وثيقة المواصفات الفنية هي وثيقة تحتوي على القواعد والمتطلبات التي يجب أن يفي بها المنتج أو عملية الإنتاج. المنتجات أو عمليات الإنتاج التي لا تفي بالمتطلبات والقواعد المدرجة في المستند لا تفي بالمواصفات ، ويشار إليها عمومًا على أنها خارج المواصفات. تُستخدم المواصفات الفنية عند إصدار عقود الإنتاج أو الخدمة الفنية ، لتحديد قواعد تنفيذ العقد.
استخدم النصائح التالية لكتابة وثيقة المواصفات الفنية.
خطوة
طريقة 1 من 3: أخذ اعتبارات عامة
الخطوة الأولى: قرر ما إذا كنت تريد كتابة مواصفة مفتوحة أو مغلقة
- ضع في اعتبارك كتابة مواصفة مفتوحة. وثيقة المواصفات المفتوحة تصف فقط الأداء المطلوب تحقيقه ، دون شرح كيفية تحقيق ذلك الأداء. وبالتالي ، فإن المنفذين أحرار في استخدام أي جهد لتلبية المواصفات. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب مواصفات ذاكرة الكمبيوتر ، فلن تحتاج إلى تحديد نوع معين من الذاكرة التي ينبغي استخدامها.
- ضع في اعتبارك كتابة مواصفة مغلقة. بالإضافة إلى وصف الأداء المطلوب تحقيقه ، يصف مستند المواصفات المغلقة أيضًا المعدات والتكنولوجيا وطرق التجميع التي يجب استخدامها في تصميم المنتج أو عمليات الإنتاج. على سبيل المثال ، قد تتطلب وثيقة مواصفات تجميع الماكينة من المشغل استخدام محرك يعمل بالطاقة هيدروليكيًا.
الخطوة 2. تحديد المتطلبات من خلال تقييم المواصفات الحالية
الخطوة الثالثة. حدد أسلوبك في الكتابة
- استخدم جمل قصيرة مباشرة.
- تجنب استخدام الضمائر النسبية. اذكر ما تقصده بوضوح في النص.
- اشرح المصطلحات الفنية والاختصارات التي يشيع استخدامها في هذا المجال. لشرح المصطلحات الفنية ، أضف فصل "تعريفات" إلى بداية المستند.
الخطوة 4. قم بإنشاء جدول محتويات
ضع المتطلبات العامة للمنتج أو عملية الإنتاج في بداية المستند ، متبوعة بأقسام أكثر تحديدًا.
طريقة 2 من 3: إنشاء المواصفات
الخطوة الأولى: اكتب جميع الاحتياجات التي يجب أن يلبيها المنتج أو عملية الإنتاج
استخدم كلمة "يجب" لوصف حاجة. يجب أن يفي المنفذ بالاحتياجات التي وصفتها كلمة "يجب". ضع في اعتبارك العوامل التالية لتحديد الحاجة ، وإضافة عوامل أخرى حسب الحاجة:
- تحديد الوزن المناسب و / أو الحجم المناسب للمنتج.
- صف بالكامل الظروف البيئية المناسبة لتشغيل المنتج. إذا كان المنتج عرضة لتدهور الأداء في درجات الحرارة أو الرطوبة الشديدة ، فقم بتدوين ذلك في المواصفات.
- منح التسامح مع أداء المنتج أو عملية الإنتاج.
- تحديد معايير التصنيع أو السلامة الخاصة بطرف ثالث والتي يجب تطبيقها على المنتج أو عملية الإنتاج. على سبيل المثال ، قد تطلب أن يجتاز منتجك شهادة UL أو CSA.
- صف المواصفات الفنية المحددة التي يجب أن يحققها المنتج أو عملية الإنتاج. على سبيل المثال ، في مواصفات عملية الإنتاج الإلكترونية ، يمكنك تحديد متطلبات الواجهة وسرعة الإنتاج ، بينما بالنسبة لمواصفات عملية الإنتاج الميكانيكية ، يمكنك تحديد معيار الكثافة أو السعة.
- تحديد العمر الافتراضي للمنتج أو عملية الإنتاج. إذا كان المنتج أو عملية الإنتاج تتطلب صيانة دورية ، فقم بتضمين وصف تفصيلي للعملية في المواصفات. في المواصفات ، يجب عليك سرد الشروط التي تتطلب الصيانة ، وعدد مرات إجراء الصيانة.
طريقة 3 من 3: إنهاء المواصفات
الخطوة 1. قم بإنشاء عنوان ورقم تحكم للمواصفات
تأكد أيضًا من إنشاء مستند مواصفات يمكن مراجعته.
الخطوة 2. حدد السلطة التي يمكنها إصدار المواصفات وتعديلها ، وقم بتضمين حقل التوقيع كشهادة
الخطوة 3. اقرأ المواصفات بشكل نقدي
ضع نفسك كمنفذ قليل الخبرة ، أو منفذ يتطلع إلى توفير المال من خلال التحايل على المواصفات حيثما أمكن ذلك. بعد ذلك ، اضبط المواصفات حسب الحاجة لمساعدة المنفذين المبتدئين ، ولسد ثغرات الماكرة.
