كتابة بريد إلكتروني في الواقع أمر بسيط للغاية ، ولكن هناك تنسيق عام يجب الانتباه إليه. تعرف أيضًا على الفرق بين رسائل البريد الإلكتروني الرسمية وغير الرسمية. إليك أشياء يجب أن تعرفها.
خطوة
الطريقة 1 من 5: خطوات إرسال البريد الإلكتروني الأساسية
الخطوة 1. قم بإنشاء عنوان بريد إلكتروني
إذا لم يكن لديك عنوان بريد إلكتروني حتى الآن ، فستحتاج إلى التسجيل لدى مزود خدمة البريد الإلكتروني قبل المتابعة. لحسن الحظ ، تتيح لك العديد من خدمات البريد الإلكتروني المجانية المستندة إلى الويب الحصول على عنوان بريد إلكتروني دون إنفاق أي أموال. تتضمن بعض خدمات البريد الإلكتروني الأكثر شيوعًا على الويب ما يلي:
- بريد جوجل
- هوتميل
- ايميل ياهو
الخطوة الثانية. انقر على "إنشاء" أو "جديد
"قبل إنشاء رسالة بريد إلكتروني ، ستحتاج إلى فتح صندوق بريد جديد وفارغ للإنشاء. تختلف طريقة فتح صندوق البريد وفقًا للخدمة التي تستخدمها ، ولكن عادةً ما يكون هناك زر بالقرب من أعلى الصفحة به تصنيف مثل "إنشاء" أو "جديد" أو "رسالة جديدة".
إذا كنت لا تعرف كيفية إنشاء رسالة جديدة ، فتحقق من صفحة دعم خدمة البريد الإلكتروني لمعرفة كيفية القيام بذلك بالتفصيل
الخطوة الثالثة. اكتب عنوان البريد الإلكتروني للمستلم
لست بحاجة إلى كتابة عنوان بريدك الإلكتروني ، ولكن يجب عليك كتابة عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي سيتلقى بريدك الإلكتروني.
- عادة ، يمكنك ببساطة استخدام مسافة لفصل عناوين البريد الإلكتروني المتعددة ، ولكن بعض الخدمات تتطلب أن تفصل بين عناوين بريد إلكتروني متعددة بفاصلة أو علامة ترقيم أخرى. إذا كانت الخدمة التي تستخدمها تتطلب استخدام علامات الترقيم هذه ، فيجب أن يكون مزود الخدمة قد قدم إرشادات.
- أدخل عنوان البريد الإلكتروني الأساسي للمستلم في حقل "إلى:". عادة ما يكون المستلم الأساسي هو الشخص الذي يتم توجيه الرسالة إليه ، أو يشار إليه في نص البريد الإلكتروني.
- اكتب عنوان بريد إلكتروني آخر في الحقل "نسخة إلى:". هذا العمود هو عمود "نسخ". عادةً ما يتم إدخال المستلمين في حقل النسخ إذا لم يكن البريد الإلكتروني موجهًا بشكل خاص إلى مستلم النسخة ، ولكن لديه أشياء يجب أن يعرفها.
- استخدم حقل "BCC:" لإخفاء عناوين البريد الإلكتروني. إذا كنت لا تريد أن يرى المستلمون من هو البريد الإلكتروني الموجه إليه ، فاكتب عنوان المستلم في حقل "النسخة المخفية".
الخطوة الرابعة. اكتب عنوانًا إعلاميًا
تتيح لك كل خدمة بريد إلكتروني كتابة عنوان / موضوع بريدك الإلكتروني في مربع "الموضوع".
-
يجب أن يكون عنوان بريدك الإلكتروني قصيرًا ، لكن أعط المستلم فكرة عن محتوى البريد الإلكتروني.
- على سبيل المثال ، قد يكون عنوان بريد إلكتروني غير رسمي إلى صديق بعنوان "كيف حالك؟" ، ولكن إذا قمت بإرسال مهمة عبر البريد الإلكتروني ، فقد يكون عنوان البريد الإلكتروني "واجب الرياضيات".
- يمكن أيضًا أن تكون الأسئلة الموجهة إلى المحاضرين أو الرؤساء بعنوان "أسئلة حول …" ، ثم يتبعها ملصق قصير يحتوي على شرح للموضوع الذي تطرحه.
- ضع في اعتبارك أن الرسائل غير المعنونة ستظهر في صناديق البريد الوارد للمستلمين بعنوان "(بلا موضوع)".
الخطوة 5. اكتب نص رسالتك الإلكترونية
يجب كتابة نص البريد الإلكتروني في مربع النص الكبير أسفل حقل العنوان.
- يجب أن يحتوي البريد الإلكتروني بشكل عام على تحية ورسالة وختام.
- نظرًا لأن البريد الإلكتروني مخصص للتواصل السريع ، يجب عليك بشكل عام التأكد من أن بريدك الإلكتروني ليس طويلاً جدًا.
الخطوة 6. اضغط على زر "إرسال"
بعد الانتهاء من إنشاء البريد الإلكتروني ، أعد قراءة البريد الإلكتروني للتأكد من أنك لم ترتكب أي أخطاء نحوية أو إملائية ، وأن الرسالة تعرض الموضوع الذي تريد تغطيته. عندما يكون بريدك الإلكتروني جاهزًا للإرسال ، انقر فوق "إرسال" في مربع الرسالة لإرسال البريد الإلكتروني إلى المستلم.
الطريقة 2 من 5: كتابة بريد إلكتروني غير رسمي
الخطوة 1. اعرف متى ترسل رسائل بريد إلكتروني غير رسمية
يجب توجيه رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية إلى الأشخاص الذين تهتم لأمرهم ، بما في ذلك الأصدقاء والعائلة والشركاء. إذا لم يكن بريدك الإلكتروني رسميًا وكنت ترسله إلى شخص تعرفه جيدًا ، فيمكنك إرسال بريد إلكتروني غير رسمي.
الوقت المناسب الوحيد لإرسال بريد إلكتروني رسمي إلى الأصدقاء أو العائلة هو عندما ترسل رسالة جماعية بنبرة رسمية ، مثل طلب تبرعات أو إعلان. نظرًا لأنه سيتم إرسال البريد الإلكتروني أيضًا إلى أشخاص ليسوا قريبين جدًا منك ، فستحتاج إلى ضبط النغمة لإرضاء هؤلاء الأشخاص
الخطوة 2. اكتب عنوانًا غير رسمي
لست مضطرًا إلى كتابة عنوان ، ولكن يجب أن تعطي عنوان بريدك الإلكتروني. اكتب عنوانًا قصيرًا وموجزًا وودودًا.
- على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا إلى صديق قديم ، فيمكنك استخدام عنوان يجعلك تضحك ، أو عنوانًا بسيطًا مثل "لم أرك منذ وقت طويل!"
- إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا لغرض محدد ، فاكتب هدفك. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا عن لقاء ، فقم بتسمية بريدك الإلكتروني بعنوان يشير إلى الحدث.
الخطوة الثالثة. ضع في اعتبارك ذكر اسم المستلم في البريد الإلكتروني
بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية ، هذا ليس ضروريًا تمامًا ، ولكنه لا يزال طريقة مهذبة لبدء رسالة.
-
يمكن أن تكون تحياتك بسيطة مثل اسم المستلم:
بوب
-
يمكنك أيضًا تضمين تحية ودية:
- "مرحبا بوب!"
- "السيد بوب"
- "الصباح ، بوب!"
الخطوة الرابعة: اكتب البريد الإلكتروني بوضوح ، لكن استخدم أسلوب لغة غير رسمي
يجب أن يكون محتوى بريدك الإلكتروني سهل الفهم ، ولكن بنبرة محادثة غير رسمية.
- اقرأ البريد الإلكتروني واسأل نفسك ، هل هذا البريد الإلكتروني مشابه لما سأقوله إذا تحدثت شخصيًا؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فقد وجدت النبرة المناسبة لرسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية.
- استخدم الاختصارات. الاختصارات ليست جزءًا من الكتابة الرسمية. لكنها شائعة الاستخدام في المحادثات اليومية. ومن ثم ، فإن الاختصار مناسب لرسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية.
- استخدم العامية إذا رغبت في ذلك. يمكنك استخدام اللغة العامية على الإنترنت ، مثل: "thx" مقابل "شكرًا لك". "Titi DJ" تعني "كن حذرًا على الطريق" ، و "s7" مقابل "موافق" ، إلخ.
- استخدم أيضًا الرموز التعبيرية إذا لزم الأمر:).
الخطوة 5. ضع في اعتبارك كتابة اسمك في نهاية البريد الإلكتروني
مثل التحية أو الإغلاق أو التوقيع ليست ضرورية حقًا لرسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية ، فقد تكون طريقة جيدة لإغلاق الرسالة.
-
يمكن أن يكون إغلاق بريدك الإلكتروني مجرد اسم:
- "جين"
- "-جن"
-
يمكنك أيضًا أن تكون مبدعًا قليلاً مع إغلاق البريد الإلكتروني:
- "لقد مضى وقت طويل! جين."
- "سيتم حذف هذا البريد الإلكتروني تلقائيًا. 3 … 2 … 1 …"
الطريقة 3 من 5: كتابة بريد إلكتروني رسمي
الخطوة 1. اعرف الوقت المناسب لإرسال بريد إلكتروني رسمي
يجب عليك استخدام بريد إلكتروني رسمي عندما تكتب رسائل إلى أشخاص لا تعرفهم جيدًا ، مثل الرؤساء وزملاء العمل والعملاء والعملاء والمعلمين وقادة المجتمع / السياسيين.
-
ضع في اعتبارك أنك قد تشعر أن البريد الإلكتروني الرسمي غير ضروري عندما تكتب رسائل بريد إلكتروني إلى الأشخاص المذكورين أعلاه ، بمجرد أن تكون على علاقة بهذا الشخص. عندما تبدو رسالة البريد الإلكتروني الرسمية شديدة القسوة ، اكتب بريدًا إلكترونيًا "شبه رسمي".
- في رسائل البريد الإلكتروني شبه الرسمية ، يمكن أن يكون أسلوبك أكثر استرخاءً ، لكن لا يزال غير مسموح لك باستخدام اللغة العامية على الإنترنت.
- لا يزال يتعين عليك تضمين توقيع في رسائل البريد الإلكتروني شبه الرسمية ، لكنك لست بحاجة إلى تقديم جميع معلومات الاتصال الخاصة بك تحت اسمك.
الخطوة الثانية. اكتب عنوانًا إعلاميًا
يجب أن يكون عنوان بريدك الإلكتروني قصيرًا ولكن دقيقًا. اذهب مباشرة إلى القضية التي تثيرها.
-
على سبيل المثال:
- عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى أستاذك بخصوص مهمة مقال ، اكتب "أسئلة مقالية".
- عندما تتقدم لوظيفة تعرفها من الإعلان ، اكتب "Application For Management Position (From Ad)".
- إذا كنت تكتب رسالة بريد إلكتروني تطلب من خدمة العملاء المساعدة أو تبلغ عن مشكلة فنية ، فاكتب "مشكلة في الجزء # 000000".
الخطوة الثالثة. اكتب تحية رسمية
يجب أن تتضمن التحية الرسمية كلمة "عزيزي / عزيزتي" متبوعة باسم المستلم. استخدم الاسم الأخير للمستلم والمسمى الوظيفي المناسب ، ثم أنهِ التحية بنقطة.
-
على سبيل المثال:
- "عزيزي السيد سميث"
- "عزيزتي السيدة جونز"
- "عزيزي الدكتور إيفانز"
الخطوة الرابعة: تأكد من أن محتوى البريد الإلكتروني موجه ودقيق
تأكد من أنه لا يزيد عن بضع فقرات ، وأن المحتوى يهدف حقًا إلى تغطية موضوع البريد الإلكتروني. استخدم لغة رسمية ، وتأكد من صحة الإملاء والقواعد.
- تجنب استخدام الاختصارات.
- لا تستخدم لغة الإنترنت العامية أو الرموز التعبيرية.
الخطوة 5. استخدم تحية ختامية مناسبة
التحية الختامية الأكثر شيوعًا هي "تحياتي" ، ولكن هناك العديد من التحيات الختامية الأخرى التي يمكنك استخدامها أيضًا. استخدم تحية ختامية مهذبة وانتهى بفاصلة.
-
تشمل التحيات الختامية الأخرى التي يمكنك استخدامها ما يلي:
- تحياتي الحارة،
- شكرا لك،
- أطيب الأماني،
الخطوة السادسة. أدخل معلومات الاتصال في توقيعك إذا لزم الأمر
قم بتضمين اسمك الكامل تحت التحية الختامية للبريد الإلكتروني. تحت اسمك ، قد ترغب في تضمين المسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال التي قد تكون مطلوبة.
- يجب أن يتضمن منصبك ، إن وجد ، منصب واسم الشركة / المؤسسة التي تعمل بها.
- قم بتضمين رقم هاتف ورقم فاكس وعنوان بريد إلكتروني على الأقل. قد ترغب أيضًا في تضمين عنوان بريدي وموقع ويب.
الطريقة 4 من 5: أنواع البريد الإلكتروني غير الرسمي
الخطوة 1. اكتب بريدًا إلكترونيًا إلى صديق انتقل إلى المنزل
إذا انتقل أصدقاؤك أو عائلتك أو شريكك إلى المنزل مؤخرًا ، فاكتب بريدًا إلكترونيًا للاستعلام عن حالتهم. اسأل كيف تسير عملية الترحيل ، وكيف هي بيئتهم الجديدة ، وما إلى ذلك.
الخطوة 2. أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى صديق لم يعطيك عنوان بريد إلكتروني مطلقًا
إذا حصلت على عنوان البريد الإلكتروني لصديق من شخص آخر ، فمن المهم جدًا كتابة البريد الإلكتروني والتأكد من صحة البريد الإلكتروني لصديقك. لا تنسَ أيضًا أن تشرح من أنت.
الخطوة 3. تعلم كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني للرجال
إذا كنت امرأة وكانت هذه هي المرة الأولى التي تكتب فيها بريدًا إلكترونيًا إلى رجل ، فقد تشعرين بالقلق ، خاصةً إذا كان الرجل شابًا قد تحبينه. حاول كتابة رسالة بريد إلكتروني تبدو مريحة ولكنها لا تزال ذكية وهادئة.
حتى لو بدا الأمر خطيرًا ، يمكنك كتابة بريد إلكتروني للتعبير عن حبك
الخطوة 4. تعلم كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني إلى النساء
إذا كنت شابًا تراسل امرأة عبر البريد الإلكتروني لأول مرة ، فقد تجد العملية صعبة للغاية. اهدأ واكتب رسالة تبدو غير رسمية وأنيقة.
الخطوة 5. اكتب رسالة بريد إلكتروني طلب تقديم العروض
إذا كنت تريد أن تبدو مضحكا لمتلقي البريد الإلكتروني ، فاستخدم نفس اللغة مثل اللغة المغرية التي تستخدمها أمام المستلم. يمكنك أيضًا استخدام الرموز التعبيرية أو التعبيرات مثل "العناق والقبلات".
يمكنك أيضًا كتابة رسائل بريد إلكتروني للإغواء للأشخاص الذين تعرفهم على مواقع المواعدة. إذا كنت تكتب هذا البريد الإلكتروني ، فأنت بحاجة إلى أن تبدو مغرًا ومفيدًا أيضًا ، حتى يعرف من أنت
الخطوة السادسة. اكتب بريدًا إلكترونيًا للحب
في هذا العصر الرقمي ، رسائل الحب لا تقل أهمية عن رسائل الحب. إذا كان شريكك موجودًا هناك وترغب في التعبير عن حبك ، فإن أسرع طريقة للقيام بذلك هي عبر البريد الإلكتروني.
الطريقة الخامسة من 5: أنواع رسائل البريد الإلكتروني الرسمية
الخطوة 1. إرسال طلب الوظيفة الخاص بك عبر البريد الإلكتروني
عندما ترسل طلبك بالبريد الإلكتروني وتستأنف ، يجب أن تشرح الوظيفة الشاغرة التي تتقدم لها ، ولماذا تريد الوظيفة ، والمؤهلات التي تمتلكها والتي تجعلك مناسبًا للوظيفة. يجب عليك أيضًا تضمين سيرتك الذاتية كمرفق.
- يمكنك أيضًا كتابة بريد إلكتروني للتقدم بطلب للحصول على تدريب داخلي. اشرح نوع التدريب الذي تريده وكيف يمكن أن يساعدك في تحقيق أهدافك المهنية. قم أيضًا بتضمين أسباب اختيارك للتدريب الداخلي.
- أرسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة إذا لم تتلق ردًا بشأن الوظيفة التي تتقدم لها.
الخطوة 2. تعرف على كيفية إرسال بريد إلكتروني إلى المحاضرين
قد يكون إرسال بريد إلكتروني إلى الأساتذة أمرًا شاقًا ، ولكنه لا يزال بنفس صعوبة إرسال أي بريد إلكتروني رسمي آخر. قد يكون أستاذك شخصًا مشغولًا ، لذا اجعل الأسئلة واضحة قدر الإمكان.
إذا كنت معروفًا جيدًا من قبل المحاضر ، فيمكنك أيضًا إرسال بريد إلكتروني إليه لطلب خطاب توصية
الخطوة 3. إرسال بريد إلكتروني "استعلام"
هذا البريد الإلكتروني هو استفسار عبر البريد الإلكتروني للمحرر لقبول عمل للنشر. يجب أن تشرح عملك حتى يفهم محررك العمل.
الخطوة 4. استخدم البريد الإلكتروني للتواصل مع الموظفين
إذا شعرت بوجود خطأ ما في الموارد البشرية لشركتك ، فإن أسرع طريقة لحلها هي إرسال بريد إلكتروني إلى الشخص المناسب في الموظفين. تأكد من أن بريدك الإلكتروني يصف المشكلة جيدًا.
تحذير
لا تقدم كلمات مرور أو أسماء مستخدمين أو معلومات شخصية مثل أرقام بطاقات الائتمان ورقم التعريف الضريبي (TIN) في رسائل البريد الإلكتروني.
