إذا كان عليك مغادرة المكتب لفترة من الوقت ، أو إذا كنت تخطط للذهاب في إجازة ، فقد ترغب في السماح للأشخاص بإرسال بريد إلكتروني لك بأنك بعيد. إذا كان لديك حساب Exchange ، فإن Outlook يأتي بوظائف مضمنة. إذا لم يكن لديك حساب Exchange ، فلا يزال بإمكانك الرد على رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا عن طريق إنشاء بعض القواعد. اتبع هذا الدليل لإعداد ردودك التلقائية ، سواء كان لديك حساب Exchange أم لا.
خطوة
الطريقة 1 من 4: Outlook 2010/2013
الخطوة 1. قم بتمكين الردود التلقائية
حدد مجلد Exchange. حدد المجلد من مخزن الرسائل الخاص بك. يجب عليك تحديد مجلد Exchange لرؤية خيار الردود التلقائية. افتح قائمة الردود التلقائية (خارج المكتب). يمكنك العثور على هذه القائمة بالنقر فوق علامة التبويب "ملف" ثم تحديد علامة التبويب "معلومات".
الخطوة 2. تكوين ردك
في قائمة الردود التلقائية ، حدد المربع الذي يشير إلى إرسال ردود تلقائية. يمكنك ضبط الوقت النشط للمساعد عن طريق تحديد المربع وضبط الوقت ونطاق التاريخ.
الخطوة 3. اكتب ردك
بالنسبة إلى البريد الإلكتروني المرسل من داخل خادم التبادل الخاص بك ، استخدم علامة التبويب "داخل مؤسستي". للرد على رسائل البريد الإلكتروني المستلمة من أشخاص آخرين ، استخدم علامة التبويب خارج مؤسستي. بمجرد أن تشعر بالرضا عن ردك ، انقر فوق "موافق".
الخطوة 4. تعطيل الردود التلقائية
إذا قمت بتعيين نطاق تاريخ للرد التلقائي ، فسينتهي المساعد تلقائيًا عند انتهاء النطاق الزمني. إذا لم تحدد نطاقًا زمنيًا ، فسيستمر حتى تفتح قائمة الردود التلقائية وتحدد "عدم إرسال ردود تلقائية".
الطريقة الثانية من 4: برنامج Outlook 2007
الخطوة 1. قم بتنشيط مساعد Office
انقر فوق علامة التبويب أدوات. في قائمة "أدوات" ، حدد "مساعد خارج المكتب". حدد المربع الذي يقول "إرسال ردود تلقائية خارج المكتب". يمكنك ضبط الوقت النشط للمساعد عن طريق تحديد المربع وضبط الوقت ونطاق التاريخ.
الخطوة 2. اكتب ردك
بالنسبة إلى البريد الإلكتروني المرسل من داخل خادم التبادل الخاص بك ، استخدم علامة التبويب "داخل مؤسستي". للرد على رسائل البريد الإلكتروني المستلمة من أشخاص آخرين ، استخدم علامة التبويب خارج مؤسستي. بمجرد أن تشعر بالرضا عن ردك ، انقر فوق "موافق".
الخطوة 3. تعطيل مساعد خارج المكتب
إذا قمت بتعيين نطاق تاريخ للرد التلقائي ، فسينتهي المساعد تلقائيًا عند انتهاء النطاق الزمني. إذا لم تحدد نطاقًا زمنيًا ، فسيستمر حتى تفتح قائمة الردود التلقائية وتحدد "عدم إرسال ردود تلقائية".
الطريقة الثالثة من 4: برنامج Outlook 2003
الخطوة 1. قم بتنشيط مساعد Office
في قائمة "أدوات" ، حدد "مساعد خارج المكتب". حدد المربع الذي يقول "أنا خارج المكتب حاليًا".
الخطوة 2. اكتب ردك
في المربع المسمى "الرد التلقائي مرة واحدة فقط على كل مرسل بالنص التالي:" أدخل الإجابة التي تريد استخدامها كرد على البريد الإلكتروني.
الخطوة 3. أضف القواعد
يمكنك إضافة قواعد إلى مساعدك ، مثل إعادة توجيه الرسائل من مرسلين معينين إلى مستلمين آخرين. انقر فوق الزر "إضافة قاعدة …" لتكوين القاعدة التي حددتها. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قاعدة من شأنها إعادة توجيه البريد الإلكتروني من عميل معين إلى زملائك حتى لا تفوتك رسائل البريد الإلكتروني المهمة عندما تكون بعيدًا.
الخطوة 4. تعطيل مساعد خارج المكتب
سيستمر مساعد خارج المكتب حتى تفتح قائمة الردود التلقائية وتحدد "عدم إرسال ردود تلقائية خارج المكتب".
الطريقة 4 من 4: إرسال إجابات تلقائية بدون حساب Exchange
الخطوة 1. قم بإنشاء قالب
بدون حساب Exchange ، لا يتوفر خيار الرد التلقائي. ولكن لا يزال من الممكن إعداد إجابات تلقائية باستخدام نموذج وبعض القواعد. ابدأ بإنشاء بريد إلكتروني جديد. سيكون هذا هو نموذج الرد التلقائي الخاص بك.
- اختر موضوعًا يصف الموقف بإيجاز. على سبيل المثال "خارج المكتب حتى". يمكنك أيضًا كتابة الكلمات "الرد التلقائي" في الموضوع حتى يعرف المستلمون على الفور أن ما يتلقونه هو إجابة تلقائية.
- اكتب رسالة قصيرة. في نص الرسالة الإلكترونية ، اكتب رسالة عامة يمكن تطبيقها على أي شخص يستقبلها. أخبر المستلم بكيفية الاتصال بك أو بأي شخص آخر يمكنه الاتصال به.
الخطوة 2. احفظ القالب الخاص بك
بمجرد أن تكون راضيًا عن الرسالة ، انقر فوق حفظ باسم … في القائمة المنسدلة "حفظ كنوع" ، حدد قالب Outlook. سيؤدي هذا إلى حفظ الملف كقالب يتم تحميله في Outlook.
الخطوة 3. إنشاء قاعدة
لكي يعمل الرد التلقائي بشكل صحيح ، ستحتاج إلى تحديد بعض القواعد لأتمتة العملية. في Office 2003/2007 ، انقر فوق القائمة "أدوات" وحدد القواعد والتنبيهات. في Office 2010/2013 ، انقر فوق علامة التبويب ملف ، وحدد معلومات ، ثم انقر فوق القواعد والتنبيهات. سيؤدي هذا إلى فتح قائمة قواعد البريد الإلكتروني.
- انقر فوق الزر قاعدة جديدة. سيُطلب منك تحديد قالب. من قسم "البدء من قاعدة فارغة" ، حدد "التحقق من الرسائل عند وصولها". انقر فوق {التالي.
- حدد الرسالة التي تريد الرد عليها. إذا كنت تريد الرد على كل رسالة تتلقاها في بريدك الوارد ، فحدد المربع "مكان اسمي في المربع". يمكنك تضييقه من خلال تعيين تسليم معين أو بريد إلكتروني بكلمات معينة في موضوع أو نص البريد الإلكتروني. انقر فوق "التالي" بعد تحديد اختيارك.
- قم بتحميل القالب الخاص بك. حدد مربع "الرد باستخدام نموذج معين" في النافذة التالية لتحميل الرسالة التي أنشأتها مسبقًا. انقر فوق الارتباط الموجود في مربع الوصف لـ "نموذج معين". سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار يسألك عن مكان حفظ القالب. حدد "قوالب المستخدم في نظام الملفات". افتح الرسالة التي أنشأتها سابقًا.
- قم بتعيين الاستثناءات الخاصة بك. بمجرد تحميل القالب ، يمكنك تحديد حالات إذا كنت لا تريد إرسال الرد ، على سبيل المثال لمستلمين محددين أو لأنواع معينة من الرسائل. انقر فوق "التالي" بعد تحديد اختيارك.
- إعطاء اسم القاعدة الخاصة بك. قبل أن تتمكن من الانتهاء ، يجب عليك تعيين اسم لقاعدتك. استخدم شيئًا يسهل تذكره حتى تتمكن من تعطيل القاعدة بسرعة في المستقبل. حدد مربع "تشغيل هذه القاعدة" لتمكين القاعدة ، ثم انقر فوق "إنهاء".
الخطوة 4. قم بتعطيل القاعدة
عندما تعود إلى العمل ، يمكنك تعطيل القاعدة عن طريق إعادة فتح قائمة القواعد والتنبيهات. حدد قاعدة "خارج المكتب" التي أنشأتها من قائمة القواعد النشطة ، ثم انقر فوق الزر "حذف".
نصائح
- عادةً ما يتم تعريف المؤسسة على أنها شركتك وتحتوي على أشخاص لديهم حسابات Exchange Server على نظام البريد الإلكتروني الخاص بك.
- تظهر قائمة الأدوات في نافذة Outlook الرئيسية. النافذة الرئيسية هي نفس النافذة التي تظهر عند تشغيل Outlook وتحتوي على القوائم "ملف" و "تحرير" و "عرض" و "انتقال" و "أدوات" و "إجراءات" و "تعليمات". لا توجد قائمة أدوات في النافذة التي تستخدمها لإنشاء أو عرض عناصر مثل رسائل البريد الإلكتروني أو جهات الاتصال أو المهام.
- إذا قمت بتحديد المربع إعادة التشغيل التلقائي للأشخاص خارج مؤسستي ، فسيتم عرض علامة التبويب خارج مؤسستي (تشغيل) بجوار اسم علامة التبويب.
- يجب أن تكون جهة الاتصال في مجلد جهات اتصال خادم Exchange. إذا كانت جهة الاتصال موجودة فقط في مجلد يمثل جزءًا من ملف مجلدات شخصية (.pst) ، فلن يتم إرسال رسالة الرد التلقائي.
