يحتوي Microsoft Excel على العديد من الميزات ومن بينها إنشاء التقارير تلقائيًا. يمكنك إنشاء جداول بيانات تفاعلية لتبسيط عملية إدخال البيانات للآخرين في المصنف ، مع أتمتة إنشاء التقارير أيضًا. تتطلب كلتا هاتين الميزتين معرفة كافية بـ Visual Basic. يتم وصف خطوات تنفيذ كلا المهمتين أدناه.
خطوة
الطريقة 1 من 2: إنشاء جدول بيانات تفاعلي
الخطوة الأولى. تحديد تخطيط جدول البيانات
يجب أن يتم تخطيط جدول البيانات حتى يتمكن الآخرون من العثور على الحقول المطلوبة لإدخال البيانات.
يمكن تخطيط تخطيطات جداول البيانات أفقيًا أو رأسيًا. يجد معظم المستخدمين أنه من الأسهل التعامل مع التخطيط العمودي ، خاصة إذا تمت طباعة جدول البيانات
الخطوة الثانية. قم بإنشاء ملصقات نصية لجدول البيانات
اكتب تسمية في أعلى كل عمود وعلى يسار كل خلية في العمود الذي تخطط لاستخدامه كإدخال بيانات.
الخطوة الثالثة. اضغط على مفتاح alt="صورة" ومفاتيح F11 معًا
ستفتح مجموعة المفاتيح هذه محرر Microsoft Visual Basic.
الخطوة 4. انقر نقرًا مزدوجًا فوق "هذا المصنف" في جزء "مشروع VBA" في الجزء العلوي الأيسر
ستظهر نافذة لكتابة الكود في القسم الرئيسي للمحرر.
الخطوة 5. حدد "إجراء" من قائمة "إدراج"
سيظهر مربع الحوار "إضافة إجراء".
الخطوة 6. أدخل اسم الإجراء في حقل الاسم
أدخل اسمًا ذا معنى للإجراء ، مثل "SumExpenses" إذا كان سيتم استخدام جدول البيانات للإبلاغ عن نفقات السفر. انقر فوق "موافق" لإغلاق مربع الحوار.
- لا يمكن أن تحتوي أسماء الإجراءات على مسافات ، ولكن يمكن استخدام شرطة سفلية (_) لاستبدال المسافات.
- بعد إغلاق مربع الحوار "إضافة إجراء" ، سيظهر سطر بعنوان "Public Sub" متبوعًا باسم الإجراء. يوجد أسفل هذا السطر مسافة والكلمات "End Sub".
الخطوة 7. أدخل الرمز لكل حقل إدخال في جدول البيانات
سوف تكتب سطرين من التعليمات البرمجية لكل إدخال.
- يكون السطر الأول من التعليمات البرمجية على شكل "Range (" اسم الخلية "). حدد" ، يمثل "اسم الخلية" الخلية حيث يتم إدخال الإدخال. املأ اسم الخلية الموجودة على يمين تسمية النص مباشرةً. إذا كانت التسمية النصية موجودة في الخلية A2 ، فإن حقل الإدخال هو الخلية B2 (النطاق ("B2"). حدد). لا تزال علامات الاقتباس قبل وبعد اسم الخلية مكتوبة في هذه المرحلة ، ولكنها لم تعد مدرجة في بيان التعليمات البرمجية الكامل.
- الرمز في السطر الثاني هو "ActiveCell. Value = InputBox (" InputPrompt ")". يمثل "InputPrompt" النص الذي سيظهر لإعلام المستخدم بنوع البيانات التي يجب إدخالها في خلية الإدخال. على سبيل المثال ، إذا تم ملء خلية الإدخال بنفقات الطعام ، فاستبدل "InputPrompt" بعبارة "أدخل إجمالي نفقات الوجبات ، بما في ذلك النصائح". (لا تزال علامات الاقتباس الخاصة بنص تعليمات الإدخال مضمنة ، بينما لا يلزم كتابة علامات الاقتباس قبل الأمر وبعده.)
الخطوة 8. أدخل الرمز لكل حقل حساب
مرة أخرى ، السطران المستخدمان هما نفسهما كما كان من قبل ، ولكن هذه المرة ActiveCell. Value هي حساب دالة رقمية ، على سبيل المثال SUM ، حيث يتم استخدام وظيفة InputBox لعرض تعليمات الإدخال.
الخطوة 9. أضف سطرًا من التعليمات البرمجية لحفظ جدول البيانات التفاعلي
التنسيق هو "ActiveWorkbook. SaveAs Filename: =" Filename.xls "." Filename "هو اسم جدول البيانات التفاعلي. (تظل علامات الاقتباس قبل وبعد" Filename.xls "مكتوبة ، بينما علامات الاقتباس لجميع الأوامر هي غير مطلوب.)
إذا كنت تستخدم Microsoft Excel الإصدار 2007 أو أحدث ، فاستخدم ".xlsx" بدلاً من ".xls". ومع ذلك ، إذا كان هناك مستخدمو جدول بيانات تفاعليون لديهم إصدار Excel 2003 وما بعده ، فلن يتمكنوا من استخدام جدول البيانات بدون مكون قارئ إضافي
الخطوة العاشرة. اضغط على مفتاح alt="صورة" ومفاتيح Q في نفس الوقت
سيتم إغلاق محرر Visual Basic.
الخطوة 11. اضغط على مفتاح alt="Image" و F8 في نفس الوقت
سيظهر مربع حوار الماكرو.
الخطوة 12. انقر فوق اسم الإجراء في قائمة وحدات الماكرو
إذا كان الإجراء الذي تم إنشاؤه هو الوحيد في القائمة ، فسيتم تحديده تلقائيًا.
الخطوة 13. انقر فوق الزر "خيارات"
سيُطلب منك إدخال حرف لوحة مفاتيح لاستخدامه كاختصار باستخدام مفتاح Ctrl. اختر حرفًا ذا معنى لم يتم استخدامه كحرف اختصار ، مثل "e" لـ "الإدخال".
الخطوة 14. انقر فوق "موافق" لإغلاق مربع حوار خيارات الماكرو
يمكنك الآن توزيع جداول البيانات التفاعلية على المستخدمين. بعد فتحه ، يمكن للمستخدم استخدام مفاتيح الاختصار لعمل إدخالات واتباع التعليمات التي قمت بإنشائها لملء البيانات.
الطريقة 2 من 2: أتمتة إنشاء التقرير
الخطوة الأولى. قم بإنشاء تقرير في PivotTable
تم تصميم جداول PivotTable لتلخيص البيانات بحيث يمكنك مقارنة الأرقام وتحديد الاتجاهات. يجب أن يرتبط PivotTable بالبيانات الموجودة في أحد معالجات البيانات أو التي تم استيرادها من قاعدة بيانات معينة.
الخطوة الثانية. اكتب برنامج Visual Basic لفتح التقرير وإغلاقه
يجب أن يكون البرنامج النصي قادرًا على أداء الوظائف المختلفة المدرجة أدناه. سيتم وصف كل وظيفة متبوعة بالشفرة الواردة بين قوسين لتنفيذها. عند كتابة رمز فعلي ، اكتبه في كتلة واحدة ، واستبدل الاسم الموجود في المثال باسمك ، ولا تقم بتضمين الأقواس في بداية نموذج التعليمات البرمجية ونهايته.
- افتح جدول البيانات في وضع القراءة فقط. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel. App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open / excellentoc / filename.xls، 3،]
- أعد تحميل البيانات واحفظ التقرير ، في هذا المثال يتم حفظه كملف PDF مع تسمية توضيحية للتاريخ. [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF، / pdfloc / reportname_ & DatePart ("yyyy، Now ()) &" - "& Right (" 0 "& DatePart (" m "، Now ()) ، 2) & "-" Right ("0" & DatePart ("d"، Now ())، 2) & ".pdf"] إذا كان تنسيق المستند الناتج مختلفًا ، فاستبدل تنسيق ".pdf" الامتداد المناسب حسب الرغبة.
- أغلق جدول البيانات دون حفظه ، ثم أغلق Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- استخدم ".xlsx" بدلاً من ".xls" في نهاية جدول البيانات إذا تم حفظ جدول البيانات في Excel 2007 وتنسيق لاحق مستند إلى XML.
الخطوة الثالثة. اكتب برنامج نصي دفعي لبدء برنامج Visual Basic
الغرض من كتابة البرنامج النصي هو أن يتم تشغيل البرامج النصية لـ Visual Basic تلقائيًا. بدون البرنامج النصي الدفعي ، يجب تشغيل البرامج النصية VB يدويًا.
تمت كتابة البرنامج النصي بالتنسيق التالي ، مع استبدال اسم المجلد الخاص بك واسم الملف للاسم الوارد في هذا المثال: [cscript / nologo / fileloc / script.vbs]
الخطوة 4. اكتب نصًا نصيًا دفعيًا للتأكد من وجود ملف الإخراج كما تم إنشاؤه
يجب أن يؤدي البرنامج النصي الخاص بك الوظائف التالية. سيتبع كل دالة الرمز المعطى بين قوسين لتنفيذه. عند كتابة رمز فعلي ، اكتبه في كتلة واحدة ، واستبدل الاسم في المثال بالاسم الذي تريده ، ولا تقم بتضمين الأقواس في بداية ونهاية نموذج التعليمة البرمجية.
- تحقق مما إذا كان هناك ملف الإخراج. [بالنسبة إلى / f "tokens = 2-4 delims = /" ٪٪ a in ('date / t') قم بتعيين rreport = reportname _ ٪٪ c - ٪٪ a - ٪٪ b.pdf)] إذا كان تنسيق ملف الإخراج ليس PDF ، استبدل ".pdf" بالامتداد المناسب.
- إذا كان ملف الإخراج / التقرير موجودًا ، فأرسله كرسالة بريد إلكتروني إلى الشخص الذي يحتاجه. [إذا كان موجودًا / pdfloc \٪ rreport٪ (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u تقرير مجدول -m Report ٪٪ تم إرفاق تقرير٪. -a / pdfloc \٪ rreport٪ -s yourserver: port -xu username -xp password)]
- إذا لم يكن ملف الإخراج / التقرير موجودًا في الموقع المحدد ، فقم بإنشاء إجراء حتى يتمكن من إرسال رسالة إليك تفيد بفشل التسليم. [عدا ذلك (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Report not run -m file٪ rreport٪ غير موجود في / pdfloc / -s yourserver: port -xu username -xp password)]
الخطوة 5. تأكد من أن مجلد "سطح المكتب" موجود على الكمبيوتر
يجب التحقق من وجود مجلد سطح المكتب لكل من أنظمة 32 بت و 64 بت. خلاف ذلك ، يجب فتح Excel وجدول البيانات يدويًا.
- موقع نظام 32 بت: c: / windows / system32 / config / systemprofile
- موقع نظام 64 بت: c: / windows / syswow64 / config / systemprofile
الخطوة 6. جدولة المهام لتشغيل البرامج النصية حسب الحاجة
يجب تنفيذ البرامج النصية المجمعة بشكل تسلسلي ومستمر ، حتى لو لم يكن هناك أحد يستخدم الكمبيوتر. يجب تعيين الامتيازات على أعلى إعداد ممكن.
