يجب أن تكون قد تعاملت مع البنوك أو شركات التأمين أو الوكالات الحكومية أو أرباب العمل في الشركات أو حتى المدارس. إذا كان الأمر كذلك ، يجب عليك إقناع شخص ما للقيام بشيء ما أو مساعدتك على القيام به. كيف تكتب خطابًا مقنعًا أو مقنعًا ينتج عنه نتائج؟ فيما يلي بعض الأفكار الرئيسية لاستخدامها في خطاب الإقناع الخاص بك.
خطوة
جزء 1 من 4: التحضير لكتابة رسالة
الخطوة 1. حفز الأفكار الجيدة
قبل كتابة خطاب ، حدد ما تريده ، ولماذا تريده ، وأسباب تمريره ، بالإضافة إلى الحجج ضده. يمكن أن يساعدك التأكيد على جميع الأفكار المطروحة في صياغة الرسالة وفهم موقفك تمامًا من الموضوع.
- ابدأ بهذا: أريد إقناع "قرائي" بأن يكونوا "هدفي". استبدل "قرائي" بما تريد إقناعهم ، و "هدفي" بما تقنعهم بفعله.
- بمجرد أن يصبح ما سبق واضحًا ولا لبس فيه ، اسأل نفسك: لماذا هذا؟ ضع قائمة بالأسباب التي تجعلك تريد من القراء أن يفعلوا ما تريد.
- بعد تحديد الأسباب ، قم بفرزها حسب المستوى الأكثر أهمية. ضع كل التفاصيل المهمة في عمود ، ثم الأقل أهمية في عمود آخر. سيساعدك هذا على تضييق نطاق تفكيرك إلى نقاط التركيز الأكثر صلة وأبرزها.
الخطوة 2. تعرف على أهدافك
تأكد من أنك تعرف بالضبط ما تريده أو تحتاجه. ماذا تريد ان تحقق؟ كيف يعمل هذا المكتب؟
عند تحديد الأهداف ، فكر في جميع الحلول الممكنة التي يمكنك تقديمها
الخطوة 3. تعرف على قرائك
سيساعدك تحليل وفهم قرائك على تحديد كيفية صياغة رسالتك. إذا كان ذلك ممكنًا ، قرر ما إذا كان القارئ سيوافقك الرأي ، أو لا يوافقك ، أو يكون محايدًا. سيساعدك هذا في تحديد مقدار الوزن الذي يجب تعيينه لكل جانب من جوانب حجتك.
- حاول العثور على شخص يمكنك مخاطبته في الرسالة. من هم ، ما هي القوة التي لديهم لمساعدتك؟ هل سيتجاهلون شكواك؟ كيف يجب أن تحييهم؟ هل هم في مناصب عليا أو وظيفية؟ تحدث حسب موقفهم.
- حاول الكشف عن معتقدات القراء وتحيزاتهم حول موضوعك. ما نوع الخلافات التي قد تنشأ بينك وبين قرائك؟ كيف تقدم حجة مضادة بطريقة محترمة؟
- اكتشف ما يقلق القراء بشأن موضوعك. هل لديهم أموال محدودة للإنفاق؟ هل هم متأثرون بشكل مباشر بموضوعك؟ كم من الوقت لديهم للنظر في المستند الخاص بك؟
- فكر في نوع الدليل الذي سيحتاجه القراء لإقناعهم.
الخطوة 4. ابحث عن الموضوع
يحتوي خطاب الإقناع الفعال على أدلة ومعلومات واقعية تدعم الموقف. تأكد من النظر في وجهات نظر متعددة. لا تبحث فقط في وجهة نظرك ؛ اذكر أيضًا الآراء المتعارضة والحقائق المحيطة بها.
- استخدم الحقائق والمنطق والإحصاءات والأدلة السردية لدعم ادعاءاتك.
- لا تقل على الفور أن المعارضة مخطئة. بدلاً من ذلك ، كن محترمًا عند شرح سبب كون موقفك أقوى ويستحق الاهتمام.
جزء 2 من 4: تنسيق الحروف
الخطوة 1. استخدم تنسيق الكتلة
خطابات العمل لها تنسيق خاص. إذا كان التنسيق أنيقًا وصحيحًا ، فلن يغير رأي القراء على الإطلاق. ومع ذلك ، إذا كان التنسيق غير صحيح وفوضويًا ، فسوف يترك انطباعًا سيئًا عليك وربما يتم التخلص منه.
- ابدأ باستخدام فقرات متباعدة مزدوجة.
- محاذاة كل فقرة إلى اليسار ؛ بمعنى آخر ، لا تضع مسافة بادئة للفقرات كما في النثر أو المقالات.
- اترك مسافة سطر واحد بعد كل فقرة.
- استخدم خطًا قياسيًا ، عادةً ما يكون Times New Roman أو Arial ، بحجم 12.
الخطوة 2. قم بتوجيه العنوان الصحيح للورق ذي الرأسية
ابدأ بكتابة عنوانك في الزاوية اليسرى العليا. لا تضع اسمك - اكتب فقط اسم الشارع والمدينة والمنطقة والرمز البريدي. يمكنك أيضًا تضمين رقم هاتف وعنوان بريد إلكتروني ، كل منهما في سطر منفصل. إذا كنت تعيش في المملكة المتحدة ، فيجب كتابة العنوان على اليمين. أكمل سطرًا واحدًا.
- اكتب التاريخ. اكتب التاريخ الكامل واسم الشهر والسنة. أكمل سطرًا واحدًا.
- "4 حزيران (يونيو) 2013"
- اكتب اسم وعنوان المستلم. حاول العثور على طرف معين لإرسال الرسالة إليه. أكمل سطرًا واحدًا.
الخطوة 3. ابدأ الخطاب بتحية أو تحية
عادة ما تكون في شكل كلمة "عزيزي" متبوعة باسم الشخص الموجه إليه. تأكد من كتابة الاسم بشكل صحيح أثناء كتابته. يجب أن يكون الاسم هنا مطابقًا للاسم المكتوب على ورق العنوان ذي الرأسية.
- عند تحية شخص ما ، استخدم اللقب أو الرتبة الصحيحة (باك / سيدتي / دكتور / إلخ) متبوعًا بالاسم الأخير. إذا لم تكن متأكدًا مما تفضل المرأة أن تناديه ، فاكتب فقط "ملكة جمال".
- اتبع دائمًا بعد ذلك بقولون.
- أكمل سطرًا بين التحية والفقرة الأولى.
- "عزيزي الطبيب. بنى:"
الخطوة 4. أغلق الرسالة ببيان ختامي
فكر في نبرة مقالتك وفكر فيها عند اختيار جملة ختامية. تعتبر الأقوال مثل ، "شكرًا لك" ، قياسية جدًا ، بينما الأشكال الأخرى مثل ، "تحياتي" ، تكون أكثر حميمية. قرر ما إذا كنت تريد أن يكون خطاب التغطية رسميًا أم حميميًا. بغض النظر عن اختيارك ، يجب كتابة الكلمة الأولى بأحرف كبيرة ، بينما الكلمة التالية واضحة. اتبع الختام بفاصلة.
- اختر كلمة "مع الاحترام" إذا كنت تريد أن تكون أكثر رسمية. "تحياتي" أو "تحياتي" أو "شكرًا لك" أو "مع خالص التقدير" ، هي ملاحظات ختامية قياسية لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. بينما تبدو الكلمات ، "تحياتي" أو "تحياتي" أو "أراك" ، أكثر استرخاءً وحميمية.
- تخطي الأسطر الأربعة التالية لترك مساحة لتوقيعك قبل كتابة اسمك.
- "شكرا لك،"
جزء 3 من 4: كتابة الرسائل
الخطوة 1. موجزة وموجزة
يجب أن يكون الخطاب المقنع أو الإقناع موجزا ومهذبا. نادرًا ما يقرأ الأشخاص المشغولون الحروف التي يزيد طولها عن صفحة واحدة أو عندما تكون النغمة قاسية. لا تكن منمق الكلمات. حاول استخدام جمل واضحة ومرتبة. لا تقدم معلومات مشوهة وغير ضرورية ، بما في ذلك الحكايات.
- تجنب الجمل الطويلة جدًا. تأكد من استخدام جمل تصريحية قوية. يجب أن تكون كتابتك موجزة ومختصرة إلى حد ما وسهلة القراءة.
- لا تسحب الفقرات لفترة طويلة. لا تحشر الكثير من المعلومات بحيث يفقد القارئ الاهتمام أو يبتعد عن النقطة الرئيسية أو يجعل وجهة نظرك صعبة الفهم. التزم بالمعلومات ذات الصلة ، وقم بتغيير الفقرات متى أردت نقل فكرة أو نقطة جديدة.
الخطوة 2. حدد نقطتك الرئيسية في الجمل القليلة الأولى
ابدأ بجملة افتتاحية ودية ، ثم انتقل إلى صلب الموضوع. اذكر حاجتك (الغرض الرئيسي من كتابة الرسالة) في أول جملتين.
قد تتكون هذه الفقرة فقط من 2-4 جمل
الخطوة 3. أكد على أهمية طلبك في الفقرة الثانية
في هذه الفقرة ، لخص قلقك أو طلبك أو مطالبتك. في هذه المرحلة لم تقدم أي أسباب محددة أو دعم أو نقاط رئيسية ؛ في هذه المرحلة ، تشرح موقفك بالكامل ، ومعايير القلق أو الطلب ، والأسباب التي تجعله مهمًا بما يكفي للعمل.
تذكر أن تجعل نص الرسالة منطقيًا ومهذبًا وواقعيًا. تجنب اللغة العاطفية المفرطة ، ولا تطالب بإجراء أو تتحدث بقسوة ضد الشخص أو الشركة التي يتم توجيه الرسالة إليها ، أو ضد المعارضين
الخطوة 4. ادعم طلبك في الفقرة التالية
يجب أن تكون الفقرات القليلة التالية قادرة على تبرير موقفك من خلال تقديم معلومات أساسية ومفصلة. تأكد من أن هذه المعلومات منطقية وواقعية ومنطقية وعملية وشرعية. لا تبني طلبك على المشاعر الشخصية أو المعتقدات أو الرغبات فقط. لا تمل القارئ بالقصص الطويلة. الوصول إلى هذه النقطة بسرعة وبدقة. هناك العديد من الاستراتيجيات المختلفة التي يمكنك استخدامها لتحقيق هذا الهدف:
- قدم مقتطفات من الإحصائيات والحقائق لجذب تعاطف القراء ومنطقهم. تأكد من أن الإحصاءات والحقائق تأتي من مصادر موثوقة ومحترمة ، وأنك تستخدم البيانات أيضًا بصدق ، وليس إخراجها من سياقها.
- اقترح اقتباسات من خبراء في الموضوع يدعمون موقفك أو يدحضون المعارضة. يجب أن يكون هؤلاء الخبراء شخصيات محترمة في مجالاتهم ولديهم بالفعل المؤهلات المناسبة لإبداء الرأي حول الموضوع قيد المناقشة.
- اعرض أسباب قبول طلبك. إن إجبار الناس على فعل ما تريد ليس أسلوب إقناع فعال ، ولكن إذا أوضحت سبب اعتقادك بضرورة القيام بشيء ما ، فيمكن أن يساعد ذلك في تغيير رأيهم. اشرح الوضع الحالي ولماذا يجب أن يتغير.
- اعرض التفاصيل والمواصفات والقيود الخاصة بموقفك وتطبيقك. ناقش الجهود التي تم بذلها من قبل ، فيما يتعلق بالطلب ، أو حتى إذا لم يكن هناك إجراء أو عدم اتخاذ إجراء بشأنه.
- أعط أمثلة على الشهادات التي تتعلق بموقفك. فكر في الأدلة الأخرى التي يمكن تقديمها حول سبب أهمية منصبك.
- تذكر أن تحدد ما يمكنك وتريد تضمينه في فقرة. اجعل وجهة نظرك وموقفك واضحين. لا تفرط في الإفراط في التفاصيل ، ولكن قم بتضمين جميع النقاط المهمة. اختر فقط الإحصاءات والخبراء والشهادات الأكثر صلة بالموضوع.
الخطوة 5. دعوة المعارضة
من أكثر الطرق فعالية للإقناع هو مناشدة المعارضة. يجب أن تكون قادرًا على التنبؤ بأي اعتراضات أو اعتراضات أو أسئلة من القراء ، حتى تتمكن من الإجابة عليها في الرسالة. ابحث عن أرضية مشتركة مع المعارضة ، أو قدم دعمًا قويًا لموقفك.
- تأكد من أنك تقر علانية بالاختلافات بين موقفك والمعارض. لا تخفيه ، لأنه سيضعف حجتك. أكد على قيمك المشتركة وخبراتك ومشاكلك مع المعارضة.
- تجنب التصريحات الاتهامية. هذا سيجعل الخطاب عاطفيًا بشكل مفرط ويضعف من جاذبيتك المنطقية. الموقف السلبي والاتهامي بشكل مفرط سوف يمنع المعارضة من الموافقة على وجهة نظرك.
الخطوة 6. أغلق الخطاب بإعادة تأكيد طلبك
كرر طلبك أو رأيك في نهاية الرسالة. هذه هي الفقرة التي تقدم فيها حلاً أو تطلب اتخاذ إجراء. أخبر القارئ أنك ستتابع هذه المراسلات عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا.
- أنهِ الخطاب بجملة قوية تساعد في إقناع القارئ بالانحياز إلى جانبك ، أو على الأقل الرؤية بشكل أوضح من وجهة نظرك.
- اعرض الحلول أو المساعدة الخاصة بك. وافق على حل وسط ، أو اجتمع في المنتصف. أظهر أنك قد فعلت ذلك أو أنك مستعد للتعامل مع الموقف.
جزء 4 من 4: وضع اللمسات الأخيرة
الخطوة الأولى. تحقق من وجود أي أخطاء
الأخطاء النحوية والنطق والهجاء تعطي انطباعًا سيئًا. تريد أن يركز القارئ على فكرتك وطلبك ، وليس على الخطأ المطبعي. أعد قراءة رسالتك عدة مرات قبل إرسالها. اقرأها بصوت عالٍ لتسمع صوتها.
إذا لزم الأمر ، اطلب من شخص ما التحقق من كتابتك بحثًا عن الأخطاء الإملائية (أو استخدم ميزة التدقيق الإملائي في البرنامج)
الخطوة 2. ضع توقيعك الخاص
إذا كنت تفضل إرسال الرسائل عن طريق مكتب البريد إلى البريد الإلكتروني ، فستحتاج إلى التوقيع. إنه يخصص ويصدق على رسالتك.
الخطوة الثالثة. قدم نسخًا من رسالتك الرسمية إلى الأطراف الرئيسية الأخرى ، إذا لزم الأمر
إذا كان يجب على أي شخص آخر في الشركة أو المؤسسة المستهدفة قراءة رسالتك أيضًا ، فقدم لهم نسخة. وهذا يعني طباعة أكثر من حرف وإرساله بالتوقيعات الأصلية.
الخطوة 4. احتفظ بنسخة لنفسك
احتفظ دائمًا بنسخة من رسائلك وقم بتدوين ملاحظات شخصية ، مع استكمال الملاحظات حول وقت إرسال الرسالة وإلى من. قم بتدوين المتابعة التي قمت بها حتى يتم حل المشكلة.
نصائح
- ابق على الموضوع. احرص على عدم إضافة معلومات عشوائية لا علاقة لها بالمسألة التي تناقشها. التزم بالحقائق ذات الصلة واجعلها بسيطة. استخدم هذه الحقائق لتكون أكثر وصفية.
- استخدم النقاط في منتصف الفقرة فقط إذا كنت متأكدًا تمامًا وواضحًا بشأن الخطوات أو الإجراءات أو التوصيات.
- خصص نقاطك النقطية لنوع الشركة أو المنظمة المستهدفة. المؤسسات غير الهادفة للربح لديها طريقة تفكير مختلفة عن الشركات الكبيرة.
- اكتب في النموذج الإندونيسي المكتوب القياسي. هذه ليست رسائل نصية أو وسائل التواصل الاجتماعي. لكن رسالة رسمية. يمكن أن يؤدي استخدام الاختزال والعامية والرموز التعبيرية إلى تجاهلك.
- لا تعامل قرائك كما لو أنهم مدينون لك بشيء ومن ثم تشعر أنه يحق لك رفع دعوى. طمأنهم مع الحفاظ على نبرة الخطاب ودية ومهنية.
