يعد دمج المراسلات وظيفة شائعة في برامج Office لتلائم مستندًا واحدًا لعدة مستلمين. يمكنك تنظيم جميع أنواع المستندات والجمع بينها ، بما في ذلك المغلفات والملصقات والخطابات النموذجية ورسائل البريد الإلكتروني والفاكسات والقسائم المرقمة. اقرأ الخطوات أدناه لمعرفة كيفية استخدام دمج البريد على جهاز كمبيوتر.
خطوة
طريقة 1 من 3: التحضير
الخطوة 1. إنشاء ملف بيانات
يمكن أن تكون البيانات عبارة عن ملفات جداول بيانات (أوراق عمل) أو ملفات قاعدة بيانات أو حتى مستندات نصية بتنسيق مناسب. ملفات أوراق العمل هي الأكثر استخدامًا ؛ يفترض هذا الدليل أنك تستخدم ورقة عمل.
-
يجب أن تتضمن بيانات الملف جميع المعلومات التي ستتغير في كل نسخة. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب رسالة نموذجية ، فسيتضمن الملف الأسماء وربما عناوين جميع الأشخاص الذين تريد الكتابة إليهم.
أدخل معلومات في كل خلية على طول الخط ، بحيث يكون كل نوع من المعلومات (الاسم الأول ، والاسم الأخير ، والشرف ، وما إلى ذلك) في العمود الخاص به
-
قم بإنشاء أسماء أعمدة معقولة. يقرأ دمج المراسلات البيانات الموجودة في كل عمود ، ويفترض أن الإدخال الأول في كل عمود من أعمدة المعلومات هو الاسم الشائع لهذا النوع من المعلومات ، لذا استخدم اسمًا منطقيًا.
على سبيل المثال ، ابدأ حقل الاسم الأول بكتابة "الاسم الأول" ، ثم اكتب جميع الأسماء الأولى تحته. عندما يُطلب منك إدخال عمود بيانات في حرف ، سترى "الاسم الأول" كخيار وستتذكر على الفور ما يوجد في هذا العمود
- يمكن لمستخدمي Microsoft Office الذين يستخدمون Outlook كوسيلة لإرسال البريد الإلكتروني استخدام دفتر عناوين Outlook كملف بيانات ، إذا رغبوا في ذلك.
الخطوة 2. احفظ ملف البيانات
احفظ الملف حتى تتمكن من العثور عليه بسهولة. أعطه اسمًا يسهل عليك تذكره.
الخطوة الثالثة. اكتب المستند الرئيسي
ستتضمن هذه الوثيقة معلومات فيها. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب رسالة نموذجية ، فإن المستند الرئيسي هو الحرف. يتم ترك كل عنصر ليتم دمج محتوياته بالبريد (مثل الاسم) فارغًا حاليًا.
الطريقة 2 من 3: دمج المراسلات في MS Office
الخطوة 1. افتح جزء مهام دمج المراسلات
من المستند الرئيسي ، انقر فوق الجزء لفتحه. إذا كنت لا ترى ذلك ، فانتقل إلى قائمة الأدوات وحدد دمج البريد من القائمة.
الخطوة 2. أجب عن الأسئلة التي طرحتها MS Office
تتضمن ميزة دمج المراسلات في Office عدة خطوات مصممة لتسهيل دمج الملفات بشكل أكثر ذكاءً ودقة.
- ابدأ بتحديد نوع المستند الذي تكتبه. انقر فوق الخيار الأنسب ، ثم انقر فوق التالي.
- حدد مستند البداية الذي تريد استخدامه. إذا اتبعت هذه الخطوات ، يمكنك تحديد استخدام هذا المستند. انقر فوق {التالي.
الخطوة 3. حدد الملفات المراد دمجها
هذا هو ملف البيانات الذي قمت بإنشائه مسبقًا. حدد زر الاختيار المناسب ثم انقر فوق "التالي" لتحديد موقع الملف وربطه بالمستند الرئيسي.
إذا كنت تريد استخدام دفتر عناوين Outlook ، فانقر فوق هذا الخيار
الخطوة 4. اختر البيانات التي تريد استخدامها
يتيح لك Office تحديد صفوف المعلومات التي تريدها أو إلغاء تحديدها. يمكنك تحديد عناصر المعلومات في ملف البيانات التي تريد دمجها في المستند الرئيسي ، بحيث يكون ملف البيانات أكثر فائدة لاحقًا إذا كنت تستخدمه لأشياء مختلفة. بمجرد الرضا ، انقر فوق التالي.
يمكن فرز البيانات من خلال النقر على عناوين الأعمدة في كل عمود. يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا كنت تريد البحث بسرعة عبر الكثير من المعلومات
الخطوة 5. أدخل حقول البيانات
في الصفحة التالية من جزء المهام ، ستتم مطالبتك بكتابة مستند إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، وسيتم تقديمك بخيارات متنوعة لإدراج البيانات من الملف في المستند.
-
أدخل عمودًا من البيانات عن طريق وضع المؤشر في هذا العمود من البيانات ، ثم النقر فوق الزر المناسب على شريط المهام لإدراجه هناك.
يمكنك حذف حقول البيانات المفقودة أو المكررة بالضغط على مفتاح الحذف ، تمامًا مثل الأحرف أو الأرقام العادية
-
ستتغير خيارات الضبط المسبق قليلاً حسب نوع المستند الذي تحدده. يبذل Office قصارى جهده لملء المعلومات المناسبة من البيانات التي تقدمها. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب خطاب نموذج عمل ، فقد ترى خيارًا لإدراج كتلة عنوان تتضمن الاسم الأول والأخير والعنوان الكامل لكل مستلم مرتبة بدقة عبر أسطر متعددة.
- ستفتح بعض خيارات الإعداد المسبق نوافذ إضافية لك لتعبئة المعلومات المناسبة. كل شيء مباشر إلى حد ما وسهل الفهم.
- إذا كنت تستخدم خيارات الإعداد المسبق ولا يمكنك العثور على المعلومات المناسبة ، فانقر فوق الزر Match Fields لتحديد اسم عمود البيانات الخاص بك الذي يتطابق مع الاسم الافتراضي. على سبيل المثال ، يمكنك تحديد فئة "اللقب" في ملف بيانات لملء بيانات "اسم العائلة" في كتلة العنوان.
- لاستخدام العمود الخاص بك ، انقر فوق المزيد من الخيارات. ستتمكن من رؤية الأسماء التي أعطيتها لكل عمود واستخدامها بدلاً من ذلك.
الخطوة 6. تحقق من البريد
لن يعرض دمج المراسلات معلومات محددة في الحقول التي تقوم بتطبيقها على المستند الرئيسي حتى تطبعه ، لكن Office يقدم وظيفة معاينة تسمح لك بالتحقق والتأكد من أن المعلومات التي تظهر ستطابق الأعمدة التي تريدها المستند. يرجى استخدامها حتى تشعر بالرضا عن الطلب المعروض.
الخطوة 7. أكمل الدمج
ستتيح لك الشاشة الأخيرة لجزء مهام دمج المراسلات معرفة أن كل شيء على ما يرام وجاهزًا لطباعة المستند. ستظهر كل مجموعة من المعلومات في كل مستند مطبوع ، وسيقوم البرنامج بطباعة أكبر عدد ممكن من النسخ من مجموعة المعلومات.
إذا كنت ترغب في تعديل أحرف معينة بنفسك ، يمكنك أيضًا القيام بذلك من شاشة شريط المهام هذه عن طريق النقر أولاً على "تعديل الأحرف الفردية"
الطريقة 3 من 3: دمج المراسلات على OpenOffice.org
الخطوة 1. إنشاء قاعدة بيانات
الخطوة 2. أدخل حقول البيانات
لقد قمت الآن بربط معلوماتك بقاعدة بيانات يمكن لـ OpenOffice.org فهمها ، واستخدام قاعدة البيانات لدمج البريد أمر سهل طالما أنك تعرف مكان البحث.
- من قائمة "إدراج" ، حدد الحقول ، ثم أخرى… من القائمة الفرعية. بدلاً من ذلك ، يمكنك الضغط على Ctrl + F2.
- في النافذة التي تظهر ، انقر فوق علامة التبويب قاعدة البيانات.
-
انقر فوق الزر "استعراض" في أسفل يمين النافذة وابحث عن ملف قاعدة البيانات الذي أنشأته للتو.
بمجرد تحديدها ، ستظهر قاعدة البيانات في قائمة بعنوان اختيار قاعدة البيانات على الجانب الأيمن من النافذة
- من قائمة الأنواع على الجانب الأيسر من النافذة ، حدد حقول دمج البريد.
- انقر فوق "+" بجوار قاعدة البيانات الخاصة بك ، وسيظهر ملف ورقة العمل أدناه. انقر فوق "+" بجانبها ، وسترى اسم عمود البيانات الذي حددته عندما أنشأت ورقة العمل.
-
حدد عمود البيانات الذي تريد إدراجه ، ثم انقر فوق "إدراج" لوضع عمود البيانات في المستند الرئيسي.
- تذكر وضع المؤشر في المكان الذي تريد إدراج عمود البيانات فيه قبل النقر فوق "إدراج" ، وإلا فسيتعين عليك نقله إلى الموضع الصحيح.
- تمامًا كما هو الحال في Office ، يتم التعامل مع الحقول النصية كأحرف أبجدية رقمية في المستند الرئيسي. يمكنك نقله باستخدام شريط المسافة وحذفه باستخدام مفتاح الحذف.
الخطوة 3. أكمل الدمج
تحقق من موضع كل عمود بيانات. بمجرد الانتهاء من ذلك ، اطبع المستند الرئيسي. سيقوم دمج المراسلات بطباعة نسخة واحدة لكل مجموعة من الإدخالات في الملف المدمج في المستند.
نصائح
- تحتوي برامج معالجة الكلمات عادةً على قوالب يمكنك استخدامها لإنشاء المستند الأساسي.
- تأكد من تقسيم الأعمدة إلى الكلمات الرئيسية الأكثر تحديدًا. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام الألقاب (السيد والسيدة وملكة جمال) والاسم الأول واسم العائلة للأسماء. استخدم ثلاثة أعمدة منفصلة للاسم بنوع واحد من أعمدة البيانات في كل عمود.
