هل سبق لك أن كتبت خطاب طلب رسمي من قبل؟ عادة ما يتم تقديم خطابات الطلب الرسمية لمجموعة متنوعة من الأسباب ، مثل تحصيل الديون أو طلب المساعدة أو مطالبة شخص آخر بفعل شيء محدد. من الناحية المثالية ، يجب ألا يزيد طول خطاب الطلب عن صفحة واحدة. بمعنى آخر ، يجب نقل طلبك بطريقة مباشرة وواضحة وواثقة ومباشرة ، وتنتهي بالجملة الصحيحة. إذن ، ما هي الجملة الصحيحة لإغلاق خطاب التطبيق؟ بشكل عام ، الجملة الختامية للرسالة تعتمد بشكل كبير على الغرض من الرسالة وهوية مستلم الرسالة. على سبيل المثال ، إذا كانت الرسالة موجهة إلى شخص تعرفه شخصيًا ، فلا تتردد في إنهائه بنبرة غير رسمية. في غضون ذلك ، إذا كان الخطاب مكتوبًا لغرض تجاري ، فتأكد من إنهاءه بنبرة أكثر رسمية.
خطوة
الطريقة 1 من 2: إنهاء التطبيق الشخصي
الخطوة 1. استخدم أسلوب لغة مهذب
في خطاب طلب شخصي ، من الضروري عمومًا أن يقدم كاتب الخطاب أولاً الأسباب الكامنة وراء طلبه ، ثم ينقل الطلب بطريقة مباشرة وواضحة ومحددة. لا تنسَ استخدام خيار مدينة مهذب وأقل تطلبًا ، مثل "هل تريد" أو "هل ترغب في" حتى لا يشعر مستلم الرسالة بالارتباك بسبب طلبك.
على سبيل المثال ، قد تكتب ، "هل تمانع في مرافقة أختي إلى حدث خيري حتى لا تضطر إلى الخروج بمفردها؟"
الخطوة 2. قدم طلب المتابعة الخاص بك في فقرة جديدة
إذا كنت بحاجة إلى تلقي رد في وقت معين ، أو إذا احتاج المستلم إلى القيام بشيء آخر متعلق بالطلب ، فيرجى إدراجه في فقرة منفصلة. وبالتالي ، سيعرف مستلم الخطاب أن طلب المتابعة ثانوي ، لكنه لا يزال مرتبطًا بالتطبيق الرئيسي.
لا يزال مع نفس المثال ، يمكنك تضمين طلب متابعة مثل ، "نحن نقدر حقًا إذا كنت ستصطحبها في المنزل لتذهب إلى حدث خيري وتوصيلها لاحقًا."
الخطوة 3. اشكر المستلم على النظر في الطلب
بعد تقديم طلبك ، قم بتضمين بيان قصير يشكر مستلم الخطاب. إذا كنت ترغب في ذلك ، فقل أيضًا مدى أهمية وفائدة مساعدتهم لك.
على سبيل المثال ، يمكنك تضمين شيء مثل ، "شكرًا جزيلاً لك على استعدادك لمساعدتنا. مساعدتكم ستكون مفيدة جدا لأختي التي تحرص على حضور الحدث الخيري"
الخطوة 4. قم بتضمين أي معلومات إضافية قد يحتاج المستلم إلى معرفتها
إذا كان طلبك بحاجة إلى أن يتم بطريقة معينة ، أو في تاريخ ووقت محددين ، فيرجى إدراجه بعد توجيه الشكر لك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا تضمين معلومات الاتصال ، فقط في حالة رغبة مستلم الرسالة في الاتصال بك أولاً.
على سبيل المثال ، قد تكتب ، "لمعلوماتك ، تحتاج أختي إلى مقابلة المنظمين قبل بدء الحدث. لهذا السبب ، يحتاج إلى الوصول إلى موقع الحدث مقدمًا بساعة على الأقل"
نصيحة:
بعد تضمين المعلومات الإضافية ، لا تنس أن تقول شكرًا لك مرة أخرى. من خلال القيام بذلك ، لن يشعر متلقي الخطاب بأنه مثقل بالطلب ، أو حتى يشعر بأن لطفه يتم استغلاله بواسطتك.
الخطوة 5. ضمّن التحية الختامية قبل كتابة اسمك في نهاية الخطاب
من المناسب تضمين تحية ختامية بسيطة مثل "سلام" في نهاية خطاب التقديم الشخصي. إذا كنت أنت ومستلم الرسالة أقرب أو أقرب ، فالرجاء استخدام نغمة أكثر دفئًا لتحية الختام ، مثل "تحياتي" أو "أحب دائمًا".
أضف فاصلة بعد التحية الختامية ، ثم اترك سطرين فارغين لتوقيعك. بعد هذين السطرين الفارغين ، قم بتضمين اسمك الكامل
الطريقة 2 من 2: إنهاء تطبيقات الأعمال
الخطوة 1. حدد طلبك في نص الرسالة
عند كتابة خطاب طلب رسمي لأغراض تجارية ومهنية وأكاديمية ، تذكر تضمين الغرض من الرسالة من البداية. إذا كان ذلك ممكنًا ، قم بتقديم طلبك تحديدًا في الجملة الأولى من الرسالة ، وليس في نهايتها.
نظرًا لأن طلبك تم شرحه في بداية الرسالة ، فلا داعي لتكراره في نهاية الرسالة
الخطوة 2. اشكر المستلم على الوقت والاهتمام
في فقرة جديدة ، اكتب جملة قصيرة تشكر فيها المستلم على قضاء وقته الثمين في قراءة طلبك والنظر فيه. تأكد من أنه يعلم أنك تقدر رغبته.
على سبيل المثال ، يمكنك تضمين شيء مثل ، "شكرًا لك على الوقت الذي قضيته في النظر في طلبي. أنا فعلا أقدر ذلك."
نصيحة:
بعد توجيه الشكر للمستلم على الوقت والاهتمام ، يمكنك أيضًا إضافة اعتذار مثل ، "نأسف للإزعاج الذي حدث" إذا لزم الأمر.
الخطوة الثالثة. حدد الموعد النهائي الذي يحتاج المستلم إلى معرفته
إذا كنت بحاجة إلى تلقي رد على الرسالة في وقت معين ، فلا تنس تزويد المستلم بالتاريخ والوقت. في بعض الحالات ، قد تحتاج إلى تقديم مبرر موجز لأهمية تحديد الموعد النهائي.
على سبيل المثال ، يمكنك تضمين شيئًا مثل ، "آسف على المفاجأة ، ولكني أحتاج إلى إجابتك قبل يوم الاثنين ، 22 أبريل ، لأنني حجزت تذكرة الطائرة بالفعل في ذلك اليوم ، وسأعود إلى (اسم مدينتك) فقط لمدة أسبوعين. بعد ذلك"
الخطوة 4. قدم معلومات الاتصال حتى يتمكن المستلمون من الاتصال بك إذا كانت لديهم أسئلة
ساعد مستلم الخطاب في الاتصال بك بسهولة وسرعة ، خاصة إذا كنت بحاجة إلى إجابة في المستقبل القريب. الحيلة ، فقط قم بتضمين معلومات الاتصال التي يمكنه الاتصال بها بسهولة خلال ساعات العمل.
على سبيل المثال ، قد تكتب ، "إذا كان لديك أي أسئلة ، يرجى الاتصال بي على رقم المكتب: 222-123-4567."
الخطوة 5. قم بإنهاء الخطاب بتحية ختامية رسمية ومهذبة
بعض الأمثلة على التحيات الختامية التي يمكنك تضمينها في خطاب طلب العمل الرسمي هي "مع خالص التقدير" أو "تحياتي". بعد الترحيب الختامي ، لا تنس إضافة فاصلة ، ثم اترك سطرين فارغين لتوقيعك. بعد هذين السطرين الفارغين ، قم بتضمين اسمك الكامل.
إذا كنت بحاجة إلى معلومات إضافية ، مثل المسمى الوظيفي أو رقم التعريف ، فيرجى إضافته أسفل اسمك بالكامل
نصائح
- لا تنس تحرير الرسالة قبل طباعتها وتوقيعها. تذكر أن أدنى خطأ يمكن أن يضر بمصداقيتك ويخاطر بعدم تلبية طلبك من قبل مستلم الخطاب.
- احتفظ بنسخة من الخطاب في ملفك الشخصي ، على الأقل حتى يتم استيفاء طلبك.
- إذا كنت تخطط لإرسال رسالة عبر الإنترنت بدلاً من الخدمة البريدية ، فإن التنسيق المستخدم هو نفسه في الواقع. في نهاية الرسالة ، اترك مساحة للتوقيع حتى إذا تم إفراغه لاحقًا ، إلا إذا كان لديك توقيع رقمي يمكنك إرفاقه.
