الإيصال هو بيان مكتوب يتم إجراؤه كدليل على استلام النقد أو الدفع بوسائل أخرى. عند إجراء المعاملات التجارية أو المبيعات ، عادةً ما يقوم البائعون والمشترين بعمل إيصالات لمصالح بعضهم البعض ، على سبيل المثال لمسك الدفاتر أو التوثيق. الاستلام هو مستند يثبت وجود اتفاق متبادل بين البائع والمشتري كأساس لتسجيل معاملة استلام الأموال أو صرفها.
خطوة
جزء 1 من 2: إنشاء إيصالات
الخطوة الأولى. قم بإعداد نموذج استلام يوفر ورقة كربون كنسخة
إذا كنت تريد إنشاء الإيصالات يدويًا ، فقم بإعداد نموذج استلام مكربن. بهذه الطريقة ، ما عليك سوى الكتابة مرة واحدة والحصول على إيصالين على الفور ، أحدهما لك والآخر للطرف الذي يقوم بالدفع.
عادةً ما تُطبع إيصالات الكربون بتنسيق معين كدليل على المبيعات واستلام الأموال ، على سبيل المثال: ورقة على شكل نموذج مطبوع عليها اسم الشركة وطباعة بضع كلمات أو بضعة أسطر فقط ليتم تعبئتها معلومات صحيحة وواضحة
الخطوة 2. استخدم قلم حبر أسود
الإيصالات الكتابية بالحبر الأسود مطلوبة لضمان صحة الإيصالات. لا تكتب الإيصالات بأقلام الرصاص أو الحبر الملون الفاتح لأن الإيصالات تعمل كدليل على إمساك الدفاتر على المدى الطويل.
يجب ملء الإيصالات التي يتم إنشاؤها يدويًا بخط كبير وواضح بحيث يسهل قراءتها. إذا كنت تستخدم إيصالًا مكربنًا ، فستحتاج إلى الضغط عليه أثناء الكتابة حتى يظهر على الورقة الثانية أو الثالثة كنسخة
الخطوة الثالثة. استخدم ختم الشركة أو الإيصال المطبوع عليه اسم الشركة
لتقديم إيصال صالح قانونيًا ، يجب أن تلصق ختم الشركة أعلى أو أسفل الإيصال وفقًا للقوانين المعمول بها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام الإيصالات المطبوعة التي تحمل اسم الشركة وشعارها بالفعل. هذا يثبت للمشتري أن المنتج الذي يتم تداوله يأتي من عملك أو شركتك وسيكون هذا المستند مرجعًا في تاريخ لاحق إذا لزم الأمر.
الخطوة 4. قم بتضمين جميع المعلومات المطلوبة في الإيصال
عند إنشاء الإيصالات يدويًا أو استخدام النماذج التي يمكن تنزيلها من برنامج كمبيوتر ، يجب عليك تضمين ما يلي:
- بيانات البائع التفصيلية.
- بيانات المشتري التفصيلية.
- تاريخ الصفقة.
- بيانات المنتج التفصيلية.
- مبلغ من المال.
- طريقة الدفع او السداد.
- توقيع البائع والمشتري.
الخطوة 5. قم بتضمين جميع المعلومات المطلوبة عند إنشاء إيصال الإيجار
مطلوب إيصالات الإيجار من قبل المستأجرين الذين يدفعون نقدًا أو يستخدمون الشيكات لتسجيل المدفوعات النقدية. كما يطلب المؤجر الإيصالات كدليل على استلام رسوم الإيجار ويتوافق مع القانون الذي يتطلب من المؤجر تقديم إيصال للمستأجر. يجب أن تتضمن الإيصالات المقدمة كدليل على استلام مدفوعات الإيجار ما يلي:
- مبلغ الإيجار المدفوع.
- يوم الدفع او الاستحقاق.
- الاسم الكامل للمستأجر.
- الاسم الكامل للمؤجر.
- العنوان الكامل للعقار للإيجار.
- فترة الإيجار المدفوعة.
- طريقة دفع الإيجار (نقدًا ، بشيك ، إلخ.)
- توقيعات المؤجر والمستأجر.
الخطوة السادسة. قم بتنزيل نموذج الاستلام عبر الإنترنت (عبر الإنترنت) مجانًا
إذا كنت ترغب في استخدام الإيصالات المطبوعة لعملك أو شركتك ، فاستفد من نماذج الإيصالات التي يمكن تنزيلها مجانًا عبر الإنترنت. بعد طباعة نموذج الاستلام ، ضع ختم الشركة عليه حتى يصبح جاهزًا للاستخدام في المعاملات اليومية.
جزء 2 من 2: معرفة الغرض من الإيصالات وأسبابها
الخطوة 1. تعرف على الغرض من الإيصال
الإيصالات هي وثيقة مهمة لتسجيل الدخل وضرورية عند الإبلاغ عن الضرائب. احتفظ بجميع إيصالات الدفع لأن هذه المستندات يجب إرفاقها عادةً كدليل على النفقات في التقرير الضريبي. بصفتك رجل أعمال ، فأنت ملزم بتقديم إيصال للمشتري عند استلام الدفعة. بعد أن يقوم المشتري بالدفع ، عادة ما يقدم البائع إيصالًا للدفع.
بعد الدفع مقابل سلع أو خدمات باهظة الثمن نسبيًا ، يعتبر إجراء الإيصال التزامًا لكل من البائع والمشتري. يجب إعداد هذا المستند تحسبًا لانتهاك القانون أثناء صفقة البيع والشراء لأنه يمكن للطرفين استخدام الإيصال كدليل في المحكمة
الخطوة الثانية: تعرف على الأنواع الأربعة للإيصالات التي يشيع استخدامها
نظريًا ، يمكن إجراء إيصالات لجميع معاملات الدفع ، على سبيل المثال: مدفوعات الإيجار ، أو خدمات تصفيف الشعر ، أو رسوم تصميم الحدائق. بشكل عام ، يتم تقسيم الإيصالات إلى أربع مجموعات وقد ترى إحداها عند إجراء صفقة شراء أو بيع.
- إيصال الشراء. بعد الدفع ، سيُنشئ البائع إيصالًا بالدفع عن طريق تضمين رقم الإيصال وتاريخ المعاملة ومبلغ الأموال المستلمة. إذا تم الدفع نقدًا ، يجب أن تكون هناك كلمة "نقدًا" على الإيصال. إذا تم السداد بشيك أو جيرو ، يجب أن يتضمن الإيصال رقم شيك أو رقم إيداع تحت الطلب. إذا تم السداد عن طريق بطاقة الائتمان ، فيجب أن يتضمن اسم الشركة المصدرة لبطاقة الائتمان (على سبيل المثال: Mastercard و Visa و American Express) والأرقام الأربعة الأخيرة من رقم بطاقة الائتمان.
- إيصال العلاج. يتم إصدار هذا المستند للدفع مقابل الخدمات الصحية ، على سبيل المثال خدمات الطبيب أو شراء الأدوية أو استخدام الأدوات الجراحية. يجب أن يتضمن الإيصال اسم المريض ورمز التشخيص واسم الطبيب واسم الدواء أو الجهاز الطبي المدفوع وتاريخ العلاج وساعات الاستشارة ومبلغ الدفع.
- ملاحظة بيع. في معظم الحالات ، ستتلقى إيصال مبيعات عندما تتسوق. بصفتك رائد أعمال ، يجب عليك تقديم إيصال مبيعات بعد إدخال البيانات الخاصة بالعناصر المباعة. هذا المستند هو دليل على البيع ويجب أن يتضمن مبلغ السداد وتاريخ البيع واسم البضاعة وسعرها واسم الشخص الذي عالج معاملة البيع وتسلم الدفعة.
- إيصال سداد الإيجار. يتم إصدار هذا الإيصال من قبل مالك العقار المؤجر كدليل على استلام الدفع من المستأجر. يجب أن يتضمن إيصال الدفع اسم المؤجر ، واسم المستأجر ، وعنوان العقار المؤجر ، وفترة الفوترة ، ومبلغ رسوم الإيجار ، وتاريخ بدء عقد الإيجار ونهايته.
- سوف يتلقى مرتكبو معاملات البيع أو الشراء عبر الإنترنت إيصالات إلكترونية أو يقدمونها. المعلومات الواردة في الإيصال الإلكتروني هي نفسها المعلومات الواردة في إيصالات الدفع الأخرى وتعمل كدليل على الشراء في الشبكة (عبر الإنترنت).
الخطوة 3. تعرف على الأشياء المهمة المتعلقة بالمشترين والبائعين التي يجب تضمينها في الإيصال
تركز هذه المقالة على إنشاء إيصالات الدفع بين المشترين والبائعين. يجب أن يُدرج الطرف الذي يبيع السلع أو الخدمات المعلومات التالية على الإيصال:
- بيانات البائع التفصيلية. قم بتضمين اسم الشخص أو الشركة التي قامت بالبيع والعنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني في أعلى الإيصال. قم أيضًا بتضمين اسم مدير المتجر أو مالك الشركة.
- بيانات المشتري التفصيلية. قم بتضمين الاسم الكامل للمشتري أو الطرف الذي أجرى معاملة الشراء.
- تاريخ الصفقة. قم بتضمين تاريخ وشهر وسنة المعاملة لأن هذه المعلومات ضرورية للإبلاغ عن الضرائب.
- بيانات المنتج التفصيلية. اكتب وصفًا موجزًا لشرح السلع أو الخدمات التي يتم بيعها ، على سبيل المثال: اسم المنتج والكمية ورقم المنتج ومعلومات أخرى لتحديد المنتج. ستكون هذه البيانات مفيدة إذا كنت بحاجة إلى العثور على معلومات حول المنتجات التي تم بيعها.
- أسعار السلع / الخدمات. قم بتضمين سعر السلع / الخدمات بالتفصيل بدءًا من سعر البيع أو الضرائب أو تكاليف التعبئة أو الشحن أو الخصومات أو الخصومات في سياق البرامج الترويجية. ستكون معاملات المبيعات أكثر صحة وتحديدا إذا تمت كتابة أسعار العناصر بالتفصيل.
- طريقة الدفع او السداد. قم بتضمين كيفية قيام المشتري بالدفع ، على سبيل المثال: نقدًا أو بشيك أو ببطاقة ائتمان أو بطاقة خصم.
- توقيع البائع والمشتري. بعد إجراء الإيصال أو طباعته ويقوم المشتري بالدفع ، ضع الطابع "المدفوع" (إذا كان قد تم سداده) في أسفل الإيصال ثم قام البائع بتوقيعه. يمكنك توقيع إيصال للمشتري كوثائق.
الأشياء المطلوبة
- إيصال ورقي أو فارغ
- قلم حبر جاف
- معلومات مفصلة حول معاملات الشراء
