سواء كنت مديرًا تنفيذيًا لشركة أو مديرًا أو والدًا مقيمًا في المنزل ، فإن القدرة على تفويض المسؤوليات هي قدرة مهمة لجعل نفسك أكثر فعالية. ومع ذلك ، قد يكون التفويض خادعًا - عليك أن تكون حازمًا ، وتثق في الشخص الذي تفوض إليه مسؤولياتك. ستساعدك هذه المقالة في التعامل مع أي مخاوف قد تكون لديك بشأن التفويض ، ثم تأخذك خلال العملية الفعلية لتفويض العمل بحكمة واحترام.
خطوة
جزء 1 من 2: ادخل إلى العقلية الصحيحة
الخطوة 1. ضع نفسك جانبًا
أكبر عقبة أمام التفويض هي عبارة "إذا كنت تريد القيام بشيء ما بشكل صحيح ، فعليك أن تفعله بنفسك." أنت أيضًا لست الشخص الوحيد في العالم الذي يمكنه فهم الأمر بشكل صحيح. قد تكون الشخص الوحيد الذي يمكنه القيام بذلك بشكل صحيح في هذه المرحلة ، ولكن إذا كنت تأخذ الوقت الكافي لتدريب شخص ما ، فقد يقوم بذلك بشكل صحيح. من يدري - قد يكونون قادرين على القيام بذلك بشكل أسرع أو أفضل منك ، وهذا ليس شيئًا عليك قبوله فحسب ، بل يتعين عليك أيضًا طلبه.
فكر بشكل منطقي وواقعي - هل يمكنك القيام بهذه المهمة بنفسك؟ هل يتعين عليك العمل حتى الموت لتحقيق التوازن بين هذه الوظيفة ومسؤولياتك الخاصة؟ إذا كان الأمر كذلك ، يجب أن تكون مستعدًا لتفويض بعض عملك. لا تشعر بالخجل أو عدم الملاءمة لمجرد أنك بحاجة إلى مساعدة في شيء ما - فأنت في الواقع تصبح عاملاً أكثر فاعلية من خلال الحصول على المساعدة عندما تحتاج إليها
الخطوة 2. توقف عن انتظار قيام شخص ما بعرض المساعدة
إذا كنت مترددًا في تفويض العمل ، فقد تعاني من متلازمة الشهيد الخفيفة - قد تشعر بالإرهاق ، وغالبًا ما تتساءل لماذا لا يقدم أحد المساعدة. كن صادقًا مع نفسك - عندما يعرض الناس المساعدة ، هل ترفضهم ، لمجرد أن تكون مهذبًا؟ هل تسأل سرًا لماذا لا يصرون؟ هل تشعر أنه إذا تم عكس مواقفك ، فهل ستساعدهم بقلب ينبض؟ إذا كانت إجابتك "نعم" ، فأنت بحاجة إلى ممارسة "السيطرة" على ظروفك. احصل على المساعدة التي تحتاجها - لا تنتظر وصولها إليك ، لأنها قد لا تحدث أبدًا.
ينسى الكثير من الناس ما يمر به الآخرون ، وليس هناك ما يمكنك فعله لتغييرهم. ننسى كل خيبة الأمل المحتملة لدى الأشخاص الذين لا يعرضون المساعدة ؛ يرجى تذكر أن مهمتك هي التحدث عما تحتاجه
الخطوة الثالثة. لا تنظر إلى طلبات المساعدة بطريقة سلبية
يشعر الكثير من الناس بعدم الارتياح لطلب المساعدة. قد تشعر بالذنب ، وكأنك تضع عبئًا على شخص آخر ، أو تشعر بالحرج ، لأنك تعتقد (لسبب ما) أنك يجب أن تكون قادرًا على التعامل مع كل شيء بنفسك. قد تشعر بالفخر بالنضال ، وترى أنه دليل على أنك إنسان نبيل (مظهر آخر من مظاهر متلازمة الشهيد). إذا رأيت طلب المساعدة شكلاً من أشكال الضعف ، فعليك أن تنسى ذلك بسرعة من ناحية أخرى: محاولة القيام بكل شيء بمفردك هو علامة ضعف بمعنى أنه يشير إلى أنه ليس لديك رؤية واقعية لقدراتك.
الخطوة 4. تعلم أن تثق في الآخرين
إذا كنت تخشى التفويض لأنك لا تعتقد أن الآخرين يمكن أن يفعلوا مثلك جيدًا ، فضع في اعتبارك شيئين: أولاً ، يمكن لأي شخص تقريبًا أن يصبح جيدًا في شيء ما مع الممارسة الكافية ، وثانيًا قد لا تكون موهوبًا في كل شيء. عند تفويض العمل ، فأنت لا توفر الوقت لنفسك فحسب - بل تمنح أيضًا مساعدك فرصة لممارسة مهارة جديدة أو أداء مهمة جديدة. تحلى بالصبر - بمرور الوقت ، من المحتمل أن يكون مساعدك قادرًا على القيام بالعمل المفوض مثلك. ما لم يكن العمل الذي تخطط لتفويضه مهمًا للغاية ، فقد يكون من الجيد لمن يساعدك كيفية القيام بذلك بشكل جيد بمرور الوقت. إذا كان العمل مهمًا جدًا ، فكر مرتين قبل تفويضه!
حتى لو كنت الأفضل في القيام بالعمل الذي تخطط لتفويضه ، أدرك أن تفويض العمل يسمح لك بالقيام بأشياء أخرى بوقتك. إذا كنت أفضل موظف في المكتب يقوم بعمل رتيب إلى حد ما في تجميع محرك الأقراص الثابتة ، ولكن لديك عرضًا تقديميًا مهمًا لإعداده ، فلا بأس بترك هذه المهمة لطرف داخلي. من الأفضل لك تحديد أولويات المهام الصعبة - لا تشعر بالسوء حيال تفويض المهام البسيطة والمتكررة عندما يكون لديك أشياء أكثر أهمية للقيام بها
جزء 2 من 2: التفويض الفعال
الخطوة 1. تشغيل المهمة
الخطوة الأولى هي الأصعب ولكنها الأهم. يجب أن تتحلى بالشجاعة لتطلب من شخص ما مساعدتك (أو إذا كنت رئيسًا ، اطلب من شخص ما مساعدتك.) لا تشعر بالسوء حيال هذا - طالما أنك مهذب ولطيف وودود ، لم تكن وقحًا لمجرد طلب المساعدة من شخص آخر. حاول أن تكون ودودًا ولطيفًا مع الحفاظ على جدية طلبك.
- إذا لم تكن متأكدًا من كيفية إقناع شخص آخر بعمل شيء من أجلك ، فحاول أن تجعل الأشياء قصيرة ولطيفة. قل شيئًا مثل ، "مرحبًا ، هل يمكنني التحدث إليك لمدة دقيقة؟ هل يمكنك مساعدتي في تجميع الكومة الضخمة من محركات الأقراص الثابتة التي وصلت للتو. لا يمكنني القيام بذلك بنفسي لأنني خارج المكتب اليوم. هل يمكنك ساعدني؟ "الضغط على الشخص ، ولكن تأكد من الحاجة إلى مساعدته.
- اسأل وستتلقى (على الأرجح). لا تخف من التفويض لأنك تعتقد أنه سيبدو وقحًا أو مثيرًا للإعجاب. انظر إلى الأمر بهذه الطريقة - كيف تشعر عندما يطلب منك الناس المساعدة؟ هل تشعر بالأذى والإهانة؟ أم أنك (عادة) تريد المساعدة؟ ربما اخترت الأخير!
الخطوة الثانية: لا تأخذ الرفض على محمل شخصي
في بعض الأحيان لا يستطيع الناس مساعدتك - شيء محزن ، لكنه حقيقي. يمكن أن يكون هذا لعدة أسباب - أكثرها شيوعًا هو أن الشخص الذي تطلب المساعدة منه مشغول جدًا بالعمل. لا تأخذ الأمر على محمل شخصي - لمجرد أن شخصًا ما لا يستطيع (أو لا يفعل) أن يفعل شيئًا لك في تلك اللحظة لا يعني أنه يكرهك. عادة لأنهم مشغولون أو كسالى - لا أكثر.
إذا تم رفضك ، ففكر في خياراتك - عادةً ، يمكنك الإصرار بأدب على أنك بحاجة إلى مساعدة من هذا الشخص (عادةً ما ينجح إذا كنت رئيسًا أو شخصًا في السلطة) ، يمكنك محاولة سؤال شخص آخر ، أو يمكنك القيام بالمهمة بحد ذاتها. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة ، فلا تخف من اختيار الخيار الأول أو كليهما
الخطوة 3. تفويض الأهداف ، وليس الإجراءات
هذا هو المفتاح كي لا تصبح كابوس مدير مصغر. ضع معايير واضحة للنتائج التي تريدها ، وأظهر للشخص كيف ، لكن قل أنه يمكنه فعل ذلك بالطريقة التي يريدها ، طالما أنه يتم بشكل جيد ويتم تنفيذه في الوقت المحدد. امنحهم الوقت الكافي ليس فقط للتعلم ، ولكن أيضًا للتجربة والابتكار. لا تدربهم مثل الروبوت ؛ تدريبهم كإنسان - شخص يتكيف ويتحسن.
إنها أيضًا ذكية لأنها ستستغرق وقتك وتقلل من القلق. تريد استخدام وقت الفراغ للقيام بأشياء أخرى أكثر أهمية ، فلا تقلق دائمًا بشأن تقدم مساعدك. تذكر أنك تفوض العمل لتقليل التوتر - وليس إضافة التوتر
الخطوة 4. استعد لتدريب مساعدك
يجب عليك دائمًا تخصيص وقت لتعليم مساعدك كيفية القيام بالمهمة المفوضة ، حتى لو كان ذلك أمرًا سهلاً. تذكر أن العملية التي تبدو مباشرة وبسيطة بالنسبة لك قد لا تكون بسيطة مثل شخص لم يقم بها من قبل. كن مستعدًا ليس فقط لأخذ مساعدك خلال العمل الذي فوضته ، ولكن أيضًا كن صبورًا مع أي أسئلة قد تطرأ.
ضع في اعتبارك الوقت الذي تقضيه في تدريب رجال الإنقاذ كاستثمار حكيم طويل الأجل. من خلال تخصيص وقت لتعليم مساعدك بشكل صحيح ، سيكون لديك وقت فراغ في المستقبل بدلاً من قضاء الوقت في تصحيح أخطائه
الخطوة 5. تخصيص الموارد الكافية لإكمال المهمة
قد تتوفر لديك الموارد اللازمة لإكمال المهمة ولكن قد لا يتمكن الشخص المعين للمهمة من الوصول إليها. يمكن أن تكون أشياء مثل البيانات المحمية بكلمة مرور ، والأدوات الخاصة ، وأدوات معينة ضرورية لإنجاز المهمة ، لذا تأكد من أن مساعدك لديه ما يلزم للنجاح.
الخطوة السادسة: افهم أن مساعدك يمكنه فعل شيء واحد فقط في كل مرة
عندما يساعدك مساعدك ، فهو لا يقوم بمسؤولياته العادية. لا تنس أنه ، مثلك ، قد يكون لمن يساعدك جدول أعمال مزدحم. اسأل نفسك - ما هو العمل الذي سيخصصونه أو يفوضونه لإنجاز المهمة منك؟ تأكد من أنك تعرف الإجابة في المرة التالية التي تفوض فيها مهمة إلى شخص ما.
الخطوة 7. التحلي بالصبر
سوف يرتكب الشخص الذي تفوضه أخطاء أثناء تعلمه القيام بمهمة جديدة. إنه جزء من عملية التعلم. خطط لها. لا تفوض المهام على افتراض أن الشخص سوف يقوم بها بشكل مثالي حتى يكون لديهم جزء من العمل مثبت. إذا لم تسر الوظيفة كما هو متوقع لأن زميلك لا يمكنه القيام بالمهمة على أكمل وجه ، فهذا خطأك ، وليس خطأك. كن مصدرًا لمساعدك ويمكن أن يكون العمل المفوض تجربة تعليمية له ، بدلاً من إخافة الناس.
عندما تقوم بتدريب شخص ما على القيام بشيء ما ، فأنت تستثمر. في البداية سوف يبطئك ، ولكن على المدى الطويل ، سيزيد من الإنتاجية ، بناءً على نهجك في السلوك الإيجابي والواقعي
الخطوة 8. الاستعداد للمشاكل
ضع خطة احتياطية وكن مستعدًا للتصرف إذا حدث خطأ ما. تعرف على ما سيحدث إذا فاتك هدف أو موعد نهائي. تظهر عقبات وتحديات غير متوقعة طوال الوقت ، سواء كنت في المكتب أو في المنزل - في بعض الأحيان قد تفشل التكنولوجيا. دع مساعدك يعتقد أنه إذا حدث شيء ما ، فسوف تفهم وتساعده على الوفاء بالموعد النهائي - لا تتركه في موقف صعب.
يعد القيام بذلك أيضًا أمرًا ذكيًا بمعنى أناني - إذا كان مساعدك خائفًا من إلقاء اللوم عليه ، فسيتم قضاء المزيد من الوقت في تعويض عيوبه أكثر من القيام بعمله
الخطوة 9. كافئ مساعدك إذا كان يستحق ذلك
يعد تفويض المهام لشخص ما أمرًا مهمًا إذا كان لديك المزيد من المسؤوليات. لكنها تأتي بنتائج عكسية عندما تفوض مهمة ما ، دع مساعدك يعمل بجد من أجلها ، ثم تحصل على الفضل بنفسك. نقدر ونثني على جهود الآخرين الذين يعملون نيابة عنك.
تأكد في كل مرة تحصل فيها على مجاملة لعملك الذي ساعده شخص آخر ، فأنت تذكر أيضًا اسم الشخص الذي ساعدك
الخطوة 10. قل "شكرًا لك
"عندما يقوم شخص ما بشيء ما من أجلك ، من المهم أن تشكر هذا الشخص ، وأن تعترف بأهمية مساعدته أو مساعدتها ، وأن تدع المساعد يعرف أنه يحظى بالتقدير. وإلا ، ستبدو غير ممتن ، حتى لو لم تفعل ذلك" ر تذكر أن الناس لا يستطيعون قراءة أفكارك ، وسيكون الناس أكثر من سعداء لتقديم المساعدة إذا شعروا بالتقدير.
