اليوم ، يعد البريد الإلكتروني أحد أكثر وسائل الاتصال شيوعًا ، بصرف النظر عن الرسائل القصيرة والهاتف وتطبيقات المراسلة الفورية. أصبح إرسال البريد الإلكتروني نشاطًا شائعًا جدًا ، لذلك ينسى الكثير من الناس كيفية كتابة بريد إلكتروني جيد. يُظهر البريد الإلكتروني الجيد الاحتراف والأمانة في الرسالة التي ينقلها ، لذلك يجب أن تعرف كيفية تنسيق رسالة بريد إلكتروني.
خطوة
الخطوة 1. اكتب موضوع البريد الإلكتروني
يعتبر موضوع رسالة البريد الإلكتروني بمثابة ملخص موجز لمحتوى الرسالة. يجب أن يكون موضوع بريدك الإلكتروني صحيحًا على الهدف حتى يتمكن من إعطاء المستلم فكرة عن محتوى البريد الإلكتروني في بضع كلمات فقط.
- على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا متعلقًا بالعمل ، فلا تجعله موضوعًا طويلاً به الكثير من التفاصيل ، مثل "أحب سيارتك. إنها زرقاء جميلة ، وإطارات جميلة أيضًا."
- اشرح ما تقصده بإرسال بريد إلكتروني في موضوع ما ، مثل "مهتم بشراء سيارة سيدان زرقاء".
الخطوة 2. استخدم التحيات المناسبة
لا تبدأ البريد الإلكتروني فورًا بما تريد قوله. استخدم تحيات عامة مثل "صباح الخير / بعد الظهر" أو "تحياتي". أنت بالتأكيد لا تريد أن يتم قصفك بأسئلة من قبل أشخاص لا تعرفهم ، أليس كذلك؟ حسنًا ، نفس الآداب تنطبق أيضًا على البريد الإلكتروني.
لجعل التحية شخصية أكثر ، قم بتضمين اسم عائلة المستلم في التحية
الخطوة 3. اكتب نص الرسالة
اعتمادًا على نوع الرسالة ومستلمها ، يمكنك كتابة الرسالة كما تريد.
- إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا إلى شخص تعرفه عن كثب ، فيمكنك كتابة البريد الإلكتروني بنبرة شخصية. ومع ذلك ، إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا خاصًا بالعمل ، فحاول استخدام اللغة الأكثر احترافًا قدر الإمكان.
- يجب أيضًا الانتباه إلى تنسيق الرسالة. لا تستخدم نوعًا وحجمًا وتنسيقًا يصعب قراءته وتجنب الأحرف الكبيرة. في الفضاء الإلكتروني ، تشير الأحرف الكبيرة إلى الغضب.
الخطوة 4. ضمّن تحية ختامية - لا تنهِ البريد الإلكتروني فقط
يمكن استخدام تحية ختامية مثل "تحيات" أو تحية أخرى مناسبة.
يجب عليك اختيار تحية ختامية تتطابق مع بريدك الإلكتروني. أنت بالتأكيد لا تريد أن تكتب "تحياتي" في نهاية البريد الإلكتروني للنشاط التجاري لأن ذلك سيكون وقحًا ، أليس كذلك؟
الخطوة 5. أضف التوقيع
حتى إذا كان عنوان بريدك الإلكتروني يتضمن اسمك في كل بريد إلكتروني ترسله ، فإننا نوصيك باستخدام توقيع على أي بريد إلكتروني ترسله. يمكنك استخدام نص عادي أو صور (مثل الشعارات والعلامات التجارية وما إلى ذلك) في توقيعك.
استخدم خيار "التوقيع" في عميل البريد الإلكتروني على الويب أو مزود الخدمة الذي استخدمته لإنشاء التوقيع
نصائح
- بصرف النظر عن تنسيق بريدك الإلكتروني ، يجب عليك أيضًا استخدام عنوان بريد إلكتروني مناسب. قد يكون إرسال بريد إلكتروني إلى صديق طفولتك عبر "[email protected]" أمرًا مقبولاً ، ولكن لا يجب عليك استخدام هذا البريد الإلكتروني لإرسال رسائل بريد إلكتروني متعلقة بالعمل إلى رئيسك في العمل.
- استخدم آداب الإنترنت الجيدة عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني. لا ترسل رسائل بريد إلكتروني غير مرغوب فيها أو رسائل إلى جهات اتصال غير معروفة.
- تحقق مرة أخرى من بريدك الإلكتروني قبل الإرسال لمنع إرسال رسائل متعددة إلى نفس المستلم. إذا قمت بإرسال رسائل بريد إلكتروني متعددة ، فقد يتم وضع علامة على رسائلك كرسائل غير مرغوب فيها.
