على الرغم من أن الأشخاص نادرًا ما يتم إرسال المستندات عبر الفاكس ، فقد لا تزال بحاجة إلى إرسال الفاكسات في وقت ما. هناك عدد من الأسباب التي تجعل الناس يواصلون إرسال الفاكسات ، خاصة لإرسال العقود أو إذا لم يكن لديهم المعدات أو التكنولوجيا اللازمة لإرسال المستندات بطريقة أخرى. لحسن الحظ ، يمكنك إرسال المستندات باستخدام جهاز فاكس وجهاز كمبيوتر وحتى هاتف ذكي.
خطوة
الطريقة 1 من 3: استخدام جهاز الفاكس
الخطوة الأولى. قم بإجراء الإعدادات على جهاز الفاكس
لإرسال المستندات واستلامها باستخدام جهاز فاكس ، تأكد من توصيل جهاز الفاكس بخط الهاتف الأرضي وتوصيله.
- نوصي بالاشتراك في خط هاتف مخصص إذا كنت ترسل الفاكس بشكل متكرر. لن تتمكن من استخدام الهاتف وجهاز الفاكس في نفس الوقت.
- تأكد أيضًا من احتواء جهاز الفاكس على مسحوق حبر وورق إذا كنت تريد استلام فاكس.
- إذا لم يكن لديك جهاز فاكس في مكتبك أو منزلك ، يمكنك استئجار جهاز كمبيوتر أو مكتبة عامة. يعد هذا الخيار مثاليًا إذا كنت لا ترسل المستندات عبر الفاكس بشكل متكرر.
الخطوة 2. ضبط الإعدادات
ليس كل جهاز فاكس هو نفسه ، ولكن عادةً ما يُتاح لك خيار ضبط الإعدادات. اقرأ دليل المستخدم للتعرف على الميزات الخاصة التي يوفرها جهاز الفاكس الخاص بك.
- إذا كنت تريد معرفة ما إذا تم إرسال المستند بنجاح ، فقم بتنشيط صفحة التأكيد. إذا تم تمكين هذه الميزة ، فسيقوم جهاز الفاكس بطباعة صفحة بعد إرسال الفاكس ، والتي تحتوي على إشعار إذا تم إرسال المستند بنجاح أو فشل.
- يمكنك أيضًا تعيين عنوان الفاكس ، وهو سطر النص الذي سيظهر أعلى المستند الذي يتم إرساله. يحتوي عادةً على معلومات أساسية حول مرسل الفاكس.
- إذا كنت تخطط أيضًا لاستلام رسائل الفاكس ، فيمكنك الاختيار بين وضع الاستلام التلقائي أو اليدوي ، والذي يتطلب منك منح الإذن عند وصول الفاكس.
الخطوة 3. تحضير المستند
استخدم المستندات الأصلية ، وليس النسخ المصورة ، للحصول على نتائج أوضح وأسهل في القراءة.
استخدم ورقة غلاف فوق الصفحة التي تريد إرسالها. تحتوي ورقة الغلاف على بعض المعلومات ، مثل اسم المرسل ورقم الفاكس واسم المستلم ورقم الفاكس والتاريخ وعدد الصفحات المضمنة في الفاكس
الخطوة 4. ضع المستند في جهاز الفاكس
توفر العديد من الأجهزة وحدة تغذية بالورق (مكان للورق مثل الطابعة) وشاشة مسطحة (شاشة مسطحة) في نفس الوقت. إذا كنت تريد فقط إرسال مستند من صفحة واحدة ، فاستخدم إحدى هذه الميزات. إذا كنت ترغب في إرسال صفحات متعددة من المستند ، فإننا نوصي باستخدام وحدة تغذية الورق.
- عند استخدام وحدة التغذية بالورق ، يمكنك تحميل جميع صفحات المستند مرة واحدة. يحتوي جهاز الفاكس على رمز للإشارة إلى الاتجاه الذي يجب أن يكون فيه الورق متجهًا عند تحميله في وحدة تغذية الورق. توفر بعض الأجهزة أيضًا خيار مسح المستندات ضوئيًا وإرسالها ذهابًا وإيابًا. لذا تحقق من دليل المستخدم لمعرفة ما إذا كان جهاز الفاكس الخاص بك يوفر هذه الميزة.
- عند استخدام ميزة الشاشة المسطحة ، افتح الغطاء الموجود أعلى جهاز الفاكس ، ثم ضع المستند على الشاشة بحيث يكون وجهه لأسفل. تأكد من محاذاة المستند وفقًا للخطوط الموجودة على الشاشة. بعد ذلك ، أغلق الجهاز قبل المتابعة.
الخطوة 5. أدخل رقم الفاكس
تأكد من أن الرقم الذي تم إدخاله يحتوي على رمز المنطقة ورمز البلد ورقم مستلم المستند. أدخل الرقم بنفس طريقة الاتصال بالرقم عبر الهاتف.
الخطوة 6. اضغط على زر "إرسال" لإرسال الفاكس
بعد لحظات قليلة ، سترسل آلة الفاكس المستند ، وستبدأ الأوراق في الدخول إلى الجهاز.
يمكن لزر الضغط على جهاز الفاكس أن يقول "اذهب" أو "فاكس" بدلاً من "إرسال"
الخطوة 7. ابحث عن رسالة التأكيد
تعرض بعض أجهزة الفاكس رسالة على الشاشة تخبرهم أنه تم إرسال الفاكس بنجاح. إذا قمت بتعيين جهاز الفاكس لطباعة تأكيد ، فسوف يقوم بطباعة تفاصيل حالة الفاكس الذي أرسلته.
الطريقة 2 من 3: استخدام الكمبيوتر
الخطوة 1. حدد البرنامج الذي تريد استخدامه
عند إرسال فاكس عبر جهاز كمبيوتر ، يمكنك استخدام البرنامج المثبت على الكمبيوتر أو الاستفادة من خدمة عبر الإنترنت.
- بعض أنظمة التشغيل مزودة بتطبيقات يمكن استخدامها لإرسال رسائل الفاكس. على سبيل المثال ، يوفر Windows 7 أداة تسمى الفاكس والمسح الضوئي لإرسال الفاكسات دون استخدام جهاز فاكس.
- لاستخدام برنامج كمبيوتر ، قم أولاً بتوصيل الكمبيوتر بخط أرضي. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فما عليك سوى استخدام خدمة عبر الإنترنت.
- بعض الخدمات عبر الإنترنت التي يمكن استخدامها تشمل eFax و MyFax و FaxZero. بعض الخدمات مجانية للاستخدام ، والبعض الآخر يطلب منك الدفع مقابل اشتراك أو عضوية. هناك أيضًا خدمات تتقاضى رسومًا مقابل كل فاكس يتم إرساله.
الخطوة 2. افتح البرنامج المطلوب وقم بإنشاء فاكس جديد
ليست كل البرامج متطابقة ، ولكن سيتم منحك خيار إنشاء فاكس جديد ("إنشاء فاكس جديد") أو شيء مشابه.
الخطوة 3. إرفاق الوثيقة
لإرسال فاكس عبر جهاز كمبيوتر ، يجب تحميل المستند في رسالة. ستجد زرًا يقول "تحميل المستندات" أو شيء مشابه.
- إذا كان لديك مستند إلكتروني ، فابحث عنه على جهاز الكمبيوتر وأرفقه بالرسالة.
- إذا كان المستند لا يزال ورقيًا ، فاستخدم الماسح الضوئي لتحويله إلى ملف رقمي. إذا لم يكن لديك ماسح ضوئي ، فيمكنك التقاط صورة للمستند وإرسالها بالبريد الإلكتروني إلى نفسك أو نقلها مباشرة إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
الخطوة 4. أدخل رقم الفاكس ونص الرسالة
اكتب رسالة قصيرة إلى المستلم في المساحة المتوفرة على الشاشة ، تمامًا مثلما قمت بإرسال بريد إلكتروني. إنه يعمل كورقة غلاف حتى لا تضطر إلى إرفاق ورقة غلاف منفصلة. يجب عليك أيضًا إدخال رقم فاكس المستلم في حقل TO.
قد تحتاج أيضًا إلى إدخال رمز تأكيد لإثبات أنك لست روبوتًا
الخطوة 5. اضغط على زر "إرسال"
بعد إرفاق المستند وكتابة الرسالة وإدخال رقم فاكس المستلم ، اضغط على الزر "إرسال" لإنهاء عملك.
الطريقة الثالثة من 3: استخدام الهاتف أو الكمبيوتر اللوحي
الخطوة 1. قم بتنزيل التطبيق
هناك العديد من التطبيقات للأجهزة اللوحية والهواتف التي يمكنك استخدامها لإرسال الفاكسات تمامًا كما تفعل عبر الكمبيوتر. يمكن الحصول على بعض الطلبات مجانًا ، بينما يتم دفع رسوم أخرى. تتضمن بعض التطبيقات الشائعة Fax Burner و Files Anywhere و JotNot Fax.
ستخصص لك بعض التطبيقات رقم فاكس مؤقتًا. هذا ليس مثاليًا إذا كنت تقوم بإرسال واستقبال رسائل الفاكس بشكل متكرر
الخطوة 2. قم بتشغيل التطبيق وحدد المستند المطلوب إرساله
بمجرد فتح التطبيق على جهازك المحمول ، سيُطلب منك إنشاء فاكس جديد. أول شيء يجب فعله هو تحديد المستند الذي تريد إرساله بالفاكس.
- إذا تم تخزين المستند على جهازك أو في البريد الإلكتروني أو على خدمة التخزين السحابي ، مثل DropBox ، فابحث عن المستند وقم بتحميله من هذا التطبيق.
- إذا كان المستند لا يزال ورقيًا ، فاستخدم جهازًا لوحيًا أو هاتفًا لالتقاط صورة للمستند وإرفاقها بالرسالة.
الخطوة 3. أدخل رقم الفاكس ونص الرسالة
اكتب الرسالة في مستلم الفاكس ، تمامًا كما تفعل على جهاز الكمبيوتر. تأكد من إدخال رقم فاكس المستلم في حقل TO بالرسالة.
الخطوة 4. المس الزر "إرسال"
بعد إرفاق المستند وكتابة الرسالة وإدخال رقم فاكس المستلم ، اضغط على زر إرسال لإرسال الفاكس.
نصائح
- قم بشراء طابعة الكل في واحد حتى تتمكن من إرسال رسائل الفاكس من العمل أو المنزل دون الحاجة إلى تنزيل البرامج أو تحميل المستندات على الإنترنت أو شراء جهاز فاكس منفصل. ومع ذلك ، ستظل بحاجة إلى خط أرضي.
- إذا كان لديك حساب يوفر خدمة فاكس عبر الإنترنت ، مثل RingCentral أو eFax ، فاستخدم هذا الحساب لإرسال رسائل الفاكس مباشرة من Gmail. كل ما عليك فعله هو إدخال رقم فاكس المستلم متبوعًا بـ @ domainname.com في حقل TO. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم الفاكس الإلكتروني ، فاكتب [email protected].
- يمكن أن تنحشر آلات الفاكس وتلتصق المستندات الورقية ببعضها البعض. إذا كانت هذه هي الحالة ، يجب إعادة تقديم المستند.
