تنظيم اجتماع فعال ضروري لدعم حسن سير أنشطة الشركة أو المنظمة. الاجتماعات هي فرصة لتنسيق العمل وتبادل المعلومات وتحسين العمل الجماعي وتحقيق الأهداف بكفاءة. تتطلب الاجتماعات الفعالة الإعداد الجيد والقيادة وتفويض المهام. أثناء الاجتماع ، حاول زيادة تحفيز المشاركين وإشراك الفريق بأكمله.
خطوة
جزء 1 من 3: عقد اجتماعات
الخطوة الأولى. استعد للاجتماع بأفضل ما يمكنك
بادئ ذي بدء ، ضع جدول أعمال للاجتماع يحتوي على الجدول الزمني والموضوعات التي ستتم مناقشتها وحدد الأشياء المهمة التي يجب إعادة تأكيدها قبل انتهاء الاجتماع.
- تعال إلى غرفة الاجتماعات في الوقت المحدد لأن مكان عملك سيؤثر على كيفية إدراك الآخرين لك. الانتظار في غرفة الاجتماعات قبل 15 دقيقة يجعل الآخرين يعتقدون أنك أقل إنتاجية أو ترغب في ترك وظيفة أخرى بحجة الذهاب إلى اجتماع.
- تحضير نسخة من جدول الأعمال. على الرغم من أنه يمكنك إنشاء جدول أعمال رقمي ، يمكنك أيضًا إعداد نسخة من جدول الأعمال لتسهيل استخدامه.
الخطوة 2. قيادة الاجتماع
عند قيادة اجتماع ، تأكد من تغطية جميع الموضوعات المدرجة على جدول الأعمال واستمع إلى ما يقوله جميع المشاركين بالطرق التالية:
- تعميم قائمة الحضور. الاجتماع هو وسيلة لنشر المعلومات داخل الفريق ويصبح فرصة للمناقشة حتى يعرف الجميع مسؤوليات كل منهم حتى يتمكنوا من تقديم أداء العمل المتوقع. من خلال تعميم قائمة الحضور ، فأنت تعرف الأشخاص الذين لم يصلوا حتى يمكن الاتصال بهم والانضمام إلى الاجتماع. كما يوضح أن المعلومات التي ستشاركها في الاجتماع مهمة.
- استخدم جدول الأعمال كدليل لتسهيل التركيز على كل مشارك في الاجتماع ومعرفة ما يحتاج إلى القيام به. قد يأتي المشاركون في الاجتماع بالتناوب. لذا ، فإن إعداد جدول الأعمال قبل الاجتماع يجعلك أكثر تركيزًا عند قيادة الاجتماع.
الخطوة 3. وضع خطة عمل
خطة العمل هي الملخص النهائي الذي يؤكد العمل الذي يتعين القيام به بعد الاجتماع وهي خطة مستمرة تؤثر على جميع المشاركين في الاجتماع. ضع خطة عمل حسب التعليمات التالية:
- حدد شخصًا ما باعتباره الشخص المسؤول عن هدف معين. لا يتعين على الشخص المعين تحقيق الهدف بشكل شخصي لأنه سيكون مدير المشروع المسؤول عن ربط أعضاء الفريق الذين يحتاجون إلى المشاركة وإعداد الموارد المطلوبة.
- اطلب تقارير مرحلية رسمية وغير رسمية حتى يقوم الموظفون المعينون بالإبلاغ عن العمل الذي تم إنجازه في غضون فترة زمنية معينة.
الخطوة 4. ركز على الموضوع حسب جدول أعمال الاجتماع
بعد مناقشة موضوع واحد على جدول الأعمال وإجراء المناقشات اللازمة ، قدم ملخصًا لنتائج المناقشة ، ووفر فرصة لطرح الأسئلة ، ثم تابع الاجتماع من خلال مناقشة الموضوع التالي.
الخطوة 5. حدد الجدول الزمني للاجتماع القادم
أعلن عن الجدول الزمني للاجتماع التالي عندما يجتمع الجميع لتسهيل جدولة الاجتماع. بهذه الطريقة ، تكون قد أبلغت بجدول الاجتماع مسبقًا لمنع تضارب الجداول الزمنية.
اطلب من أعضاء الفريق أن يقترحوا عبر البريد الإلكتروني الموضوعات التي يجب أن تكون على جدول الأعمال. بعد انتهاء الاجتماع ، أخبرهم أنك ستستخدم نفس جدول الأعمال للاجتماع التالي واطلب من المشاركين في الاجتماع تقديم اقتراحات موضوعية تدعم تحقيق أهداف الشركة / المنظمة
جزء 2 من 3: التحضير للاجتماع
الخطوة 1. قرر من سيرأس الاجتماع
عادةً ما يتم تعيين هذا الدور لمدير ، ولكن يمكنك منح أعضاء الفريق الفرصة لقيادة اجتماعات الإدارات حتى يتمكنوا لاحقًا من رئاسة الاجتماعات على مستوى أعلى.
الخطوة 2. دعوة المتحدثين
المتحدث هو الشخص الذي تمت دعوته لحضور اجتماع لسبب محدد لأنه يتمتع بخبرة في إدارة الموارد البشرية والموارد الأخرى حتى يتمكن أعضاء الفريق من تحقيق أفضل أداء ، بما في ذلك شرح إجراءات العمل والنتائج بشكل فعال. بالإضافة إلى ذلك ، فهو قادر أيضًا على تقديم المشورة لتوقع الظروف غير المتوقعة وزيادة الموارد حسب الحاجة.
الخطوة 3. حدد الجدول الزمني المناسب للاجتماعات
عند تحديد جدول زمني ، ضع في اعتبارك مدى توفر الوقت وقيود المشاركين. على سبيل المثال: يمكن لجميع المشاركين حضور اجتماع بعد ظهر يوم الجمعة ، ولكن هذا ليس الوقت المناسب لمناقشة القضايا الكبيرة.
- حتى يتمكن جميع أعضاء الفريق من حضور الاجتماع القادم ، اطلب أولاً من مسؤول المشروع المسؤول عن الجدول الزمني ثم اطلب من جميع المشاركين ترتيب الجداول الزمنية الخاصة بهم وفقًا للخطة.
- حدد من سيأخذ المحضر وتأكد من إرسال المعلومات المتعلقة بنتائج الاجتماع أيضًا إلى المشاركين الغائبين.
الخطوة 4. إعداد جدول أعمال الاجتماع
يجب أن يحتوي جدول أعمال الاجتماع على الأقل على قائمة بالموضوعات التي سيتم مناقشتها ، وتفويض مهام العرض التقديمي ، وتخصيص الوقت لمناقشة كل موضوع. يمكنك ترتيب جدول أعمال الاجتماع وفقًا للاقتراحات التالية:
- ابحث عن مدخلات من جميع المشاركين في الاجتماع عن طريق إرسال بريد إلكتروني قبل يومين على الأقل من الاجتماع. البريد الإلكتروني هو أفضل وسيلة لذلك لأنك ستتلقى الطلبات كتابةً.
- قم بإعداد جدول اجتماع طاولة لتسجيل جميع الموضوعات التي ستتم مناقشتها والمتحدثين وتخصيص الوقت. إذا كان هناك طلب لموضوع يختلف عن الموضوع العام ، فاتصل بالشخص المعني واطلب منه أو منها تقديم طلب محدد لمناقشته في الاجتماع التالي.
- ضع جدولًا واقعيًا. لا ينبغي إجبار التفسيرات والمناقشات التي تستغرق 30 دقيقة على الانتهاء في غضون 15 دقيقة. ضع جدولًا حسب الحاجة وقم بإنهاء الاجتماع مبكرًا عند مناقشة جميع الموضوعات.
الخطوة 5. اقتراح قواعد الاجتماع
لا تحتاج إلى وضع قواعد رسمية أو فرض عقوبات ، ولكن تنفيذ القواعد يجعل الاجتماع يسير بسلاسة ويمكن للجميع التعبير عن آرائهم بشكل جيد.
حدد القواعد عند افتتاح الاجتماع بقول: "لتوفير الوقت ، يمكن للمشاركين طرح الأسئلة والرد بعد أن ينتهي المتحدث من التقديم. إذا كان لا يزال لديك تعليقات بعد انتهاء وقت المناقشة ، فيرجى مراسلتي عبر البريد الإلكتروني حتى نتمكن من مناقشتها بشكل أكبر."
الخطوة 6. تحديد تقسيم الوقت
حدد جدول أعمال الاجتماع من خلال تحديد المدة التي سيحتاجها كل متحدث ومناقشة كل موضوع.
- أبلغ بتقسيم الوقت قبل بدء الاجتماع حتى يعرف جميع المشاركين متى يمكنهم المساهمة ومنع المناقشات العشوائية أو المشوهة.
- كدليل ، اترك 10 دقائق على الأقل للمناقشة بعد مناقشة موضوعات معينة.
الخطوة 7. إرسال جدول أعمال الاجتماع
في اليوم السابق للاجتماع ، أرسل جدول أعمال الاجتماع إلى جميع المشاركين حتى يحصل كل شخص على نسخة من الجدول ويعرف الغرض من الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم أيضًا إخبارك إذا كانت هناك معلومات غير صحيحة في جدول الأعمال.
الخطوة 8. إرسال تذكير
قبل بدء اجتماع لأول مرة أو اجتماع غير روتيني ، أرسل تذكيرًا مسبقًا بساعة حتى يحضر جميع الحاضرين في الوقت المحدد.
جزء 3 من 3: أن تصبح قائد اجتماع فعال
الخطوة 1. كن قائد اجتماع جيد
حاول التواصل مع جميع المشاركين خلال الاجتماع حتى تتحقق أهداف الاجتماع. تفويض مسؤولية رئاسة الاجتماعات للمتحدثين المدعوين لمناقشة مواضيع محددة. أنت نفسك يجب أن تشارك بنشاط أثناء المناقشة.
الخطوة 2. أبلغ عن أهداف العمل التي تم تحقيقها ولم يتم تحقيقها
إذا كان الغرض من الاجتماع هو مناقشة عدة أهداف ، فقم بإبلاغ التقدم الذي تم إحرازه ومن المسؤول عن الإنجاز.
- إذا كانت هناك خطة عمل لم تتقدم منذ الاجتماع الأخير ، اسأل عن السبب.
- إذا كان هذا بسبب ضيق الوقت أو الموارد الأخرى ، فناقش الحل مع الشخص المعين ليكون مسؤولاً عن المشروع أو ناقش المشكلة بالتفصيل خارج الاجتماع.
الخطوة 3. أعد التركيز إذا انحرفت المناقشة عن الموضوع
في بعض الأحيان ، تفقد المناقشة طريقها بسبب حماس أو خيبة أمل المشاركين. ركز الانتباه وأعد توجيه المناقشات الضالة من خلال القيام بالطرق التالية:
- فكر في الاجتماع على أنه مهمة لجمع الحقائق. امنح كل مشارك فرصة للتحدث حتى تتمكن من جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات. تجعل هذه الطريقة أيضًا المشاركين في الاجتماع يتحدثون بالتناوب ، بما في ذلك أولئك الذين يحبون السيطرة على الاجتماع.
- استخدم Cyberstorming ، وهو برنامج اتصال إلكتروني لمشاركة الأفكار في مجموعات ويمكن استخدامه في الاجتماعات غير الرسمية. تمنع هذه الطريقة المنافسة بين أعضاء الفريق على الرغبة في أن يتم الاستماع إليهم لأن كل فرد في المجموعة يمكنه رؤية المدخلات من الأعضاء الآخرين.
- كن محايدًا إذا ناقش شخص ما في الاجتماع موضوعًا خارج جدول الأعمال ، على سبيل المثال بقول: "فكرة مثيرة للاهتمام ، بوب! يمكننا التحدث عن ذلك لاحقًا ". لا يدرك الكثير من الناس أنهم يناقشون أشياء تخرج عن جدول أعمال الاجتماع ، لكنهم سيأتون إليك للمناقشة إذا كانت القضية مهمة حقًا.
- السيطرة على اتجاه المناقشة. بالإضافة إلى المشاركين الذين يتحدثون لفترة طويلة ، يمكن أن تحدث مشاكل في الاجتماع لأن شخصًا ما يستمر في مناقشة مواضيع خارج جدول الأعمال. للتغلب على هذا ، استمع أولاً إلى ما سيقوله ثم اقترح مناقشة الموضوع بشكل أكبر في الاجتماع القادم. التأكيد على أن الاجتماع سيستمر في مناقشة الموضوعات المدرجة على جدول الأعمال.
- قم بإجراء محادثة خاصة مع الشخص الذي يهيمن على الاجتماع واسأل عن السبب. أظهر القلق بدلاً من الانزعاج. ركز على ما لاحظته خلال الاجتماع واسمح له بشرح سلوكه. اعرض عليه مساعدته للتوقف عن السيطرة على الاجتماع.
الخطوة 4. انتقل إلى الموضوع التالي في الموعد المحدد
تدرب على إدارة الوقت بأن تكون حازمًا ، لا تكن وقحًا. إن تحديد الوقت بشكل جيد يجعل كل مشارك يعرف أن الاجتماع لا يزال جاريًا وأن المناقشات التي لا تتعلق بالاجتماع يمكن أن تستمر بعد انتهاء الاجتماع.
لا تكن في عجلة من امرنا. حتى إذا كان عليك التحكم في الموقف ، فسيكون الاجتماع أقل فائدة إذا تم تقصير المناقشة. قبل استئناف الاجتماع ، امنح المشاركين الفرصة لطرح الأسئلة أو تقديم المدخلات. تأكد من أن جميع أعضاء الفريق يشعرون بالاندماج ، بدلاً من الشعور بالإهمال
الخطوة 5. التأكيد على الموضوع المهم
التأكيد على الأهداف الرئيسية المطلوب تحقيقها وعلاقتها بالأهداف الأخرى التي تدعم تحقيق الأهداف الرئيسية.
اشرح للقاء المشاركين حتى يفهموا نطاق المشروع الذي يعملون عليه وأدوار كل منهم كجزء مهم من الوحدة
الخطوة 6. إذا لزم الأمر ، ساعد في تدوين الملاحظات
قبل بدء الاجتماع ، حدد من سيحضر المحضر. إذا كان يعاني من الإرهاق ، فقدم يد المساعدة أو دوِّن الملاحظات بنفسك.
الخطوة 7. توضيح في حالة سوء الفهم
بعد مناقشة جميع الموضوعات ، سيقدم رئيس الاجتماع ملخصًا حتى يعرف المشاركون نتائج الاجتماع ويطرحون أسئلة إذا كانت لا تزال هناك أشياء غير واضحة.
بصفتك قائد الاجتماع ، قدم تفسيرات مفصلة حتى يفهم جميع المشاركين نتائج الاجتماع
الخطوة الثامنة. قبل إغلاق الاجتماع ، قدم ملخصًا شاملاً
القادة الحازمون في اتخاذ القرارات سيمنعون الركود والتردد ، ويجعلون الموظفين يعملون بجد ومتحفز ، ويستجيبون للتغييرات والمعلومات الجديدة. يمكن ملاحظة ذلك من خلال الخصائص التالية:
- ضع أهدافًا واضحة لضمان التوافق بين القرارات وأهداف الشركة / المنظمة والأخلاق.
- الرعاية من خلال إظهار المثل في الحياة المعيشية والامتثال لأخلاقيات العمل كأساس لاتخاذ قرارات فعالة وفعالة.
- إظهار الشفافية ، أي نكران الذات من خلال إثبات أن القرارات التي تعود بالفائدة على الشركة تمنح الجميع الفرصة لتطوير أنفسهم.
- النظر إلى الفشل على أنه فرصة تعليمية ستكون بمثابة نقطة انطلاق لتكون قادرًا على اتخاذ قرارات أفضل. عندما يحدث خطأ ما ، يكون القائد الحاسم قادرًا على فهم الموقف.
- التواصل بشكل علني وفعال وفقًا لثقافة الشركة / المنظمة لمنع التناقضات أو التناقضات عند التواصل مع المرؤوسين أو الرؤساء.
