من يقول أن كتابة البريد الإلكتروني هو أسهل طريقة للتواصل؟ في الواقع ، كتابة رسائل البريد الإلكتروني لها أخلاقيات أيضًا. بعبارة أخرى ، يجب تمييز أسلوب اللغة في رسائل البريد الإلكتروني الموجهة إلى زملاء الدراسة والمحاضرين بالطبع ، خاصة وأن التعليم الرسمي هو المدخل إلى وظائف مهنية محتملة. لهذا السبب ، يجب أن تتم جميع التفاعلات التي تحدث باحتراف ، بما في ذلك عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، يجب دائمًا إرسال رسائل البريد الإلكتروني مع عنوان بريدك الإلكتروني الأكاديمي ، ويجب دائمًا فتحها بتحية رسمية. تعامل مع التفاعل كرسالة عمل رسمية. أي ، عبّر عن وجهة نظرك بطريقة واضحة وموجزة وواضحة ، واستخدم قواعد نحوية جيدة!
خطوة
جزء 1 من 3: خلق انطباع إيجابي
الخطوة 1. اقرأ منهج الدورة لمعرفة إجابات أسئلتك
بشكل عام ، تمت الإجابة على أسئلتك في المادة التي قدمها المحاضر في بداية عملية المحاضرة. نتيجة لذلك ، فإن الإصرار على سؤال أستاذك سيجعلك تبدو كطالب غير جاد ، ويمكن أن يزعج المحاضر أيضًا أن محتوى بريدك الإلكتروني يستغرق وقتًا ثمينًا.
- سيحتوي منهج الدورة التدريبية بشكل عام على معلومات تتعلق بالواجبات والمواعيد النهائية لتقديم المهام والسياسات داخل الفصل وتنسيقات المهام.
- إذا قدم المحاضر قائمة قراءة فقط ، فلا حرج في إرسال بريد إلكتروني لطلب مادة لم يتم شرحها في منهج المحاضرة.
الخطوة 2. استخدم عنوان بريدك الإلكتروني الأكاديمي
من المحتمل أن يتلقى أستاذك العشرات إلى العشرات من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. لهذا السبب يجب عليك استخدام عنوان بريد إلكتروني أكاديمي حتى لا تنتهي رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في صندوق البريد العشوائي. بالإضافة إلى ذلك ، فإن إرسال بريد إلكتروني مع عنوان بريد إلكتروني أكاديمي سيبدو أكثر احترافًا وسيساعد المحاضرين على تحديد اسم المرسل بوضوح ، خاصة وأن عناوين البريد الإلكتروني الأكاديمية ستتضمن بشكل عام الاسم الكامل للطالب.
الخطوة 3. تضمين موضوع تمثيلي
بمعنى آخر ، تأكد من أن محتوى بريدك الإلكتروني معروف للمحاضر ، حتى لو كان يقرأ الموضوع فقط. إن معرفة الغرض من بريدك الإلكتروني من البداية سيساعد محاضرك على تخصيص الوقت المناسب لقراءته والرد عليه. لذلك ، قم دائمًا بتضمين موضوع بريد إلكتروني واضح ومختصر!
على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "أسئلة حول التعيينات الحديثة" أو "مقالات نهائية"
الخطوة 4. ابدأ البريد الإلكتروني بذكر اسم المحاضر والمسمى الوظيفي
بغض النظر عن مدى أهمية رغباتك ، ابدأ دائمًا بريدك الإلكتروني بتحية رسمية ، كما تفعل عندما تكتب خطابًا رسميًا مشابهًا. على سبيل المثال ، ابدأ البريد الإلكتروني بكتابة عزيزي. دكتور. جونز ، متبوعًا بفاصلة. لا تنس استخدام اسم مستعار يطابق تفضيلات المحاضر ، حسنًا!
- إذا لم تكن متأكدًا من أن المحاضر المعني قد حصل على درجة الدكتوراه ، فقم ببساطة بمخاطبته باسم "السيد جونز".
- إذا كان لدى كلاكما تفاعلات شخصية متكررة ، فلا حرج في استخدام تحية غير رسمية ، مثل "مرحبًا ، سيدي / دكتور. جونز ".
جزء 2 من 3: إنشاء محتوى بريد إلكتروني
الخطوة 1. عرّف نفسك بوضوح
نظرًا لأن المحاضر المعني لا يعلمك فقط ، فمن المحتمل أنه يحتاج إلى تذكير بهويتك. لذلك ، ابدأ البريد الإلكتروني دائمًا بذكر اسمك ، وكذلك اسم الدورة التي جمعت بينكما وساعات المحاضرة ، مثل "فصل التسويق في فترة ما بعد الظهر".
الخطوة 2. ركز على وجهة نظرك
تذكر أن المحاضرين مشغولون جدًا. لذلك ، تأكد من أن محتوى بريدك الإلكتروني غير معقد حتى لا تستغرق الكثير من الوقت في أشياء غير مهمة. عبّر عن وجهة نظرك بطريقة موجزة ومباشرة وواضحة ، وتجنب التفاصيل غير المهمة أو غير ذات الصلة.
على سبيل المثال ، إذا كان لديك سؤال يتعلق بمهمة ما ، فقل ذلك بوضوح: "هناك شيء أريد أن أسألك عنه بخصوص المهمة التي قدمتها يوم الخميس الماضي. يجب القيام بالمهمة في الواقع في مجموعات أو بشكل فردي ، أليس كذلك يا سيدي / سيدتي؟"
الخطوة 3. اكتب جمل كاملة
تذكر أن رسائل البريد الإلكتروني هذه ليست تحميلات على Facebook أو رسائل نصية لأقرانك! أي ، استخدم دائمًا جملًا كاملة ورسمية لإظهار احترافك.
- على سبيل المثال ، لا تكتب ، "المواد في الفصل الأخير كانت رائعة حقًا ، سيدي / سيدتي!"
- بدلاً من ذلك ، حاول كتابة ، "شكرًا لك على آخر مادة قمت بتدريسها والتي ساعدتني على فهم فهمي."
الخطوة 4. استخدم نغمة البريد الإلكتروني الصحيحة
عند الاتصال بالمدرس لأول مرة ، تذكر أن تستخدم لهجة وقواعد احترافية. أي ، لا تستخدم الرموز لأي سبب من الأسباب! إذا كنت قد راسلت المحاضر عدة مرات ، فيجب عليك أيضًا كتابة بريدك الإلكتروني بنبرة غير رسمية ، خاصة إذا كان المحاضر هو أول من يتصرف بشكل غير رسمي (مثل إرسال رموز تعبيرية إليك).
الخطوة 5. قدم طلبك بأدب
في الواقع ، يحب الكثير من الطلاب تقديم مطالب على محاضريهم. لا تفعل ذلك ، لأنه لن يساعدك في الحصول على أي شيء! بدلاً من ذلك ، اذكر نواياك في شكل طلب قد يوافق عليه أو لا يوافق عليه أستاذك.
على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في طلب تمديد الوقت لتقديم الواجبات ، فلا تكتب ، "توفيت جدتي مؤخرًا ، لذا يرجى تمديد الموعد النهائي لإرسال المهام ، حسنًا؟" بدلاً من ذلك ، اكتب جملة أكثر تهذيبًا مثل ، "أنا آسف يا سيدي / سيدتي ، لقد كان هذا الأسبوع صعبًا جدًا بالنسبة لي لأن جدتي قد توفيت للتو. إذا كنت ترغب في ذلك ، فهل أنت على استعداد لتمديد الوقت فيما يتعلق بتقديم الأوراق؟"
الخطوة 6. استخدم علامات الترقيم الصحيحة
إذا كان البريد الإلكتروني موجهًا إلى أقرانه ، فلن يواجه مستلم البريد الإلكتروني مشكلة بالطبع في وضع نقطة أو فاصلة بشكل غير صحيح. ومع ذلك ، إذا كان البريد الإلكتروني لمعلم ، فتأكد من وضع كل علامة ترقيم في المكان الصحيح.
الخطوة 7. اكتب كل كلمة بالإملاء الصحيح
على الرغم من الاستخدام الواسع للغة النصية على الإنترنت ، فلا تستخدمها أبدًا في بريد إلكتروني احترافي! بمعنى آخر ، اكتب كل كلمة في شكلها الكامل ، مثل "السيد" بدلاً من "السيد". استخدم التهجئة الصحيحة لجعل رسائلك الإلكترونية تبدو أكثر احترافية!
لا تنس التحقق من دقة محتوى البريد الإلكتروني بمساعدة تطبيق أو برنامج كمبيوتر للتحقق من الإملاء
الخطوة 8. ضع الأحرف الكبيرة بشكل صحيح
على وجه الخصوص ، يجب كتابة الكلمات المدرجة في بداية الجمل بأحرف كبيرة ، وكذلك بعض أنواع الأسماء (مثل الألقاب). لا تتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني مثل محادثات الرسائل النصية وتأكد من أنك تستفيد دائمًا بشكل صحيح.
جزء 3 من 3: إنهاء البريد الإلكتروني
الخطوة 1. اذكر الإجراءات التي يحتاج معلمك إلى اتخاذها
بمعنى آخر ، تأكد من ذكر رغبتك أو طلبك بوضوح في نهاية البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد الرد منه ، فلا تنس أن تقول ذلك. إذا كنت تشعر بالحاجة إلى مقابلته ، فقم أيضًا بنقل هذا الغرض.
الخطوة 2. أعد قراءة القواعد النحوية المستخدمة في البريد الإلكتروني
امسح البريد الإلكتروني للتأكد من عدم وجود أخطاء نحوية. في كثير من الأحيان ، ستساعدك هذه العملية على اكتشاف خطأ أو خطأين طفيفين يجب إصلاحهما.
الخطوة الثالثة. أعد قراءة البريد الإلكتروني من منظور معلمك
تأكد من أن بريدك الإلكتروني لا يبدو وكأنك تطلب شيئًا ما. تأكد أيضًا من نقل نواياك بطريقة مباشرة وواضحة وليست ملونة بمعلومات شخصية أقل أهمية. بصرف النظر عن كونه غير فعال ، فإن هذا السلوك أيضًا غير مهني.
الخطوة 4. قم بإنهاء البريد الإلكتروني بتحية ختامية رسمية
تمامًا كما هو الحال عندما تبدأ بريدك الإلكتروني بتحية احترافية ، افعل الشيء نفسه لإنهاء البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، استخدم تحية ختامية رسمية مثل "مع خالص الشكر" أو "تحياتي" ، متبوعة بفاصلة وتنتهي باسمك الكامل.
الخطوة 5. أعد إرسال البريد الإلكتروني بعد أسبوع واحد
بمجرد إرسال البريد الإلكتروني ، لا تستمر في ترويع أستاذك للرد. ومع ذلك ، إذا لم يتم الرد على بريدك الإلكتروني لمدة أسبوع أو أكثر ، فمن الجيد محاولة إرسال نفس البريد الإلكتروني مرة أخرى ، فقط في حالة فقده لرسالتك الإلكترونية الأولى.
الخطوة السادسة. قم بالرد على رد البريد الإلكتروني الذي تلقيته
بعد تلقي رد بالبريد الإلكتروني من المحاضر المعني ، لا تنس الرد لإظهار أنك تلقيت البريد الإلكتروني بشكل صحيح. على سبيل المثال ، يمكنك ببساطة إرسال رسالة شكر قصيرة أو ، إذا لزم الأمر ، إرسال رد أطول بنفس قواعد الكتابة لجعلها تبدو احترافية. إذا لم تتم الإجابة على مشكلتك أو سؤالك عبر البريد الإلكتروني ، فحاول أن تطلب منه مقابلتك شخصيًا.
- على سبيل المثال ، يمكنك أن تكتب ، "شكرًا لك على الرد ، سيدي / سيدتي. اراك في الفصل."
- إذا شعرت بالحاجة إلى مقابلة المحاضر بعد ذلك ، فحاول كتابة ، "أنا حقًا أقدر آرائك حول هذا الأمر. إذا كنت ترغب في ذلك ، هل يمكنني مقابلتك مباشرة لمناقشة الأمر بمزيد من التفصيل؟"
