المؤتمرات هي المكان المناسب للأشخاص الذين لديهم نفس الاهتمامات للقاء بعضهم البعض وتبادل أحدث الأفكار في مجالات تخصصهم. عادة ما تعقد المؤتمرات بانتظام من قبل المؤسسات التعليمية والشركات ومجموعات التسويق المتدرجة والمجتمعات الدينية وغيرها. إذا كنت ترغب في عقد مؤتمر ، فابدأ بإعداد خطة عمل شاملة إلى جانب سلسلة من الأنشطة التي يجب تنفيذها ، على سبيل المثال تحديد موقع المؤتمر ، وعمل قائمة بالمشاركين ، وتجميع المواد ، وإعداد المعدات للعروض التقديمية ، توفير الوجبات ، ومختلف الاحتياجات الأخرى التي يجب التفكير فيها والتخطيط لها قدر الإمكان. إذا واجهت مشكلة أثناء وضع خططك موضع التنفيذ ، فاحرص على الهدوء والثقة في قدرتك على تحمل تكاليف المؤتمر. أحد الجوانب المهمة التي تحدد نجاح عقد المؤتمر هو تنفيذ الأنشطة واحدًا تلو الآخر أثناء عمل قائمة بالمهام التي تم إكمالها وتلك التي لا يزال يتعين القيام بها.
خطوة
جزء 1 من 4: التخطيط للمؤتمر: مرحلة مبكرة
الخطوة 1. قم بعمل الاستعدادات في وقت مبكر
يجب أن يبدأ التخطيط للمؤتمر قبل ثمانية أشهر على الأقل ، حتى قبل ذلك إذا كان المؤتمر سيكون كبيرًا أو كبيرًا في الحجم.
- ضع في اعتبارك أنه يجب حجز العديد من قاعات المؤتمرات ومؤسسات تقديم الطعام قبل عدة أشهر. بالإضافة إلى ذلك ، يحتاج المشاركون الذين يعيشون خارج المدينة إلى ترتيب جداول السفر حتى يتمكنوا من حضور المؤتمر.
- بالإضافة إلى ذلك ، قد يضطر الرعاة والشركات الكبيرة أيضًا إلى تخطيط ميزانيتهم السنوية قبل عدة أشهر. لذلك ، يجب التفاوض مسبقًا على الدعم المالي وغير المالي منهم لحدثك.
الخطوة 2. تشكيل لجنة
يجب تحديد العديد من القضايا المهمة عند التحضير للمؤتمر. من خلال تشكيل لجنة ، سوف تحصل على مدخلات من عدة أشخاص قبل اتخاذ القرار. سوف يساعدونك أيضًا في التفكير في التفاصيل.
- قم بتعيين المنسقين ، أي الموظفين الرئيسيين الذين سيتخذون قرارات مهمة ويكرسون الكثير من الوقت للتنسيق. إذا كان لديك أموال كافية ، فقم بتعيين منسق حتى يتمكن من مساعدتك في التخطيط للمهام ومشاركتها.
- اكتشف ما إذا كانت هناك مؤتمرات حول نفس الموضوع. إذا كان الأمر كذلك ، قم بدعوة المنسق الذي عقد المؤتمر للانضمام إلى اللجنة. إذا لم يتمكن من المشاركة ، اسأل عما إذا كان يمكنك طلب مواد تمت تغطيتها بالفعل لتسهيل التحضير للمؤتمر.
الخطوة 3. تحديد الأهداف وإنشاء جدول عمل
اكتب ما تعقده المؤتمر من أجل أن يشكل الأساس لكل قرار. إن معرفة ما تريد تقديمه ولمن قبل التحضير للمؤتمر سيسهل عليك وضع خططك موضع التنفيذ.
إذا لم تعقد مؤتمرًا من قبل ، فابدأ بالتخطيط لعقد مؤتمر قصير وصغير. ضع في اعتبارك عقد مؤتمر لمدة يوم أو يومين بسعة 250-300 مشارك
الخطوة 4. تحديد مكان وتاريخ المؤتمر
على الرغم من أنه يمكن تحديد التواريخ والمواقع الجديدة بعد قيامك بوضع خطة مفصلة ، فستحتاج إلى تقدير مقدار الوقت المتاح لك للتحضير.
- قبل تحديد موعد ، ابحث عن المعلومات مسبقًا عن الشهر واليوم الذي يُعقد فيه المؤتمر عادةً حتى لا يتم إعاقة التنفيذ. على سبيل المثال ، في أوروبا ، تُعقد المؤتمرات عادةً بين مارس ويونيو أو سبتمبر ونوفمبر يومي الاثنين والثلاثاء أو الخميس والجمعة لأن المشاركين أقل اهتمامًا بحضور المؤتمرات في أوقات أخرى. تعرف على الجدول الزمني المحدد في موقعك قبل اتخاذ قرار بشأن موعد المؤتمر.
- تعتمد مدة المؤتمر على العدد التقديري للمشاركين وجميع المستلزمات التي يجب توفيرها خلال المؤتمر. بالنسبة لـ 250-300 شخص ، حدد موعدًا لعقد مؤتمر يستمر يومين كاملين.
- ضع في اعتبارك إمكانية عقد مؤتمر داخل المدينة ، ولكن تأكد من إمكانية الوصول إلى أقرب مطار وأماكن إقامة ومرافق مناسبة. نوصيك بعقد مؤتمر في مدينة كبيرة أو وجهة سياحية لجذب المزيد من الأشخاص الذين يرغبون في الانضمام إلى المؤتمر.
الخطوة 5. تحديد عنوان المؤتمر
بعد تحديد العنوان ، يمكنك النشر ووضع الخطط لأنه يوجد بالفعل يقين بشأن المادة كأساس لنشر المعلومات عبر وسائل التواصل الاجتماعي.
اختر عنوانًا يشير إلى الغرض و / أو الخلفية للمشاركين في المؤتمر. ابحث عن الإلهام باستخدام عناوين المؤتمرات التي تم عقدها ، ولكن تأكد من اتخاذ القرار بنفسك
الجزء 2 من 4: التحضير للمؤتمر
الخطوة الأولى: ضع ميزانية مالية
لا يمكن القيام بأي نشاط دون حساب مبلغ الأموال التي يجب إنفاقها بالتفصيل ، على سبيل المثال لاستئجار مبنى ، وإعداد المواد ، ودفع رسوم مكبر الصوت. يجب أن تشير جميع النفقات إلى الميزانية المالية. إذا كنت تفوض المسؤوليات ، فتأكد من التزام مساعدك بحد الميزانية الذي قمت بتعيينه.
يتأثر مبلغ الميزانية بحضور أو عدم وجود الرعاة. يمكنك أن تطلب من الراعي توفير الأموال لتمويل المؤتمر. ومع ذلك ، يحق للراعي أيضًا تحديد بعض الأشياء في المؤتمر. على سبيل المثال: تحديد من سيقدم عرضًا تقديميًا أو اقتراح متحدث كأحد أعضاء اللجنة ، على سبيل المثال: رجل أعمال ناجح في شركة راعية وتقديم علامة تجارية من خلال وضع شعار على جميع مواد المؤتمر. الميزة ، سيوفر الراعي الأموال مقدمًا بحيث يمكنك استخدامها على الفور لتحقيق الخطة
الخطوة الثانية: تحديد سعر وطريقة بيع التذاكر
بعض المؤتمرات مجانية ، وبعضها مكلف للغاية. قبل تحديد أسعار التذاكر وكيفية بيعها ، ضع في اعتبارك الجوانب التالية:
- ما هي التكاليف التي ينطوي عليها التحضير للمؤتمر؟ إذا كنت ترغب في عقد مؤتمر صغير لا يكلف الكثير من المال ، فننصحك بعدم فرض رسوم على المشاركين. بدلاً من ذلك ، يُطلب من المشاركين دفع ثمن التذاكر لتغطية تكاليف التحضير للمؤتمر.
- حدد رسوم التسجيل إذا كنت ترغب في عقد مؤتمر لعدة أيام أو تقديم وجبات الطعام. تتراوح رسوم التسجيل في المؤتمرات في المدن الرئيسية في إندونيسيا من عدة مئات الآلاف إلى ملايين الروبية.
- تتقاضى العديد من المؤتمرات رسومًا متدرجة وفقًا لمنصب أو حالة المشارك. على سبيل المثال: المؤتمرات الأكاديمية عادة ما تفرض رسومًا على الطلاب أقل من المعلمين. يتم أيضًا فرض رسوم على موظفي الرعاة أقل من المشاركين العاديين.
الخطوة 3. حدد مكان المؤتمر
عند اختيار موقع ، ضع في اعتبارك عدد المشاركين ، وسهولة الوصول إلى الموقع ، وتوافر أماكن لوقوف السيارات ، والمسافة من وإلى وسائل النقل العام والمطارات والفنادق. بالإضافة إلى إيجاد مكان مناسب للمؤتمر ، تأكد من وصول جميع المشاركين إليه بسهولة.
ابحث عن معلومات عن المباني أو الفنادق التي توفر قاعات اجتماعات داخل المدينة. للمؤتمرات الصغيرة ، استأجر غرفة في كنيسة أو أي مكان اجتماع آخر
الخطوة 4. استفد من مساعدة الموظفين الذين يعملون كموظفي إدارة غرف الاجتماعات
إذا كانت الموارد متوفرة في المبنى الذي تختاره للمؤتمر ، فاستفد منها إلى أقصى حد. الموظفون على دراية بواجباتهم اليومية ومستعدون للإجابة على الأسئلة أو حل المشكلات أو تقديم المشورة عند الضرورة.
يمكنك استخدام خدمات الموظفين المسؤولين عن إدارة الأنشطة في قاعة الاجتماعات ، على سبيل المثال للتعامل مع ترتيبات المؤتمرات التفصيلية. على الرغم من وجود رسوم ، إلا أنه لا يتعين عليك القيام بكل هذه الأنشطة بنفسك حيث سيستغرق الأمر الكثير من الوقت على مدار عدة أسابيع
الخطوة 5. تحديد قائمة الاستهلاك
ضع في اعتبارك أنه يجب على المشاركين العثور على الطعام أثناء المؤتمر ومن المحتمل أن العديد من المشاركين لا يعرفون ما هو الطعام المتاح حول مكان المؤتمر. ضع في اعتبارك ما إذا كنت بحاجة إلى استخدام خدمة تقديم الطعام لتقديم الإفطار والغداء والوجبات الخفيفة أو اكتشف ما إذا كان مدير قاعة المؤتمرات يمكنه إعداد وجبات الطعام لجميع الحاضرين.
عند اختيار قائمة الطعام ، ضع في اعتبارك أن العديد من الأشخاص يجب ألا يتناولوا أطعمة معينة بسبب الحساسية أو التفضيلات. يمكن لأصحاب المشاريع المتمرسين في مجال خدمات تقديم الطعام تقديم العديد من الخيارات ، على سبيل المثال: قائمة نباتية ، أو بدون مكسرات ، أو خالية من الغلوتين ، أو طعام حلال ، أو خيارات قائمة أخرى
الخطوة 6. خذ الوقت الكافي للقيام بفحص الموقع
بعد أن تعتني بكل الأشياء التي تحتاج إلى الاستعداد ، خذ الوقت الكافي لزيارة مكان المؤتمر قبل يوم واحد. لا تنتظر حتى يأتي يوم D الجديد مع المشاركين الذين سينضمون إلى المؤتمر.
قبل يوم واحد ، تعال إلى مكان انعقاد المؤتمر وعقد اجتماعًا مع جميع الموظفين المعنيين للتأكد من أن كل شيء جاهز جيدًا حتى أدق التفاصيل
جزء 3 من 4: إعداد جدول المؤتمر
الخطوة 1. جدولة المؤتمر
بعد الحصول على صورة كبيرة للموضوعات التي سيتم مناقشتها وتحديد عنوان المؤتمر ، قم بإعداد جدول زمني يبدأ من افتتاح المؤتمر حتى الختام. يمكن عقد المؤتمرات بطرق مختلفة وفقًا لمجال العمل الذي تتم مناقشته. لتسهيل الجدولة ، تُعقد المؤتمرات عادةً بالترتيب التالي:
- ابدأ المؤتمر بمقدمة أو كلمة افتتاحية يلقيها عادة شخص معروف في مجال عمل معين وأصبح متحدثًا معروفًا. يمكنك عقد الفعالية في المساء ثم اختتامها بالعشاء أو كأول جلسة في الصباح لبدء المؤتمر.
- قسّم بقية الجدول إلى جلسات أقصر. إذا تم عقد المؤتمر بناءً على طلب المشاركين وفقًا لمقترحاتهم ، فقم بتعديل المواد وفقًا لاحتياجات المشاركين. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا تضمين جداول ورشة العمل أو مقاطع الأفلام أو مواد أخرى في جدول المؤتمر. اعتمادًا على عدد المشاركين الحاضرين ، حدد ما إذا كان يمكن حضور كل جلسة من قبل جميع المشاركين (تسمى "الجلسة الكاملة") أو يجب تقسيم المشاركين إلى عدة مجموعات وستحضر كل مجموعة جلسات مختلفة بالتوازي وفقًا لاختيارهم (تسمى "المجموعات" ").
- اختتم المؤتمر بدعوة المتحدثين لتقديم المواد التي تحفز أو تتحدى المشاركين.
الخطوة 2. قرر كيفية إجراء الجلسة
يمكنك اختيار كيفية إجراء الجلسة وفقًا لاحتياجات الشركة ، على سبيل المثال عن طريق التدريس أو مناقشة الحالات أو عقد الندوات أو تقديم أحدث السياسات أو نتائج البحث أو طرح الأسئلة أو التقديم باستخدام الشرائح.
- سيؤثر اختيار كيفية تسليم المواد على استراتيجية النشر. لذلك ، قم بإعداد المواد المفيدة جدًا للمشاركين في أقرب وقت ممكن.
- يمكن أن تبدأ مدة كل جلسة من 45 دقيقة إلى 3 ساعات حسب عدد العروض التقديمية والمحتوى المقدم.
الخطوة الثالثة. ضع في اعتبارك ما إذا كنت تريد تضمين أنشطة أخرى
فكر في الأنشطة المفيدة التي يمكن تضمينها في الجدول الزمني وتلعب دورًا مهمًا في دعم نجاح المؤتمر ، على سبيل المثال:
- جدولة الأنشطة لصالح المنظمة المشاركة في المؤتمر ، مثل اجتماع عمل أو تقديم جائزة.
- قدم الطعام إذا تم فرض رسوم تسجيل على المشاركين. إذا لم تكن هناك رسوم ، اطلب من المشاركين إحضار الغداء (كخيار أخير). يتوقع المشاركون عادة تناول وجبة واحدة على الأقل. إذا كان موقع المؤتمر في المدينة ، فوفر استراحة حتى يتمكن المشاركون من تناول الغداء في مطعم قريب.
- اسأل عما إذا كان المشاركون يرغبون في تحديد موعد لحدث ترفيهي ، على سبيل المثال: القيام بجولة في المدينة ، أو مشاهدة عرض كوميدي في الليل ، أو مشاهدة فيلم ، أو مشاهدة عرض في المسرح. قد يكون الحدث أكثر ملاءمة لمؤتمر يعقد في مدينة كبيرة أو لشركة ، ولكن ليس دائمًا.
جزء 4 من 4: النشر
الخطوة الأولى. تحديد المشاركين الذين سيحضرون
المؤتمرات متنوعة للغاية ، على سبيل المثال المؤتمرات الأكاديمية والدينية والتجارية مع مشاركين مختلفين. قبل التخطيط ، تأكد من اهتمام عدد كافٍ من المشاركين بحضور المؤتمر.
لا تحتاج إلى القيام بالكثير من الدعاية إذا كنت ترغب في عقد مؤتمرات لمجموعات صغيرة ، مثل موظفي الشركة أو مجتمعات الكنيسة. يمكنك إبلاغ خطط المؤتمر عن طريق إرسال بريد إلكتروني ، والإعلان في النشرة الإخبارية للشركة ، و / أو الإخطار في اجتماع إداري
الخطوة 2. اطلب من قادة الشركة المشاركة
لإقناع الأشخاص في شركتك ، تحتاج إلى ابتكار عنوان جذاب أو دعوة متحدث رائع.
بعد تلقي تأكيد من متحدثين معروفين ، قم بتضمين المعلومات في مواد المؤتمر وإخطار المشاركين المحتملين
الخطوة 3. إنشاء موقع على شبكة الإنترنت
اليوم ، تعد الوسائط الرقمية أداة مهمة جدًا لنجاح المؤتمرات. قم بإنشاء اسم موقع ويب يحتوي على روابط يسهل العثور عليها إذا كنت تبحث عن كلمة رئيسية لعنوان المؤتمر أو كلمات أخرى متعلقة بالمؤتمر. اكتب معلومات مفصلة عن المؤتمر على الموقع الإلكتروني مع تضمين رابط لجميع المواد المطبوعة والإعلانية المتعلقة بالمؤتمر.
- قم بتضمين تاريخ ووقت وعنوان موقع المؤتمر على الموقع الإلكتروني ، بما في ذلك أسماء المتحدثين المشهورين. أبلغ أيضًا عن وسائل النقل والإقامة والمواقع المثيرة للاهتمام وجداول المؤتمرات إن وجدت.
- قم بتضمين رابط موقع ويب إذا كان المشاركون قادرين على التسجيل.
الخطوة 4. ضع إعلان
ابدأ الإعلان في وقت مبكر (قبل عام) حتى يتمكن المتحدثون من تقديم مقترحات تحتوي على مواد لتقديمها في المؤتمر. اختر الطريقة الصحيحة للنشر حسب حجم المؤتمر وخلفية المشاركين. ضع في اعتبارك من أين يحصل المشاركون المحتملون على معلوماتهم ، ربما من:
- وسائل التواصل الاجتماعي ، على سبيل المثال من حسابات Facebook و Twitter الخاصة بالمنظمة الراعية
- قائمة جهات الاتصال في Listservs وعناوين البريد الإلكتروني
- مدونة أو مجلة أو صحيفة أو مجلة أعمال
- الملصقات أو النشرات أو الإشعارات الأخرى المرسلة إلى المجموعات أو المنظمات أو الشركات ذات الصلة
الخطوة 5. اسأل عن مقترحات
عند إعداد مسودة إعلان ، أشر إلى أنك منفتح للتسجيل أو تنتظر تقديم مقترحات فردية أو جماعية في شكل أوراق أو مقترحات جماعية أو مواد ورشة عمل.
يمكنك تحديد طول الاقتراح وفقًا لخط العمل. في مجال التعليم ، تتطلب المؤتمرات الصغيرة عادة ملخصات من بضع مئات من الكلمات ، في حين أن المؤتمرات واسعة النطاق تتطلب مخطوطات كاملة
الخطوة 6. ابدأ بقبول التسجيلات
جهز المرافق بحيث يمكن للمشاركين التسجيل قبل المؤتمر ، على الرغم من أنه لا يزال هناك بضعة أشهر مقدمًا. بهذه الطريقة ، يمكنك تقدير عدد المشاركين الذين سيحضرون.
- قم بإنشاء موقع ويب يرتبط بموقع المؤتمر على الويب للتسجيل. إذا لم تكن لديك المهارات الفنية لإنشاء موقع ويب ، فاستخدم خدمة موجودة. على سبيل المثال ، استخدم الخدمات المدفوعة لـ RegOnline ، وهي شركة تهتم بالتسجيل عبر الإنترنت لمختلف الأحداث ، وتعالج البيانات ، وترسلها إليك عن طريق تسهيل وصول المستخدمين إليها.
- يمكن للمشاركين أيضًا التسجيل عن طريق الهاتف أو الفاكس إذا كان لديك التسهيلات لمعالجة إيصالات الدفع باستخدام بطاقة الائتمان.
- إذا كنت لا تقبل التسجيل عبر الإنترنت أو الهاتف ، فيرجى إنشاء نموذج طلب بتنسيق PDF وتحميله على الموقع الإلكتروني. أبلغ المشاركين أنه يمكنهم طباعة النموذج وتعبئته وإرساله بشيك أو إثبات التحويل إلى عنوان البريد الإلكتروني لشركتك.
- لكي يتمكن المشاركون من التسجيل مبكرًا ، قدم خصومات للمشاركين الذين يسددون مدفوعات شهر واحد على الأقل مقدمًا. تكون أسعار التذاكر أغلى قليلاً إذا دفع المشاركون في مكان المؤتمر.
نصائح
- اسأل المتحدث عما إذا كان يحتاج إلى معدات إضافية للعرض التقديمي ، مثل المسرح أو التلفزيون أو الشاشة الكبيرة أو الكمبيوتر.
- عند اختيار قائمة طعام ، تأكد من وجود مشاركين يجب عليهم اتباع نظام غذائي من بعض المواد الغذائية.
- عند مقارنة تكاليف الإيجار ، اسأل عن أسعار الطعام والماء والمشروبات الغازية وما إلى ذلك. لأنها قد تكون باهظة الثمن.
- عند اختيار غرفة ، ضع في اعتبارك الغرض من المؤتمر وحدد ما إذا كنت تريد استخدام القاعة أو الكراسي والطاولات لتدوين الملاحظات.
