يعتمد اتخاذ قرار بشأن تنسيق الخطاب الصحيح بشكل أساسي على نوع الرسالة التي تريد كتابتها ومن توجه الرسالة إليه. سيكون تنسيق الخطاب الذي يمكنك استخدامه عند الكتابة إلى صديق مختلفًا تمامًا عن التنسيق المستخدم لكتابة الرسائل الرسمية. علاوة على ذلك ، يختلف تنسيق الخطاب التقليدي المرسل بالبريد عن التنسيق المستخدم للبريد الإلكتروني. استمر في القراءة لمعرفة المزيد حول كيفية تنسيق حرف بشكل صحيح يمكنك استخدامه لكتابة رسالتك التالية.
خطوة
الطريقة 1 من 4: تنسيق عمل أو خطاب رسمي
الخطوة 1. اكتب اسمك وعنوانك أعلى رسالتك
قم بتضمين عناوين الشوارع ، والمدن ، والمقاطعات ، والرموز البريدية في الكتل ، بمحاذاة إلى اليسار وذات مسافة واحدة.
- تتم كتابة المدينة والمقاطعة والرمز البريدي في سطر واحد ، بينما تتم كتابة عناوين الشوارع في سطر منفصل.
- إذا كنت ترسل خطابًا باستخدام ورق ذي رأسية يتضمن بالفعل هذه المعلومات ، فتخط هذه الخطوة. لا تقم بتضمين عنوان المرسل مرتين.
الخطوة 2. اكتب التاريخ مباشرة أسفل عنوانك
اكتب تاريخ كتابة الخطاب أو تاريخ اكتمال الخطاب ، الأمر متروك لك.
- التاريخ مكتوب على اليسار ، مثل كتابة العنوان الموجود فوقه مباشرة.
- اكتب التاريخ بتنسيق "شهر-يوم-سنة". اكتب الشهر بالأحرف ، لكن استخدم الأرقام لكتابة اليوم والسنة. على سبيل المثال: 9 فبراير 2013.
الخطوة 3. اترك سطرًا فارغًا بين التاريخ والجزء التالي من الرسالة
سيؤدي هذا إلى فصل العنوان عن القسم التالي ، مما يسهل قراءته.
الخطوة 4. اكتب الخط المرجعي ، إذا لزم الأمر
إذا كانت الرسالة مكتوبة بإشارة إلى نقطة معينة ، فيمكن أن تساعد القارئ في كتابة سطر مرجعي يبدأ بـ "Re:"
- تتم كتابة الأسطر المرجعية بمحاذاة اليسار وتحاول أن تتكون من سطر واحد فقط.
- اكتب الخط المرجعي عند الرد على الرسائل أو فرص العمل أو طلب المعلومات.
- إذا كنت تكتب سطرًا من المراجع ، فاترك سطرًا فارغًا بعده لفصل السطر المرجعي عن باقي الرسالة.
الخطوة 5. اكتب عنوان المستلم
اكتب اسم المستلم والمسمى الوظيفي ، بالإضافة إلى اسم الشركة وعنوان الشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي.
- يتم ترك كل هذه المعلومات في محاذاة ومباعدة واحدة. يتم كتابة اسم المستلم في سطر منفصل ، جنبًا إلى جنب مع عنوان المستلم واسم الشركة وعنوان الشارع. تتم كتابة المدينة والمقاطعة والرمز البريدي في سطر واحد.
- إذا كنت ترسل خطابًا إلى بلد آخر ، فاكتب اسم البلد بأحرف كبيرة في سطر منفصل أسفل عنوان المستلم.
- قم بتوجيه الرسالة إلى شخص معين ، إن أمكن ، واكتب اسم الشخص بعنوان مناسب مثل "السيد" أو "الأم". إذا كنت لا تعرف جنس المستلم ، فلن تحتاج إلى كتابة العنوان.
- اترك سطرًا فارغًا أسفل العنوان الكامل للمستلم.
الخطوة 6. ابدأ نص رسالتك بتحية مهذبة
عادة ما تبدأ التحية المشتركة بعبارة "سيدي العزيز" ، متبوعة بلقب المستلم واسم عائلته. ضع فاصلة بعد الاسم الأخير للمستلم.
- تتم كتابة التحيات بمحاذاة اليسار.
- إذا كنت لا تعرف جنس المستلم ، فيمكنك مخاطبة المستلم باسمه الكامل ، أو كتابة المسمى الوظيفي للمستلم متبوعًا باسم عائلته.
- اترك سطرًا فارغًا بعد التحية.
الخطوة 7. اكتب سطر الموضوع ، إذا رغبت في ذلك
اكتب سطر الموضوع بأحرف كبيرة أسفل التحية ، بمحاذاة إلى اليسار.
- اجعل سطر الموضوع قصيرًا ولكن وصفيًا. حاول أن تتكون من سطر واحد فقط.
- تجدر الإشارة إلى أن هذا غير تقليدي ولا يجب استخدامه بشكل متكرر.
- لا تقم بتضمين سطر الموضوع إذا كنت قد قمت بالفعل بتضمين سطر مرجعي.
- اترك سطرًا فارغًا بعد سطر الموضوع إذا قمت بتضمين سطر الموضوع.
الخطوة 8. ابدأ نص الرسالة بمقدمة موجزة تشرح الغرض من رسالتك
تتم كتابة فقرات الحرف بمحاذاة اليسار ولكن تتم كتابة مسافة بادئة في بداية كل فقرة.
الخطوة التاسعة: اتبع مقدمة الرسالة مع النص الأطول للرسالة
يجب أن يشرح هذا القسم الغرض من الرسالة ويتضمن أيضًا خاتمة تلخص كل ما هو مكتوب في الرسالة.
اكتب نص الرسالة باختصار. تكون كل فقرة بمسافة واحدة ، لكن اترك سطرًا فارغًا بين كل فقرة وبعد الفقرة الأخيرة
الخطوة العاشرة: أنهِ رسالتك بتحية ختامية مهذبة
تتضمن أمثلة التحيات الختامية المهذبة "مع خالص التقدير" أو "تحياتي" أو "شكرًا لك". تذكر أن تكتب التحية الختامية بمحاذاة اليسار متبوعة بفاصلة.
يتم كتابة الحرف الأول فقط من الكلمة الأولى في التحية الختامية بحروف كبيرة
الخطوة 11. اتبع التحية الختامية باسمك
ومع ذلك ، اترك ثلاثة سطور فارغة تحت التحية الختامية قبل كتابة اسمك الكامل ، متبوعًا بالمسمى الوظيفي الخاص بك في السطر أدناه.
الخطوة 12. ضع قائمة بالمرفقات في نهاية رسالتك
إذا كنت تُرفق مرفقًا ، فاكتب "مرفقات" / "مرفق" سطرًا واحدًا أسفل اسمك وعنوانك واكتب أي مرفقات مرفقة مع الرسالة.
- لاحظ أن هذا ليس إلزاميًا إذا لم تقم بتضمين أي مرفقات.
- المرفقات بمحاذاة إلى اليسار ومتباعدة واحدة.
الخطوة 13. أدخل الأحرف الأولى من اسم الطابعة ، إذا رغبت في ذلك
إذا كان شخص آخر يكتب الحرف وأنت تملي ، فقم بإدراج الاسم الأول والأخير للطابع في الجزء السفلي من رسالتك ، سطر واحد أسفل المرفق.
الخطوة 14. قم بتوقيع الخطاب بعد الطباعة
وقع الخطاب بقلم بين التحية الختامية واسمك. يُظهر توقيع الخطاب بقلم للمستلم أنك تأخذ وقتك الخاص لإرسال هذه الرسالة إليهم وأن هذا مهم.
الطريقة 2 من 4: تنسيق رسالة إلى صديق مقرب أو قريب (خطاب شخصي)
الخطوة 1. اكتب التاريخ
قم بتضمين تاريخ كتابة الخطاب أو تاريخ اكتمال الخطاب في أعلى يمين الرسالة.
- اكتب التاريخ بتنسيق "شهر-يوم-سنة". عادةً ما تكون كتابة الشهر بالأحرف هي التنسيق القياسي ، ولكن بالنسبة لهذا النوع من الحروف ، يمكنك كتابة التاريخ بالكامل بالأرقام.
- التاريخ مكتوب بمحاذاة اليمين.
الخطوة الثانية. اكتب تحية ودية
لا تزال تحية "عزيزي" هي التحية الأكثر استخدامًا ، ولكن بناءً على علاقتك بالمتلقي ، قد تتمكن من كتابة اسم المستلم دون أي إجراءات رسمية.
- تتم كتابة التحيات بمحاذاة اليسار متبوعة بفاصلة.
- عند الكتابة إلى صديق أو زميل ، يمكنك عادةً كتابة اسمه الأول فقط. على سبيل المثال: "عزيزتي جين".
- للحصول على خطاب شخصي أكثر ، قد ترغب في استبدال كلمة "عزيزي" بتحية غير رسمية مثل "مرحبًا" أو "مرحبًا" أو "مرحبًا".
- إذا كنت تكتب إلى أحد والديك أو شخص ما تحتاج حقًا إلى احترامه ، فقم بتضمين اللقب الشخصي للمستلم واسم العائلة. على سبيل المثال: "عزيزتي السيدة روبرتس"
- اترك سطرًا فارغًا بين التحية والنص الرئيسي للرسالة.
الخطوة الثالثة: اكتب المقدمة والجسم / النص والخاتمة للنص الرئيسي لرسالتك
يجب أن تكون المقدمة والخاتمة فقرة قصيرة واحدة فقط لكل منهما ، ولكن عادةً ما يكون نص الرسالة أطول من ذلك بكثير.
- يتم محاذاة النص الرئيسي للحرف إلى اليسار ، ولكن تم وضع مسافة بادئة للسطر الأول من كل فقرة.
- النص الرئيسي الكامل للخطاب ذو مسافة واحدة. عادةً لا تترك فقرات بين الفقرات في خطاب شخصي ، لكن يمكنك ذلك إذا كان ذلك يجعل قراءة رسالتك أسهل.
- اترك سطرًا فارغًا بعد الجملة الأخيرة من النص الرئيسي لفصل النص الرئيسي عن التحية الختامية.
الخطوة 4. اختتم بتحية ختامية مناسبة
لا تزال كلمة "مع خالص التقدير" شائعة الاستخدام ، حتى للرسائل الشخصية. إذا كانت الرسالة غير رسمية بما يكفي ، فيمكنك تضمين تحية ختامية أقل تقليدية. جرب شيئًا مثل "أراك لاحقًا!" أو "أراك لاحقًا!" إذا كنت تكتب إلى صديق مقرب.
- ضع فاصلة بعد التحية الختامية ، لكن لا تكتب اسمك بعدها.
- تتم كتابة التحية الختامية بالتوازي مع رأس الرسالة.
الخطوة 5. وقّع على رسالتك
وقع على رسالتك تحت التحية الختامية. عادةً ما يكون اسمك مكتوبًا بخط اليد ، بدلاً من طباعته على طابعة.
إذا كنت عادة ما تنادي بعضكما البعض بالأسماء الأولى مع مستلم الرسالة ، فيمكنك فقط كتابة اسمك الأول والانتهاء من ذلك. ومع ذلك ، إذا كان المستلم لا يعرف من أنت من اسمك الأول ، فتأكد من تضمين اسمك الأخير أيضًا
الطريقة الثالثة من 4: تنسيق بريد إلكتروني رسمي أو خاص بالعمل
الخطوة 1. ابدأ بكتابة وصف قصير ولكن دقيق للغرض من بريدك الإلكتروني
هذا الوصف موجود في موضوع بريدك الإلكتروني ، وليس في نص الرسالة.
إذا كان مستلم البريد الإلكتروني في انتظار بريدك الإلكتروني ، فيمكن أن يكون هذا الوصف مرجعًا فقط للموضوع الذي تتم مناقشته. إذا لم يتم انتظار هذا البريد الإلكتروني ، فقد يكون من الصعب بعض الشيء كتابة وصف. الغرض من كتابة الوصف هو أن يتمكن القراء من تخمين موضوع بريدك الإلكتروني عندما يفتحون بريدك الإلكتروني ويقرؤونه. هذا يعني أن الوصف يحتاج إلى تحفيز القراء لفتح وقراءة بريدك الإلكتروني
الخطوة الثانية. ابدأ بكتابة البريد الإلكتروني بتحية رسمية
يبدأ عادةً بـ "عزيزي" ويليه العنوان الرسمي لمتلقي البريد الإلكتروني أو الشركة التي تراسلها عبر البريد الإلكتروني.
- قم بتوجيه الرسالة إلى مستلم معين إن أمكن. تجنب إرسال رسائل إلى مستلمين مجهولين. استخدم "لمن يهمه الأمر" فقط إذا لم يكن هناك خيار آخر.
- في الواقع ، أنسب علامات الترقيم لاستخدامها بعد التحية لا تزال النقطتين. ومع ذلك ، في الوقت الحاضر ، يستخدم معظم الناس الفاصلة بعد التحية في كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية.
- إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كنت تريد تحية المستلم بكلمة "أمي" أو "أب" ، فقم فقط بتدوين الاسم الكامل للمستلم.
- اترك سطرًا فارغًا بعد التحية الرسمية.
الخطوة الثالثة. اكتب النص الرئيسي للرسالة ، واجعله قصيرًا لكنه غني بالمعلومات
مثل أي نوع من الحروف ، يجب أن يتضمن النص الرئيسي مقدمة ونصًا وخاتمة. اجعل جميع الأجزاء ، بما في ذلك أجزاء الجسم ، قصيرة ودقيقة قدر الإمكان.
- يتم محاذاة النص الرئيسي إلى اليسار.
- لا يلزم وضع مسافة بادئة لبداية كل فقرة.
- النص الرئيسي ذو مسافة واحدة ، لكن اترك سطرًا فارغًا بين كل فقرة وبعد الفقرة الأخيرة.
الخطوة 4. استخدم تحية ختامية مهذبة
اكتب "مع خالص الشكر" ، أو تحية ختامية أخرى مؤدبة بنفس القدر ، بعد النص الرئيسي لرسالتك واتبعها بفاصلة.
- تذكر أن تكتب التحية الختامية بمحاذاة اليسار وأن يكون الحرف الأول فقط من الكلمة الأولى من التحية كبيرًا.
- تشمل التحيات الختامية الرسمية الأخرى التي يمكن استخدامها "شكرًا لك" و "تحياتي" و "تحياتي".
الخطوة 5. اكتب اسمك أسفل التحية الختامية
على عكس الرسائل المكتوبة / المطبوعة على الورق ، لن تتمكن من توقيع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك باستخدام قلم.
يتم محاذاة اسمك إلى اليسار
الخطوة 6. اكتب معلومات الاتصال الخاصة بك في الأسفل
اترك سطرًا فارغًا بعد اسمك ، ثم اكتب عنوانك الفعلي ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني وموقعك على الويب أو مدونتك إذا كان لديك واحد.
تتم كتابة جميع المعلومات بمحاذاة اليسار ومباعدة واحدة. تتم كتابة كل معلومات جهة اتصال في سطر منفصل
الطريقة 4 من 4: تنسيق رسائل البريد الإلكتروني للأصدقاء
الخطوة 1. ابدأ بكتابة وصف موجز ولكن دقيق لموضوع بريدك الإلكتروني في قسم موضوع البريد الإلكتروني
يتيح هذا الوصف للمستلمين معرفة موضوع بريدك الإلكتروني في لمحة قبل فتحه ، ويمنحهم معلومات كافية حتى يتمكنوا من تخمين موضوع بريدك الإلكتروني.
الخطوة الثانية: ابدأ بكتابة تحية أو تحية مهذبة في قسم النص بالبريد الإلكتروني
يمكنك تدوين التحية اللطيفة التي تحبها ، مثل "عزيزي". اتبع هذا باسم المستلم.
- تتم كتابة التحيات بمحاذاة اليسار.
- إذا كنت تكتب إلى صديق مقرب ، فيمكنك ترك التحية بعيدًا عن الطريق تمامًا والبدء بالاسم الأول متبوعًا بفاصلة.
- اترك سطرًا فارغًا بين التحية ونص بريدك الإلكتروني.
الخطوة الثالثة. اكتب نص رسالتك الإلكترونية
مثل جميع أنواع الرسائل ، يجب أن يتضمن نص رسالتك الإلكترونية مقدمة ونصًا وخاتمة. ومع ذلك ، إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا إلى صديق مقرب ، فقد لا يكون هذا النوع من التنسيق ضروريًا.
الخطوة 4. أنهِ بريدك الإلكتروني بتحية ختامية
عند إغلاق بريد إلكتروني لأحد الأصدقاء ، لا يلزم أن تكون التحية الختامية رسمية ، ولكن يجب أن تكون علامة على انتهاء بريدك الإلكتروني.
إذا كنت تكتب إلى صديق مقرب جدًا ، فلا بأس في بعض الأحيان أن تنهي بريدك الإلكتروني باسمك بدلاً من كتابة تحية ختامية على الإطلاق
نصائح
- وتجدر الإشارة إلى أن هناك اختلافات طفيفة بين الرسائل الرسمية في الولايات المتحدة والرسائل الرسمية في المملكة المتحدة (المملكة المتحدة). في المملكة المتحدة ، تتم محاذاة عنوان المرسل والتاريخ بشكل صحيح ويتم توسيط سطر الموضوع ، إن وجد. بالإضافة إلى ذلك ، يتم كتابة التاريخ بتنسيق "يوم - شهر - سنة" ، ويتم كتابة فاصلة بعد التحية ، وليس بنقطتين.
- إذا لم تعجبك التنسيق الموضح هنا ، والذي يشار إليه أحيانًا باسم تنسيق الكتلة ، فيمكنك أيضًا استخدام تنسيق الكتلة المعدل وتنسيق شبه الكتلة. تحتوي هذه التنسيقات بشكل أساسي على نفس المعلومات ، وتختلف المواقع فقط.
