يمكنك طلب المساعدة من الآخرين أو تفويض العمل الخفيف إذا لزم الأمر. يمكنك عمل جدول جيد إذا لم تتردد في مطالبة شخص آخر بالمساعدة في تنظيف المنزل أو إعداد العشاء إذا كنت لا تزال مشغولاً بالعمل حتى وقت متأخر من الليل.
- تفويض المسؤولية إلى شخص يمكنك الاعتماد عليه. بدلاً من طلب المساعدة من الأشخاص القادرين على إكمال المهمة ، اختر شخصًا مستعدًا للعمل بشكل جيد حتى الانتهاء.
- لا تعتاد على نقل المهام لأشخاص آخرين. بالإضافة إلى إظهار عدم القدرة على إدارة الوقت ، قد تبدو كسولًا وغير متحمس.
الخطوة 10. اكتشف إنتاجيتك
بشكل دوري ، تحتاج إلى تخصيص وقت لتحليل ما أنجزته ، ومدى جودة أدائك ، والوقت الذي تستغرقه. من خلال تقييم جوانب مختلفة من حياتك الشخصية والمهنية ، يمكنك تعديل جدول عملك وأسلوب حياتك اليومي حتى تتمكن من تحقيق نتائج تتجاوز أهدافك.
الخطوة 11. امنح نفسك هدية
يؤدي العمل الجاد أو الطويل جدًا إلى الشعور بالملل ، مما يجعل من الصعب عليك التركيز حتى على أسهل المهام. لذا ، خصص وقتًا للاحتفال بإنجازاتك وامنح نفسك هدية تحبها.
- خذ وقتك للراحة لتسترخي. أغلق هاتفك ولا ترد على رسائل البريد الإلكتروني. إذا تم الجمع بين العمل والترفيه ، فهذه ليست طريقة لمكافأة نفسك أو منع الإرهاق.
- إذا كنت تعمل من الاثنين إلى الجمعة ، خذ عطلة نهاية الأسبوع للراحة. على سبيل المثال ، إذا كنت تكمل مشروعًا استغرق 3 أشهر متتالية ، فخصص وقتًا لقضاء إجازة قصيرة بعد اكتمال المشروع.
